PROBLEMI I IZAZOVI INTERNOG I EKSTERNOG VREDNOVANJA FUNKCIJE INTERNE REVIZIJE

1. PROBLEMI I IZAZOVI INTERNOG I EKSTERNOG VREDNOVANJA FUNKCIJE INTERNE REVIZIJE Boris Tušek Ekonomski fakultet Zagreb XV. Međunarodni simpozij Finansijski sistem i ekonomski razvoj - izazovi za finansije, računovodstvo i reviziju Neum, 21.09.2012.

2. Uloga i značaj IPPF-a • Objekt interne revizije • Predmet interne revizije • Kriteriji za ocjenu poslovanja • Postupak interne revizije • IPPF (International Professional Practices Framework) - Međunarodni okvir profesionalnog djelovanja (MOPD) • Zakonski propisi

3. Međunarodni okvir profesionalnog djelovanja

4. Koordinacija rada interne i eksterne revizije - Standardi Standard 1300 – Program osiguranja kvalitete i poboljšanja Standard 1310 –Zahtjevi programu osiguranja kvalitete i poboljšanja Standard 1311 – Interno vrednovanje Standard 1312 – Eksterno vrednovanje Standard 1320 – Izvještavanje o programu osiguranja kvalitete i poboljšanja Standard 1321 – Upotreba izraza ”Provedeno u skladu sa Standardima” Standard 1322 – Obavijest o neusklađenosti

5. Koordinacija rada interne i eksterne revizije - Preporuke za rad Preporuka za rad 1300-1 Program osiguranja kvalitete i poboljšanja Preporuka za rad 1310-1Zahtjevi za program osiguranja kvalitete i poboljšanja Preporuka za rad 1311-1Interno vrednovanje Preporuka za rad 1312-1 Eksterno vrednovanje Preporuka za rad 1312-2 Eksterna vredovanja: samoprocjena s nezavisnom ocjenom Preporuka za rad 1312-3 Neovisnost tima za eksterno vrednovanje u privatnom sektoru Preporuka za rad 1321-1 Upotreba izraza ”Provedeno u skladu sa Standardima”

6. Koordinacija rada interne i eksterne revizije – Praktični vodič • Praktični vodič – Program osiguranja kvalitete i poboljšanja • Practice Guide (PG) – Quality Assurance and Improvement Program • Neobvezujući ali snažno preporučeni dio cjelokupnog IPPF-a

7. Program osiguranja kvalitete i poboljšanja • Glavnirevizormorarazraditiiodržavati program osiguranjakvaliteteipoboljšanjakojiobuhvaćasveaspekteaktivnosti interne revizije • QualityAssuranceandImprovement Program (QAIP) • Program osiguranjakvalitete i poboljšanjauspostavljenje takoda: • omogućavaprocjenusukladnostiaktivnosti interne revizijes Definicijom interne revizijeiStandardimateprocjenuprimjeneEtičkogkodeksaodstrane internih revizora • služizaprocjenuučinkovitosti interne revizijei • pronalaženjemogućnostizapoboljšanje.

8. Zahtjevi programu osiguranja kvalitete i poboljšanja • Program osiguranjakvaliteteipoboljšanja morauključivati: • internoi • eksternovrednovanje.

9. Preporuka za rad 1300-1 Program osiguranja kvalitete i poboljšanja • Glavnirevizorodgovoran je zaprovedbupostupakakojitrebajudatiodgovarajućejamstvorazličitimzainteresiranimstranamainterne revizijedaona: • postupau skladu s poveljom, kojamorabitisukladnaDefiniciji interne revizije, EtičkomkodeksuiStandardima • djelujenaučinkovitidjelotvorannačin • djelujenanačinda je zainteresiranestranepercipirajukaodadodajevrijednostiunaprjeđujeposlovanjeorganizacije. • Program osiguranjakvaliteteiunaprjeđenjamorabitidovoljnoobuhvatandauključujesveaspektedjelovanjaiupravljanjainternomrevizijom, kaošto je utvrđenou Definiciji interne revizije, Etičkomkodeksu, Standardimainajboljojpraksi. • Program osiguranjakvaliteteipoboljšanjatrebaprovoditiglavniinterni revizorilimorabiti pod njegovimizravnimnadzorom.

