Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE

1. Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MODbij EWI en WSE Rita Hauchecorne Departement EWI

2. Inhoud • Wat is een proces? • Hoe starten? • Hoe succes verzekeren? • Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen • Onze keuze • Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’ • Sjabloon • Voorbeelden • Optimalisatie • Volgende fase: ontsluiting en beheer • Onze ervaringen • Nut

3. I - Wat is een proces?

4. II - Hoe starten? • Doel bepalen: waarvoor dienen de procesbeschrijvingen? • Keuze techniek : afstemmen op doel • Afbakening scope : aantal beperken - begin met eenvoudige processen III - Hoe succes verzekeren ? Kritische Succesfactoren KSF : • Steun management • Geïntegreerde aanpak in organisatiewerking, niet ‘iets aparts’ • Communicatie organisatiebreed • Gestandaardiseerd aanpak voor opmaak, ontsluiting, beheer en actualisatie Bewust stapsgewijze aanpak Procesbeschrijvingen maken is ook een (leer) proces  verschillende fases

5. IV - Ons doel Procesbeschrijvingen: • Praktisch nut in dagelijkse werking • Eenvoudig qua techniek – lage drempel • Participatie personeelsleden • Borging kennis ‘procesmatig werken’ • Duurzaam • Voorbereiding aanpak (operationele) risico’s

6. V - Onze Keuze • Processen op operationeel niveau beschrijven • Software Word • Sjabloon Tabel : ‘Wat’‘Wie’‘Hoe’ en ‘Waar’ • aangevuld met ‘rand informatie’ • Personeelsleden beschrijven zelf hoe zij nu hun taak uitvoeren = huidig proces ‘as is’ • Coaching – standaardisatie = training en steun groepsbesprekingen = leertraject • Validatie door management

7. VI - Onze aanpak : project ‘procesbeschrijvingen’ • Vraag van secretaris-generaal D. Vanderpoorten • deel van Totaal project ‘Organisatiebeheersing’ • Aanpak project voorgelegd aan Directiecomité - start • Verder besproken op Afdelingsvergaderingen • draagvlak organisatiebreed – elk team • Keuze welke processen? • Procesbeschrijvingen opgesteld door teamleiders + dossierbehandelaars • Afdelingshoofd = coach • Validatie door Directiecomité

8. VI - Sjabloon

9. VII - Voorbeelden procesbeschrijvingen: • MOD : Abonnementen woon-werkverkeer • Dept WSE : Het schrijven van de beleidsbrief Werk

10. 5 pagina’s

11. 7 pagina’s

12. IX - Optimalisatie Huidige procesbeschrijvingen • Layout • Codering • Inhoud: ‘Wie’ – kolom : functies ipv initialen • Namen in afzonderlijke tabel: • - handiger bij personeelsverschuivingen • - overzicht m.b.t. functiescheidingen • - zicht op potentieel voor courante vervangingen

13. Tabel: Wie heeft welke functie Bijvoorbeeld:

14. X - Volgende fase: ontsluiting en beheer • Rollen : verantwoordelijkheden afbakenen • Procedure voor ‘actualisatie’ • Pdf van de ‘gehandtekende procesbeschrijvingen’ – extranet • Formele ontsluiting - organisatiebreed • Integreren in organisatie: Ploeg – Delegatieregeling - etc • Evaluatie ‘project procesbeschrijvingen’ • Periodieke evaluatie en bijsturing : Plan - Do - Check – Act • - Onderlinge relatie in kaart brengen : potentiële winsten • - Risico’s opsporen – optimalisatie organisatiebeheersing

15. XI - Onze ervaringen • Begin is moeilijk - rendement komt pas later • Arbeidsintensief - extra werk • Iedere betrokkene kan eraan meewerken • Gedragen door het hele organisatie ‘WIJ’-gebeuren • Zelf opstellen – maakt vertrouwd

16. XII - Nut • Maakt zichtbaar wat er in de organisatie gebeurt • Ieders rol is duidelijk: ‘wie’ ‘doet’ ‘wat’ en ‘hoe’ • Draagt bij tot responsabilisering • Middel voor standaardisatie in ‘uitvoering taken’  standaardisatie van de dienstverlening • Personeelsleden krijgen inzicht over hun taak als ‘schakel’ in het geheel - waardering • Kennisborging en kennisdeling m.b.t. methodiek uitvoering opdracht - nut bij vervangingen • Nieuwkomers zullen sneller renderen

17. Inhoud • Wat is een proces? • Hoe starten? • Hoe succes verzekeren? • Ons doel m.b.t. procesbeschrijvingen • Onze keuze • Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’ • Sjabloon • Voorbeelden • Optimalisatie • Volgende fase: ontsluiting en beheer • Onze ervaringen • Nut

18. Veel succes ! rita.hauchecorne@ewi.vlaanderen.be