1 / 115

PENGURUSAN REKOD BERKUALITI

PENGURUSAN REKOD BERKUALITI. Oleh Zailan binti Yussoff Quality Quest Resources zaiyus57@yahoo.com 0192697004. ZAILAN BT HJ YUSSOFF . Pengarah Urusan QQR / Penceramah Bebas Sarjana Muda (Komunikasi) Sarjana Kaunseling

ostinmannual
Download Presentation

PENGURUSAN REKOD BERKUALITI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGURUSAN REKOD BERKUALITI Oleh ZailanbintiYussoff Quality Quest Resources zaiyus57@yahoo.com 0192697004

  2. ZAILAN BT HJ YUSSOFF • Pengarah Urusan QQR / Penceramah Bebas • Sarjana Muda (Komunikasi) • Sarjana Kaunseling • 25 tahun pengalaman bekerja dalam Perkhidmatan Awam termasuk 9 tahun di INTAN Bukit Kiara Bidang utama latihan/ konsultansi : ISO 9000, Audit Kualiti Dalaman, Benchmarking, MPK & FM, Penyeliaan, Kesetiausahaan , Amalan 5 S, Perkhidmatan Pelanggan, Kaunter & Telefon, Pembentukan Imej, Protokol & Etiket Sosial, Pembentukan Budaya Korporat, Pengurusan Organisasi, Pentadbiran Pejabat, Training of Trainers, Pengucapan Awam, Pengurusan Mesyuarat, Perhubungan Awam, Penulisan Dokumen Resmi Kerajaan, KMK, KPI • zaiyus57@yahoo.com 0192687004 fax - 78425830

  3. OBJEKTIF Di akhir program ini diharapkan : • sistem rekod akan lebih teratur dan berkesan; • pegawai-pegawai akan mengamalkan sistem rekod dengan lebih sistematik; • sistem rekod dapat dijaga dan dikawal agar dapat memastikan urusan aktiviti harian tidak terjejas akibat kehilangan atau kesilapan rekod.

  4. TOPIK DIBINCANGKAN • PENGENALAN KEPADA KONSEP DAN KEPENTINGAN PENGURUSAN REKOD YANG SISTEMATIK • PENDAFTARAN DAN PENGENDALIAN FAIL • KONSEP SISTEM FAIL DAN KLASIFIKASI FAIL • KAWALAN PENYIMPANAN DAN PEMULIHARAAN REKOD

  5. TOPIK 1 PENGENALAN KEPADA KONSEP PENGURUSAN REKOD 03/04/06

  6. Istilah-ISTILAHDalam Pengurusan RekodAkta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629) • REKOD • REKOD AWAM • REKOD KERAJAAN • DOKUMEN RESMI • PENGURUSAN REKOD • ARKIB • ARKIB AWAM 03/04/06

  7. REKOD • Sebarang maklumat yang tercatat • Akta ANM - Kertas, Buku, Dokumen, Filem, Pita bentuk lain • RASMI - Diterima / Dihasilkan 7

  8. REKOD AWAM Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk segala rekod di bawah jagaan Akta Arkib Negara 1966 (Akta 511) 03/04/06

  9. Yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya sekali;dan • Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-mana tempat lain yang diarahkan oleh Ketua Pengarah dari semasa ke semasa. 03/04/06

  10. DEFINISI REKOD KERAJAAN Akta Arkib Negara Malaysia2003 (Akta 629) BAHAN DALAM BENTUK BERTULIS ATAU BENTUK LAIN YANG MENYATAKAN FAKTA ATAU PERISTIWA ATAU SELAINNYA MERAKAMKAN MAKLUMAT DAN TERMASUKLAH KERTAS, DOKUMEN,DAFTAR,BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN,GAMBAR FOTO,MIKROFILEM,RAKAMAN BUNYI,REKOD YANG DIHASILKAN SECARA ELEKTRONIK OLEH MANA-MANA PEGAWAI AWAM DI DALAM MENJALANKAN TUGAS RASMI JABATAN TANPA MENGIRA BENTUK ATAU CIRI-CIRI FIZIKAL DAN APA-APA SALINANNYA. 10

