Doświadczenia i rekomendacje kontrolera

1. Doświadczenia i rekomendacje kontrolera Bielsko - Biała, 9 grudnia 2013 r.

2. Kontroler pierwszego stopnia w województwie śląskim Wojewoda Śląski – na podstawie Porozumienia z 22 sierpnia 2008 r. zawartego z Ministrem Rozwoju Regionalnego, który pełni rolę Instytucji Zarządzającej w Programie. Zadania związane z kontrolą pierwszego stopnia realizowane są w Wydziale Informacji Europejskiej i Projektów Transgranicznych Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Oddziale realizacji projektów transgranicznych.

3. Specyfika pracy kontrolera Przyporządkowanie pracowników Oddziału do poszczególnych Partnerów projektów. Zasada „dwóch par oczu”: każda kontrola prowadzona jest przez co najmniej dwie osoby w oparciu o listy sprawdzające. Akceptacja dokumentów sprawozdawczych i rozliczeniowych następuje po weryfikacji dokonanej przez każdego z kontrolerów.

4. Specyfika pracy kontrolera Różnorodność stosowanych dokumentów. Uznaniowość – niezależny osąd kontrolera. Terminowość – opóźnienia w procesie kontroli: ograniczenia administracyjne, duża liczba procedur kontrolnych. Kontrole zewnętrzne do kilku razy w ciągu roku: IZ, UKS, NIK, KE.

5. Rola kontrolera Współtworzenie systemu kontroli w Programie. Zapewnienie kontroli w trybie ciągłym w każdym realizowanym projekcie. Celem kontroli jest zweryfikowanie: czy zadeklarowane przez beneficjenta wydatki zostały rzeczywiście poniesione; czy środki zostały racjonalnie wydatkowane (gospodarowanie środkami publicznymi); czy roboty budowlane zostały zrealizowane, a usługi, towary i dzieła dostarczone zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie; czy projekt i wydatki w części realizowanej przez polskiego partnera są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.

6. Zadania kontrolera Przeprowadzanie regularnego monitoringu merytorycznego projektu (kontrola raportów). Certyfikowanie zadeklarowanych wydatków. Przeprowadzanie kontroli i wizyt monitorujących w siedzibie beneficjenta oraz na miejscu realizacji projektu. Raportowanie o nieprawidłowościach do Instytucji Zarządzającej. Opiniowanie zmian w projektach. Udzielanie beneficjentom wskazówek. Prowadzenie szkoleń.

7. Zadania kontrolera „w terenie”

8. Stan wdrażania Programu w województwie Zadania kontrolera „w terenie”

9. Zdjęcia z kontroli na miejscu

10. Zdjęcia z kontroli na miejscu

11. Wnioski z kontroli PLUSY I MINUSY

12. Wnioski z kontroli MINUSY Zaburza pracę instytucji. Generuje koszty związane z wykrytymi nieprawidłowościami. Angażuje czas na wyjaśnienia nawet drobnych uchybień. Powoduje stres pracowników. PLUSY Może wskazać problemy i poprawić funkcjonowanie instytucji. Poprawia wydatkowanie środków publicznych. Podniesienie kwalifikacji pracowników poprzez dokształcanie się. Satysfakcja z efektów.

13. Wnioski z kontroli Projekt dobrze zaplanowany i opisany we wniosku aplikacyjnym – mniej zmian, minimalizacja ryzyka wystąpienia kosztów niekwalifikowalnych, sprawniejsza weryfikacja, szybsza refundacja. Projekt właściwie rozliczony administracyjnie – mniej niespodzianek podczas kontroli na miejscu. Projekt ukierunkowany na osiągnięcie celu transgranicznego, a nie pozyskanie funduszy jako celu samego w sobie – przemyślane działania dają wymierne efekty podczas kontroli.

14. Wnioski z kontroli Wypełnianie dokumentacji sprawozdawczo – rozliczeniowej z pominięciem zapisów instrukcji i dokumentacji programowej. Zbyt rozbudowane i przeszacowane budżety we wnioskach aplikacyjnych: koszty osobowe, koszty ogólne. Pozycje budżetowe niezwiązane z działaniami w projekcie, albo przeciwnie: niezaplanowanie wydatków, które usprawniłyby działania projektowe. Myślenie budżetem, a nie projektem: nieprzemyślane „czasowo” zakupy.

