Kokonaiskustannusten raportointi ja rahoittaminen

1. Kokonaiskustannusten raportointi ja rahoittaminen RAKE: Projektimuotoisen tutkimustoiminnan hallinnoinnin kehittäminen –seminaari, Tampere 18.1.2008 Marita Virtanen

2. Kokonaiskustannusten raportoinnin lähtökohtia Komission ns. valtiontukipuite *) • Yliopistot - kuten muutkin toimijat – ovat yrityksiä siltä osin kuin ne harjoittavat taloudellista toimintaa • Taloudellisen toiminnan ja muun toiminnan kustannukset pitää voida erottaa selkeästi toisistaan  ristikkäistuen estäminen • Edellyttää kaiken toiminnan kattavaa kustannuslaskentaa Muuten vaarana on, että • Julkinen rahoitus voidaan katsoa kielletyksi valtiontueksi (yritys)yliopistolle ja • yliopiston ja yrityksen välinen yhteistyö voidaan katsoa kielletyksi valtiontueksi yritykselle • Puitteen siirtymäaika loppuu vuoden 2008 lopussa • Tekes ei rahoita lisäkustannuksia enää vuonna 2009 *) Yhteisön puitteet tutkimus- ja kehitystyöhön sekä innovaatiotoimintaan myönnettävälle valtiontulelle (C323/2006)

3. Kokonaiskustannusten raportoinnin lähtökohtia • VM:n yhteisrahoitustyöryhmä II on laatinut loppuraportin (ilmestynyt 14.1.2008) valtionhallinnossa yhteisesti noudatettavista kustannusten laskenta- ja raportointiperiaatteista • Suositukset (yhteisrahoitteisen toiminnan) kustannusten laskennasta • Suositukset kustannusten tilitys- ja raportointikäytännöistä, ml. projektikirjanpidon käsite • Suositus laskentajärjestelmän sertifiointijärjestelmästä • Tekes on sitoutunut noudattamaan työryhmän ehdotuksia kokonaiskustannusten rahoittamisesta • Kansallinen tutkimusrahoitus, EAKR -rahoitus • Kv -hankkeiden valmistelurahoitus (myös yk hyväksytään)

4. Kokonaiskustannusten raportoinnin lähtökohtia MISTÄ ON KYSYMYS KÄYTÄNNÖSSÄ • Kirjanpidon menot syntyvät tuotannontekijän vastaanottamisesta, kustannukset syntyvät tuotannontekijän käytöstä • Siirrytään menojen rahoittamisesta kustannusten rahoittamiseen • Käytännössä: toiminnan pyörittäminen nettobudjetoidulla toimintamenomomentilla • Menot maksetaan toimintamenoista, syntyneitä kustannuksia vastaan saatava rahoitus netotetaan toimintamenoihin • Kustannusten kuuluminen rahoitettavaan projektiin osoitetaan mm. projektikoodilla, työaikakirjanpidolla ja kustannuslaskennalla

5. Kokonaiskustannukset Tekesin näkemyksen mukaan

6. Projektin kokonaiskustannukset • Aiheuttamisperiaatteen mukaisesti projektille lasketut kokonaiskustannukset • Välittömät ja välilliset (HSK ja YK) • Jako välittömiin ja välillisiin kustannuksiin ei ole projektikohtainen valinta  yleisperiaatteet, joita aina noudatetaan • Huom. erityisesti palkat ja laitteet • Suoriteperuste • Kustannukset syntyneet projektin keston ajalla; poikkeuksena tilintarkastuskustannukset (valtiolla vain EAKR) • Kustannuserien jako tilityslomakkeen kustannusriveille rahoituksen saajan kirjanpidon mukaisesti (valtiolla LKP-tilikartta) • Projektille kuuluva kustannus, jota ei voida sisällyttää erillisille kustannusriveille, sisällytetään Muihin kustannuksiin

7. Kokonaiskustannusten laskenta Palkat • Projektin palkkoina hyväksytään projektille tehdyntehollisen työn osuus henkilön palkasta • Ei enää palkkojen kohdistamista määrärahapohjalta (eli mistä määrärahasta henkilön palkka oli ajateltu maksaa..) • Ei ole olemassa enää ”100 % projektista palkattuja henkilöitä”! • Ei enää virkavapaus- ja nimittämisrumbaa (ns. case Finland) • Edellyttää kattavaa tehdyn työajan jälkikäteistä kohdistamista • Kuinka paljon ja mitä oikeasti tehtiin?