  11. Apa-apa jenis maklumat yang tercatit berkenaan dengan perkara-perkara rasmi termasuk: DOKUMEN RASMI • bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil,bercetak, draf dan buangan perkara itu; • Fotograf, fotosalinan, pelan cetak, negatif foto, filem dan rakaman; • Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta • Huruf cetak, huruf cetak atur, acuan, stensil dan lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen rasmi

  12. ARKIB REKOD YANG DIPELIHARA BAGI NILAI KEBANGSAAN ATAU SEJARAHNYA YANG KEKAL DAN LAMA BERTAHAN ATAU KEDUA-DUANYA ARKIB AWAM • REKOD AWAM • MANA-MANA REKOD PERSENDIRIAN ATAU BAHAN LAIN YANG DITETAPKAN SEBAGAI ADA NILAI SEJARAH

  13. PENGURUSAN REKOD SUATU PROSES YANG MELIBATKAN KAEDAH KAWALAN MAKLUMAT/ REKOD DARI PERINGKAT: PEWUJUDAN REKOD PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD PEMISAHAN REKOD 03/04/06

  14. PROSES PENGURUSAN REKOD SISTEM PENERIMAAN P’WUJUDAN FAIL JENIS FAIL MENGIKUT PERKARA/SUBJEK PENYIMPANAN PROSES PELUPUSAN DI MUSNAHKAN PUSAT REKOD/ARKIB NEGARA/NEGERI ARKIB ORGANISASI PENGASINGAN DAN PEMINDAHAN PENCARIAN

  15. PEWUJUDAN REKOD MENGKAJI DAN MENENTUKAN JENIS-JENIS REKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH AGENSI: MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD MEMASTIKAN IA DISALURKAN DENGAN BETUL SUPAYA KEUTUHAN REKOD TERPELIHARA. KAITAN ANTARA SATU KUMPULAN REKOD DENGAN YANG LAIN TIDAK TERHALANG.

  16. KEPENTINGAN REKOD • WARISAN NEGARA • ILMU PENGETAHUAN • SUMBER UTAMA RUJUKAN • MAKLUMAT 03/04/06

  17. KEPENTINGAN SISTEM REKOD • KLASIFIKASI • ACCESSIBILITY • KEANJALAN • RUJUKAN SILANG • PERHUBUNGAN AWAM • PERANCANGAN JABATAN • LOKASI • PENINGKATAN PRODUKTIVITI • EKONOMI • TEMPOH SIMPANAN YANG JELAS 03/04/06

  18. APAKAH TANGGUNGJAWAB TERHADAP REKOD AWAM? • ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM • PEGAWAI REKOD JABATAN • ORANG AWAM 10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 03/04/06

  19. CABARAN DAN MASALAH YANG DIHADAPI : • Kepekaan jabatan terhadap kepentingan rekod-rekod yang telah ditutup. • Kerjasama antara pegawai dan kakitangan dalam menjaga kepentingan rekod. • Tiada kesungguhan yang diberikan oleh pegawai dan kakitangan dalam pengurusan rekod. • Kurangnya sokongan pihak atasan kepada PRJ dalam hal-hal berkaitan dengan pengurusan rekod.

  20. PERUNDANGAN DALAM PENGURUSAN REKOD

  21. AKTA 629 ARKIB NEGARA 2003 • SURAT PEKELILING AM BIL 1/1970 • SURAT PEKELILING AM BIL 23 TAHUN 1972 • SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 10 TAHUN 1984 • ARAHAN PERBENDAHARAAN 156 • ARAHAN PERBENDAHARAAN 299 • ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 5 • SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 9 TAHUN 1986 • SURAT KEMENTERIAN KEWANGAN3 NOVEMBER 1993 21

  22. SURAT PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN 1997Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan • PENYENARAIAN REKOD-REKOD BERUMUR 5 TAHUN • PEMINDAHAN REKOD-REKOD TERPERINGKAT • PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN. • PENYELARASAN DI PERINGKAT AGENSI • PEMUSNAHAN REKOD • PENYELIDIKAN REKOD • RUJUKAN KEMBALI REKOD 03/04/06

