ZAMAN YÖNETİMİ

1. ZAMAN YÖNETİMİ Nevzat KUL Şube Müdürü Etik Eğitici - QMS Auditor / Lead Auditor ANKARA - 2012

2. ZAMAN Olayların geçmişten bugüne gelip, geleceğe doğru birbirini takip ettiği, bireyin kontrolü dışında kesintisiz devam eden bir süreçtir. (H.Smith,1998:24). Olayların ardışıklığını görerek bireyin zihninde yarattığı ve olayların bundan sonra da içinde olup gideceklerinin düşünüldüğü başı ve sonu olmayan soyut bir kavramdır (Sucu,1996:3).

3. ZAMAN Diğer önemli kaynaklardan biri olan para oldukça bol bulunan bir unsurdur. Ekonomik büyümeye ve faaliyete sınır koyan unsurun, sermayenin arzından çok talep olduğu genel kabul görmektedir. Diğer sınırlayıcı kaynak olan insanlar ise, aralarında nitelikli olanı az olmakla birlikte, kiralanabilir bir unsurdur. Ancak, kimse daha fazla zamanı ne kiralayabilmekte ne de kiraya verebilmektedir (Drucker,1994:37-38).

4. Yöneticilerin zamanlarını daha iyi organize etmeleri için geliştirilen bir eğitim aracıdır. Zamanı yönetemeyiz, yalnızca kendimizi zamana göre yönetebiliriz.” Çünkü, akreple yelkovanın hareketi bireyin denetimi dışındadır. Sorun saati yönetmek değil, bireyin kendisini zaman içinde yönetebilmesidir (Mackenzie,1989:15). ZAMAN YÖNETİMİ

5. Başlangıcı ve bitişi belirlenmiş bir zaman diliminde yapılması gereken iş ve eylemleri tanımlanmış amaçların realizasyonuna yönelik olarak tüm kaynakları etkin ve verimli kullanmak (Ardahan,2003:18). • Amaç, bireylerin ve yöneticilerin zamanlarını verimli ve etkin kullanmalarını sağlayabilmektir. • Zamanı etkin yönetmek ya da kullanmak, sahip olunan her saati, her dakikayı belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir (Uğur,2000:18). ZAMAN YÖNETİMİ

6. Eğer sabah kahvaltınızı yapamıyor, • Ailenize zaman ayıramıyor, • Arkadaş ve dost ziyaretleri yapamıyor, • Sürekli çalıştığınız halde işlerinizi bitiremiyor, • İşlerinizi evinize taşıyor ve sürekli işlerinizin çokluğundan yakınıyorsanız sizin • “Etkili bir zaman yönetimine” ihtiyacınız var demektir. ZAMAN YÖNETİMİ

7. Plansızlık • Unutkanlık • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak • Yetki vermemek • Ertelemek • Açık kapı politikası, ziyaretçilere ‘Hayır’ diyememek • Gündemsiz ve verimsiz toplantılar • Dağınık büro ve masa düzeni • Rutin ve gereksiz işler • Gereksiz telefonlar • Mesleki eğitim çalışmalarına yeterince zaman ayırmama • Astlara yeteri kadar güvenmeme • Devredilen işleri ayrıntılı olarak denetleme • Başkalarının özel işlerine zaman ayırma • Günce alışkanlığının olmaması • Kişinin yaptığı işten tatmin olmaması, Birey bazlı zaman tuzakları

8. Kuruluş amaçlarının açık ve net olmaması, • Yapılacak işlerin belirli bir sırayı takip etmemesi, • Öngörü tekniğinin kullanılmaması, • Planlamaya önem verilmemesi, • Yöneticilerin astlarına güvenmemesi, • Karar vermek için yeterli verinin bulunmaması, • Çalışanlar arasında işbirliğinin zayıf olması, • Emir-komuta zincirinin işlememesi, • Çalışanların nitelik ve niceliğine önem verilmemesi, • İş ve görev tanımlarının yapılmaması, • Örgüt içinde gruplaşmalar ve çatışmaların varlığı. Organizasyon bazlı zaman tuzakları

9. Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi • Öncelik durumuna göre yarına ait plan yap. • Plana göre günü yaşa ve başlangıç-bitiş saatlerini kaydet. • Planda olmayan ama yapılan işleri zamanıyla kaydet. • Günlük verimliliği hesapla. • Her bir faaliyetin yapılış biçimi, harcanan süre, yapılış zamanını analiz et. ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

10. Verimli ve verimsiz iş ve zamanları belirle ve astlarına delege et. • Benim veya herhangi başka biri için gerçekten gerekli olmayan hangi faaliyetleri yapıyorum? • Zaman tutanağındaki hangi faaliyetler başka biri tarafından yapılabilir? • Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla üretken olduğum saatler hangileriydi? ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

11. Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi

13. %100 En iyi zaman 0 17:00 Öğle 8:00

14. 2. Planlamaya Önem Verme “Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa, düzeltmek için nasıl zaman bulacaksınız? Bir işi doğru yapmakla doğru işi yapmak arasındaki seçim etkili ve verimli bir yönetici için güç değildir”. • Amaçları belirlemek • Yıllık, aylık, haftalık ve günlük plân yapmak • Çalışırken “erişilememek” ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

15. 3. Öncelikleri Belirleme • Her şeyi yapmak için yeterli zamana asla sahip olunamayacağı gerçeğini kabul etmek ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

16. Acil Acil değil I • Krizler • Çözüm bekleyen sorunlar • Belli bir tarihe yetişmesi • gereken işler • Düşünmek • Plânlama • Bakım yapma • Hazırlık yapma • Güçlenme • Yenilenme • İlişkileri geliştirme Önemli II I • Amaca hizmet etmeyen • telefonlar / ziyaretler • Bazı raporlar • Bazı toplantılar • Hemen yapılması gereken • bazı işler • Popüler etkinlikler • “Kaçış” etkinlikleri • “chat”, fal, oyun • “Aşırı” TV izleme • ??? Önemli değil IV III (S. Covey, Önemli İşlere Öncelik)

17. 4. Yöneticinin Kendini Yönetmeyi Bilmesi • “Hedefiniz yönetimse önce özyönetimi gerçekleştirmelisiniz” (Osborn) 5. Yetki Devretme ve Tersine Yetki Devrinden Kaçınma ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

18. 6. Kesintilerin Ortadan Kaldırılması • Telefonlar • Ziyaretçiler • Toplantılar 7. Etkili İletişim ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

19. 8. İşlerin Sürüncemede Bırakılmaması, Ertelememe • Hoşlanılmayan işlerin önce yapılması, • En sevilmeyen ve en çok erteleme eğilimi gösterilen işin günün başlangıcında yerine getirilmesi, • Her görevin yapılması için gerekli olan zaman aralığının tam olarak belirlenmesi • Kendinize bir bitirme tarihi saptayın. 9. Yöneticinin “Hayır” Demeyi Öğrenmesi 10. Açık Kapı Politikasının Gözden Geçirilmesi Odanızdaki misafir koltukları ve sandalyelerinden kurtulun. Randevuyla misafir kabul etmek 11. Stresin Üstesinden Gelme ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

20. 12. Masa ve ofis düzenini kurmak Her gün işten ayrılmadan önce 10 dakikanızı masanızı temizlemeye ayırın. 13. Yardımcı elemanlardan yararlanmak 14. Belli bir zamanda tek bir iş ile ilgilenmek 15. Hızlı okuma becerisini geliştirmek 16. Seyahat zamanını kullanışlı kılmak ZAMANIN ETKİN KULLANILMASINI SAĞLAYAN DAVRANIŞ VE YÖNTEMLER

21. ARZ EDERİM Nevzat KUL Şube Müdürü – Etik Eğitici QMS Auditor / Lead Auditor ANKARA - 2012 nevzat.kul@hotmail.com nkul@tkgm.gov.tr etik@tkgm.gov.tr (0312 413 65 20)