PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI TOPIK : PEROLEHAN

1. PENGURUSAN KEWANGAN UNIVERSITI TOPIK : PEROLEHAN

2. KAEDAH PEROLEHAN UNIVERSITI (UMUM) • Perolehan melalui panjar wang runcit • Kontrak pusat • Perolehan terus • Sebutharga • Tender • Perolehan melalui perlanjutan/perubahan kontrak • Perolehan melalui perkhidmatan perunding

3. Dasar Perolehan Universiti • Peraturan tender yang saksama • Membantu Dasar Perolehan Kerajaan iaitu menggalakkan perkembangan industri tempatan termasuk dasar perolehan barangan import melalui penggunaan pengangkutan (perkapalan/pengangkutan) dan insurans tempatan • Memberi keutamaan syarikat Bumiputera • Menggalak pemindahan teknologi dan latihan • Sebagai “leverage” untuk mendapatkan konsesi

4. Objektif Pengurusan Perolehan Universiti • Best value for money • Kualiti yang terjamin • Sebagai alat untuk mencapai dasar kerajaan • Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan • Pengurusan stor yang cekap dan berkesan • Pemindahan teknologi • Menjimatkan pertukaran wang asing

5. Prinsip Perolehan • Akauntabiliti awam • Diuruskan secara telus (transparent) • Nilai faedah yang terbaik (best value for money) • Saingan terbuka • Adil dan saksama

6. Definasi Alatan, Kerja, Perkhidmatan Alatan – pembelian alatan, barang bahan yang hanya perlu dibekal dipasang dan diujilari (komisyen) Kerja - perolehan yang melibatkan bahan dan komponen binaan dimana skop kerja berpelan. Perkhidmatan - perolehan yang melibatkan tenaga kerja seperti cuci bangunan, mengangkut sampah dan lain-lain.

7. Pihak Berkuasa Pusat Bagi Perolehan Universiti Sains Malaysia • Kuasa Am Universiti Sains Malaysia adalah pihak berkuasa pusat bagi perolehan (Bekalan, Kerja dan Perkhidmatan) sama ada di Malaysia atau di luar negara dalam pengawalan, penguatkuasaan, penyeliaan, penyelarasan, penggunaan, pembahagian, penyimpanan, pemindahan antara Pusat Tanggungjawab dan pelupusan barang-barang. • Kuasa Khusus Membuat kontrak bagi perolehan Pusat Tanggungjawab dengan mengenakan terma-terma dan syarat-syarat yang paling menguntungkan/berfaedah;

8. Mengeluarkan arahan kepada Pusat Tanggungjawab bagi pengawalan, peruntukan untuk barang-barang, kerja dan perkhidmatan yang diberikan. Mengambil tindakan ke atas individu, firma, syarikat dan pertubuhan serta perunding yang didapati telah bersalah kerana keingkaran dalam melaksanakan sesuatu kontrak atau prestasi tidak memuaskan daripada memasuki tender atau sebutharga atau memberi perkhidmatan kepada Universiti Sains Malaysia bagi sesuatu tempoh yang berpatutan. Mengenakan denda ke atas firma-firma, syarikat yang tidak menyempurnakan bekalan, perkhidmatan atas kerja di dalam sesuatu tempoh yang dinyatakan.

9. Tanggungjawab Pegawai Pengawal • Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyenggaraan dan pengawalan am barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh Jabatan yang perbelanjaannya dikawal olehnya. (AP 167.1)

10. Tanggungjawab Pegawai Awam • Pegawai Awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya. (AP 167.2)

11. Keizinan Membuat Perolehan Seseorang Pegawai Pengawal boleh mengizinkan membuat perolehan yang mana peruntukan telah disediakan dalam anggaran yang diluluskan bagi Pusat Tanggungjawabnya, tertakluk kepada arahan-arahan kewangan Universiti dan semua peraturan Perbendaharaan. • Kajian Pasaran Dalam Perolehan Setiap Pegawai yang menguruskan perolehan diwajibkan membuat kajian pasaran yang berpatutan bahawa barang yang akan dibeli itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Andaian ini dibuat setelah mengambil kira kualiti, harga, kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan. Keutamaan Kepada Barang Buatan Tempatan - Perolehan melalui import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan.

