Upravljanje projektnim ciklusom

1. Upravljanje projektnim ciklusom Projektna intervencijska logika i pristup logičke matrice - analiza problema, ciljeva i strategija Ranko Milić, M.Sc.E.E., Cluster CEDRA Split & Eupolis grupa d.o.o. Hvar, 10. lipnja 2014.

2. Ciljevi modula • Utvrditi/ponoviti do sada naučeno i nastaviti razvijati projektne ideje • Naučiti izraditi analizu problema u interakciji s ključnim dionicima • Naučiti iz analize problema napraviti analizu ciljeva • Razumjeti pojmove strateških opcija i odabira strategija te odabrati strategiju za svoj projekt • Razumjeti i praktično primijeniti logičku matricu projekta

3. Rezime • Uvod u EU fondove, što su, koje vrste postoje i kome su dostupni • Program - Projekt - Svakodnevno djelovanje • Upravljanje projektnim ciklusom (UPC/PCM) • UPC: programiranje-identifikacija-formulacija-(financiranje)-provedba (i praćenje)-evaluacija • Tri faze pripreme projekta: analitička-kreativna-strukturiranje • Analitička: SWOT analiza stanja sektora/teme/ključnog problema iz perspektiva inicijatora, analiza dionika

4. Elementi triju faza pripreme projekta IDENTIFIKACIJA 1. Situacija (background) 2. Dionici (stakeholders) 1. ANALITIČKA FAZA 3. Problemi 4. Ciljevi/rezultati 5. Put/strategija i logika intervencije 2. KREATIVNA FAZA 6. Način provedbe projekta (radni paketi, aktivnosti) 7. Potrebni resursi (ljudski, financijski, vremenski, materijalni) 8. Načini mjerenja napretka i uspjeha 3. FAZA projekta (SMART indikatori) STRUKTURIRANJA 9. Načini nošenja s pretpostavkama i rizicima FORMULACIJA

5. Analiza stanja i dionika • Diskusija oko dosadašnjih elemenata razvoja projekata, domaći radovi • Posebice obratiti pažnju na analizu dionika i podjelu uloga: tko bi mogao biti aktivno uključen u razradu našeg projekta kao partner ili čak nositelj projekta? Tko bi mogao biti suradnik, tko podugovaratelj, ciljne skupine, a tko korisnici? • Kako ćemo ih uključiti u naše projekte? • Za domaći rad, razmislite o potencijalnim rizicima vezano za druge dionike i kako ih umanjiti/dokinuti?

6. Sljedeći korak faze identifikacije, analitička faza:Analiza problema

7. Tri faze analize problema • Identificirati ključni problem kojim se bavimo, te ključne dionike za taj problem • Identificirati sve probleme povezane s ključnim problemom, i s kojima se suočavaju ključni dionici tog problema • Stavljanje problema u međusobni odnos uzrok-posljedica i vizualizacija tog odnosa u “problemskom stablu” • Napomene: • U ovoj fazi poželjno je uključenje ostalih ključnih dionika. • Bitan je konsenzus među ključnim dionicima: projektnim partnerima, predstavnicima ciljne skupine i krajnjih korisnika • Kod prekograničnih projekata, potrebno analizirati situaciju s obje strane granice u cjelini!

8. Koraci izrade problemskog stabla • “Brainstorming” dionika o problemima: • Potpuno otvoren ili • Počevši od nekog već definiranog problema u specifičnom području • Izabrati problem od kojeg će se početi • Potražiti s njime povezane probleme • Uspostaviti hijerarhiju • Uzročne probleme postaviti ispod ishodišnog • Posljedične probleme postaviti iznad ishodišnog • Ako dva problema uzrokuju istu posljedicu, svrstati ih na istu razinu • Sve ostale probleme povezati na način da se pitamo što je uzrok, a što posljedica • Povezati probleme strelicama od uzroka ka posljedicama • Revidirati dijagram tako da se pitamo jesu li uočeni svi bitni problemi i po potrebi ih dodati • Kopiju problemskog stabla ostaviti na raspolaganju svima koji sudjeluju u planiranju projekta!

