Loi sur les contrats des organismes publics

1. Loi sur les contrats des organismes publics Service des approvisionnements Déc. 2008 approv.ca

2. Contenu du cadre réglementaire depuis le 1er oct. 2008 • Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP) - juin 2006 • Règlement sur les contrats d’approvisionnement... (RCA): biens, équipements, livres • Règlement sur les contrats de services... (RCS): services techniques, services auxiliaires, services professionnels • Règlement sur les contrats de travaux de construction... RCA, RCS et RCTC publiés en juin 2008 pour entrer en vigueur le 1er oct. 2008

3. Solutions – Impacts sur nos pratiques • Identifier clairement nos exigences de base pour les fins des appels d’offres • Privilégier la méthode d’adjudication appelée “le plus bas soumissionnaire conforme” afin d’éviter un processus long d’évaluation par critères d’évaluation • Importance historique de bien expliquer vos besoins et le contexte (exemples que nous avons vecus ensemble)

4. Sites Webs du Service des approvisionnements • approv.ca Pour de l’information de base: mission, biens et services, informations pour les fournisseurs, surplus, FCI, carte d’achat... • lcop.ca Site destiné aux fournisseurs pour leur donner de l’information sur des éléments de la réglementation • approv.ca, section “Réglementation”: Règle de l’appel d’offres, exceptions, formulaires pour se prévaloir de 2 exceptions régulières, évaluation du rendement d’un fournisseur sous contrat

5. Objectifs de la Loi(les principes) • T • É • A LCOP, art. 2

6. Objectifs de la Loi(les principes) • Transparence dans les processus contractuels • Équité: traitement intègre et équitable des concurrents • Accessibilité: possibilité pour les concurrents qualifiés de participer aux appels d’offres • Efficacité et efficience des procédures comportant une évaluation préalable des besoins adéquate et rigoureuse... • Mise en oeuvre de systèmes d’assurance de la qualité dont la portée couvre la prestation • Reddition de comptes fondée sur l’imputabilité des dirigeants d’organismes publics et sur la bonne utilisation des fonds publics LCOP, art. 2

7. Appel d’offres public(primauté de la concurrence ouverte) • Obligatoire pour les transactions de 100 000$ et plus pour biens, équipements, services... • ...Même si un Accord intergouvernemental permet de ne pas recourir à l’appel d’offres public LCOP, art. 10

8. Subdivision des transactions • « Un organisme public ne peut scinder ou répartir ses besoins ou apporter une modification à un contrat dans le but d’éluder l’obligation de recourir à la procédure d’appel d’offres public ou de se soustraire à toute autre obligation découlant de la présente loi. » (l’appel d’offres sur invitation, les principes de l’article 2...) • Ceci touche les actions du Service des approvisionnements, de l’unité requérante et de l’UQAM prises dans sa globalité • Défaire un regroupement ou ne pas regrouper ce qui est évident: ce sera une action fautive LCOP, art. 12

9. Appel d’offres sur invitation • Procéder par appel d’offres public ou sur invitation • Effectuer une rotation ou recourir à de nouveaux fournisseurs • Mettre en place des contrôles relatifs au montant de tout contrat et de toute dépense supplémentaire, plus particulièrement lorsqu’il s’agit d’un contrat conclu de gré à gré; • Se doter d’un mécanisme de suivi permettant d’assurer l’efficacité et l’efficience des procédures utilisées à l’égard de tout contrat dont le montant est inférieur au seuil d’appel d’offres public • Instaurer, sous réserve de tout accord intergouvernemental applicable, des mesures favorisant l’acquisition auprès de fournisseurs de la région concernée L’adjudication d’un contrat comportant une dépense inférieure à 100 000$ doit être effectuée dans le respect des principes de la présente loi. L’UQAM doit notamment évaluer la possibilité, selon le cas: LCOP, art. 14

10. Redditions réglementaires • Divulgation des transactions de plus de 25 000$ • Publication des renseignements sur les contrats émis à la suite d’un appel d’offres public • Informations communiquées lors des ouvertures publiques (seulement pour les appels d’offres publics) • Résultat de l’évaluation des soumissions sur la base de « Critères d’évaluation » (seulement pour les appels d’offres avec des « Critères d’évaluation ») • Soumissions rejetées car non admissibles ou non conformes Le Service des approvisionnements de l'UQAM rend disponible diverses informations à la suite des appels d'offres publics, des évaluations et sur les contrats conclus.  Ces informations sont généralement publiées sur le système électronique des appels d'offres SEAO et touchent les sujets suivants: LCOP, art. 22 et divers articles des RCA, RCS et RCTC

