DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización

1. DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización

2. DIGITALIZACIÓN QUE ES LA DIGITALIZACIÓN Es el proceso de convertir documentos de papel en imágenes digitales a través de un scanner o cámara digital. Las imágenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestión que permita la consulta, recuperación y distribución de las mismas.

3. PROCESO DE FISCALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN Planeación y Programación Auditoría Publicación Inicio Final 2 4 6 P R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I Ó N 3 5 7 1 Órganos de control Seguimiento de procesos instaurados Recepción de la Cuenta Pública Cédula de Notificación Informe a la Legislatura

4. PROCESO DE FISCALIZACIÓN 1.- Recepción de cuenta pública DIGITALIZACIÓN 1 Recepción de la Cuenta Pública Digitalización

5. PROCESO DE FISCALIZACIÓN 2.- Planeación y Programación DIGITALIZACIÓN 2 Planeación y Programación Oficio, informando a Directores Digitalización

6. PROCESO DE FISCALIZACIÓN 3.- Cédula de Notificación DIGITALIZACIÓN Cédula de Notificación y Orden de Auditoría 3 Entidad Fiscalizada Digitalización

7. PROCESO DE FISCALIZACIÓN 4.- Auditoría DIGITALIZACIÓN 4 Auditoría YA ES UN PROCESO DIGITAL EN EL SISTEMA RALI Inicio Final

8. DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 5.- Informe a la legislatura Digitalización 5 Acuse de recibido Informe a la Legislatura

9. DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? El personal dedica del 40% al 60% del tiempo productivo al manejo de documentos. 

10. DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? El 5% de los documentos extraídos de un archivo no regresa al mismo. 

11. DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? Cada documento producido en la empresa genera 19 copias durante su vida útil.

12. DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? Puede reducir el riesgo de pérdida de documentos ante la eventualidad de un siniestro.

13. DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? Gasta $20 USD promedio en archivar un documento.

14. DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los documentos están extraviados o mal archivados.

15. D I G I T A L I Z A C I Ó N DIGITALIZACIÓN Cuenta Pública Correspondencia Archivo histórico

16. ARCHIVO HISTÓRICO

17. ARCHIVO HISTÓRICO Proceso Almacén físico Digitalización de documentos Almacenamiento en Base de Datos Preparar documento para digitalizar Caja de documentos

18. C U E N T A P U B L I C A

19. C U E N T A P Ú B L I C A Proceso Almacenamiento en Base de Datos Digitalización de documentos Recepción de Cuenta Pública en la ESFE Entidad Fiscalizada entrega Cuenta Pública

20. CORRESPONDENCIA Interior de la ESFE Diversas Instituciones Diversas Instituciones

21. CORRESPONDENCIA Proceso Almacenamiento en Base de Datos Correspondencia Digitalización de documentos

22. CUANTO HEMOS DIGITALIZADO DIGITALIZACIÓN 2.8 Millones fojas

23. DISPONIBILIDAD DE LA DIGITALIZACIÓN Cuenta Pública Archivo Histórico Correspondencia EN CUALQUIER LUGAR EN TODO MOMENTO

24. BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN BUSQUEDA DE DOCUMENTOS INSTANTANEA a) Ahorro de dinero b) Aumenta la productividad c) Mejora el servicio de consulta d) Cero papel

25. TIPOS DE ESCANER Cama Plana Alimentación Múltiple Mixto Para planos y mapas grandes dimensiones Aéreos para libros Para Transparencias

26. PRIMERA BIBLIOTECA 100% DIGITAL EN EU Estrena EU su primera biblioteca pública digital: la BiblioTech Se ubica en el condado de Bexar, en San Antonio, Texas, y cuenta con un acervo inicial de 10 mil títulos; las autoridades planean crear sitios complementarios (17 SEP 2013)