9. Na što obratiti pažnju? • Participatorni skup • Uključivanje dionika s odgovarajućim znanjem i vještinama • Više osoba (do 25) idealno za izradu problemskog stabla, analiziranje rezultata i predlaganje idućih koraka • Nekoliko odvojenih analiza problemskog stabla s različitim skupinama dionika • Proces je važan kao i proizvod • Problemsko stablo je pojednostavljena verzija stvarnosti • Nema idealnog problemskog stabla • Važna faza projektnog planiranja

10. Primjer problemskog stabla Ključni problem: Slabo razvijen turizam u Općini Vilin Vrh

11. Rezultat oluje mozgova/ideja Problemi povezani s problemom “slabo razvijen turizam u Općini Vilin Vrh” Visoka stopa nezaposlenosti Slabi prihodi od turizma u Općini Vilin Vrh Postojeće atrakcije zapuštene Turisti dolaze u susjedne općine, ali ne i u Vilin Vrh Regija nije prepoznata kao odredište u kojem ima više povezanih destinacija Turisti ne znaju da u Vilinom Vrhu ima išta zanimljivo Cesta do Vilinog Vrha je u lošem stanju Na nekoliko raskršća nema putokaza Turističke agencije nisu zainteresirane za organizaciju izleta u VV Obližnje jezero, rijeka i šuma su park prirode, ali uz njih nema dovoljno ugostiteljskih sadržaja Općina ima muzej ribolova, ali taj je u loše stanju Kad turisti dođu, nemaju što raditi Stanovništvo se bavi poljoprivredom, od koje jako malo zarađuje Mladi ljudi odlaze iz Vilinog Vrha nakon završene škole Nema turističkog duha, to nije lokalna tradicija

12. Depopulacija Nema novaca za ulaganja u turizam Visoka stopa nezaposlenosti Slabi prihodi općinskog proračuna Nema otvaranja novih radnih mjesta Slabi prihodi lokalnog stanovništva od turizma Neiskorišten turistički potencijal općine Vilin Vrh Turisti nisu svjesni što Vilin Vrh može ponuditi Regija nije prepoznata kao odredište Slaba prometna povezanost Atrakcije u lošem stanju Nema turističkih sadržaja uz atrakcije Staze u parku zapuštene Muzej prokišnjava Nema koordinirane promocije Nema promocije u medijima Nema interesa agencija Nema poduzetničkih znanja Nema poduzetničkog duha u turzmu Cesta u lošem stanju Nema putokaza

13. Ulov i dohodak ribarskih obitelji u padu Visoka pojava bolesti koje se prenose vodom, posebice među siromašnim obiteljima i mlađima od 5 godina Riječni ekosustav u ozbiljnoj opasnosti, uključujući smanjenje količine vode Kvaliteta riječne vode se pogoršava Visoke razine komunalnog otpada bacaju se u rijeku Većina kućanstava i tvornica otpadne vode ispuštaju izravno u rijeku Otpadne vode koje se prerađuju u postrojenjima ne ispunjavaju standarde zaštite okoliša Onečišćivači bez kontrole Stanovništvo nesvjesno opasnosti ilegalnih odlagališta otpada Postojeći zakonski propisi nisu odgovarajući za sprečavanje izravnog ispuštanja otpadnih voda 40% kućanstava i 20% poduzeća nije spojena na kanalizacijsku mrežu Agencija za zaštitu okoliša neučinkovita i povezana s interesima industrije Nema programa za informiranje/edukaciju javnosti Nedovoljne razine ulaganja kapitala i loše poslovno planiranje u lokalnoj upravi Onečišćenje je nizak politički prioritet

14. Vježba: izrada problemskog stabla/rad u grupama

15. Faza identifikacije, analitička faza: Analiza ciljeva

16. Od problema do rješenja/ciljeva • Svrha ove faze: • Definirati moguća rješenja postavljenih problema • Definirati hijerarhiju rješenja, odnosno ciljeva • Grafički prikazati odnos sredstava i ciljeva • Negativna situacija iz problemskog stabla preoblikuje se u rješenja PROBLEM CILJ Uspostavljen sustav održavanja postojeće infrastrukture Postojeća infrastruktura loše je održavana

17. Od problema do rješenja/ciljeva • Negativna situacija iz problemskog stabla preoblikuje se u realnu/ostvarivu pozitivnu zrcalnu sliku, koja predstavlja naš mogući cilj, odnosno rješenje problema Cilj Problem Nedostatna svijest i informiranost dionika o mogućnostima i prednostima eko-poljoprivrede Unaprijediti svijest i informiranost dionika o mogućnostima i prednostima eko-poljoprivrede

