Loeng 7 Kontroll Koostas: Riina Rohelaan Allikas: Ruth Alas. Juhtimise alused (2008)

1. Loeng 7 Kontroll Koostas: Riina Rohelaan Allikas: Ruth Alas. Juhtimise alused (2008)

2. Kontrollimise olemus Kontrollimine on saadud tulemuste võrdlemine püstitatud eesmärkidega. Näiteks kulutuste võrdlemine eelarvega; tehtud tegevuste võrdlemine planeeritud tegevustega jne. Kohaneda keskkonna-muutustega Vältida vigade kuhjumist KONTROLLIMINE AITAB ORGANISATSIOONIL Säilitada ülevaadet keerulistest struktuurides Vähendada omahinda

3. Kontrollimise eesmärgid • Mikro- ja makrokeskkonna muutustega kohanemine • Vigade kuhjumise vältimine (pikema aja jooksul võib kuhjuda palju väiksemaid vigu, mis toovad kaasa suuremaid riske) • Keeruka organisatsiooni juhtimine. Mida rohkem on ülesandeid ja koostöösidemeid, seda enam on vaja kontrollifunktsiooni • Omahinna ja kulude/tulude pidev kontroll

4. Kontrolli liigid valdkondade alusel • Füüsiliste vahendite kontroll (laoseisud, kvaliteedikontroll jne) • Inimressursside kontroll (valiku, koolituse, arendamise kontroll jne) • Ressursi kontroll (müügi- ja turundusprognoosid, tootmisplaan, majandusprognoosid jne) • Finantsressursside kontroll (rahavoogude kontroll) • Strateegiline kontroll (kui tulemuslikud on äristrateegia ja selle alamstrateegia eesmärkide saavutamiseks, teostavad tippjuhid) • Taktikaline kontroll (kui tulemuslik ja strateegiaga seostatud on allüksuste tegevus, teostavad keskastmejuhid) • Operatsioonide kontroll (ressursside toodeteks ja teenusteks muutmise kontroll, näiteks kvaliteedikontroll, teostavad esmatasandi juhid) • eelnev kontroll – kontrollitakse sisendeid (näiteks tasuvusuuringud enne toote turuletoomist) • paralleelkontroll – tehakse tegevuse protsessis, planeerituga vastavuse kontroll • järelkontroll – kontrollitakse lõpptulemust, s.o. väljundeid

5. Struktuurne kontroll

6. Kontrollimeetodite jagunemine kasutussageduse alusel Tund Päev Nädal Kuu Kvartal Aasta 1 2 3 4 8 9 5 6 7 pidev perioodiline juhuslik 1-enesekontroll; 2-rühmakontroll; 3-protseduurid, reeglid, poliitika; 4-juhtimise infosüsteemid; 5-audiitorkontroll; 6-eelarved; 7-eriaruanded; 8-personaalne vaatlus; 9-projekti kontroll

7. Kontrolli läbiviimine 1. samm: eesmärkide ja standardite väljatöötamine 4. samm: korrektiivide sisseviimine 2. samm: töötulemuste mõõtmine KONTROLLIMINE 3. samm: tulemuste võrdlemine standarditega

8. Kontrollsüsteemile esitatavad nõuded • Kontrollsüsteemi juures tuleb juhtidel jälgida: • Saadavad andmed peavad olema tõesed • Kontrollsüsteem ei tohiks meelestada töötajaid negatiivselt • Kontrollsüsteemi omadused: • Kontroll peab sobima organisatsiooni ja ülesande iseloomuga (näiteks tulemusi saab mõõta ) • Kontrollisüsteem peab tagama infoga varustatuse õigeaegselt • Kontrollsüsteem peaks olema kõigile mõistetav ja asjassepuutuvate inimeste poolt aktsepteeritud (mida mõõdetakse ja miks seda infot on vaja?) • Kontrollisüsteemi loomise ja rakendamise kulu peaks olema mõistlik (mitte liigselt suur) • Kontrollisüsteem peaks olema suunatud strateegiliselt olulistele operatsioonidele ja tulemitele (väheolulised jäetakse välja) • Kontrollisüsteem ei tohiks olla kontrollijate ja kontrollitavate poolt kergesti mõjutatav

9. Infosüsteemide kasutamine kontrolli läbiviimisel Juht kui infotöötleja Info • Juht • Osa infot salvestatakse hilisemaks kasutamiseks • osast infost kombineeritakse uus info Osa infot kasutatakse otsekohe Osa infot jäetakse kõrvale • Kasulikku infot iseloomustavad: • Korrektsus • Õigeaegsus • Terviklikkus • Olulisus Osa infot antakse teistele üle