10. Preporuka za rad 1300-1 Program osiguranja kvalitete i poboljšanja • U velikim ili složenim okruženjima glavni interni revizor mora uspostaviti formalnu funkciju programa osiguranja kvalitete i poboljšanjakoja je neovisna u pogledu segmenata revizije i savjetovanja.

11. Preporuka za rad 1310-1Zahtjevi za program osiguranja kvalitete i poboljšanja • Program kvalitete treba obuhvatiti procjenu (vrednovanje): • sukladnosti s Definicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima, uključujućipravovremene korektivne radnje za ispravljanje bilo kakvih značajnih neusklađenosti • adekvatnosti povelje o internoj reviziji, ciljeva, politika i postupaka • doprinos korporativnom upravljanju , upravljanju rizikom i kontrolnim procesima • sukladnost s mjerodavnim zakonima, propisima, i standardima države ili djelatnosti • učinkovitost stalnih aktivnosti na unaprjeđenju i usvajanju najbolje prakse • mjere u kojoj interna revizija dodaje vrijednost te unaprjeđuje poslovanje organizacije

12. Preporuka za rad 1310-1Zahtjevi za program osiguranja kvalitete i poboljšanja • Glavni interni revizor treba priopćiti rezultate eksternogi internog vrednovanja različitim zainteresiranim stranama u djelatnosti, kao što su viši menadžment, odbor i eksterni revizori. • Glavni interni revizor najmanje jedanput godišnje izvještava viši menadžment i odbor o nastojanjima i rezultatima programa kvalitete.

13. Interno vrednovanje • Interno vrednovanje mora uključivati: • stalne kontrole radnog učinka (uspješnosti) interne revizije • povremene kontrole koje se provode putem samoprocjene ili vrednovanja od strane drugih osoba u organizaciji koje posjeduju znanje o praksi interne revizije • Stalna kontrola je sastavni dio svakodnevnog nadzora, kontrole i mjerenjaaktivnosti interne revizije. Stalna kontrola je dio rutinske politike i prakse upravljanja internom revizijomte koristi procese, alate i informacije koji se smatraju potrebnima za procjenu sukladnosti sDefinicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima. • Povremene kontrole su vrednovanja koja se provode sa svrhom procjene sukladnosti sDefinicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima.

14. Preporuka za rad 1311-1Interno vrednovanje • Procesi i alati koji se koriste u stalnom internom vrednovanjuuključuju: • nadzor angažmana • pridržavanje kontrolnih listi i postupaka (npr. u priručniku o reviziji i postupanju) • povratne informacije korisnika revizije i ostalih zainteresiranih strana • selektivne ocjene radne dokumentacije od strane kolega koji ne sudjeluju u dotičnimrevizijama • proračune za revizijske projekte, sustave za kontrolu radnog vremena, dovršetak plana revizije,troškovi, i/ili • analize ostalih pokazatelja učinkovitosti (uspješnosti) (kao što su vrijeme ciklusa i prihvaćene preporuke).

15. Preporuka za rad 1311-1Interno vrednovanje • Povremena vrednovanja mogu: • uključivati više temeljitih razgovora i anketiranje skupina zainteresiranih strana • provoditi članovi interne revizije (samoprocjena) • provoditi ovlašteni interni revizori ili drugi kompetentni stručnjaci za reviziju koji su u tom trenutku raspoređeni na drugo mjesto u organizaciji • obuhvaćati kombinaciju samoprocjene i pripreme materijala koje kasnije kontrolirajuovlašteni interni revizori ili drugi kompetentni stručnjaci za reviziju • uključivati utvrđivanje najbolje prakse interne revizije i određivanje pokazatelja izvedbe uusporedbi s relevantnim najboljim praksama djelatnosti interne revizije.