18. Koraci u analizi ciljeva • Preformulirati negativnu situaciju u problemskoj analizi u ciljeve, odnosno poželjna i realno ostvariva rješenja • 2. Provjeriti je li odnos ciljeva i sredstva njihovog postizanja logičan (proizlazi iz uzročno-posljedične logike problema, odnosno ciljeva) • 3. Ako je potrebno: • revidirati ciljeve kako bi se postigla povezanost unutar stabla • dodati nove ciljeve ako se čini da nedostaju u hijerarhiji • eliminirati ciljeve koje se čine nepotrebni ili neprikladni

19. Odnos sredstvo-rješenje u stablu ciljeva Povećati kvalitetu i bogatstvo turističke ponude u XY području Unaprijediti kvalitetu rekreativnog turizma u (prekograničnom/pograničnom) području Povećati atraktivnost postojećih biciklističkih staza za turiste Povećati svijest o turističkoj ponudi u (prekograničnom/pograničnom) području Unaprijediti postojeću infrastrukturu biciklističkih staza Izraditi zajedničku promotivnu strategiju. Postaviti oznake... ... ...

20. Projektna logika problemskog stabla OPĆI CILJ OPĆI CILJ SVRHA PROJEKTA REZULTAT REZULTAT REZULTAT AKTIVNOST AKTIVNOST

21. Od stabla problema do stabla rješenja/ciljeva: primjeri

22. Depopulacija Visoka stopa nezaposlenosti Nema novaca za ulaganja u turizam Slabi prihodi lokalnog stanovništva od turizma Nema otvaranja novih radnih mjesta Slabi prihodi općinskog proračuna Neiskorišten turistički potencijal općine Vilin Vrh Nema turističkih sadržaja uz atrakcije Turisti nisu svjesni što Vilin Vrh može ponuditi Regija nije prepoznata kao odredište Slaba prometna povezanost Atrakcije u lošem stanju Nema promocije u medijima Nema interesa agencija Nema koordinirane promocije Staze u parku zapuštene Muzeju prokišnjava Nema poduzentičkog duha u turzmu Nema poduzetničkih znanja Cesta u lošem stanju Nema putokaza

23. Bolja perspektiva za ulaganja u turizam/više potencijalno slobodnih proračunskih sredstava za daljnja ulaganja u turizam Smanjena stopa nezaposlenosti/stopa nezaposlenosti se smanjuje godišnje za 5% Trend doseljavanja stanovništva/zaustavljen odljev stanovništva Povećan udio prihoda od bavljenja turizmom u općinskom proračunu Ostvaren trend otvaranja novih radnih mjesta Povećani prihodi lokalnog stanovništva od turizma Iskorišten turistički potencijal općine Vilin Vrh Regija je postala turistički prepoznatljivo odredište Turisti upoznati sa turističkom ponudom Vilinog Vrha Poboljšanja prometna povezanost Obnovljene kulturne znamenitosti/i druge atrakcije Osmišljeni turistički sadržaji uz atrakcije Obnoviti zgradu muzeja Pojačati medijsku promociju Povećati interes turističkih agencija za ovom lokacijom Osmisliti promotivne aktivnosti/ planove Urediti staze u parku Educirati određen broj zainteresiranih poduzetnika Poboljšati/obnoviti prometnu infrastrukturu Postaviti putokaze Ojačati poduzetnički duh u turističkom sektoru

24. Ulov i dohodak ribarskih obitelji je stabiliziran ili raste Smanjena je pojava bolesti koje se prenose vodom, posebice među siromašnim obiteljima i mlađima od 5 godina Opći cilj Opasnost za riječni ekosustav je smanjena i povećan je riblji fond Svrha Kvaliteta riječne vode se poboljšala Smanjene količine komunalnog otpada koji se baca u rijeku Smanjen broj kućanstava i tvornica koji otpadne vode ispuštaju u rijeku Pročišćavanje otpadnih voda ispunjava standarde zaštite okoliša Rezultati Stanovništvo svjesnije opasnosti ilegalnog odlaganja otpada Onečišćivači učinkovito kontrolirani Novi zakonski propisi uvedeni i učinkoviti u sprečavanju izravnog ispuštanja otpadnih voda Veći % kućanstava i poduzeća spojen na kanalizacijsku mrežu Unaprijediti učinkovitost Agencije za zaštitu okoliša Uvesti bolje poslovno planiranje u lokalnoj upravi, uključujući i mehanizme povrata troškova Uvesti programe za informiranje/edukaciju javnosti Povećati kapitalna ulaganje Lobirati u pravcu prioritizacije upravljanja onečišćenjem

