Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u upravljanje projektnim ciklusom

1. Upravljanje projektnim ciklusom Uvod u upravljanje projektnim ciklusom Ranko Milić, M.Sc.E.E., Cluster CEDRA Split & Eupolis grupa d.o.o. Hvar, 3. lipnja 2014.

2. Ciljevi modula • Steći razumijevanje i iskustvo praktične primjene upravljanja projektnim ciklusom (UPC) u pripremi i planiranju uspješnih projekata • Upoznati se s procesima i alatima analize stanja (sektora, dionika, problema, ciljeva) • Nastaviti razvijati svoje projektne ideje sukladno metodologiji UPC-a

3. Ponovimo… • Što je projekt, a što program? • Što je upravljanje projektnim ciklusom i zašto se koristi?

4. Što je projekt, a što program? • Projekt: Skup aktivnosti usmjerenih postizanju jasno određenih ciljeva unutar određenog vremenskog razdoblja i u okviru određenog proračuna. (definicija Europske komisije) • Program: Okvir za provedbu strategija i politika u određenim područjima/sektorima, više hijerarhijske razine, tako da jedan program može sadržavati veći broj projekata koji doprinose ostvarenju ciljeva tog programa. Program Projekt 1 Projekt 2

5. Što je upravljanje projektnim ciklusom? • Upravljanje projektnim ciklusom (UPC) ili Project Cycle Management (PCM) jedinstvena je metodologija razvijena od strane praktičara kojom se planiraju i provode projekti koji se financiraju iz različitih fondova EU-a, pri čemu se slijedi logika cijelog projektnog ciklusa (od razvoja projektne ideje do evaluacije završenog projekta i početka novog ciklusa). Programiranje Evaluacija Identifikacija Provedba i praćenje Formulacija Financiranje

6. Zašto UPC? • definira kako se priprema, planira, provodi i evaluira projekt • osigurava da projekt podržava opće ciljeve EU i nacionalnih politika • osigurava da su projekti relevantni za stvarne probleme ciljanih skupina/korisnika/zajednica • osigurava izvodljivost projekata, odnosno da se pojedinačni ciljevi mogu realno postići u okviru ograničenja koje postavlja okruženje • potiče da koristi koje stvaraju projekti budu održive. Programiranje Evaluacija Identifikacija Provedba i praćenje Formulacija Financiranje

7. Osnovna načela UPC • Aktivno sudjelovanje dionika (stakeholders) • Planiranje služeći se logičkom matricom • Ocjena kvalitete u svakoj fazi • Izrada kvalitetnog glavnog dokumenta u svakoj fazi

8. FAZE PROJEKTNOG CIKLUSA

9. Projektni ciklus sa stajališta EU/RH

10. Projektni ciklus sa stajališta korisnika granta

11. Poveznica EU/RH i korisničke perspektive

12. Dvije perspektive programiranja • EU/RH: Postupak izrade strateških i programskih dokumenata koji predstavlja osnovu za korištenje EU fondova u idućoj sedmogodišnjoj financijskoj perspektivi. • Korisnik darovnice: Postupak analize situacije na nacionalnoj i sektorskoj razini kako bi se identificirali problemi, ograničenja i mogućnosti kojima bi se partnerski programi mogli baviti, definiranje društveno-gospodarskih pokazatelja te nacionalnih i donatorskih prioriteta. Cilj ovoga je postići suglasnost oko glavnih ciljeva i prioriteta sektora čime se stvara relevantan okvir programiranja unutar kojeg se mogu identificirati i definirati projekti.