16. Preporuka za rad 1311-1Interno vrednovanje • Povremeno interno vrednovanje provedeno kratko vrijeme prije eksternog vrednovanja može olakšati i smanjiti trošak eksternog vrednovanja. • Ako se eksterno vrednovanje provodi u obliku „samoprocjene s nezavisnom ocjenom“, povremeno interno vrednovanje može poslužiti kao samoprocjena u sklopu tog postupka.

17. Preporuka za rad 1311-1Interno vrednovanje • Osobe kojima je dodijeljena odgovornost za stalne i povremene kontrole trebaju podnositi izvještaj glavnom internom revizoru za vrijeme provođenja kontrole, a rezultate trebaju priopćavati izravno glavnom internom revizoru. • Glavni interni revizor mora priopćiti rezultate internog vrednovanja, potrebnih akcijskih planova injihove uspješne provedbe višem menadžmentu i odboru najmanje jednom godišnje

18. Eksterno vrednovanje • Baremjednom u pet godinaeksternovrednovanjetrebaprovestikvalificiran, neovisanocjenjivačiliocjenjivačkitimizvanorganizacije. • Glavniinterni revizoriodbortrebajuraspraviti: • potrebuzaučestalijimeksternimvrednovanjem • potrebuzakvalifikacijamaineovisnostieksternogocjenjivačailiocjenjivačkogtima, uključujućimogućisukobinteresa • Kvalificiraniocjenjivačiliocjenjivačkitimpokazujekompetentnost u dvapodručja: (a) profesionalnomobavljanju interne revizijei(b) postupkaeksternogvrednovanja. Kompetentnost se možepokazatikombinacijomiskustvaiteorijskogznanja.

19. Eksterno vrednovanje • Iskustvo stečeno u organizacijama slične veličine i složenosti, sektora ili djelatnosti, ili tehničke problematike više je vrijedno od manje relevantnog iskustva. • U slučaju ocjenjivačkog tima, ne moraju svi članovi tima imati sve kompetencije; tim kao cjelina mora biti kompetentan. • Glavni revizor koristiprofesionalnu prosudbu pri procjeni pokazuje li ocjenjivač ili ocjenjivački tim dovoljnu kompetentnost da bi bili kvalificirani. • Pojam neovisni ocjenjivač ili ocjenjivački tim znači da ne postoji stvaran ili prividni sukob interesa, teda nije dio organizacije ili pod kontrolom organizacije kojoj pripada interna revizija.

20. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Obuhvaća cijeli raspon angažmana s izražavanjem uvjerenja i savjetodavnih usluga • Potrebno je uključiti i određivanje najbolje prakse (benchmarking), utvrđivanje i izvješavanje o vodećim praksama • Uključuje mišljenje vezano uz raspon angažmana s izražavanjem uvjerenja i savjetodavnih usluga koje su obavljene od strane interne revizije, uključujući poštivanje Definicije interne revizije Etičkog kodeksa i Standarda

21. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Dva su pristupa eksternom vrednovanju: • Prvi pristup je potpuno eksterno vrednovanje koje provodi kvalificiran eksterni ocjenjivač ili ocjenjivački tim. Ovaj pristup uključuje eksternitim kompetentnih stručnjaka pod vodstvom iskusnog i profesionalnog voditelja projekta. • Drugi pristup uključuje korištenje kvalificiranog, neovisnog eksternog ocjenjivača ili ocjenjivačkog tima koji provodi neovisne provjere interne samoprocjene i izvješća koje je izradila interna revizija. Neovisni eksterni ocjenjivači trebali bi biti vrlo iskusni u vođenju postupaka interne revizije.

22. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Osobekojapreuzmueksternovrednovanjene smiju imati obveze ili interese u organizacijičijaje interna revizija objekteksternogvrednovanja ili prema osoblju u takvojorganizaciji. • Čimbenici koje treba uzeti u obzir prilikomodabirakvalificiranog, neovisnogeksternogocjenjivača ili ocjenjivačkogtima, uključujusljedeće: • stvarniili prividnisukobinteresatvrtkikojepružajuusluge: • eksternerevizijefinancijskihizvještaja • važne konzultantskeuslugeu područjukorporativnogupravljanja, upravljanjarizicima,financijskog izvještavanja, interne kontrole i drugih povezanih područja • pomoć aktivnosti interne revizije; važnost i opseg posla koji obavlja stručni pružatelj uslugetreba se pomno razmotriti • stvarni ili prividni sukob interesa bivših zaposlenika organizacije koji bi obavljalivrednovanje; treba razmotriti koliko je dugo pojedinac neovisan o organizaciji

23. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • osobe koje su u drugom odjelu predmetne organizacijeili u povezanoj organizaciji, iako ustrojstveno odvojene od interne revizije, ne smatraju se neovisnima za potrebe provođenja eksternog vrednovanja; • ”povezana organizacija“ može biti matično društvo, podružnica u istoj skupini subjekata, ili subjekt koji ima redovitu nadležnost za nadzor, nadgledanje ili osiguranje kvalitete u odnosu na predmetnu organizaciju • stvarni ili prividni sukob unutar kontrole između kolega; uzajamna stručna vrednovanja između tri ili više organizacija (npr. unutar neke djelatnosti ili druge srodne skupine, regionalne udruge ili druge skupine organizacija) mogu biti strukturirane na način koji smanjuje zabrinutost u pogledu neovisnosti, ali mora se voditi briga da ne dođe do problema neovisnosti; uzajamna stručna vrednovanja između dvije organizacijene mogu proći test neovisnosti

24. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Osobakoja radi kao eksterni ocjenjivač mora: • biti kompetentan, ovlašten stručnjak za reviziju koji posjeduje aktualno i temeljito znanje oStandardima • biti dobro upoznat s najboljom praksom struke • imati barem tri godine aktualnog iskustva u struci interne revizije ili sličnim poslovima na rukovodećoj razini. • Voditeljineovisnih skupina za eksterno ocjenjivanje i eksterni ocjenjivači koji neovisno ocjenjuju rezultate samoprocjene trebali bi posjedovati dodatnu razinu stručnosti i iskustva: • prethodni rad u skupini za eksterno vrednovanje kvalitete, uspješan dovršetak edukacije IIA-e o ocjenjivanju kvalitete ili slične edukacije, te iskustvo glavnog revizora ili slično iskustvo u višem menadžmentu interne revizije.

25. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Osobe koje posjeduju stručno znanje u drugim specijaliziranim područjima mogu pružati pomoć ocjenjivačkoj skupini • Specijalisti za upravljanje rizikom u poduzećima, IT reviziju, statističko uzorkovanje, sustave za nadzor posla ili kontrolu samoprocjenjivanjamogu sudjelovati u određenim segmentima kontrole. • Glavni interni revizor mora uključiti viši menadžment i odboru postupak utvrđivanja pristupa i odabireksternog ocjenjivača.

26. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Eksterno vrednovanje treba obuhvatiti širok raspon koji uključuje sljedeće elementeinterne revizije: • poštivanjeDefinicije interne revizije, Etičkogkodeksa i Standarda, kao i povelje o internojreviziji, planove, politike, postupke, praksu i mjerodavnezakonske i regulatornezahtjevezainternureviziju • očekivanja odbora, kao i višeg i nižeg menadžmenta u odnosu na internu reviziju • integriranje interne revizije u upravljački proces u organizaciji, uključujući odnose među ključnim skupinama koje sudjeluju u tom procesu • alate i tehnikekojekoristi interna revizija • kombinacijuznanja, iskustva i strukemeđuosobljem, uključujućiusredotočenostosobljanaunaprjeđenjepostupka • odlukuo tome dodaje li ili ne revizija vrijednost i poboljšavali poslovanje organizacije.

27. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Preliminarnerezultatepregledatrebaraspraviti s glavnim internimrevizoromtijekom i nakrajupostupkavrednovanja. • Konačnirezultatimoraju se priopćitiglavnom internomrevizoruili drugomdužnosnikukojijeovlastiokontrolu u ime organizacije, a kopijutrebaposlatiodgovarajućimčlanovimavišegmenadžmenta i odbora. • Priopćenjetrebasadržavatisljedeće: • Mišljenjeo poštivanjuDefinicije interne revizije, Etičkogkodeksa i Standarda od strane interne revizijenaosnovustrukturiranapostupkaocjenjivanja (poštivanje, djelomično poštivanje, nepoštivanje) • Ocjenui vrednovanjekorištenjanajboljeprakse, kakoonihkoje su uočenetijekomocjenjivanja, tako i drugih koje su potencijalno primjenjive na djelatnost. • Preporuke za unaprjeđenje, prema potrebi. • Odgovore glavnog internog revizora koji uključuju akcijski plan i rokove provedbe.

