Projektmenedzsment 4.

1. Projektmenedzsment 4. Szervezeti működés

2. Projektmenedzsment A projektmenedzsment értelmezése általánosan: amelynek van: - eleje, indítása - egymást követő tevékenységei, - a végén a projekt lezárása. A gyakorlatban a projektmenedzsmentciklikus folyamat. - elindítása után a projekt folyamatos tervezést, - az erőforrások folyamatos biztosítását igényli, - ugyanakkor állandó visszacsatolásra, - értékelésre is szükség van.

3. A projekt indítása Fontos, hogy a megvalósításban résztvevők ismerjék - a projekt célkitűzéseit, - az igényeket, - közösen értelmezzék az előbbieket. - ismerjék a projekt előzményeit, hátterét, - a szükséges erőforrások rendelkezésre állását.

4. Teendőink: - Nézzük át a projekttervet!! - A projektmenedzsment feladata az egyensúlyteremtés az idő, a költség, a minőség, az egyéni célkitűzések, a szervezeti stratégia és a környezeti tényezők között. - Ha kell frissítsük fel, módosítsuk a projektleírást (hiszen a projekttervezés óta esetleg hosszú idő telt el.) - Egyeztessük a támogatóval a projekt célkitűzéseit. - szerződés előkészítése, aláírása

5. Projektcsoport kialakítása A projektcsoport (projektcsapat) kialakítása menedzsment egyik legfontosabb feladata. Ebben a szakaszban kell kiválasztani a legmegfelelőbb személyeket: (készségek, képességek, a projektre rendelkezésre álló idejük is meghatározza az alkalmas emberek kiválasztását).

6. A projektcsoport kialakításának 5 lépése: • lépés: Határozzuk meg, milyen feladatokat kell ellátni a projekt megvalósítása során. • lépés: Határozzuk meg, milyen munkaköröket (szerepköröket)akarunk kialakítani és mely feladatok tartoznak az adott munkakörökhöz. (legyenek világos elképzelések a csapatban betöltendő szerepekről, de ne szabályozzuk túl azt. • A projekt megvalósítása során ellenőrizzük, hogy helyesen alakítottuk-e ki a szerepeket és ha kell módosítsuk azokat.

7. Fontos, hogy az adott munkakör motiválja a munkatársat: - nyújtson bizonyos fokú önállóságot, - a munka sokrétű legyen, - lehetőleg minél több készségét használja a munkatárs, - értelmes feladategységeket alakítsunk ki, amelynek van kezdete és vége, - munkájára adjunk visszajelzést (elismerés, korrigálás, megerősítés, stb.) - legyen fejlődési lehetőség a munkában

8. 3. lépés: Határozzuk meg, milyen készségeket, tapasztalatokat igényel az adott munkakör betöltése. 4. lépés: Alakítsuk ki a projektcsoport úgynevezett szervezeti struktúráját, amely meghatározza: - ki kinek számol be a munkájáról - ki kit tájékoztat (azaz a belső információáramlást). Válasszuk ki a projektcsoport tagjait. Vegyük figyelembe, hogy akkor jó a csapat, ha többen vesznek részt a munkában és különböző szerepeket töltenek be. (egy személy több szerepet is kaphat, de lehetőleg ne egy valaki kapja a szerepek többségét)

9. Csoportszerepek lehetnek: • csapattag (egyesületi tag, önkéntes, aki bármikor bevonható, vagy akire alkalmanként számíthatunk) • elnök, vezető (aki koordinál, összefog) • forrásteremtő (kapcsolatépítő, aki pl. a likviditási problémák esetén tudja hova forduljunk) • helyzetértékelő (aki reálisan képes értékelni, pro és kontra) • megvalósító (aki/akik a napi feladatokat viszi) • ötletgyártó (aki kreatív, mindig mindenre „tud” megoldást) • serkentő (aki mindig optimista) • szervezetfejlesztő (aki figyeli a csapat tagjait, nehogy valaki lemaradjon, háttérbe szoruljon)

10. 5. lépés: Lépjünk kapcsolatba azokkal a fontos szereplőkkel, akik nem támogatói és nem is közvetlen haszonélvezői a projektnek, de véleményük, támogatásuk fontos, meghatározó lehet a projekt megvalósítása során. (pl. szakértő, tanácsadó, vagy más szervezet elismert, tapasztalt tagja, stb.) Civil szervezetek körében gyakori, hogy saját munkatársaik között szeretnék az összes feladatot kiosztani, új munkatárs bevonásától félnek. Sok esetben ezzel a projekt sikerességét kockáztatják. Szükség lehet tapasztalat, szakértelem bevonására, amely esetenként kívülről keresendő. A projektcsoport alakulásának egyes lépéseit felgyorsítani lehet, de kihagyni nem.

11. A munka feltételeinek megteremtése • Mielőtt a projekt megvalósításához kezdenénk, bizonyosodjunk meg róla, hogy minden munkakörülményről gondoskodtunk-e: • rendelkezésünkre áll-e megfelelő irodahelyiség, irodabútor, technikai felszerelés (telefon, számítógép, fénymásoló, stb.), irodaszer? • mi fér bele a költségvetésünkbe? • biztosítottak-e a rendszeres kapcsolattartás (kommunikáció) feltételei a csapattagok számára (és közöttük)?