12. Senarai Barang-Barang Semua Jabatan hendaklah menyimpan senarai barang-barang dan menyampaikan senarai barang-barang itu kepada Bendahari pada akhir tiap-tiap tahun. Senarai itu hendaklah mempunyai butir-butir yang menunjukkan kuantiti pada awal tahun, tambahan dalam tahun dan juga jumlah pada akhir tahun. Satu ruang hendaklah dikhaskan juga untuk menunjukkan tempat barang-barang itu disimpan. Senarai barang-barang itu hendaklah dibahagikan kepada 5 kategori iaitu:- • Perabot dan alat kelengkapan sahaja. • Alat kelengkapan yang dibeli daripada Kumpulan Wang Universiti. • Barang-barang yang diderma. • Barang-barang yang dibeli daripada Kumpulan Wang yang diderma. • Barang-barang dari mana pengecualian daripada duti kastam telah diberi. Semua barang-barang hendaklah ditanda menunjukkan harta Universiti.

13. AKTIVITI • PRA-TENDER • PELAWAAN SEBUTHARGA • PELAWAAN TENDER UNIVERSITI • LAPORAN TEKNIKAL ALATAN/KERJA • PENYEDIAAN KERTAS KERJA SEBUTHARGA (PTJ) • PENYEDIAAN KERTAS KERJA (TENDER) • JAWATANKUASA SEBUTHARGA • JAWATANKUASA PEROLEHAN • JAWATANKUASA PERLANTIKAN PERUNDINGAN • KONTRAK PEROLEHAN/KERJA • DENDA ‘LAD’ PEMBEKAL • PELAWAAN SEBUTHARGA MTO • LANTIKAN MTO • LAPORAN SEBUTHARGA/TENDER • KAWALAN & PEMANTAUAN BERKALA SEBUTHARGA (NYAHPUSAT KE PTJ)

14. SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGA/TENDER • TIDAK BOLEH MENJURUS KEPADA JENAMA ATAU BUATAN (MODEL) SEKIRANYA TERPAKSA, UNGKAPAN “ATAU PERSAMAAN” HENDAKLAH DIGUNAKAN. • MEMAKLUMKAN KEPADA PEMBEKAL APA YANG DIPERLUKAN OLEH PENGGUNA • MEMBERI KRITERIA ALATAN YANG DITAWARKAN SUPAYA PERBANDINGAN ALATAN BOLEH DIBUAT. (AP 174.1)

15. SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGA MASALAH-MASALAH BERIKUT HENDAKLAH DIELAKKAN. --------------------------------- KEKABURAN TIDAK LENGKAP TIDAK TERANG TIDAK TEPAT (AP 174.1)

16. SPESIFIKASI PENENTUAN SEBUTHARGA PENENTUAN PERLU MENGAMBILKIRA “ACCESSORIES” YANG DIPERLUKAN DAN LAIN-LAIN KEPERLUAN SEPERTI • KEPERLUAN UNTUK LATIHAN • MAKLUMAT TENTANG ALAT GANTIAN • MANUAL • LUKISAN

17. PEROLEHAN BEKALAN Kuasa Perolehan • Pembelian terus boleh dilakukan untuk perolehan seperti berikut:- Harga sehingga RM10,000.00 - PTJ boleh dapatkan sebutharga dari mana-mana pembekal. >RM10,000,00 hingga RM20,000.00 - PTJ boleh membuat pembelian terus kepada Syarikat Bumiputera. > RM20,000.00 ke atas hingga RM50,000.00 - Jika tidak melalui proses sebutharga, kuasa Naib Canselor meluluskan pembelian terus, tetapi kepada pembekal Bumiputera sahaja. Sekiranya tiada Bumiputera, kelulusan Kementerian Kewangan perlu diperolehi.