11. Appel d’offres devant être clair sur la méthode du choix du fournisseur • Règle d’adjudication du contrat, laquelle comprend, la modalité de calcul applicable aux fins de l’adjudication • Adjudication selon la méthode du plus bas soumissionnaire conforme • Méthode prescrite lorsqu’il y a des critères d’évaluation qualitatifs: Méthode 1, 2 et 2a... il y a une formule math. • Les soumissions sont évaluées par un comité de sélection constitué à cette fin par l’organisme public. Le comité procède à l’évaluation de la qualité, et ce, sans connaître le prix soumis. RCA, RCS et RCTC, divers articles

12. Quatre principaux modes d’adjudication (3 règlements) Plus bas soum. conforme: Uniquement un prix : selon le prix le plus bas Méthode 1: Une qualité minimale et un prix : selon le prix le plus bas Méthode 2: Rapport qualité-prix : selon le prix ajusté le plus bas Méthode 2a: Uniquement la qualité : selon la note finale la plus élevée

13. Contrats de services (professionnels et de nature technique)

14. Non admissibilité d’une entreprise • a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat • a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions • a fait l’objet de la part de cet organisme d’une évaluation de rendement insatisfaisant ►Web La nouvelle réglementation offre une nouveauté intéressante qui est la possibilité de rendre une entreprise inadmissible dans certains cas. Ainsi, l’UQAM peut se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des 2 années précédant la date d’ouverture des soumissions... Doit être inscrit à l’appel d’offres. Tout processus d’évaluation de rendement est soumis à la réglementation; le fournisseur a un droit d’appel. LCOP, art. 22 et divers articles des RCA, RCS et RCTC

15. Contrats à commande auprès de plusieurs fournisseurs Lorsque le contrat à commandes est conclu avec plusieurs fournisseurs, les sous-commandes sont attribuées au fournisseur qui a soumis le prix le plus bas, à moins que ce fournisseur ne puisse y donner suite, auquel cas les autres fournisseurs sont sollicités en fonction de leur rang respectif. Pour les contrats à commandes pour des biens: les sous-commandes peuvent être attribuées à l’un ou l’autre des fournisseurs retenus dont le prix soumis n’excède pas de plus de 10 % le prix le plus bas(1). (1) Doit être inscrit à l’appel d’offres. RCA, art. 18; RCS, art. 32

16. Exceptions à l’appel d’offres Cas déterminés dans la loi 13.1 Situation d’urgence : Lorsqu’en raison d’une situation d’urgence, la sécurité des personnes ou des biens est en cause 13.2* Seul fournisseur possible : Lorsqu’un seul contractant est possible en raison d’une garantie, d’un droit de propriété ou d’un droit exclusif, tel un droit d’auteur ou un droit fondé sur une licence exclusive ou un brevet, ou de la valeur artistique, patrimoniale ou muséologique du bien ou du service requis 13.3 Confidentialité ou protégée : Question de nature confidentielle ou protégée et dont il est raisonnable de croire que sa divulgation, dans le cadre d’un appel d’offres, pourrait en compromettre la nature ou nuire de quelque autre façon à l’intérêt public 13.4 Ne servirait pas l’intérêt public : Compte tenu de l’objet du contrat […] un appel d’offres public ne servirait pas l’intérêt public 13.5 Prévus dans les règlements : autre cas dans règlements LCOP, art. 13

17. Exceptions à l’appel d’offres Cas déterminés par les règlements découlant de la loi 27 Sable, pierre, gravier ou enrobés bitumineux de moins de 200 000 $ 28* Recherche et développement ou enseignement (pour les biens et équipements seulement) si, pour des raisons d’ordre technique ou scientifique, un seul fournisseur est en mesure de le réaliser et il n’existe aucune solution de rechange ou encore de biens de remplacement ÉtrangerActivités à l’étranger : Non applicable pour l’UQAM; [délégation du Québec à l’étranger, établie selon la Loi] 35 Contrat de services juridiques 37 Contrat de services financiers ou bancaires * ►Web RCA, RCS et RCTC

18. Contractants exclus • Personne morale de droit privé à but non lucratif (OBNL) • Personne physique n’exploitant pas une entreprise individuelle • Toute autre entité non mentionnée à l’article 1 de la Loi (entre organismes publics) • par exemple : contrat de recherche avec une université (Réf.: Présentation du SCT sur la LCOP en A-2008)

19. approv.ca