  23. ARAHAN PERKHIDMATAN • Bab 3 : - SuratMenyurat - Menulisminit-minit - Melayanisurat-surat yang diterima • Bab 4 : -Fail-memail - Pengelasan fail - Mendaftardanmenyelenggara fail - Pengedaran fail - SimpanDalamPerhatian - Memeliharadanmenyimpanrekod- rekodkerajaan

  24. Bab 5 : - Memelihara dan menyimpan rekod rekod kerajaan - Rekod-rekod kerajaan dan peranan Arkib Negara - Pemeliharaan Rekod

  25. KAWALAN DAN LARANGANAkta Arkib Negara 2003 ( Akta 692) • TIDAK BOLEH MUSNAH ATAU BENARKAN PEMUSNAHAN MANA-MANA REKOD AWAM YANG DALAM JAGAAN ATAU DI BAWAH KAWALAN ORANG ITU • JIKA BERNIAT,HENDAKLAH MEMBERITAHU KP DALAM BORANG YANG DITETAPKAN DENGAN MENYATAKAN SIFAT REKOD AWAM • KEBENARAN PEMUSNAHAN – OLEH KP • KESALAHAN : BOLEH DIDENDA TIDAK MELEBIHI RM5000/PENJARA TIDAK MELEBIHI 1 TAHUN ATAU KEDUA-DUANYA.

  26. TOPIK 2 PENDAFTARAN DAN PENGENDALIAN FAIL

  27. Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi : KANDUNGAN FAIL Kertas Minit Tali Fail Tajuk Fail Nombor Fail Kad Pengedar

  28. Format kulit fail • Ditetapkan dan direka oleh Arkib Negara • Ruangan tentang tarikh dibuka dan ruangan bagi tarikh patut ditutup dan dihantar ke ANM • Jenis fail: Fail Terbuka (Am 435 Pin 1/80) – Putih ( Am 435 A Pin 1/82 – Coklat Muda Fail Sulit ( Am 436) – Hijau Fail Rahsia (Am 437) - Merah Jambu Berpalang Merah Fail Rahsia Besar (Am 438) - Kuning Muda Berpalang Merah 10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 03/04/06

  29. Maklumat kulit luar fail • No. rujukan– nombor fail mengikut kod klasifikasi • Kertas-kertas berhubung – Nombor fail atau fail-fail berkaitan • Didaftar dibawah perkara – Indek perkara • Perkara – Tajuk fail mengikut klasifikasi perkara • Tarikh kandungan akhir– tarikh surat/ lampiran terakhir • Maklumat mengenai edaran fail. 03/04/06

  30. PROSES MEMBUKA FAIL BARU • Sediakan kulit fail baru • Lipatkan kulit fail mengikut kesan lipatan • Gunakan penebuk lubang tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari tepi tulang fail • Masukkan tali hijau melalui tebukan 03/04/06

  31. Masukkan kertas minit ke dalam fail bahagian kiri setelah ditebuk lubang pada kertas minit. • Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari tepi dikedua-dua penjuru atas. • Berikan nombor fail 10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 03/04/06

  32. Surat-surat disebelah kanan dalam fail. • Tuliskan catitan ringkas pada kertas minit • Tuliskan tajuk fail • Masukkan kad edaran 10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 03/04/06

  33. Kaedah Mendaftar Fail Baru 1.Beri tajuk fail > Baca Surat dengan teliti dan pastikan perkara yang diutarakan 2. Beri Nombor Fail > Nombor Kod yang diberikan mengikut klasifikasi perkara 3. Taip perkara dan nombor dalam petak-petak > Doket Faharasat Abjad (borang Am 80A) > Doket Faharasat Nombor (borang Am 89) 03/04/06

  34. 4. Susun Doket Ke Dalam > Jilid Abjad – Untuk mengesan Tajuk Fail > Jilid Nombor – Untuk mengesan Pergerakan Fail 5. Sediakan a) Kulit Fail b) Kertas Minit c) Tali Hijau (Green Tags) d) Penebuk 03/04/06

  35. 6. Rangkaikan > Surat disebelah Kanan Fail > Kertas minit disebelah Kiri Fail 7. Catitkan di atas kertas minit > Surat masuk – Dakwat Merah > Surat Keluar – Dakwat Biru/Hitam 03/04/06

