SEPA @ Essent

1. SEPA @ Essent Rinus van Tol SEPA Quality Assurance Manager bij Essent 17 april 2012

2. Ervaringen vanaf de werkvloer, plannen en uitvoeren, waar loop je tegenaan, zijn er valkuilen, wat gaat eenvoudig, wat niet?

3. Uit een RWE-Essent presentatie voor senior management: • SEPA implementation is a must do, as not complying would lead to full termination of receipt of incoming payments and inability to fulfil payment obligations. Therefore execution of the SEPA Programme is a matter of business continuity. • SEPA is a must do and we have to start now Noot: Het nationaal migratieplan gaat uit van een migratie van grootzakelijke incassanten per 1 juli 2013!

4. Onderwerpen • Grijpt in op vele systemen en processen • Ervaring met migratie crediteuren betalingen via SCT en XML20022 • Raming omvang migratie • Te maken keuzes • Programma opzet Essent • Issues waar tegenaan gelopen • Lessons learned sofar

5. Systemen geraakt door SEPA • Klanten/debiteuren systemen (masterdata, automatische reconciliatie, registratie incassomachtigingen) • ERP systemen (debiteuren, crediteuren, masterdata, automatisch boeken) • Electronic Banking systemen • Bankcommunicatiesystemen • Communicatiesystemen met Clearing Houses • Treasurysystemen • Tradingsystemen • Communicatiesystemen met buitenlandse moeders en/of partners • Ondersteunende toepassingen, bijv. eigen bouwsels in Excel

6. Processen geraakt door SEPA • Aanmelden, wijzigen en beëindigen leverancier-klantrelatie • Invoeren, wijzigen en beëindigen klant-leverancier-relatie • Invoeren, wijzigen en uitdiensttreding medewerker • Factureren • Betalen van crediteuren • Incasseren en excasso • Uitbetalen salarissen • Digitaal factureren en betalen • Communiceren met klanten, leveranciers en medewerkers • Alle processen die documenten aanmaken waarop het rekeningnummer vermeld is • …………..

7. Ervaring met migratie naar SCT • Essent is eind maart 2011 gemigreerd naar SCT • crediteuren betalingen via SCT en XML20022 • Dat ging niet zonder slag of stoot • Het is belangrijk dat de proceseigenaren van de relevante systemen, de beheerders van de diverse databases, IT inclusief architecten en service providers actief betrokken zijn • Testen, testen, testen en niet alleen IT maar ook functioneel • Sluit SLA’s af ook met IT service providers en de bank(en)

8. Raming omvang migratie (1) • Migratie is duur! • Op een bijeenkomst van de Dutch Association of Corporate Treasurers op 11 november vertelde UWV in een presentatie dat het hen ruim €8 miljoen had gekost • Migratie kost veel tijd: • Uit periodiek onderzoek door PWC onder bedrijven: • 9% van de bedrijven heeft een impact analyse gemaakt • 46% daarvan raamt meer dan 50.000 uren te besteden • Essent werkt aan PIDs; ruwe schatting nu op circa € 10mln.

9. Raming omvang migratie (2) • Bron: Presentatie Electrabel, 19-1-2012 Big Billers SEPA bijeenkomst NBB Doorlooptijd 1 jaar; gestart met pilot; daarna big bang; was early mover Adviezen: • niet onderschatten, <9 maanden lijkt te scherp • Kijk wat je op voorhand kunt doen, bijv. data dump NBB naast eigen master data leggen • Denk vooral na te over de processen • Opmaken betalingsbestand bij SDD is meer is dan gewoon een XML bestand aanmaken (door verschil tussen first en recurrent wat niet gewoon teller is maar waarbij je ook de R-berichten in beschouwing dient te nemen, beslissing over hoe je bestanden samenstelt,…) • Houdt vast aan principe: klant heeft altijd gelijk en betaal terug bij minste vraag van klant (e.v.t. aanvraag nieuwe incassomachtiging) • Kies tijdig 1 bank die je bij het hele proces begeleidt • belang van testen- voor de 1ste maal in België is er een echte end-to end test gebeurd met de banken.

10. Te maken keuzes • Systemen of Product marktcombinaties • Gaan voor een Big Bang voor de gehele onderneming of gefaseerd: • Per business unit\bedrijfsonderdeel? • Wat klaar is implementeren • Nu ook al CAMT of dat later • Compliance, of compliance én proces verbeteringen • Aanleveren bij Service provider zoals Equens of bij de bank • Gaan wij voor 1 juli 2013 of eerder?

11. Programma structuur bij Essent

12. Issues waar tegenaan gelopen (1) • Het ontbreken van de E-Mandate mogelijkheid per 1-2-2014 is door Energieleveranciers met steun van o.a. Nederlands Verbond van Verzekeraars, Vewin en VNO-NCW in de vergadering van de TSFN als een belangrijk issue gekwalificeerd • Onduidelijkheid over betalingsverwerking in duale periode • Voorstel (alternatieven voor) Acceptgiro, inclusief planning • Alternatief voor hash totals • Onduidelijkheid hoe banken omgaan met uitvoering consumentenbeschermingsmaatrelen (verschillende geluiden) • (Buitenlandse) softwareleveranciers lijken niet dezelfde sence-of-urgency te hebben

13. Issues waar tegenaan gelopen (1) • Timing, afstemming met RWE AG en Opco’s • België en Duitsland specifieke aspecten (afwijkende timing, omgang nicheproducten en specificaties vrije velden) • Samenloop met Nieuwe Marktmodel • Samenloop nieuwe Warmtewet • Samenloop andere RWE en Essent projecten • G-Rekening • Versie XML 20022: 2 of 3? • Wanneer en hoe over naar nieuwe standaard voor bulk bestanden XML-ISO 20022 • IT architectuur

14. Issues waar tegenaan gelopen (2) • Nieuwe reconciliatie instellingen/software • Wanneer over naar nieuwe standaard voor dagafschriften CAMT 52 en 53 i.p.v. MT940/942 • Gescheiden bestanden voor eerste incasso en herhaalde incasso • Vormvoorschriften voor incassomachtigingen en registratie daarvan • Telefonische incassomachtigingen mogen niet meer zondermeer • Keuze aanlevering bulk via bankcommunicatiesystemen zoals Access Direct of direct bij Clearing Houses

15. Lessons learned sofar • Het is moeilijk focus te krijgen voor iets dat gezien wordt als “alleen maar” IBAN, zeker als SEPA business case negatief is • Zorg dat het niet gezien wordt als “alleen” IT issue • Zorg voor commitment van senior management • Praat veel met je banken en softwareleveranciers over je programma en zorg voor een overleg structuren • Onderschat de ontoegankelijkheid van Rule Books niet; het venijn zit ook hier in de details en de uitvoering daarvan door o.a. banken • Verwacht niet dat alles Europees standaard wordt • Volg de ontwikkelingen ook op social media, user groups, SEPA fora • Geloof niet zonder meer SEPA ervaringen van externen (ervaring SDD in Nederland is vrijwel nihil)

16. Don’t worry be happy