Il Project Management nelle Aziende Sanitarie

1. Il Project Management nelle Aziende Sanitarie

2. Tipologie di progetti nelle ASL-AO I progetti possono essere classificati a partire dalla dimensione di governo e dalla prerogativa sulla variabile ‘programmazione’: • I progetti possono rientrare nella dimensione di governo: • Government – i progetti non prevedono organica concertazione / negoziazione con altri soggetti • Governance – i progetti richiedono la capacità di portare a sintesi la spinta propositiva, progettuale e realizzativa dei diversi attori territoriali Programmazione • Programmazione - I progetti possono derivare da un livello sovraordinato di programmazione: Unione Europea - Ministero Salute - Regioni

3. ASSOCIAZIONI PAZIENTI IMPRESE COOP SOCIALI INTERMEDIARI FINANZIARI ASL ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO PA LOCALE Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi) • Government: • Sviluppo / Introduzione di nuovi servizi (portale on line di servizi) • Comunicazione pubblica, semplificazione, accesso ai servizi • Business Process Rengineeering • Costruzione di infrastrutture (Lavori Pubblici / Project Financing) • CUP territoriale • Introduzione di nuove soluzioni gestionali (es. sistema di valutazione delle performance) • Rilevazione qualità delle prestazioni

4. ASSOCIAZIONI UTENTI IMPRESE COOP SOCIALI INTERMEDIARI FINANZIARI ASL PA LOCALE ASSOCIAZIONI VOLONTARIATO Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi) • Governance (in correlazione con la pianificazione strategica): • Rete Urgenza/Emergenza • Sviluppo rete cure palliative • Trasferibilità innovazioni tecnologiche • Partecipazione a progetti VII PQ • Progetti ex lege 68/1999 • Agenda 21

5. Tipologie di progetti nelle ASL-AO (esempi) • Programmazione livelli istituzionali sovraordinati: • Unione Europea: • Fondo Sociale Europeo/FESR • Fondi settoriali • Amministrazioni centrali • Ministero Welfare • Sviluppo e-procurement • Amministrazioni Regionali • Programma regionale di sviluppo • Programma Operativo Regionale

6. La dimensione progettuale nell’organizzazione dell’ASL-AO

7. Strutture stabili (tradizionali) Rischi di: • Rigidità • Eccessiva articolazione delle strutture • Scarsa integrazione orizzontale Strutture flessibili: • Aggregazioni temporanee di risorse (progetto) • Composizione variabile • Costituibili anche in modo continuato nel tempo (processo) • Output variabili Organizzazione per Progetti Organizzazione per Processi Occorre riprogettare semplificando e creando integrazione

8. Definizione di Progetto • Un progetto consiste in un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante una continua pianificazione e controllo di risorse differenziate e con obiettivi (vincoli) interdipendenti di costi – tempi – qualità.

9. Caratteristiche di un Progetto • Sistema complesso:insieme di attività la cui realizzazione prevede l’impiego e il coinvolgimento di più unità org.ve in modo trasversale (multidisciplinareità / multisettorialità) • Innovativo: non si riferisce all’attività ordinaria dell’org.ne, ma nasce da cambiamenti dell’ambiente interno o esterno che comportano l’esigenza di innovare, realizzando un risultato specifico, unico, non ripetibile • Temporaneo:il progetto è unico e caratterizzato da un inizio e una fine ben identificati

10. DRIVERS DEL PROJECT MANAGEMENT NELLE ASL-AO • Sistemi di valutazione delle prestazioni tarati sulla effettiva partecipazione e ottenimento di risultati in progetti • Sistema di incentivazione correlato all’attività su progetto (anche attraverso progetti di miglioramento a margine dell’attività professionale) • Sistemi di programmazione e controllo strutturato in progetti • Presenza di una responsabilità di progetto nelle job description • Costituzione di unità di progetto e di professionals di progetto • Finanziamenti comunitari / nazionali richiedono iter di progetto