13. Identifikacija • Analiza problema i ciljeva u skladu sa strateškim dokumentima • Analiza dionika (stakeholders) – pojedinci, skupine ljudi, institucije ili tvrtke koji mogu biti povezani s projektom, npr. proizvođači u poljoprivredi, tradicionalni obrti, turističke zajednice, mediji. • Analiza kapaciteta • Studija izvodljivosti (Feasibility study) • Analiza troškova i koristi (Cost-benefit analysis) Glavni dokument faze identifikacije: sažetak projekta Važno je ulagati resurse (vrijeme, ljudske) u fazama programiranja i identifikacije jer kad projekt prijeđe u fazu formulacije sve je teže zaustaviti provedbu potencijalno neodgovarajućeg projekta!

14. Formuliranje Sadrži sljedeće elemente: • Relevantnost, izvedivost, kvalitetu upravljanja (kriteriji ocjene kvalitete) • Priprema logičke matrice • Ocjena institucionalne sposobnosti • Matrica upravljanja rizicima • Smjernice za promicanje sudjelovanja • Smjernice za pripremu opisa posla • Smjernice za financijsko i narativno izvještavanje Glavni dokument faze formuliranja: projektni prijedlog

15. Financiranje • Odluka o financiranju može se donijeti na kraju faze Identifikacije ili faze Formulacije, za projekte uglavnom nakon formulacije, a za programe nakon identifikacije Glavni dokument faze financiranja: financijski sporazum

16. Provedba Upravljanje projektom (project management): • Koordinacija projektnog tima (unutar iste institucije) i partnera (između institucija) • Komunikacija (unutarnja – između projektnih partnera i vanjska – s javnosti, medijima) • Učinkovito upravljanje financijskim sredstvima (poštivanje procedura javne nabave) • Praćenje i izvještavanje o učinjenom (narativna i financijska izvješća) • Provedba aktivnosti, postizanje rezultata i ispunjavanje cilja(eva)

17. Evaluacija • Tijekom provedbe (Mid-term), konačna (Final) • Objektivno procjenjivanje projekta – utvrditi do koje mjere je ispunjen cilj(evi), analiza indikatora, razgovor sa korisnikom i partnerima, dionicima, preporuke za korisnika i donatora sredstava • Ideje za osmišljavanje novog projekta • Osnovne osobine evaluacije – objektivnost, kredibilnost, sudjelovanje dionika, korisnost Glavni dokument faze evaluacije: evaluacijsko izvješće

18. UPC pomaže: U fazi identifikacije pri: • analizi trenutne situacije • ispitivanju relevantnosti predloženog projekta • identifikaciji potencijalnih ciljeva i strategija U fazi formulacije kod: • pripreme kvalitetnog projektnog plana s jasnim ciljem(vima), mjerljivim rezultatima, provedivim aktivnostima, razrade strategije upravljanja rizicima, itd.

19. UPC pomaže (nastavak): U fazi provedbe: • osigurava ključnu upravljačku podršku pri ugovaranju, operativnom planiranju i praćenju projekta U fazi nadzora: • daje nam mogućnost provedbe korektivnih mjera radi unaprjeđenja provedbe projekta U fazi evaluacije: • daje nam sažetak onog što je planirano/realizirano (ciljevi, pokazatelji, preduvjeti i pretpostavke) i na taj način stvara osnovu za procjenu učinka i utjecaja projekta

20. Priprema projekta tri ključne faze pripreme projekta su: Analitička faza Kreativna faza Faza strukturiranja

21. Elementi triju faza pripreme projekta IDENTIFIKACIJA 1. Situacija (background) 2. Dionici (stakeholders) 1. ANALITIČKA FAZA 3. Problemi 4. Ciljevi/rezultati 5. Put/strategija i logika intervencije 2. KREATIVNA FAZA 6. Način provedbe projekta (radni paketi, aktivnosti) 7. Potrebni resursi (ljudski, financijski, vremenski, materijalni) 8. Načini mjerenja napretka i uspjeha 3. FAZA projekta (SMART indikatori) STRUKTURIRANJA 9. Načini nošenja s pretpostavkama i rizicima FORMULACIJA

