PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

1. PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR

2. PERANAN KERAJAAN • Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat • Agensi kerajaan bertanggung jawab: • melaksanakan dasar dan rancangan kerajaan dengan cekap dan berkesan • Mengoptimumkan penggunaan semua sumber • Mencegah pembaziran dan salah guna • Memberi khidmat terbaik kepada orang ramai

3. PERANAN KETUA JABATAN • Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi dengan cekap dan berkesan: • menyedia dan memastikan kakitangan memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi, Piagam Pelanggan, Carta Organisasi • Menyedia SKT jabatan dan individu • Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai • Mengadakan program kebajikan • Menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia • Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan

4. PERANAN KETUA JABATAN • Menyemak semula fungsi jabatan • Menilai semula aktiviti jabatan • Mengemakini undang-udang dan peraturan • Mengadakan perhimpunan bulanan • Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi • Menyediakan senarai tugas

5. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN • Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan fungsi jabatan perlu difahami dan dipatuhi. • undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini supaya sentiasa relevan.

6. SENARAI TUGAS • Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku: • Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan • Pengstukturan semula organisasi • pengurangan /penambahan fungsi jabatan • pengurangan /penambahan jumlah kakitangan • perubahan dalam sistem atau cara bekerja

7. KEMUDAHAN KOMUNIKASI • Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. • perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas, online, dan lain-lain • telegram • telefon : talian tetap, telefon bimbit • faksimili • persidangan video • komunikasi manual • kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel, SMS dan lain-lain

8. KEBERSIHAN PEJABAT • asingkan bahan yang tidak bernilai, buang barang yang tidak perlu. • menyusun atur peralatan yang dibekalkan • membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas. • menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.

9. MENCEGAH KEBAKARAN • pelan tindakan kebakaran dipamerkan. • panduan, tanda arah dan simbol pencegahan kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin • pemeriksaan alat pemadan api secara berkala • latihan mencegah kebakaran secara berkala • bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal

10. KHIDMAT NASIHAT • perundangan : Jabatan Peguan Negara • kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara • keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia • keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) • personel : Jabatan Perkhidmatan Awam • sistem dan cara kerja : MAMPU • pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib Negara

11. PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

12. REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI • Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini. • maklumat direkod dalam sistem komputer atau buku rekod perkhidmatan. • rekod secara manual hendaklah menggunakan dakwat kekal • pegawai bertanggung jawab memaklumkan perubahan maklumat diri supaya rekod peribadinya terkini.

13. KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

14. KEPERIBADIAN • sentiasa menjaga dan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan, disiplin dan adap sopan semasa bertugas atau di luar masa bertugas. • memiliki keperibadian unggul yan gdizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yang berasaskan nilai-nilai murni. • memiliki profesionalisma competency pada tahap yang tinggi

15. NILAI MURNI • berintegriti • berkebolehan mengawal emosi • berkebolehan bertindakah secara bijaksana dan berhemah • mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas • mempunyai keaazaman dan kegigihan • mempunyai sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan • bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam dan negara • mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran

16. NILAI MURNI • berfikiran positif • mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkerluarga , peribadi dan kerjaya

17. TATAKELAKUAN Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan.

18. SURAT AKU JANJI • Saya, ………………………….…No. K.P (baru) …………………………… beralamat di …………………………………………………………………... dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), bahawa saya:

19. SURAT AKU JANJI • akansentiasataatkepada Yang di-PertuanAgong, negaradanKerajaan; • Akansentiasamelaksanakantugasdengancermat, bersungguh-sungguh, cekap, jujur, amanahdanbertanggungjawab; • Tidakakanmembelakangkantugasawamdemikepentinganperibadisaya; • Tidakakanberkelakuandengancara yang mungkinmenyebabkankepentinganbercanggahdengantugasawamsaya; • Tidakakanberkelakuandengancara yang bolehmenimbulkansyak yang munasabahbahawasayatelahmembiarkankepentinganperibadisayabercanggahdengantugasrasmisehinggamenjejaskankegunaansayasebagaipegawaiawam;

20. SURAT AKU JANJI • Tidakakanmenggunakankedudukansayasebagaipegawaiawambagifaedahdirisayasendiri; • vii) Tidakakanberkelakuandengancara yang bolehmemburukkandanmencemarkannamaperkhidmatanawam; • viii) Tidakakanmembawasebarangbentukpengaruhatautekananluaruntukmenyokongataumemajukantuntutansayaataupegawai lain berhubungdenganperkhidmatanawam; dan • ix) Tidakakaningkarperintahatauberkelakuandengancara yang bolehditafsirkansebagaiingkarperintah.

21. SURAT AKU JANJI • SayasesungguhnyafahambahawajikasayadisabitkankeranatelahmelanggarAkuJanjiini, sayabolehdikenakantindakantatatertibmengikutAktaBadan-BadanBerkanun (TatatertibdanSurcaj) 2000 (Akta 605). • Di hadapan: • …………………………. ……………………………………. • (TandatanganPegawai) (NamaKetua Yang DiberiKuasa) • …………………………. ………………………………. • (JawatanPegawai) (Cop RasmiJabatan)

22. PAKAIAN DAN TANDA NAMA • memakai pakaian yang kemas dan sesuai • mematuhi peraturan pakaian • memakai pakaian seragam • memakai tanda nama

23. PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

24. MENGUTAMAKAN PELANGGAN • layanan yang mesra dan adil • mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan • memperluaskan mekanisma penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan • mengurangkan karenah birokrasi