11. Strumenti di pianificazione e controllo di un progetto

12. IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 1 DIVIDERE IN FASI E DEFINIRE LE MILESTONES DEFINIRE IL RETICOLODELLE ATTIVITÀ DEFINIRE E VERIFICARE L’IMPEGNO DELLE RISORSE ANALIZZARE I RISCHI E LE OPPORTUNITA’ COMUNICARE IL PIANO E GLI AVANZAMENTI • DEFINIRE IL PM, IL TEAM E STRUTTURARE IL PROGETTO • DESCRIVERE OBIETTIVI E SPECIFICHE DELLE ATTIVITÀ • PREPARARE IL PROGRAMMA TEMPORALE • DEFINIRE / VERIFICARE IL BUDGET DEL PROGETTO • COORDINARE IL TEAM E CONTROLLARE IL PROGETTO

15. WBS Work Breakdown Structure Struttura di scomposizione del progetto • Strumento operativo per la scomposizione del progetto in Work Packages • Struttura gerarchica ad albero (i livelli più bassi rappresentano porzioni sempre più specifiche e piccole del progetto) • Il completamento di tutti i WP garantisce la realizzazione del progetto

16. WP Work Package Insieme di attività che determinano un progresso misurabile nella realizzazione del progetto e che è relativo all’ottenimento / raggiungimento di un risultato intermedio Ogni WP viene affidata ad un membro del progetto WP = unità elementare di monitoraggio e controllo dello stato di avanzamento del progetto nel tempo

17. Organizational Breakdown Structure (esempio) PROJECTMANAGER RESP.Marketing RESP.Contenuti Web Designer RESP.Servizi on-line RESP.Sistemi Informativi RESPONS.SW RESPONS.HW

18. Reticolo delle attività descrive la sequenza cronologica secondo la quale dati risultati (WP) devono essere raggiunti se si vuole completare il progetto nel suo complesso B C A 1 – Attività sequenziali In questa situazione B può cominciare quando A è conclusa e C quando B è conclusa. 3 – Attività confluenti A 2 – Attività in parallelo B In questa situazione C può cominciare solo quando sia A che B sono concluse. C A In questa situazione B e C possono cominciare e procedere in parallelo quando A è conclusa. C B

19. B (5w) C (10w) A (15w) G (15w) H (10w) D (12w) E (10w) F (10w) Reticolo delle attività (es. Progetto CUP territorialmente diffuso) Modalità erogazione Servizi Progettazione Servizi Individuazione Canali tematici e Servizi Integrazione sito Lancio e promozione Portale Contenuti canali tematici Piattaforma Hardware Installazione Sotware

20. Gantt di progetto

21. CBS di progetto

22. Monitoraggio e Controllo di progetto

23. Classificazione dei progetti, ruolo del Project Manager e ricadute organizzative del Project Management

24. Responsabile di progetto • Il Responsabile di Progetto • è responsabile dell’attuazione del progetto di cui è incaricato e risponde dei relativi risultati. • gestisce in autonomia le risorse assegnate al progetto. • assicura il perseguimento dei risultati attesi dal processo/progetto nel rispetto dei tempi e delle risorse attribuite; • definisce il piano operativo di attuazione del processo/progetto di concerto con il proprio referente diretto e attraverso la gestione delle relazioni con i principali stakeholders; • garantisce il controllo dell’attuazione del processo/progetto e la sistematica informazione dello stato di avanzamento ai soggetti interessati allo stesso.

25. Le caratteristiche del Project Manager • flessibilità, spirito di adattamento • predisposizione alla leadership • fiducia in sé stesso • capacità d’organizzazione e coordinamento • capacità di comunicare • abile negoziatore • capacità di individuare problemi • propensione a prendere decisioni • generalista piuttosto che specialista • se specializzato, in programmazione e controllo

26. Ciclo di vita di un progetto Livello di picco Realizzazione Definizione Declino Impiego di risorse Ideazione Tempo

27. IL PROCESSO DI PIANIFICAZIONE DEL PROGETTO/ 2