22. Elementi triju faza pripreme projekta: vježba u grupama na primjeru naših projekata za točke 1.-3. IDENTIFIKACIJA 1. Situacija (background) 2. Dionici (stakeholders) 1. ANALITIČKA FAZA 3. Problemi 4. Ciljevi/rezultati 5. Put/strategija i logika intervencije 2. KREATIVNA FAZA 6. Način provedbe projekta (radni paketi, aktivnosti) 7. Potrebni resursi (ljudski, financijski, vremenski, materijalni) 8. Načini mjerenja napretka i uspjeha 3. FAZA projekta (SMART indikatori) STRUKTURIRANJA 9. Načini nošenja s pretpostavkama i rizicima FORMULACIJA

23. Analitička faza Odgovor na pitanje: Gdje smo sada? Cilj/rezultati projekta moraju riješiti određene sadašnje probleme i biti od koristi ciljanoj skupini (target group) Analizira se: Situacija (background) Dionici (stakeholders) Problemi i njihovi međuodnosi Ciljevi/rezultati, te mogući putovi njihovih ostvarivanja

24. Kreativna faza Odgovor na pitanje: Gdje želimo biti? U formuliranje odgovora uključiti dionike jer su percepcije/ prioriteti/ciljevi različiti te postoji više putova k ostvarenju cilja. 5. Odabire se put/strategija i logika intervencije

25. Faza strukturiranja Odgovor na pitanje: Kako stići tamo? Definira sljedeće elemente: • Način provedbe projekta (radni paketi, aktivnosti) • Potrebni resursi (ljudski, financijski, vremenski, materijalni) • Načini mjerenja napretka i uspjeha projekta (SMART indikatori) • Načini nošenja s pretpostavkama i rizicima

26. Faze projektnog ciklusa - identifikacija

27. Identifikacija Uključuje elemente analitičke i kreativne faze pripreme: • Analiza situacije (background) • Analiza dionika (stakeholders) • Analiza problema • Analiza ciljeva/rezultata • Odabir puta/strategije

28. Analiza situacije: strateški, politički i zakonodavni okvir • Upoznavanje s programskim dokumentima i drugim relevantnim nacionalnim, regionalnim i lokalnim strategijama: • Nacionalni program razvitka ili strategije razvoja pojedinih sektora (npr. Strategija ruralnog razvoja RH, Akcijski plan razvoja ekološke poljoprivrede) • Prioriteti na regionalnoj/lokalnoj razini (npr. Županijska razvojna strategija, Glavni plan razvoja turizma SDŽ, Plan urbanističkog razvoja) • Programski dokumenti (npr. IPA Adriatic CBC Program) • Zakonodavni okvir

29. Analiza situacije: SWOT 2. Procjena razvojnih čimbenika iz naše perspektiva kao pokretača promjene/inicijative za promjenu • SWOT – alat za opću analizu ili uvid na način koji bi organizacija, institucija ili zajednica mogla riješiti određeni problem ili izazov

30. 3 glavne faze SWOT-a • Identifikacija unutarnjih S i W, te vanjskih O i T • Analiza načina kako uz S prebroditi W, te iskoristiti O za smanjiti T • Formuliranje strategije za unos poboljšanja