18. samb………. Melebihi RM50,000.00 hingga RM200,000.00 termasuk juga pembelian dari luar negara Jika tidak melalui proses sebutharga semua pembelian termasuk pembelian terus dari luar negara perlu memohon kelulusan Kementerian Kewangan yang biasanya dibuat melalui Naib Canselor.

19. Keutamaan Kepada BumiputeraSPP Bil 4 Tahun 1995 • perolehan yang melebihi RM100,000, adalah dikehendaki memberi keutamaan harga kepada syarikat Bumiputera untuk perolehan bekalan dan perkhidmatan mengikut peratusan seperti berikut:- Nilai Tender Peratusan Keutamaan : Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 10% Melebihi RM500,000 hingga RM1.5 juta 7% Melebihi RM1.5 juta hingga RM5 juta 5% Melebihi RM 5 juta hingga RM10 juta 3% Melebihi RM10 juta hingga RM15 juta 2.5% Melebihi RM15 juta Tiada

20. Sebutharga Bekalan Bernilai Tidak Melebihi RM200,000.00SPP Bil 2 Tahun 2001 Pembelian setiap jenis item yang berkaitan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000.00 tetapi tidak melebihi RM200,000.00 boleh dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan. Perolehan bekalan yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga RM100,000.00 hendaklah dibuat secara sebutharga dikalangan lima (5) pembekal bertaraf Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan . Jika bilangan sebutharga yang dikehendaki tidak boleh didapati, Jawatankuasa Sebutharga hendaklah berpuas hati bahawa bilangan pembekal yang ada kurang daripada lima (5).

21. Keputusan Jawatankuasa Sebutharga • Dibuat oleh satu Jawatankuasa yang mengandungi tiga (3) orang. • Dilantik oleh Lembaga Pengarah Universiti. • Tanggungjawab - meneliti semua sebutharga yang diterima samada alat-alat yang dipelawa boleh diterima atau tidak dari segi teknikal berasaskan kepada ciri-ciri penting dalam penentuan/spesifikasi yang telah disediakan dalam dokumen sebutharga. • Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menerima tawaran yang paling baik segi harga dan kualiti mengikut keperluan PTJ dan penentuan sebutharga. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima, sebab-sebab penolakan tawaran itu hendaklah dinyatakan dalam keputusan sebutharga. • Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebutharga hendaklah disimpan oleh Urusetia Sebutharga untuk tujuan audit. (AP 170.3)

22. Perolehan Melebihi RM200,000.00 Dipelawa Secara Tender SPP Bil 2 Tahun 2001 • Tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi setiap jenis item/barangan, kecuali jika dibenarkan dengan menulis kepada Kementerian Kewangan memohon kelulusan seperti berikut:- • Keperluan Mendesak - mendesak dan perlu disegerakan. Sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat dengan segera maka akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam.

23. Sambungan…. • Bagi Maksud Penyeragaman - memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan yang sedia ada dengan barangan baru yang akan dibeli, maka permohonan untuk membeli barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh dipertimbangkan. • Satu Punca Bekalan/perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Franchais) - Pembelian khusus yang mana hanya satu syarikat sahaja yang dapat membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti membeli alat ganti dan lain-lain.

24. Sambungan…. • Melibatkan Keselamatan/Strategik - Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang strategik yang perlu dirahsiakan. • Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera - Dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat Bumiputera yang bertaraf pembuat, Kerajaan telah mengadakan tender khusus yang dibuka kepada pembuat berkenaan sahaja. Bagi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat Bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus bolehlah dipertimbangkan bagi membantu mewujudkan pembuat Bumiputera yang berdaya saing.

