Prosjekt for etablering av et åpent publiseringsarkiv ved UiTø

1. Prosjekt for etablering av et åpent publiseringsarkiv ved UiTø MUNIN - Digital publiseringstjeneste og vitenarkiv ved Universitetet i Tromsø

2. Etablering av prosjekt Universitetsstyret slutter seg til at det etableres et åpent publiseringsarkiv (digitalt bibliotek) og ber universitetsdirektøren om å gå videre med planlegging av et prosjekt som skal bidra til realisering av et slikt arkiv ved Universitetet i Tromsø. • Et toårig prosjekt i regi av UB • Budsjett på ca. 2 mill kr., fordelt på to år • Omfatter teknisk løsning, støttetjeneste, igangsetting og markedsføring Universitetsbiblioteket i Tromsø

3. Målsetting Videreutvikle MUNIN til et fullverdig og godt synlig institusjonsarkiv for UiTø i et aktivt samarbeid med enhetene og den enkelte forsker Etablere en veilednings-/støttetjeneste for forfatterne Sentrale oppgaver publisering av doktoravhandlinger publisering av alle mastergradsoppgaver etablere tilbud for rapportserier og tidsskrifter tilby en veilednings-/støttetjeneste retningslinjer og rutiner for forfatterne og institusjonen organisatoriske og juridiske problemstillinger nasjonal søketjeneste for institusjonsarkiv Prosjektbeskrivelse Universitetsbiblioteket i Tromsø

4. Hoved-/masteroppgaver • Har vært et tilbud til noen institutter siden 2000 som del av et pilotprosjekt. • Omfatter 41 oppgaver pr. dato [ se oversikt] • Etableres nå som et generelt tilbud til alle • Del av en nasjonal søketjeneste for tilsvarende arkiv Universitetsbiblioteket i Tromsø

5. Statistikk: 8 hefter 69 artikler De 10 mest leste artiklene har alle blitt lastet ned ca. 1000 ganger i løpet av siste år Universitetsbiblioteket i Tromsø

6. Norwegian Open Research Archives Gå til NORA Universitetsbiblioteket i Tromsø

7. Universitetsbiblioteket i Tromsø

8. For studenter Hva trenger du før du kan registrere en oppgave? • Inngå avtale om publisering med instituttet • Veileders navn og e-postadresse • Tilgang til oppgaven i pdf-format fra maskinen du skal benytte for registrering • Et tekstdokument med sammendrag og 3-5 emneord/nøkkelord for oppgaven Universitetsbiblioteket i Tromsø

9. Hvorfor bør jeg publisere oppgaven her? Hvem kan publisere? Hvor får jeg brukernavn og passord? Hvordan går jeg fram?  Jeg har tatt eksamen tidligere og ønsker nå å få oppgaven publisert  Når skal jeg registrere oppgaven? Finner ikke mitt institutt på lista? Jeg har oppdaget en feil i de registrerte opplysningene Feil i oppgaven (pdf-filen) Når publiseres oppgaven? Hvordan får jeg laget en pdf-versjon av oppgaven? Hva med opphavsretten til oppgaven? Vanlige spørsmål (FAQ) Universitetsbiblioteket i Tromsø

10. For instituttet Opprette avtaler • Publisering av master-/hovedoppgaver skjer i et samarbeid mellom tre parter, student – institutt – UB. • Dette samarbeidet er forankret i to avtaler. Universitetsbiblioteket i Tromsø

11. For instituttet - 2 Publiseringsavtale • Den første avtalen er mellom student og institutt og gir universitetet rett til å publisere oppgaven på nettet, som del av universitetets digitale arkiv for oppgaver. • Se UBs forslag til avtale: på norsk og på engelsk. Universitetsbiblioteket i Tromsø

12. For instituttet - 3 Ansvar og roller • Den andre avtalen er mellom institutt og UB og beskriver ansvar og roller knyttet til den digitale publiseringen. Denne avtalen må være på plass før instituttets studenter kan registrere sine oppgaver. • Avtalen opprettes etter en felles gjennomgang av disse forhold. Universitetsbiblioteket i Tromsø

13. Om rutiner og ansvar - student • Skrive under på avtalen om digital publisering av hoved-/masteroppgave og returnere denne til instituttet. • Registrere sin oppgave og informasjon om denne i publiseringssystemet i forbindelse med innlevering av oppgaven. • En oppgave eller informasjon om denne kan endres og slettes av studenten den første tiden etter at oppgaven er registrert og før den er publisert. Etter den tid forutsettes det at slike ønsker fremmes gjennom instituttet. Universitetsbiblioteket i Tromsø

14. Om rutiner og ansvar - institutt • Informere studentene om publiseringstjenesten og om avtalen mellom student og institutt. • Informere veilederne om tjenesten (veileder får en kvittering fra systemet når en student har registrert sin oppgave). • Inngå avtale med studentene. Universitetsbiblioteket i Tromsø

15. Om rutiner og ansvar - institutt • Inngå avtale med UB og oppnevne kontaktperson. • Gi UB klarsignal for digital publisering når oppgaven er sensurert og godkjent. • Behandle eventuelle ønsker fra studentene om å få endre oppgave og/eller opplysninger etter at oppgaven er publisert. Universitetsbiblioteket i Tromsø

16. Om rutiner og ansvar - UB • Informere instituttene om publiseringstjenesten og avtalen mellom institutt og UB. • Inngå avtale med instituttene. • Utarbeide mal for avtale mellom institutt og student. • Bistå instituttene i deres informasjon overfor studenter og ansatte. Universitetsbiblioteket i Tromsø

17. Om rutiner og ansvar - UB • Tilby en lenketjeneste som gjør det enkelt for instituttene å lage lenke til ”egne” oppgaver. • Kontrollere og supplere de bibliografiske opplysningene om oppgaven og sørge for at oppgaven blir registrert i BIBSYS. • Publisere oppgaven etter klarsignal fra instituttet. • Utføre eventuelle rettinger i informasjonen om oppgaven eller endre (bytte ut) en oppgave, etter instruks fra instituttet. Universitetsbiblioteket i Tromsø