31. Analiza razvojne situacije: turizam SDŽ Primjer SWOT – ŽRS 2011-2013

32. Vježba • Napravite SWOT analizu razvojne situacije iz perspektive pokretača razvojne inicijative

33. Analiza situacije Primjer SWOT – ŽRS 2011-2013 (područje: turizam) Faza 3: Strategija za unos poboljšanja Strateški cilj 1. Konkurentno gospodarstvo Prioritet 1.3 Razvoj turizma Mjera 1.3.1 Unaprjeđenje turističkih programa i proizvoda Cilj mjere: Podizati razvoj niza kvalitetnih, marketinški osmišljenih turističkih programa i proizvoda koji će produžiti sezonu i povećati kvalitetu našeg turizma. Sadržaj mjere: Izrada Programa za produženje turističke sezone; Potpora projektima revitalizacije zapuštenih/napuštenih ruralnih cjelina kroz projekte “etno-eko”, Provedba EU projekta „Adristorical lands“ itd. Mjera 1.3.2 Poboljšanje turističke infrastrukture Cilj mjere: Povećati prihvatni kapacitet i svu ostalu infrastrukturu u funkciji istoga Mjera 1.3.3 Unaprjeđenje nautičkog turizma Cilj mjere: Povećanje kapaciteta za pružanje kvalitetnih usluga u nautičkom turizmu

34. Nakon analize situacije…

35. Proces razrade Korak 4. Korak 5. Korak 3. Korak 1. Korak 2. Matrica strategije dionika i oblici sudjelovanja Analiza izvedivosti, troškova i koristi Logička matrica Stablo ciljeva Problemsko stablo

36. Tipovi dionika u projektu? • Dionici? • Korisnici? • Ciljne skupine? • Krajnji korisnici? • Projektni partneri/su-prijavitelji?

37. Dionici u Vašem projektu? • Dionici • Ciljne skupine • Krajnji korisnici • Glavni/vodeći partner • Partneri • Podugovaratelji • Ugovorno tijelo • Podupiratelj(i) • Konkurencija • Protivnici • Javnost/građani • Mediji • Lokalna/državna/javna uprava • Javni sektor (obrazovanje, zdravstvo,...) • ...

38. Mali UPC pojmovnik I • Dionik (engl. stakeholder) - svaki pojedinac, organizacija, institucija, zajednica ili sustav koji može utjecati na projekt ili aktivnosti projekta ili na kojeg projekt može utjecati, bilo na pozitivan ili negativan način, dakle svi koji su zainteresirani da li će se i ako hoće na koji će se način projekt realizirati • Ciljna skupina (eng. target groups) – svaki subjekt koji je pod izravnim pozitivnim utjecajem projekta, osobe, skupine organizacije/institucije/sustavi s kojima radimo u projektu (npr. sudionici edukacija, korisnici savjetodavnih usluga, itd.) • Krajnji korisnici (engl. final beneficiaries) osobe/ skupine/ organizacije/institucije/sustavi koje bi mogle imati koristi od projekta nakon što završi (npr. organizacije/institucije/zajednice koje će imati koristi od treninga i savjetovanja u kojima su sudjelovali njihovi zaposlenici)

39. Mali UPC pojmovnik II • Vodeći partner/korisnik – nositelj projekta (engl. Lead beneficiary/partner) – predlaže projekt u svoje ime, odgovoran je za njegovu dobru provedbu, ugovara projekt s donatorom te ima i punu formalnu odgovornost za projekt • Partner - sudjeluje u projektnim aktivnostima, provodi dio projektnih aktivnosti, može sudjelovati u financijskom dijelu • Suradnička organizacija/pridruženi partner(engl. Associate) - pomaže u nekom dijelu provedbe (npr. promicanje projekta), ali nema pravo na pokrivanje svojih troškova iz sredstava projekta • Podugovaratelj (engl. Subcontractor) – organizacija koja obavlja dio projektnih aktivnosti ili dobavlja proizvode i usluge i koja prihvaća formalnu odgovornost nakon provedbe procedure javne nabave

40. Mali pojmovnik/UPC: dionici po novom • Prijavitelj / nositelj = applicant/grant beneficiary • Partner = partner • Suprijavitelj = co-applicant* • Povezane osobe = affiliated entity* • Suradnik = Associate • Podugovoreni = Subcontractor • Ciljna skupina = target group • Krajnji korisnik = Final beneficiary

41. Shematski prikaz GLAVNI PARTNER Podupiratelji PARTNERI Konkurencija SURADNIČKE ORGANIZACIJE Protivnici Javnost/ građani KRAJNJI KORISNICI PODUGOVARATELJI Mediji CILJNA SKUPINA DIONICI Uprava i javni sektor

