PLANES DE MODERNIZACION EN LA ADMINISTRACION: El caso del País Vasco.

1. PLANES DE MODERNIZACION EN LA ADMINISTRACION: El caso del País Vasco. Madrid, 28 de noviembre de 2006

2. Enfoque de Plan de Modernización • EL eGOBIERNO Y LA eADMINISTRACION • TRANSFORMAR LA ADMINISTRACIÓN • Pero • ¿Qué entendemos nosotros por transformar?

3. Plan Estratégico de Administración y Gobierno Electrónicos (PEAGE) 2003-2006 Los ejes … Los programas … Estrategia y Política Desarrollo del Gobierno Digital Focalización en el Ciudadano Acuerdo y compromiso Las Personas Sensibilización y formación Liderar la transformación de la Administración Responder a las necesidades de la Sociedad Vasca Las Infraestructuras Tecnológicas Entorno tecnológico común El Marco Normativo Entorno jurídico sencillo y seguro Transformación de la Administración Administraciones Públicas Vascas en Red Los Servicios y Procesos Coordinación y homogeneización de iniciativas Provocar el cambio cultural y organizativo Fomentar la colaboración inter e intra administrativa La Difusión y la Gestión del Cambio Adaptación al cambio

4. Modelo Tecnológico Modelo Organizativo Modelo Normativo Modelo Conceptual Áreas de Actuación Tecnología Organización Comportamiento

5. Nuestra Visión Elementos del sistema Marco normativo Ciudadanía Servicios (4) Atención a la ciudadanía (3) Servicios Telemáticos (1) Estrategia (diagnóstico y planificación global) (2) Presencia en Internet Soporte: modelos y metodologías, organización, tecnología, gestión del cambio, etc.

6. Administración Pública Desarrollo Planes y Acciones Evaluación Medición resultados Método Evaluación Planificación y Actuación Sistema Indicadores Modelo Administración Digital (modelo referencia) Estrategia: Modelo de Administración Digital Impulsar y facilitar el desarrollo de la Administración digital en Euskadi, aportando a las Administraciones Públicas un método de evaluación, planificación y actuación, así como un sistema de indicadores, que les sirvan de guía en su proceso de avance hacia la excelencia en Administración digital. Desarrollar Administraciones digitales excelentes, a partir del liderazgo de sus responsables políticos, la colaboración interadministrativa, la involucración de los empleados públicos y la participación de la ciudadanía, de acuerdo con políticas y estrategias definidas, mediante la adecuación de sus estructuras, el rediseño de sus procesos y la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación, con el objetivo final de mejorar la calidad de los servicios y satisfacer de manera eficiente las necesidades de la ciudadanía.

7. Modelo de Administración Digital Rojo: elementos de contexto Gris: referentes base para la evaluación

8. Presencia en Internet Objetivo Claves Definición y desarrollo de un modelo de presencia del Gobierno Vasco en Internet a fin de unificar la oferta de contenidos y servicios de las Administraciones Vascas en internet. • Imagen común • Enfoque desde la perspectiva de la demanda • Segmentación por públicos objetivos • Estructura y catalogación: criterios naturales de búsqueda • Servicios web comunes • Un proyecto de cambio organizativo • Liderazgo (Vicepresidencia) • Involucración de la organización en todos los departamentos • Modelo definido • Soporte normativo • Integración tecnológica Modelo de gestión • Un órgano responsable de la dirección, coordinación y gestión de los elementos comunes del sistema • Gestión descentralizada de los portales y de los contenidos, dentro del marco común • Definición clara de los roles y responsabilidades (autores, editores, catalogadores, etc.) • Esquema de trabajo colaborativo (organización en red) • Creación de nuevos perfiles profesionales

9. Presencia en Internet • La Segmentación de la red de portales permite diferenciar portales o sitios web en función de una serie de criterios: • Por destinatario: permite diferenciar portales o sitios web en función de los colectivos o grupos de destinatarios que en cada momento se determinen. • Por Departamento o entidad Pública: la segmentación por Departamento o Entidad Pública permite a éstos contar con un sitio web o portal en el que referenciar el conjunto de sus contenidos y servicios. • Por área temática: los portales de área temática permiten organizar los contenidos y servicios vinculados a una determinada materia, trascendiendo del Departamento, Organismo o Institución pública que ofrece los contenidos o presta el servicio y pudiendo contar con varios segmentos de destinatarios o públicos objetivos.