25. KEMUDAHAN PELANGGAN • telefon awam : membolehkan orang awam membuat panggilan • alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan jelas, cepat dan berkesan • kafeteria : kemudahan kepada pelanggan • galeri : pameran aktiviti jabatan • kemudahan sukan dan riadah

26. PIAGAM PELANGGAN • menyemak dan mengkaji jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan • pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanji dipatuhi setiap masa • sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan • pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik

27. PENGURUSAN ADUAN AWAM • melantik pegawai perhubungan aduan • pelbagai saluran untuk kemukakan masalah • tempoh penyelesaian yang munasabah • Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan yang berkuatkuasa dari masa ke masa

28. SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

29. PERKHIDMATAN KAUNTER • sediakan jumlah kaunter yang mencukupi • memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi • menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter • kaunter khas untuk OKU dan warga emas • sistem giliran • buka kaunter pada masa yang dijanjikan

30. sediakan borang maklumbalas pelanggan • sediakan peti cadangan • petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan berbudi bahasa • melantik penyelia kaunter • membuat pemantuan perkhidmatan kaunter

31. SISTEM DAN PROSEDUR KERJA • semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada untuk memudahkan urusan. • mengadakan Pusat Khidmat Setempat • mempamerkan carta alir proses kerja • mempamerkan senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan • mengeluarkan surat akuan terima • memaklumkan pelanggan status permohonan dan jangkamasa proses permohonan

32. PERKHIDMATAN TELEFON BERKUALITI • Layanan cekap, berkesan dan mematuhi standard kualiti • Menyambut panggilan dengan sopan, mesra dan berbudi bahasa • Membekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini • Penggunaan answering machine yang mesra pelanggan, ringkas dan jelas dan mesra pelanggan • Kembalikan panggilan kepada telefonis jika tiada jawapan selepas deringan ke enam

33. MANUAL PROSEDUA KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA • MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan • setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini • MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa

34. BORANG PERMOHONAN • kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu. • kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan • gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu sahaja • borang hendaklah mudah diperolehi dari pelbagai saluran

35. URUSAN SURAT KERAJAAN

36. SURAT RASMI KERAJAAN • alamat pengirim • alamat penerima • nombor rujukan • tarikh surat • tajuk surat • pembukaan dan mengakhiri surat • nombor perenggan, muka surat dan lampiran • sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal), fail surat dan fail timbul • tentukan taraf keselamatan surat

37. PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT • surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan tanpa dibuka • surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu diserah kepada pegawai berkenaan • pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh membuka dan mendaftar surat mengikut prosedur. • surat hendaklah dimasukkan dalam fail berkenaan.

38. semua surat perlu diambil tindakan segera • surat keluar hendak salinan asal, lengkap dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang betul dan tanda tangan pegawai. • penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan disusuli dengan surat asal

39. Tafsiran • RAHSIA BESAR - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara. Contoh : Kertas-kertas jemaah menteri, maklumat ketenteraan. • RAHSIA - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh membahayakan keselamatan negara, kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada negara asing. Contoh : Arahan penting untuk perwakilan negara yang membuat perundingan dengan negara asing.

40. SULIT - Dokumen rasmi yang tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat negara atau kegiatan kerajaan, boleh menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau orang perseorangan dan menguntungkan sebuah kuasa asing. Contoh : Maklumat yang mungkin membolehkanpendapatan faedah kewangan daripadanya jika terdedah sebelum masa. • TERHAD - Dokumen rasmi selain daripada di atas tetapi masih perlu diberi perlindungan keselamatan. Contoh : Perintah dan arahan biasa jabatan.

41. DOKUMEN - Dokumen rasmi yang TERPERINGKAT mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan. • MAKLUMAT RASMI - Pengetahuan mengenai perkara rasmi, termasuk -Jenis atau kandungan -Jenis kegunaan dan komposisi -Kaedah,cara menghasil, teknik,proses pengeluaran -Proses saintifik -Butiran kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan

42. PERSENDIRIAN - Maklumat yang dihadkan kepada pengetahuan orang tertentu sahaja. • DOKUMEN RASMI- Apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi : -perkara bertulis, bertaip -fotograf,fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman. -pelan,lepan lakar,lukisan -huruf cetak atur,huruf cetak miring,acuan.. • DOKUMEN - Dokumen rasmi yang mesti TERPERINGKAT diberi perlindungan keselamatan.

43. PENGURUSAN FAIL

44. PEMBUKAAN FAIL • tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan • kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh • minitkan surat masuk dengan dakwat merah • minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru • minit yang pendek dicatat pada kertas minit • tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau tebal melebihi 4 sm.

45. FAIL SEMENTARA • surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. • lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang sama.

46. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL • fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun mengikut rujukan • pergerakan fail direkod bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan • simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh yang ditetapkan • fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai atasan/lain mengenai tindakan yang telah diambil

47. PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

48. REKOD AWAM • rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam. • merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak dan elektronik. • mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia • mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan yang bersesuaian • melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia • melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan

49. PENYELENGGARAAN REKOD AWAM • gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada tepung ubi • rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan dianginkan mengguna kipas • rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai

50. PUNCA ANCAMAN • Subversif - kegiatan seorang atau kumpulan atau pertubuhan untuk membinasakan ketenteraman. • Espionaj - mendapatkan maklumat terperingkat dengan cara salah atau tersembunyi dengan tujuan memudaratkan keselamatan atau kepentingan negara. • Sabotaj - menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan negara asing untuk tujuan politik yang subversif.