42. Analiza dionika • Smisao analize: prepoznati različite interese, ograničenja i kapacitete svih dionika i uzeti ih u obzir pri identifikaciji problema, postavljanju ciljeva i izboru strategije • Konačni cilj: maksimalno povećati korist koju će imati ciljana skupina i krajnji korisnici, a umanjiti potencijalne negativne učinke (uključujući konflikte među dionicima)

43. Koraci u analizi dionika • Prepoznati ključni problem ili mogućnost kojom će se projekt baviti • Identificirati potencijalne interesne skupine • Istražiti njihove uloge, interese, snagu i sposobnost sudjelovanja u projektnim aktivnostima (jake strane i slabosti) • Identificirati stupanj suradnje ili sukoba među dionicima • Interpretirati zaključke tako da nam omoguće: • Pravilnu raspodjelu resursa • Organizirati i koordinirati dionike tako da se promovira njihovo “vlasništvo” nad projektom i sudjelovanje • Prepoznati sukobljene interese i dizajnirati projekt tako da ih se uvaži i riješi • Uključiti rodnu analizu (“cross-cutting issues”)

44. Alati za provedbu analize dionika • Matrica analize dionika • SWOT analiza • Vennovi dijagrami • Radijalni dijagrami

45. Analiza dionika: Matrica analize dionika

46. Primjer

47. Analiza dionika; Ad. 1 Matrica analize dionika

48. Ad. 2. SWOT analiza (analizira sposobnost ribarskih zadruga za zastupanje interesa svojih članova) Slabosti Prednosti • Ograničena sposobnost vještina lobiranja i upravljanja okolišem • Nedostatak formalnog osnivanja i nejasan pravni status • Slabe poveznice s drugim organizacijama • Unutarnja neslaganja o ograničavanju ribolovne aktivnosti kao odgovor na smanjenje ribolovnog fonda • Lokalno zasnovano i dosta široko članstvo • Usmjereno na posebna pitanja relativno homogene skupine • Zastupljeni su i muškarci i žene • Pružaju osnovna sredstva kreditiranja malog razmjera Opasnosti Mogućnosti • Politički utjecaj industrijskih lobističkih skupina koje se protive strožim zakonima za zaštitu okoliša (odnosno odlaganje otpada) • Novo zakonodavstvo o zaštiti okoliša može utjecati na pristup tradicionalnim ribolovnim terenima i metodama ribolova koje se mogu primijeniti • Sve veća javna/politička briga za utjecaj nekontroliranog odlaganja otpada na zdravlje • Novo državno zakonodavstvo o zaštiti okoliša u izradi – u velikoj mjeri usmjereno na prisiljavanje onečišćivača na plaćanje • Rijeka je potencijalno bogata resursima za lokalnu potrošnju i prodaju • Razvijaju se nova tržišta za ribu i riblje proizvode zbog poboljšane prometne infrastrukture do obližnjih naseljenih središta

49. Ad. 3. Vennovi dijagrami / odnosi između skupina/organizacija dionika (Vennov dijagram odnosa dionika iz perspektive ribarskih obitelji) Preliminarna analiza: Industrija X je vrlo utjecajna, ali je udaljena. Agencija za zaštitu okoliša je udaljena i usko vezana s interesima Industrije. Ribarske zadruge zastupaju interese ribara i imaju blizak odnos s trgovcima. Odjel za ribarstvo ima slab utjecaj. Odjel za ribarstvo Ribarske zadruge Lokalna uprava – usluge zdravstva i čistoće Ribarske obitelji Agencija za zaštitu okoliša Trgovci ribom Urbana kućanstva kao potrošači Industrija X

50. Ad 4. Radijalni dijagrami Analiza sposobnosti dionika/institucionalna sposobnost (vizualni sažetak institucionalne sposobnosti).