10. Servicios Telemáticos: Manual de Digitalización Objeto • Definir el referente conceptual, operativo y semántico para el desarrollo de los servicios telemáticos y establecer el marco normativo y organizativo para llevarlo a cabo. • Fijar conceptos y definir los modelos para la prestación telemática de los servicios • Desarrollar metodologías para la implantación efectiva de los servicios telemáticos • Establecer organización y funciones para la implantación y mantenimiento de la administración electrónica • Delimitar el marco legislativo de aplicación a la digitalización de servicios • Normalizar la terminología relativa a la digitalización Alcance • Modelo de Tramitación Telemática • Modelo Básico de Tramitación • Metodología de Priorización • Metodología de Digitalización • Modelo de Organización • Normativa de aplicación

11. Servicios Telemáticos: Modelo de Tramitación Telemática • Constituye el marco conceptual para el conjunto de los elementos de soporte de la tramitación de procedimientos administrativos por medios telemáticos (internet, teléfono) • El Modelo de Tramitación Telemática (MTT) pretende: • Caracterizar los escenarios de interacción y transacción entre la Administración y los ciudadanos y empresas, que sirven de referente para el desarrollo de la Administración Digital. • Aportar un marco conceptual para el uso de la infraestructura tecnológica desarrollada. • Establecer el marco para rediseñar internamente los procesos y adaptarlos al mundo digital, integrando con los procesos externos, tanto de comunicación y obtención de información, como de trámites on line y off line, los procesos administrativos y de gestión. • Facilitar la identificación, racionalización y automatización de los procesos de información y tramitación administrativa.

12. Servicios Telemáticos: Escenarios de Tramitación Telemática Presentación de solicitudes • Posibilitar a la ciudadanía presentar solicitudes y aportar documentos en la Administración, por vía telemática, en los servicios relacionados en el “Catálogo de Servicios”. Notificación Telemática • Notificar a los interesados, por medios telemáticos, las resoluciones y actos administrativos que afecten a sus derechos e intereses. Pago electrónico • Facilitar a la ciudadanía el pago de ingresos de derecho público de la Hacienda General del País Vasco (tasas, impuestos, sanciones, precios públicos, multas, etc.), a través de Internet utilizando la aplicación informática Pasarela de Pagos. • Dotar de certeza a determinados hechos respecto de los cuales la Administración, previa su comprobación, manifiesta que tiene constancia, a través de dos mecanismos: las certificaciones telemáticas y transmisión de datos por medios telemáticos entre órganos de una administración y entre administraciones distintas. Emisión de certificados Consulta de información general • Facilitar a la ciudadanía la información general de todos los servicios y procedimientos administrativos susceptibles de ser solicitados y tramitados a través de los diversos canales disponibles. Consulta de expedientes • Facilitar a los ciudadanos y a las empresas la consulta telemática de la información relativa a los expedientes en los que figuren como interesados, que estén en tramitación o que hayan sido tramitados en la Administración.

13. Servicios Telemáticos: Modelo Básico de Tramitación Tiene por objeto establecer el marco básico sobre el cual construir la tramitación de los procedimientos del Gobierno Vasco, definiendo la información mínima común a los diferentes procedimientos y expedientes, con una triple visión: la del tercero / ciudadano, la del gestor y la del tramitador de los expedientes. Se articula en dos partes diferenciadas, pero integradas: • Modelo de Invariantes de Tramitación (MIT), identifica los elementos de tramitación invariantes que conforman el esquema básico de tramitación para los procedimientos de una misma familia. • Modelo de Invariantes de Información (MII), identifica los datos invariantes que caracterizan y/o aportan información sobre los procedimientos y expedientes. Se puede definir como la integración de las dos partes definidas previamente: MBT = MIT + MII “Se han clasificado todos los procedimientos administrativos del Gobierno en 5 tipos de familias” “Se ha creado un repositorio común de datos para la consulta de los expedientes por parte de la ciudadanía” “Existen más de 15.000 expedientes que pueden ser consultados en el repositorio común”