25. Faza identifikacije, kreativna faza – analiza i odabir strategije

26. Pitanja u analizi strategije • Treba li/može li projekt postići sve potencijalne ciljeve (riješiti sve prepoznate probleme) ili treba izabrati neke? • Koje su mogućnosti i prilike prepoznate, a na kojima bi se trebao graditi projekt? • Kojom kombinacijom aktivnosti ćemo najvjerojatnije postići rezultate i ostvariti koristi? • Kako će se najbolje osigurati vlasništvo ciljane skupine i partnera nad projektnim rezultatima? • Što si možemo priuštiti s obzirom na financijske i vremenske okvire te tehničke i administrativne kapacitete kojima raspolažemo? • Koja opcija je najisplativija? • Koja će strategija najuspješnije odgovoriti i na horizontalna pitanja (politike uključivanja socijalno ugroženih skupina, zaštite okoliša i sl.)?

27. Kriteriji odabira u analizi strategije • Doprinos ključnim strateškim (programskim, sektorskim) ciljevima • Koristi za dionike obuhvaćene horizontalnim politikama • Komplementarnost s drugim programima i projektima • Financijski i operativni resursi • Financijska i ekonomska isplativost • Doprinos institucionalnom jačanju • Tehnička izvedivost • Utjecaj na okoliš

28. Ulov i dohodak ribarskih obitelji je stabiliziran ili raste Smanjena je pojava bolesti koje se prenose vodom, posebice među siromašnim obiteljima i mlađima od 5 godina Opći cilj Opasnost za riječni ekosustav je smanjena i povećan je riblji fond VAN STRATEGIJA OTPADA UNUTRA STRATEGIJA OTPADNE VODE Svrha Kvaliteta riječne vode se poboljšala Smanjene količine komunalnog otpada koji se baca u rijeku Smanjen broj kućanstava i tvornica koji otpadne vode ispuštaju u rijeku Pročišćavanje otpadnih voda ispunjava standarde zaštite okoliša Rezultati Stanovništvo svjesnije opasnosti ilegalnog odlaganja otpada Onečišćivači učinkovito kontrolirani Novi zakonski propisi uvedeni i učinkoviti u sprečavanju izravnog ispuštanja otpadnih voda Veći % kućanstava i poduzeća spojen na kanalizacijsku mrežu Unaprijediti učinkovitost Agencije za zaštitu okoliša Uvesti bolje poslovno planiranje u lokalnoj upravi, uključujući i mehanizme povrata troškova Uvesti programe za informiranje/edukaciju javnosti Povećati kapitalna ulaganje Lobirati u pravcu prioritizacije upravljanja onečišćenjem

29. Odabir strategije Svi identificirani problemi NE mogu uvijek biti obuhvaćeni našim projektom! Izvan projekta Unutar projekta Ovi problemi/ciljevi trebaju biti prisutni prilikom analize pretpostavki i potencijalnih rizika Odluka ovisi o: proračunu, ljudskim potencijalima, socijalnoj prihvatljivosti itd.

30. Vježba:Izrada stabla ciljeva i odabir strategije

31. Faza strukturiranja:logička matrica

33. Kako sadržaj stabla ciljeva prebaciti u LM? OPĆI CILJ OPĆI CILJ SVRHA PROJEKTA REZULTAT REZULTAT REZULTAT AKTIVNOSTI AKTIVNOSTI

34. Povezanost stabla ciljeva i LM Logička matrica Stablo ciljeva Opći ciljevi Svrha projekta Rezultati Aktivnosti

35. Stupci logičke matrice Objektivno provjerljivi pokazatelji Ukratko o projektu Pretpostavke Izvori provjere Opći cilj Svrha projekta Rezultati SREDSTVA TROŠKOVI Aktivnosti Pažnja: Svaki segment matrice je strogo definiran - logikas drugim dijelovima matrice se mora testirati tj. redefinirati ukoliko je potrebno. Logička matrica je interaktivni proces. Preduvjeti

36. Sadržaj logičke matrice

37. Redoslijed popunjavanja LM Objektivno provjerljivi pokazatelji Izvori provjere Pretpostavke Opći cilj 8 9 1 2 10 11 Svrha projekta Rezultati 3 12 7 13 Sredstva Troškovi Aktivnosti 6 4 Preduvjeti 5