28. Preporuka za rad 1312-1Eksterno vrednovanje • Glavni interni revizor mora priopćiti rezultate eksternog vrednovanja kvalitete višem menadžmentu i eksternim revizorima, kao i detalje o planiranim korektivnim radnjama za važna pitanja i naknadne informacije o ostvarenju tih planiranih radnji s različitim zainteresiranim stranama u aktivnosti revizije.

29. Eksterna vrednovanja: Samoprocjena s nezavisnom ocjenom • Okolnosti u kojima sveuobuhvatno eksterno vrednovanje može biti problematično: • manje aktivnosti interne revizije, • aktivnost interne revizije može biti: • u industriji predmetom opsežne regulacije i/ili nadzora, • biti na drugi način predmetom opsežnog eksternog nadzora i propisa vezanih uz upravljanje i interne kontrole, • nedavno predmetom vanjskog/ih vrednovanja i/ili savjetodavnih usluga u okviru kojih se izvršilo opsežno sustavnovrednovanje (benchmarking) s najboljim praksama, ili • su prema procjeni glavnog internog revizora prednosti samoprocjene za razvoj osoblja i snaga programa za interno osiguranje kvalitete i unaprjeđenje trenutačno veće od prednosti vrednovanja kvalitete od strane eksternog tima

30. Eksterna vrednovanja: Samoprocjena s nezavisnom ocjenom • Samoprocjena s nezavisnom (eksternom) ocjenom obuhvaća sljedeće: • sveobuhvatan i u potpunosti dokumentiran proces samoprocjene, koji bi trebao oponašatiproces eksterne procjene, barem u odnosu na vrednovanje usklađenosti s Definicijominterne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima • nezavisnu izravnu procjenu od strane kvalificiranog nezavisnog ocjenjivača • uštedu vremena i resursa – primarni fokus bio bi na usklađenosti sa Standardima • ograničena briga za druga područja – benchmarking, intervjui s višim i operativnim menadžmentom mogu biti smanjeni

31. Eksterna vrednovanja: Samoprocjena s nezavisnom ocjenom • Tim pod vodstvom direktora interne revizije (CAE) provodi i u potpunosti dokumentira proces samoprocjene. • Izrađuje se nacrt izvješća sličan izvješću eksternog vrednovanja, a uključuje procjenu glavnog internog revizora, vezano uz usklađenost sa Standardima. • Kvalificirani, nezavisni ocjenjivač ili ocjenjivački tim provodi dostatno testiranje samoprocjene kako bi potvrdio rezultate i izrazio mišljenje o naznačenoj razini sukladnosti aktivnosti s Definicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima.

32. Eksterna vrednovanja: Samoprocjena s nezavisnom ocjenom • Kao dio nezavisne procjene, nezavisni eksterni ocjenjivač po dovršetku stroge revizije vrednovanja usklađenosti s Definicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima, koje provodi tim za samoprocjenu, čini sljedeće: • mijenja nacrt izvješća i pokušava riješiti eventualna neriješena pitanja • u svojoj procjeni usklađenosti s Definicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima nezavisni ocjenjivač može, ukoliko je potrebno, dodati tekst koji se podudara s postupkom i mišljenjem samoprocjene, u adekvatnom opsegu, u tekstu nalaza izvješća, zaključcima i preporukama

33. Eksterna vrednovanja: Samoprocjena s nezavisnom ocjenom • u slučaju nepodudarnosti s procjenom, nezavisni ocjenjivač treba dodati tekst u kojem postoji nesuglasje s izvješćem te navesti nesuglasne dijelove, zajedno s važnim nalazima, zaključcima i preporukama • umjesto toga, nezavisni ocjenjivač može pripremiti posebno nezavisno izvješće o valjanosti, u kojem iznosi svoje slaganje ili neslaganje, kao dodatak izvješću o samoprocjeni.