8. Kokonaiskustannusten laskenta Palkat • Miksi työaika pitää kohdistaa kattavasti? • Projektille kuuluvan palkkakustannuksen (osuus) laskeminen edellyttää tietoa raportointijaksolla projektille tehdyistä tunneista ja henkilön kokonaistunneista (projektin tunnit / kokonaistunnit) • Henkilösivukustannuksiin sisällytettävien poissaoloajan palkkojen osuuden laskeminen edellyttää tietoa palkallisista poissaoloista • Kuinka paljon poissaolot keskimäärin synnyttävät kustannuksia • Yleiskustannuksiin sisällytettävän välillisen työajan palkkojen osuuden laskeminen edellyttää tietoa miten tekeminen jakautuu välittömään ja välilliseen työaikaan • Kuinka paljon hallinnollisesta työstä keskimäärin syntyy kustannuksia • Opetus  välitön • Hallinto  välillinen… YK

9. Kokonaiskustannusten laskenta Palkat • Yhtenäiset työajan kohdistamisperiaatteet • Sopimus siitä, miten mikäkin tekeminen kohdistetaan  samanlainen tekeminen kohdistetaan aina samalla tavalla • Välitön vai välillinen; esim. tukihenkilöstö • Seurannan tarkkuustaso voi olla erilainen eri laskentakohteissa • Projektien osalta kuitenkin aina tuntitasoinen päiväkohtainen kohdistus • Henkilön muun tekemisen osalta rahoittajalle riittää tieto kokonaistuntien määrästä raportointijaksolla • Rahoittajaa ei kiinnosta tässä yhteydessä muun tekemisen sisältö • Organisaatio itse tarvitsee kuitenkin sisältötiedon välillisten kustannusten laskentaa varten vähintään vuosittain

10. Esimerkki palkkakustannusten kohdistamisesta: Tarkoituksenmukaisuusharkinta!

11. Kokonaiskustannusten laskenta HSK • Rahoittaja ei määrittele sisältöä: mikä HSK:ta ja mikä YK:ta • HSK:n sisältönä yleensä • Sotu, eläkemaksut ja muut vastaavat maksut • Loma-ajanpalkka, lomaraha… • Muut poissaoloajan palkat, kuten sairausajan palkat • Rahoittaja osallistuu omalta osaltaan poissaoloajan aiheuttamiin (= välillisiin) palkkakustannuksiin • Henkilösivukustannukset lasketaan keskimääräisinä ja raportoidaan kertoimen avulla • Käytännössä: keskimääräinen prosenttiosuus välittömän työajan palkoista (tai euroa /htv) • Toteutuu jonkun kohdalla todellista suurempana ja toisen kohdalla todellista pienempänä eli keskimäärin oikein

12. Kokonaiskustannusten laskenta HSK HUOM! • Kunkin organisaation on sisäisesti sovittava, miten keskimääräisiin kustannuksiin perustuva HSK -osuus jaetaan organisaation sisällä • Osa ’tutkimusryhmistä’ voittaa ← ei palkallisia poissaoloja • Osa ’tutkimusryhmistä’ häviää ← paljon palkallisia poissaoloja • Miten tasapainotetaan organisaation / laitoksen sisällä?

13. Kokonaiskustannusten laskenta YK • Yhteiskustannukset & tarkoituksenmukaisuussyistä välillisinä käsiteltävät erilliskustannukset • Mm. hallinto, poistot, tilat siltä osin kuin ei ole määritelty välittömiksi • Välitön vai välillinen; aina samalla tavalla laskentakohteesta riippumatta • Jos jossain projektissa haluttaisiinkin kohdistaa yleiskustannuseriä suoraan, vastaavasti YK-kerrointa pitää pienentää! • Johtaa projektikohtaisiin kertoimiin • Ei suositeltavaa

14. Kokonaiskustannusten laskenta YK • Yleiskustannukset raportoidaan aina kertoimin • % -osuus projektin tehollisen työajan palkoista + HSK:sta • tai muu aiheuttamisperiaatteen mukainen kerroin • Aiheuttamisperiaatteen noudattaminen? • Opetus, tutkimus… • Erityisinfra vs. tavanomainen infra • Käyttäjä maksaa • Kuten HSK: Miten tasapainotetaan organisaation / laitoksen sisällä?