38. Vertikalna logika LM-a Objektivno provjerljivi pokazatelji Izvori provjere Pretpostavke Opći cilj Svrha projekta Rezultati Aktivnosti Preduvjeti

39. Horizontalna logika Objektivno provjerljivi pokazatelji Izvori provjere Pretpostavke Opći cilj Svrha projekta Rezultati Sredstva Troškovi Aktivnosti Preduvjet

40. Međusobni odnosi i komponente projekta Opći Cilj Komponenta 1 Komponenta 3 Komponenta 2 Svrha Rezultat 1.1. Rezultat 1.2. Rezultat 1.3. Rezultat 2.1. Rezultat 2.2. Rezultat 3.1. aktivnost 1.3.1. aktivnost 1.3.2. aktivnost 1.3.3. Itd. aktivnost 1.1.1. aktivnost 1.1.2. aktivnost 1.1.3. itd. aktivnost 1.2.1. aktivnost 1.2.2. aktivnost 1.2.3. Itd. aktivnost2.1.1. aktivnost 2.1.2. aktivnost2.1.3. Itd. aktivnost2.1.1. aktivnost 2.2.2. aktivnost2.3.3. Itd. aktivnost3.1.1. aktivnost 3.1.2. aktivnost3.1.3. Itd.

41. Logička matrica: I. stupac Opći cilj (Overallobjective) Odnosi se na šire ciljeve nacionalne, sektorske ili EU politike, kojima će projekt doprinijeti; Svrha projekta (Specificobjective) Rješava glavni problem i definira konkretnu i održivu korist za konkretnu ciljnu skupinu; Rezultati (Results) Posljedica poduzetih aktivnosti; Aktivnosti (Activities) Aktivnosti koje je potrebno poduzeti da bi se ostvarili rezultati (radni plan/zadaće).

42. Formulacija ciljeva, svrhe, rezultata, aktivnosti

43. IV. stupac: pretpostavke • Vanjski čimbenici koji mogu imati utjecaj (ili čak odrediti) na uspjeh projekta, ali se nalaze izvan neposredne kontrole voditelja projekta • Odnos između pretpostavki i hijerahije ciljeva: opći cilj svrha pretpostavke rezultati pretpostavke aktivnosti pretpostavke preduvjet Preduvjet treba biti ispunjen prije izdvajanja sredstava i pokretanja aktivnosti

44. Kod pretpostavki bitno je utvrditi: Je li pretpostavka važna da ne Hoće li se ostvariti? Gotovo sigurno Ne uključivati u log. matricu Moguće Uključiti kao pretpostavku Je li moguće redizajnirati projekt kako bi se utjecalo na vanjski faktor? Malo vjerojatno Redizajn projekta dodavanjem aktivnosti ili rezultata; preformulirati svrhu projekta ako je potrebno ne da Projekt možda nije izvediv

45. LM II. Stupac: objektivno provjerljivi pokazatelji OPP treba slijediti SMART karakteristike: Specific specifični (da zaista mjere ono što treba mjeriti); Measurable mjerljivi (u pogledu kvalitete i/ili količine); Available dostupni (u okviru prihvatljivih troškova); Relevant relevantni (u odnosu na definirani cilj - horizontalna logika); Timely vremenski određeni (u kraćem vremenskom roku iskazati korisnost projekta)

46. LM III. Stupac: izvori provjere Logička matrica zahtijeva točno utvrđeni način prikupljanja objektivno provjerljivih pokazatelja : • Kako/na koji način ? • Tko će to obaviti? • Kada/koliko često? Administrativna dokumentacija Vanjski izvori Detaljni plan aktivnosti, rezultata i troškovapotrebno je prikupiti i priložiti uz prijedlog projekta PAŽNJA: Projekt bi se trebao temeljiti na mjerenjui izvješćivanju o napretku provedbe projekta, a okosnica su dobiveni rezultati koji pridonose svrsi projekta

47. Pokazatelji i izvori provjere na razini općeg cilja i svrhe projekta

48. Odnos cijene i složenosti prikupljanja objektivno provjerljivih pokazatelja Specijalizirane ankete Cijena Intervju s krajnjim korisnicima Prilagođeni statistički podaci Statistički podaci Upravljačka izvješća Administrativna izvješća Složenost

49. Vježba:izrada logičke matrice u grupama

50. Hvala na pažnji! • Pitanja? • Povratne informacije? • Domaći rad: unijeti/dovršiti sve vježbe u računalu