25. Publisiti Tender • publisiti yang seluas-luasnya hendaklah dibuat supaya semua pembekal yang bona fide berpeluang untuk menyertai tender dan dengan demikian membolehkan Universiti Sains Malaysia mendapatkan tawaran yang terbaik. • Pertimbangan sewajarnya mengenai kos iklan hendaklah juga diambil kira. Sekiranya kontraktor yang berkelayakan di bawah satu-satu bidang adalah diketahui tidak lebih lima (5) kontraktor, iklan tidak perlu dibuat. Dalam hal ini, demikian kelulusan Kementerian Kewangan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Setelah mendapat kelulusan, pemberitahuan tender kepada kontraktor yang diluluskan hendaklah dihantar dengan surat berdaftar. (AP 172) • Semua dokumen tender/sebutharga hendaklah dimasukkan ke dalam sampul berlakri dan dituliskan rujukan tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka.

26. Peti Tawaran Tender/Sebutharga • Petender sendiri hendaklah memasukkan tender atau sebutharga ke dalam peti tawaran berkunci. Peti Tawaran hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan Jabatan berkenaan. Keselamatan hendaklah sentiasa dijaga. Waktu tender ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengahari pada hari bekerja. (AP 196)

27. RINGKASAN JENIS PEROLEHAN UNIVERSITI

28. Pembelian Runcit Bagi Jumlah Perbelanjaan Tidak Melebihi RM20,000.00 Setahun. • Boleh dibuat oleh Ketua Pusat Tanggungjawab yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi RM20,000.00 setahun bagi setiap jenis item/barangan yang berkaitan dengan membuat pesanan terus kepada syarikat pilihan yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan.

29. Pembelian darurat • Pembelian yang perlu dibuat segera atau serta merta di mana kelewatan perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam. Dalam hal demikian pembelian hendaklah dihadkan kepada kuantiti barang yang mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan. Laporan perlunya pembelian itu dibuat hendaklah dikemukakan kepada Bendahari dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pembelian untuk dihantar kepada Kementerian Kewangan untuk tujuan penyiasatan dan audit.

30. Penentuan Untuk Tender Atau Sebutharga Penentuannya hendaklah jelas supaya petender mendapat gambaran mengenai kehendak-kehendak Universiti Sains Malaysia. Tender Antarabangsa Hanya boleh dipelawa bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak boleh diperolehi di dalam negeri atau tidak mempunyai sekurang-kurangnya lima (5) wakil jualan dalam negeri bagi barang-barang dan perkhidmatan tersebut yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

31. SENARAI JAWATANKUASA

32. Perkara-Perkara Yang Perlu Diambil Perhatian • Kenal pasti alatan mengikut keutamaan dan tahap kritikal penggunaannya. • Sediakan spesifikasi mengikut keutamaan dan elakkan menjurus kepada satu penjenamaan. • Memastikan peruntukan mencukupi dan alatan yang diluluskan oleh Belanjawan. • Anggaran harga alatan yang diimport mestilah mengambilkira kos MTO dan KWIBK. • Mengenalpasti tempoh/tarikh sebenar perolehan alatan. • Dilarang memecah kecilkan perolehan untuk mengelak pelawaan melalui sebutharga atau tender. • Pastikan borang pesanan yang dikeluarkan oleh PTJ diterima pada hari yang sama iaitu mengikut tarikh borang pesanan dikeluarkan (Mengelak kelewatan penghantaran). • Laporan Penilaian Teknikal : Penerimaan atau penolakan tawaran perlu disokong dengan justifikasi yang jelas.

33. RUMUSAN • Perkhidmatan Awam harus memberi perhatian kepada usaha-usaha untuk meningkatkan tahap kualiti pengurusan kewangan disamping meningkatkan tahap akauntabiliti • Kawalan kewangan perlu untuk memastikan program dan aktiviti dilaksanakan dengan cekap dan berkesan dan pencapaiannya memenuhi objektif organisasi. • Akauntabiliti yang tinggi adalah tunjang kepada pembentukan sesebuah pentadbiran yang TEGUH, CEKAP DAN TELUS.

34. SEKIAN TERIMA KASIH