15. Kokonaiskustannusten laskenta HSK & YK • Kertoimien käytöstä sovitaan hallinnon kanssa etukäteen • Sovittuja kertoimia käytetään sekä hakemusvaiheessa että kustannustilityksissä • Kertoimen sisältöä ei tarvitse todistaa jokaisessa tilityksessä uudestaan • Riittää, että kertoimen suuruus osoitetaan esim. vuosittain erillisillä laskemilla

16. Kokonaiskustannusten laskenta Ostetut palvelut • Ostetuissa palveluissa esitetään ainoastaan AIDOT projektin aiheuttamat palvelun ostot • mm. ulkopuoliselta alihankintana ostettavat suunnittelutyöt ja selvitykset, jotka edesauttavat rahoituksen saajan oman projektin toteuttamista  projektin välitön kustannus • Yhteishanketta ei voida koskaan muodostaa siten, että jonkin hankeosapuolen osuus esitettäisiin toisen osapuolen kustannusarviossa ostopalveluna • valtion kirjanpidon vastainen käytäntö • Hankintasäännösten noudattaminen!

17. Kokonaiskustannusten laskenta Aineet ja tarvikkeet, matkat • Projektin toteuttamiseen kiinteästi liittyvät aine- ja tarvikekustannukset hyväksytään projektin välittöminä kustannuksina • Suuri osa organisaation aine- ja tarvikekustannuksista on kuitenkin luonteeltaan yleiskustannuksia • Toimistotarvikkeet yms. • Projektin matkakustannukset hyväksytään ao. organisaatiossa noudatettavan ”matkustussäännön” mukaisina • Ei Tekes -lisiä

18. Kokonaiskustannusten laskenta Muut kustannukset • Muihin kustannuksiin voidaan sisällyttää sellaiset projektista aiheutuneet välittömät kustannukset, joita ei voida sisällyttää tilityslomakkeen erillisiin kustannuseriin • Rahoituksen saajan kirjanpito ratkaisee, mitä esitetään milläkin kustannusrivillä • Muut kustannukset tulee eritellä

19. Kokonaiskustannusten laskenta Koneet ja laitteet • Kohdistetaan osittain yleiskustannuksina ja osittain välittöminä kustannuksina organisaation laatimien yleisperiaatteiden mukaisesti • Tavanomaiset tietokoneet, puhelimet tms. toimistolaitteet kohdistetaan osana yleiskustannuksia  sisältyvät YK-kertoimeen  Näin rahoitetaan myös jo olemassa olevien laitteiden käyttöä • Kalliit erityislaitteet kohdistetaan yleensä tuntiveloitusjärjestelmän tms. laitteen käytön perusteella välittömänä kustannuksena

20. Kokonaiskustannusten laskenta Koneet ja laitteet POIKKEUSTAPAUS! • Tekesin kanssa erikseen rahoitettavaksi sovitut projektissa käytettävät tutkimuslaitteet hyväksytään hankintamenona  koneet ja laitteet • Yksilöitävä projektisuunnitelmassa ja kustannusarviossa • Huom. Rakennerahastohankkeissa ns. saastumisvaikutus • Hankintamenon osittainenkin rahoittaminen julkisella tuella johtaa kokonaisuudessaan ko. laitteen poistojen tukikelvottomuuteen kaikissa tulevissa rakennerahastohankkeissa • VnA rakennerahastoista osarahoitettavien menojen tukikelpoisuudesta (1079/2007)

21. Kokonaiskustannusten laskenta Tilat • Kohdistetaan osittain yleiskustannuksina ja osittain välittöminä kustannuksina sopivalla kustannusrivillä • Tavanomaiset tilat voidaan kohdistaa yleiskustannuksina sisältyvät YK-kertoimeen • Kuinka paljon tilaa tekeminen keskimäärin vaatii… • Jos on mahdollista hyödyntää tilojen hallintajärjestelmiä (yliopistot), projektin aiheuttamat tilakustannukset voidaan kohdistaa myös välittöminä kustannuksina  eivät tällöin sisälly YK-kertoimeen • Kalliit erityistilat (esim. puhdastilat) kohdistetaan tuntiveloitusjärjestelmän tms. tilojen käytön perusteella välittöminä kustannuksina

22. Projektin kokonaiskustannuksetYhteenveto Kustannusrivit • Palkat (tehollinen työ) • Henkilösivukustannukset (keskimääräinen kustannus) • Yleiskustannukset (keskimääräinen kustannus) • Matkat • Aineet ja tarvikkeet • Koneet ja laitteet (poikkeustapaus: vain hankintamenona hyväksyttävät) • Ostetut palvelut • Muut kustannukset • Alv (EAKR –projekteissa)