14. Servicios Telemáticos: Metodología Priorización Los objetivos de la Metodología de Priorización son los siguientes: • Disponer de un método de análisis de los servicios susceptibles de ser provistos por vía telemática, permitiendo su ordenación y clasificación en función del valor añadido que puede aportar su digitalización y del esfuerzo o dificultad de la misma. • Aportar criterios con objeto de garantizar una implantación progresiva e integrada de la prestación digital de los servicios, al máximo nivel posible en cada momento y en línea con la estrategia global de desarrollo de la “administración digital”. • Permitir una planificación de la digitalización de los servicios en base a criterios coherentes, independientes de la actividad específica de cada prestador y lo suficientemente flexibles para ser adaptados o parametrizados, de manera que ofrezcan una cierta capacidad de evolución. • Disponer de herramientas prácticas para la aplicación del método de forma ágil y homogénea, mediante guías explicativas, cuestionarios para recogida de información y plantillas informáticas.

15. Servicios Telemáticos: Metodología Digitalización Tiene por objeto servir de guía en las diferentes fases del proceso de digitalización de los servicios, proporcionando técnicas y herramientas, guías de conocimiento y buenas prácticas, y referencias normativas. Tiene, además, los siguientes objetivos secundarios: Establecer el mapa de los diferentes agentes implicados en la digitalización de servicios y sus roles respectivos. • Servir de guía para los agentes implicados en la realización de las tareas que les corresponden. • Optimizar recursos, impulsando el uso de soluciones e infraestructuras comunes y evitando duplicidad de desarrollos e inversiones. • Potenciar la interoperabilidad entre Órganos y administraciones, en cuanto a compartir datos e información y así facilitar la tramitación administrativa. • Aprovechar las sinergias que provoque la digitalización de los servicios, en aras a ofrecer “paquetes de servicios” con un mayor valor para el ciudadano.

16. Servicios Telemáticos: Digitalización de servicios Fase 0 Lanzamiento Fase I Diagnóstico Fase II Diseño Fase III Plan Fase IV Ejecución Fase V Evaluación • Diseño del servicio • telemático Proceso • Datos del servicio • Descrip. procesos • Modelo organizativo • Marco jurídico • Rediseño procesos • Nuevo modelo • organizativo • Calidad • Desarrollo normativo • Indicadores gestión • Satisfacción cliente • Metodología • Recursos • Plazos • Seguimiento Tecnología • Sistemas de • información • Análisis Funcional • Desarrollo e implant. • del sist. informático • Pruebas concepto • Pruebas estrés • Experiencia usuario • Plan de sistemas Comunicación • Componentes cambio • Cultura organizacional • Análisis sociolaboral • Análisis de mercado • Plan de acciones • Cambio interno • Cambio externo • Satisfacción cliente • Satisfacción interna • Informe evaluación • Modelo de • servicio telemático • Servicio digital • implantado Productos • Diagnóstico • Mapa procesos • Plan de trabajo

17. Servicios Telemáticos: Aplicaciones informáticas • TRONCALES (no de negocio) • Servicios horizontales: • Sistema de Validación y Terceros • Sistema Horizontal de Notificación y Pasarela de Notificación Telemática • Sistema Horizontal Pago • Certificación • Servicios básicos: • Servicio de Firma • Repositorio de Documentos electrónicos • Sistema de Registro Telemático • Componentes de base: • Catálogo de Procedimientos; CTt – Catálogo de Tramites y Tareas • Proceso de Presentador de Solicitudes (toolkit de formularios) • Presentación de Solicitudes • Aportación de Documentos • Interfaces: • Visión del ciudadano “mis gestiones” / Bandeja de Notificaciones, Pagos y Certificaciones • Gestor de Avisos y Tareas (Visor del Buzón del Funcionario) • Interfaz de Servicios de Tramitación • Procesos de tramitación (Fase 2): • REE – Repositorio de Expedientes Electrónicos • CdT–Cliente de tramitación genérico • SECTORIALES (de negocio)