15. Wnioski z kontroli c.d. Koordynatorzy zewnętrzni, a pracownicy partnera – loteria czy inwestycja? Lakoniczne pod względem formalnym protokoły odbioru, niezgodność pomiarów powykonawczych z projektami budowlanymi, zła jakość dokumentacji technicznej przyczynami: częstych zmian w projektach, nieterminowego kończenia projektów, problemów z rozliczeniem wskaźników. Stosowanie procedur ustawy Prawo zamówień publicznych źródłem: najczęstszych nieprawidłowości, korekt finansowych, zwrotów środków zrefundowanych, najpoważniejszych skutków finansowych dla Beneficjentów.

16. Rekomendacje - zamówienia publiczne Jak minimalizować ryzyko wystąpienia nieprawidłowości? Działanie zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych i rozporządzeń okołoustawowych. Kontrola ex - ante dokumentacji przetargowej. Znajomość „Taryfikatora” – dokumentu pn. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE”. Zapoznanie się z listami sprawdzającymi do kontroli ex – post postępowań przetargowych. Informowanie Wykonawców o źródłach finansowania zamówienia zgodnie z zasadami promocji i informacji Programu.

17. Rekomendacje - zamówienia publiczne Na co zwrócić szczególną uwagę? Na dyspozycje zawarte w art. 29 ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczące zakazu opisywania przedmiotu zamówienia w sposób nieprecyzyjny, niejednoznaczny, a przede wszystkim nieobiektywny (poprzez wskazywanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia). Na opisywanie warunków udziału w postępowaniu adekwatnie do celu, jaki zamierza osiągnąć Zamawiający. Na żądanie od wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania – zgodnie z rozporządzeniem: art. 25 ust. 2. Na ostrożne stosowanie pozacenowych kryteriów oceny ofert.

18. Rekomendacje – cechy dobrego projektu Definicja

19. Rekomendacje – cechy dobrego projektu Projekt to zorganizowany i ułożony w czasie ciąg wielu działań zmierzających do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego celu. Działania projektu realizowane są: w zdefiniowanym terminie w określonej przestrzeni wydzielonymi zasobami ludzkimi wydzielonymi zasobami rzeczowymi wydzielonymi zasobami finansowymi.

20. Rekomendacje – cechy dobrego projektu Definicja Williama H. Kilpatricka: „Projekt to odważne, planowe działanie, wykonywane całym sercem w środowisku społecznym.”

21. Rekomendacje – cechy dobrego projektu Wartość dodana współpracy transgranicznej. Odpowiedź na realne problemy i potrzeby zidentyfikowane na obszarze wsparcia. Wspólna wizja Partnerów projektu – realna współpraca zespołów realizujących projekt po obydwu stronach granicy.

22. Rekomendacje – cechy dobrego projektu c.d. Przemyślany i dobrze napisany wniosek aplikacyjny. Jednoznaczny opis celów, działań. Uwzględnianie uwarunkowań (np. możliwości finansowych jednostki). Racjonalny budżet. Rozsądny czas realizacji. Wskaźniki jednoznaczne i mierzalne powiązane z zaplanowanymi działaniami. Skuteczna i poprawna pod względem formalnym promocja.

23. Rekomendacje – cechy złego projektu Pozyskanie funduszy. Zabezpieczenie pensji i finansowania jednostki. Brak możliwości wdrożenia rezultatów projektu: „projekty do szuflady”. Powtarzalność – w opozycji do innowacyjności i unikatowości.

24. Stan wdrażania Programu w województwie

25. Stan wdrażania Programu w województwie • Liczba wystawionych Certyfikatów: 187. • Średnia wartość Certyfikatu (w euro): • koszty kwalifikowalne: 58 455,00 • refundacja z EFRR: 49 675,76. • Średni koszt kontroli pierwszego stopnia: ok. 2% zcertyfikowanych kwot.

26. Stan wdrażania Programu w województwie • 26 Partnerów zrealizowało lub wciąż realizuje 25 projektów. • Kontroler zakończył rozliczanie 15 projektów. • Dwóch partnerów nie rozpoczęło jeszcze rozliczania wydatków w projektach. • Kontroler wystawił 171 Certyfikatów kontroli pierwszego stopnia (z wyłączeniem projektu parasolowego). • W ramach projektu parasolowego: 16 Certyfikatów.

27. Stan wdrażania Programu w województwie *z wyłączeniem projektu parasolowego

28. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Radosław Kowalik Śląski Urząd Wojewódzki Wydział Informacji Europejskiej i Projektów Transgranicznych Oddział realizacji projektów transgranicznych