23. Rahoituksen hankkiminen Rahoitussuunnitelma • Rahoitussuunnitelmassa esitetään projektin kokonaisrahoitus (= seteliraha) • Projektin kokonaisrahoitus = Kustannusarvion loppusumma • Projektiin hankittu ulkopuolinen rahoitus vähentää omarahoituksen tarvetta kokonaiskustannuksia raportoivilla • Lisäkustannuksia raportoivilla muualta hankittu rahoitus kuitenkin vähentää Tekesin rahoitusosuutta • Kokonaiskustannuksia raportoitaessa myös omarahoitusosuus tulee raportoiduksi Tekesiin

24. Rahoituksen hankkiminen Omarahoitus • Omarahoitus = se osuus kokonaiskustannuksista, jota ei saada katetuksi Tekesin ja muiden ulkopuolisten rahoittajien rahoituksella Esimerkki • Kokonaiskustannukset 2000 • Tekes rahoitus 60 % 1200 • Yritysraha 10 % 200 • Muu ulkopuolinen rahoitus 5 % 100 • Omarahoitus 25 % 500 YHTEESNSÄ 2000

25. Raportointi • Tekesille tilitetään projektissa syntyneet kustannukset ja kertynyt rahoitus • Edellyttää projektikirjanpitoa (≠ virallinen kirjanpito) • Kaikki kustannukset eivät ole projektille kirjattuina menoina kirjanpidon pääkirjalla • Yleiskustannukset, jälkikäteen jaetut palkat… • Projektikirjanpidosta tulee kuitenkin olla katkeamaton kirjausketju kirjanpidon tietoihin (Audit trail) • Esim. kaudelta maksettu palkka = kohdistettu palkka • Kansallisesti rahoitetuissa projekteissa mahdollisimman kevyt raportointi, kuten tähänkin saakka • Hieman tarkempi, kun asiakas on valtion budjettitalouden ulkopuolinen organisaatio

26. Raportointi EAKR 2007 – 2013 • Rakennerahastohankkeissa kansallisia hankkeita tarkempi tilityskäytäntö • Palkkojen henkilöerittely (ei työajanseurantalomakkeita!) • Välittömistä kustannuksista kirjanpitoajo (ei tositteita, ellei erikseen pyydetä) • Välillisistä kustannuksista erillinen selvitys tarvittaessa (ei menoina pääkirjalla!) • Lopputilityksen yhteydessä edellytetään ulkopuolisen tilintarkastajan antamaa lausuntoa projektin kustannuksista koko kestoajalta • Edellisellä rakennerahastokaudella käytössä olleesta välitilitysten tarkastuskäytännöstä luovutaan

27. Tekesin rahoitus 2008 lukien • Yliopistot voivat saada vielä 2008 lisäkustannuksiin perustuvia päätöksiä • YK-kerroin alenee 46 %  36 % • Kokonaiskustannusten raportointiin voi siirtyä heti, kun valmiudet ovat riittävät • VTV alkaa sertifioinnit vuoden 2008 TP:istä? • Siihen saakka keskinäisten neuvottelujen varassa • Asiakkaan kanssa käydään läpi keskeiset kohdat • Tekes tarjoaa mahdollisuuden ’kevennettyyn kokonaiskustannusmalliin’ vuonna 2008 tehtävissä päätöksissä

28. Tekesin rahoitus 2008 lukienKevennetty kokonaiskustannusmalli • Ei edellytä takautuvaa laskentatietoa välillisten kustannusten selvittämiseksi • Edellyttää projektihenkilöstöltä kattavaa työajan kohdentamista • Projektit tuntitasolla päivittäin • Muu tekeminen vähintään raportointijaksoittain • Välilliset kustannukset: HSK 50 % ja YK 50 % • Kertoimia ei tarvitsee erikseen osoittaa • Edellyttää, että organisaation sisäinen ohjeistus on kunnossa • Tutkijat osaavat noudattaa yllä mainittuja periaatteita

29. Tekesin rahoitus 2008 lukien • Tekes sopii kunkin organisaation kanssa keskitetysti kokonaiskustannusten raportointiin (myös kevennettyyn malliin) siirtymisestä • Ei tutkija- tai projektikohtainen valinta • Miten menetellään meneillään olevien lisäkustannus -projektien kanssa, kun yliopistossa siirrytään kattavaan työajan kohdentamiseen? • Kustannusraportointi edelleen päätöksen mukaisesti • Takautuva kustannusarvioiden ja rahoitusprosenttien korjaaminen kokonaiskustannuspohjaisiksi liian suuri työ • Ei kuitenkaan suotavaa, että ao. projektihenkilöstö jättäytyisi työajan kohdentamisen ulkopuolelle!

30. LopuksiTekesin yhteystiedot Asiakaspalvelupuhelin: 010 60 55050 Sähköposti: Etunimi.Sukunimi@tekes.fi Internet: www.tekes.fi