  36. Menulis Minit • Beri nombor perenggan • Tulis dengan terang, padat dan jelas • Jadikan satu kandungan jika minit terlalu panjang (di taip) • Mulakan minit ringkasan jawatan pegawai yang diminit. 10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 03/04/06

  37. Fail Baru • Kandungkan surat/dokumen • Catat bilangan kandungan fail (enclosure) disudut kanan atas surat (bulatkan); • Surat terima : warna merah; • Hantar surat : warna biru atau hitam 03/04/06

  38. Surat bth…………….drp………….dikdg pada……………… • Surat masuk.(warna merah) • Surat keluar.Catat bilangan kandungan, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar ke atas kertas minit dengan menggunakan “rubber stamp” biru atau hitam Surat bth ……………dihantar kpd……… pada………….. 03/04/06

  39. PERKARA PERLU SEMASA PENGURUSAN FAIL • Satu fail untuk satu perkara sahaja • Kandungan fail hendaklah mengikut turutan tindakan dan tarikh • Surat masuk hendaklah dikandungkan pada kertas minit • Sub-jacket hendaklah dikandungkan 03/04/06

  40. Fail baru hendaklah dibuka jika kandungan telah melebihi 3 cm atau melebihi 100 kandungan mengikut mana yang awal • Minit bebas hendaklah dikandungkan • Kulit fail baru hendaklah dicatit sebagai kulit 2 atau cover 2 atau jilid 2 03/04/06

  41. Kulit fail yang kotor atau koyak mesti diganti baru dengan mengekalkan yang lama • Tarikh buka dan tutup fail hendaklah dicatit diatas fail itu • Fail yang ditutup perlu dikepilkan kepada fail baru jika masih diperlukan • Semua pergerakan fail mesti melalui pendaftaran atau direkod. 03/04/06

  42. Membuka fail sambungan • Apabila fail mengandungi 100 kandungan atau kurang tetapi ketebalan fail melebihi 3 cm • Fail itu hendaklah ditutup dan dibuka sambungan kulit 2 atau seterusnya. • Di atas fail perlu dicatat dengan terang perkataan: • Di atas kulit baru dicatat nombor rujukan yang sama disertai catatan (Klt. 2) DITUTUP-KULIT 2 DIBUKA 03/04/06

  43. Fail sementara (sampul kecil) • Apabila fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau hilang • Jika fail sebenar (sama) memerlukan tindakan segera lebih dari seorang pegawai • Kulit fail sementara ialah sampul kecil • (AM 435A-Pin 1/82) • Nombor rujukan dan tajuk fail mestilah sama dengan fail asal 03/04/06

  44. TOPIK 3 KONSEP SISTEM FAIL DAN KLASIFIKASI FAIL 03/04/06

  45. Definisi fail Satu folder yang didaftarkan yang mengandungi surat-surat dan dokumen yang tersusun Asal dari perkataan Latin FILLUM bermakna sejenis benang yang tersusun

  46. FAIL • SALAH SATU DARI JENIS REKOD YANG UTAMA • PALING BANYAK DIGUNAKAN

  47. SISTEM FAIL PROSES MELIPUTI: • PENGELASAN • PENYUSUNAN • MENGINDEKS • PENYIMPANAN • PENGAWALAN

  48. SISTEM FAIL • MANUAL FAIL • MENGGARISKAN PROSEDUR-PROSEDUR DAN PANDUAN MELAKSANAKAN KERJA • TESAURUS FAIL • MENGANDUNGI SENARAI PERKATAAN BERKAITAN AKTIVITI DAN FUNGSI SESEBUAH JABATAN – HOUSEKEEPING DAN FUNCTIONAL • TETAPKAN PERATURAN MENGINDEKS • MEMUDAHKAN PEMBUKAAN FAIL

  49. SISTEM FAIL • SKIMA FAIL • SENARAI FAIL-FAIL YANG DIBUKA BERDASARKAN TAJUK-TAJUK YANG DITENTUKAN DALAM TESAURUS

  50. JENIS-JENIS PENGKELASAN: • HOUSEKEEPING / FUNCTIONAL • KESELAMATAN • KOD 10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 03/04/06

More Related