Orientering for Gratangen kommunestyre 03.05.2007

1. Samarbeidsprosjektutvikling av felles tjenester –Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad kommuner Orientering for Gratangen kommunestyre 03.05.2007

2. Bakgrunn • Lang forhistorie • Arbeidsordre fra felles formannskapsmøte 8.-9. november 2004 på Gratangsfjellet hotell • Felles formuleringer i Handlingsplanen 2005-08. • Definert prosjekt på tre områder • Barnevern • IKT drift • Økonomi • Søkt Fylkesmannen om finansiering

3. Prosjektet realiseres • Fylkesmannen finansierer med tkr 550 • Prosjektene organiseres • Engasjement som prosjektleder lyses ut • Ole Kristian Severinsen engasjert for 12 mnd • Startsamling (Kick-off) på Gratangsfjellet hotell 7.-8. november 2005

4. Prosjektet utvides • Ibestad kommune kommer til i desember 2005 • Tilleggsfinansiering fra FMT med tkr 125 • Kart & oppmåling kommer til som nytt samarbeidsområde våren 2006 • Finansieres fra FMT med tkr 300

5. Begrunnelser for samarbeid • Knappe personellressurser gir små og sårbare fagmiljø • Kommunene er hver for seg for små til å ivareta funksjonene på en rasjonell måte • Stort potensiale for effektivisering og modernisering ved å samarbeide. • Muligheter for og mer rasjonell utnyttelse av kostbare tidsmessige investeringer • Forholdet til rettssikkerheten til det enkelte barn som blir involvert i vanskelige saker som krever høy kompetanse • habilitet • roller

6. Organisering

7. Prosjektområde barnevern • Prosjektgruppa anbefaler • Felles tjeneste • 4,5 årsverk (samme som i dag) • Styringsgruppa slutter seg til hovedtrekkene • Ordførergruppa enig om å legge til Salangen

8. Prosjektområde IKT drift • Prosjektgruppa • Enighet om felles tjeneste • Delt om driftsløsning • 2-3 årsverk avhengig av løsning • Styringsgruppa går inn for å gjennomføre anbudsforespørsel • Ordførergruppa enig om å legge til Salangen

9. Prosjektområde økonomi • Prosjektgruppa anbefaler • primært én felles økonomitjeneste • sekundært en todelt løsning • 9,7 årsverk i felles tjeneste samt 4,0 tilbake i kommunene • Styringsgruppa følger prosjektgruppas sekundære forslag • Ordførergruppa blir etter en prosess enig om å følge styringsgruppas forslag og går inn for Regnskap/lønn i Lavangen og Skatt/innfordring i Gratangen

10. Prosjekt kart/oppmåling • Prosjektgruppa • Går inn for én felles tjeneste • 3 årsverk hvorav én prosjektstilling • Styringsgruppa følger prosjektgruppas innstilling • Ordførergruppa går inn for Gratangen

11. Samarbeidsform • Vertskommunesamarbeid etter kl § 28 – administrativ modell • Delegere til annen kommune å utføre en forvaltningsoppgave • Forutsetter samarbeidsavtale • Tilnærmet samme ansvarsforhold som ved utførelse i egen organisasjon • Omgjøring • Klagebehandling

12. Høring • Personalpolitiske retningslinjer • KFO • reisetilskuddet over 40 km bør økes til 45.000 • beste forsikring må gjelde. • Fagforbundet • Øvrige saker • Prosjektområde økonomi • Fagforbundet • Ingen kommentarer • Felles sentralbord

13. Personalpolitiske retningslinjer • Det er forutsatt at kommunene overfører … det antall årsverk som har vært avsatt til de samme funksjonene … • … kan deltagerkommunene beholde personell i komplementære funksjoner … • Intern prosess i den enkelte kommune • Rett til tilsvarende oppgaver • Reisetilskudd • under 40 km reiseveg pr dag kr 15.000 • over 40 km reiseveg pr dag kr 25.000 • Flytting • Faktiske utgifter dekkes • Omstillingstilskudd på kr 25.000 i tillegg

14. Spesielt om Ibestad • Det var bred enighet om at Ibestad må bruke den tida de trenger for å avklare sin deltagelse. Det var også enighet om at Ibestad måtte kunne melde seg på samarbeidet på de områdene som syntes nyttige for dem på et senere tidspunkt og så stå utenfor på andre felt. • Kommunen har deltatt i varierende grad • Det er nylig sendt et brev hvor de blir bedt om å redegjøre for sin videre rolle i prosjektet

15. Politisk behandling • Salangen formannskap i møte den 23.04. • Enstemmig • Overordnet • Det forutsettes at samtlige kommuner fatter likelydende vedtak i alle fire saker. Hvis så ikke skjer, forbeholder Salangen kommune seg retten til å ta opp alle sakene til ny behandling. • Salangen kommune vil peke på at løsningen med en felles økonomitjeneste ville være det optimale, jfr arbeidsgruppas primære anbefaling. • Gratangen formannskap i møte den 24.04. • Enstemmig • Gratangen kommunestyre i møte den 03.05. • Salangen kommunestyre i møte den 04.05. • Lavangen Formannskap i møte den 14.05. • Lavangen kommunestyre i møte den 24.05.

16. Veien videre • Beslutningsfasen • Implementeringsfasen • Søkt finansiering – Fylkesmannens skjønnsmidler • iverksetting av barnevern, IKT drift og økonomi • videreføring av kart og oppmåling • nytt prosjekt biblioteksamarbeid

17. Konsekvenser • Modernisering av arbeidsoppgavene • Bedre tjenester • Bedre styringsinstrument gir mindre frustrasjon • Større fagmiljø • Bedre innsikt • Muligheter for fordypning • Mindre sårbarhet • Bedre muligheter for faglig utvikling • Ingen målsatt reduksjon i ressurstilgang • Men likevel ingen fredning • Ny arbeidsplass? • Kanskje, men ingen flytting?