12. Csapatépítés A projekt megvalósításán dolgozó csapattagok közötti együttműködés elősegítése érdekében érdemes energiát fektetni a csapatépítésbe annak érdekében, hogy olajozottan és jól együttműködő, egymást támogató csapatot alakítsunk ki. Ez a fázis nagyon gyakran kimarad, mert azt gondolják, hogy mindenki tudja a dolgát. A feladatok kiosztása azonban nem segíti elő a csapatszellem kialakulását és nem motiválja a csapattagokat. Minden csapat meghatározott fejlődési szakaszokon megy keresztül, amíg eljut az érett, hatékonyan működő fázisig.

13. A csapatépítő tréning során a csapat tagjai megismerik egymást, egymás viselkedését, reakcióit bizonyos helyzetekben, átélik a csoportfejlődési fázisokat és az azzal kapcsolatos konfliktusokat. • Ezt követően a csapat hatékonyabban teljesít. • A csapatépítés során a következő célokat tűzhetjük ki: • közös jövőkép kialakítása (a projekt előzményeinek megismerése, indítás okai), vélemények meghallgatása • a projektcsapat működésének megszervezése: találkozók, megbeszélések gyakorisága, beszámolók • hogyan képviselik a projektet a külvilág felé • hogyan fogják a fejlődést nyomon követni?

14. A hatékony csapatmunka feltételei: • a csapat minden tagja számára világosak és érthetőek a projekt célkitűzései. Ez lesz a közös cél, amelynek eléréséért együtt dolgoznak. • Meg kell határozni a betöltendő szerepeket és felelősségeket. • az elvárt munka színvonalának meghatározása • a teljesítmény értékelése tűzzünk ki közösen teljesítménycélokat és értékeljük rendszeres időközönként.

15. Képzési igények felmérése A csapat tagjai nem feltétlenül rendelkeznek az összes készséggel, amelyre a projekt megvalósítása során szükség lesz. A teljesítménycélokkal együtt a képzési igényeket is érdemes feltárni és a csapat tagjai számára tréninget szervezni a szükséges témakörben.

16. Teendők, feladatok listája Projektindító workshop keretében (ahol jelen van a teljes projektcsapat) határozzuk meg a teendőket és készítsünk listát róluk. A feladatokat értékeljük fontosságuk és időigényük szempontjából. Határozzuk meg a projektmegvalósítás „mérföldköveit” (mikorra akarjuk teljesíteni az egyes feladatokat). Ezek mutatói lehetnek annak, hogy a megvalósítás megfelelő ütemben halad-e.

17. Tervezés és erőforrások A projekt elindítását követi a tervezés és az erőforrások biztosításának szakasza. Ekkor kerül kidolgozásra a - a projekt kommunikációs stratégiája - részletes programterv - a megvalósításhoz szükséges erőforrások hozzárendelése - a kockázati tényezők elemzése - a minőségbiztosítási terv kidolgozása

18. Kommunikációs stratégia: • A projekt sikere érdekében elengedhetetlen a kommunikációs terv készítése. • Mit tartalmazzon a terv? • A csapat kommunikációja: milyen gyakran, milyen keretek között kerül sor a megbeszélésekre, hogyan rögzítik az ott megbeszélteket (jegyzőkönyv, feljegyzés, beszámoló) • kulcsszereplők kommunikációja: támogatók, partnerek, célcsoport felé, ezek egyeztetése • belső kommunikáció: a szervezet többi tagjával való kommunikáció. A projekt eredményeinek ismertetése, a szervezetre gyakorolt hatásának értékelése.

19. külső kommunikáció: hogyan kommunikáljuk a külvilág felé a projekt megvalósítását, eredményeit? Hogyan alakítjuk ki a projekt arculatát? Legyen-e logónk? Milyen információk kerüljenek a honlapunkra? Milyen médiát szeretnénk használni, ki lesz a kapcsolattartó személy, milyen gyakorisággal? • formális kommunikáció - beszámoló: beszámolók a támogató felé az előre meghatározott időpontokban • informális kommunikáció - beszámoló: része a kapcsolatépítésnek, a vélemények megszerzésének • titoktartási kötelezettség – van-e, kire terjed ki?

20. Programterv és erőforrások • A projekt megvalósítása során kitűzött alcélok, mérföldkövek meghatározása. • Lehetőség, hogy kisebb célokra összpontosítsuk az energiánkat, a munka közben is sikerélményt nyújt számunkra (a csapat tagjai számára). • Ellenőrizni tudjuk, hogy megfelelő ütemben halad a projektünk megvalósítása.

21. A tervezés során több módszert is használhatunk: • időkeretek • feladatok közötti kapcsolat • feladatok és erőforrások közötti kapcsolat

22. Időkeretek • A projekt során az egyes tevékenységeknek eltérő az időszükségletük, illetve eltérő időpontban kezdődhetnek és időtartamuk is változó lehet. • A különböző tevékenységeket az úgynevezett GANTT diagram segítségével jeleníthetjük meg, így az időskálán átláthatóvá válik az időzítés és az egymáshoz való viszonyulás is. (a vízszintes sorokban a tevékenységeket, az oszlopokban az egyes hónapokat tüntetjük fel.)

23. 2. Feladatok közötti kapcsolat A PERT diagram vizuálisan ábrázolja a feladatok egymáshoz való viszonyát és kapcsolódását. Az egyes feladatok (mérföldkövek) megvalósítását különböző alakzatok jelzik, a közöttük lévő kapcsolódást a nyilak mutatják.

24. 3. Feladatok és erőforrások közötti kapcsolat: A feladatok és erőforrások közötti kapcsolatot leginkább táblázatban tudjuk összegezni, ahol a sorokban a feladatokat, az oszlopokban pedig a hozzájuk szükséges erőforrásokat soroljuk fel. Érdemes bővíteni a táblázatot a szükséges időtartam és a határidő oszlopokkal.