Sähköisen asianhallinnan kehittäminen

1. Sähköisen asianhallinnan kehittäminen Korkeakoulujen pitkäaikaissäilytysseminaari 26.10.2006 Päivi Happonen Kansallisarkisto Asiakirjahallintoyksikkö

2. Esityksen sisältö • Sähköisen asiakirjallisen tiedon hallintaan liittyvät vaatimukset • Käsittelyprosessien kehittäminen • Asiakirjahallinnollisten vaatimusten toteuttaminen tietojärjestelmissä • Arkistonmuodostussuunnitelma metatietoarvojen lähteenä <= SÄHKE-hankkeen ja ValtIT:n linjaukset

3. Arkistolaitoksen SÄHKE-normi • Kohderyhmänä asiankäsittelyjärjestelmät • Määrittää ne vaatimukset ja ominaisuudet, jotka asiankäsittelyjärjestelmissä tulee olla, jotta pysyvästi säilytettävät tiedot voidaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa • Sähköisen asianhallinnan ohjaamisen periaatteet • Asiankäsittelyprosessiin kohdistuvat vaatimukset • Asiankäsittelyjärjestelmistä muodostettava siirtotiedosto ja sen siirtäminen arkistolaitokseen • Koskee valtionhallinnon ja kuntasektorin organisaatioita • Voimassa 1.1.2006 – 31.12.2008

4. Sähköisen tiedonhallinnan vaatimukset • Suunniteltavuus • tehtävät, prosessit ja asiakirjatyypit kuvattu • asiakirjallisen tiedon elinkaari määritelty • Tehokkuus • asiakirjalliset tiedot löytyvät nopeasti • kaksinkertaisen säilyttämisen välttäminen • tarpeettomat asiakirjalliset tiedot hävitetään • Luotettavuus • asiakirjallisten tietojen alkuperäisyys ja eheys turvattu • Käytettävyys • säilytysmuodosta riippumaton käytettävyys turvattu • Tietoturvallisuus • julkisuus ja salassapito määritetty

6. Kohti sähköistä asianhallintaa • Tällä hetkellä asiakirjoja käsitellään rinnakkain sekä manuaalisesti että sähköisesti • Tavoitteena: sähköisesti tuotettu tieto on koko elinkaarensa ajan sähköisessä muodossa • Luotettavuusvaatimukset • Käytettävyysvaatimukset • Säilytys(aika)vaatimukset • Kytkentä tehtävään/asiaan =>Tietojärjestelmien täytettävä luotettavalle tietojärjestelmälle asetetut vaatimukset

7. Kohti sähköistä asianhallintaa • Tavoitteena yhtenäistetyt tietojärjestelmät ja yhteentoimivat prosessit • Käsittelyprosessien kehittäminen • ”Lehmipolkuja ei kannata päällystää” • Vanhentuneita prosesseja ei automatisoida • Rohkea analysointi • Prosesseissa huomioitava asiakirjahallinnon vaatimukset • Tavoitteena sujuvuus, tehokkuus ja tuottavuus • Prosessien omistajien tunnistaminen • Vastuukysymykset • Prosessien mallintaminen

8. Kohti sähköistä asianhallintaa • Työnkulun hallinta ja automatisointi • Tehtävät ja asiakirjat siirtyvät käsittelijältä toiselle ennalta määritettyjen ja sovittujen sääntöjen ja toimintamallien ohjaamalla tavalla • Käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen • Sähköisen asioinnin kytkeminen osaksi asianhallintaa • Asiakirjapohjien kehittäminen ja yhtenäistäminen • Hakumahdollisuudet • Sisäinen haku/valtionhallinnon sisäinen haku • Järjestelmien hävittämistoiminnallisuuksien kehittäminen • Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi

9. Sähköisen asianhallinnan vaatimuksia • Järjestelmän vaatimusmäärittelyssä huomioon asiakirjahallinnon ja arkistoinnin vaatimukset • Järjestelmää käytetään vain yhdellä tapaa • Koulutuksen merkitys • Työnkulkujen ohjaaminen • Käyttöoikeudet vastaavat työtehtäviä ja niitä pidetään ajan tasalla • Järjestelmään tallentuu loki- ja säilytyshistoriatietoa • Lokitietojen seuranta