18. Servicios Telemáticos: Aplicaciones informáticas

19. Atención al ciudadano: Zuzenean Plus Transformación cultural en la concepción de los puntos de atención presencial, pasando de ser “oficinas departamentales” a “oficinas del Gobierno Vasco”

20. Ciudadanos Canal Presencial Departamentos Ciudadanos Canal Telefónico Zuzenean Ciudadanos Ciudadanos Canales Gobierno Vasco Presencial Telefónico Ciudadanos Web Atención Multicanal Mail, fax Atención al ciudadano: Nuevo modelo Zuzenean Plus • Situación Actual • Atención dependiente del canal • Situación Nuevo Modelo • Atención multicanal: Los ciudadanos eligen el canal de acceso • Presencial: 3 territorios, valor añadido, conjunto de servicios del Gobierno • Telefónico • Web • Canales diferidos (fax, mail, SMS) • Cerca del 80% de las consultas con duración inferior a 10 minutos • Canal presencial en Departamentos • Atención telefónica en Zuzenean

21. Atención al ciudadano: Servicios de Zuzenean Plus Información General Información Particular • Solicitud de Información general • Obtención de impresos • Preguntas frecuentes • Soporte a la e-administración • Entrega de Documentación e inicio de trámite • Solicitud de información particular: estado de expediente • Solicitud de información particular: en aplicaciones departamentales • Solicitud de información particular pública Servicio de Cortesía • Buzón de sugerencias/ reclamaciones Servicios dirigidos hacia G.Vasco • Información de Gestión

22. Nuestra Visión: Elementos del Sistema Plataforma Tecnológica para la e-Administración PLATEA

23. Lecciones aprendidas • Modelo: marco de referencia homogeneiza el mensaje y facilita el avance en base a escenarios. • Importancia de la revisión y actualización de los planteamientos. • Utilidad de los modelos y herramientas en otros niveles de la Administración: necesidad de compartir. • Combinar estrategia push y pull: no parar iniciativas departamentales y apoyar a los que tienen menos recursos. • Importancia de la planificación con objetivos a doble nivel: sectorial y horizontal y compatibilizando rentabilidad inmediata y cambio a medio plazo. • Comunicar y formar permanentemente, nunca es suficiente. • Fundamental el marco normativo. • Primar el interés global sobre el particular. • Necesaria evolución hacia estructuras más sencillas con pocos niveles jerárquicos. • Seguir trabajando en simplificación de RPT, puestos tipo por responsabilidad y no por tareas. • Desarrollo de redes: conexiones y equipamientos tecnológicos que permitan la colaboración intra e inter administraciones de manera rápida, ágil, flexible y estandarizada (Jaso, Euskalsarea, Extranet MAP, otras extranets públicas).

24. Lecciones aprendidas Aciertos: Avance equilibrado en las diferentes áreas de actuación • Modelo de Administración Electrónica de referencia • Normalización de procesos orientados al ciudadano: modelos y metodologías • Desarrollo de infraestructuras comunes integradas: PLATEA • Desarrollo de infraestructuras públicas: de acceso (conectividad, banda ancha, ….) e instrumentos tecnológicos (IZENPE certificado electrónico, Itelazpi, ….) • Acompañamiento de un esfuerzo normativo importante Retos: Rentabilización máxima para el ciudadano del esfuerzo realizado • Comunicación permanente interna con empleados y externa con ciudadanos, empresas y otras administraciones. • Extensión en la aplicación del Modelo de Administración Electrónica interna / externa. • Interoperabilidad aplicada en servicios y con otras administraciones: ventanilla única. • Maximizar la utilización de las infraestructuras públicas por parte de todas las administraciones vascas. • Acelerar el ritmo de digitalización de servicios a todos los niveles de la Administración vasca. • Multicanalidad en la práctica de la relación con los ciudadanos / empresas. • Mantenimiento y mejora de lo construido.