34. Eksterna vrednovanja: Samoprocjena s nezavisnom ocjenom • Završno (završna) izvješće (izvješća) o samoprocjeni s nezavisnom ocjenom treba biti potpisano od strane radne skupine za samoprocjenu (kvalificiranog/ih nezavisnog/ih eksternog/ih) te od strane glavnog revizora i podneseno višem menadžmentu i odboru. • Glavni interni revizor treba priopćiti rezultate eksternog vrednovanja kvalitete, uključujući detalje planiranih dopunskih pothvata za važna pitanja i sukladno tome informacije o izvršavanju spomenutih planiranih pothvata, različitim zainteresiranim stranama u djelatnosti, kao što su viši menadžment, odbor i eksterni revizori

35. Preporuka za rad 1321-1 Uporaba izraza ”Provedeno u skladu sa Standardima • Upotreba formulacije „usklađeno sa Standardima“ ili „u skladu sa Standardima“zahtijeva: • eksterno vrednovanje barem jednom tijekom petogodišnjeg razdoblja, • zajedno s kontinuiranim nadziranjem i povremenim internim vrednovanjima kojima je • zaključeno da je aktivnost interne revizije obavljena u skladu s Definicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima. • Nije prikladno upotrebljavati frazu o usklađenostiprije nego što se eksternim vrednovanjem pokaže usklađenost aktivnosti interne revizije sDefinicijom interne revizije, Etičkim kodeksom i Standardima.

36. Rezultati istraživanja • Prema istraživanju Instituta internih revizora (IIA Global) iz 2009.godine od 288 organizacija obuhvaćenih istraživanjem - 63% obavlja stalno interno vrednovanje, dok 37% tih organizacija obavlja povremene kontrole • Alat koji se koristi za stalne kontrole je u 93% slučajeva nadzor angažmana, dok je alat koji se koristi za povremene kontrole u 78% slučajeva samoprocjena • Izveštaji o rezultatima interne samoprocjene se u 75% slučajeva dostavljaju revizijskom odboru, u 64% slučajeva višem menadžmentu i u 35% eksternim revizorima.

37. Rezultati istraživanja • 59% odjela interne revizije prvodi eksterno vrednovanje funkcije interne revizije • 25% provodi samoprocjenu s neovisnom ocjenom dok 75% provodi neovisno, eksterno vrednovanje funkcije interne revizije • 75% ispitanika provodi eksterno vrednovanje svakih 5 godina prema zahtjevima Standarda • Ključni elementi obuhvaćeni eksternim vredovanjem: povelja interne revizije (97%), usklađenost sa Standardima (96%), znanje i iskustvo osoblja interne revizije (90%) • O rezultatima eksternog vrednovanja izvještava se revizijski odbor (98%), viši menadžment (88%), eksterni revizor (61%)

38. Alati korišteni pri internom vrednovanju – The Internal Audit Activity: Current Trends, Issues and Practices • Istraživanje zadovoljstva na kraju svake obavljene revizije • Pribavljnje pisma s informacijama od revidiranog područja • Razgovor s ispitanicima i višim menadžmentom neposredno tijekom godine radi pribav ljanja povratnih informacija o izvršenju angažaman • Pregledavanje izabranog uzorka radnih papira svakog revizora kvartalno uz podršku višeg menadžmenta izvan aktivnosti interne revizije • Pribavljanje ostvarenih mjera sličnih aktivnosti interne revizije i usporedba tih ostvarenja s vlastitim mjerama ostvarenja • Korištenje alata kao što su odnos planiranog i ostvarenog vremena

39. Alati korišteni pri internom vrednovanju - A Global Summary of the Common Body of Knowledge (CBOK) 2006 • 43% ispitanika provodi stalni nadzor angažmana • 41% ispitanika koristi kontrolne liste pitanja za provjeru i odgovarajuće priručnike • 39% koristi povratne informacije od ispitanika na kraju revizije