10. Elinkaaren hallinta ja ohjaaminen • Asiakirjallisen tiedon elinkaarta hallitaan ja ohjataan metatietojen avulla • Sähköisessä ympäristössä asiakirja ei ole asiakirja ilman ulkoisia metatietoja • Lähtökohtana metatietoarvojen automaattinen tallentuminen • Järjestelmä ja arkistonmuodostussuunnitelma tuottavat suurimman osan arvoista • Käyttäjä tallentaa hyvin vähän • Asiankäsittelyn luotettavuuden ja aukottomuuden turvaaminen

11. Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausvälineenä • AMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen elinkaaren suunnittelua ja hallintaa • Asiakirjalliset tiedot sidotaan tehtävä- ja asiayhteyteen • Tietosisällön yksityiskohtaisuus • www.narc.fi/ams-opas • www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/akj_maarays.pdf • Asianhallinnan metatietomalli (SÄHKE-metatietomalli) • www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs143 • AMS kehittyy tiedonhallintajärjestelmäksi • AMS-integraation toteuttaminen • Asiankäsittelyjärjestelmän asiaryhmityksen on perustuttava AMS:n luokitukseen

12. AMS Seulotut Asian avaaminen Toimen- piteitä Asian päättäminen Säilytys Metatiedot Siirtotiedosto

13. Arkistonmuodostussuunnitelma asianhallinnan ohjausvälineenä • AMS:n avulla mahdollisuus ohjata asian käsittelyn etenemistä ja metatietoarvojen tallentumista ja täydentymistä tietojärjestelmässä • Edellyttää käsittelyvaihetietojen tallentamista AMS:iin • Tiedon elinkaarta ohjaavat toiminnallisuudet ja käsittelysäännöt • esimerkiksi: säilytysajan tallentuminen/muuttuminen sidotaan johonkin käsittelyvaiheeseen • esimerkiksi: asiakirjallinen tieto muuttuu julkiseksi päätöstoimenpiteen yhteydessä • esimerkiksi: tuotetaan asiakirjatiedostoista TIFF-tiedostot, kun asian käsittely on päättynyt • esimerkiksi: asiakirja tulostetaan paperille asian käsittelyn päätyttyä • Käsittely- ja säilytysaikasääntöjen yksinkertaisuus

14. Sähköisen AMS:n ylläpito • AMS:n kulloinenkin tietosisältö oltava todennettavissa • SÄHKE-normi edellyttää, että AMS-sovelluksen tallennettava loki- ja säilytyshistoriatietoja • Luokitus- ja asiakirjatyyppimuutokset ja niihin liittyvät aikamääreet • Metatietoarvojen muutokset ja niihin liittyvät aikamääreet • Säilytysaikahistoria • Muuttuvien AMS-tietojen tallentuminen tietojärjestelmiin määritellyistä ajankohdista alkaen

15. Ajankohtaisia AMS-ohjeita • VAHTI Asianhallinnan tietoturvaohje 5/2006 • AMS keskeisessä osassa asianhallinnan tietoturvallisuutta kehitettäessä • JHS-suosituksen laatiminen asianhallintaprosessin kehittämiseksi • JHS-suosituksen laatiminen julkishallinnon yhteiseksi tehtäväluokitukseksi • Arkistolaitoksen AMS-oppaan päivittäminen • Sähköisen AMS:n tietosisältövaatimukset • Rajapinnat AMS:n ja järjestelmien välillä • Yhteisten AMS-rakenteiden määrittely?

16. Tutkimustiedon säilyttäminen • Arvonmääritystä pohdittu vuosien varrella useasti • Rekisterien ja tietokantojen säilyttäminen • Mitä säilytetään • Hyödynnettävyys myöhemmin • Laatuvaatimusten täyttäminen • Arkistolaitoksen määritykset puuttuvat • Tekninen ja tietorakenteellinen näkökulma • Toiminnalliset vaatimukset SÄHKE-normiin pohjautuvia