Reuniones Efectivas

1. ReunionesEfectivas Revisión: 12 Enero 2014

2. El Procesopara ManejarReunionesEfectivasesSimple y Fácilde Seguir Planear Hacer Revisar Ejecución de la Reunión Preparación de la Reunión Seguimiento • Asegúrese que las reglas de la reunión estén claras • Hacer seguimiento de las tareas asignadas. • Asegure la participación de todos los asistentes • Termine con los Pasos a Seguir, los ítems de acción, asignando responsables y las fechas de cumplimiento. • Evalúe la reunión • Establezca los Objetivos y la Agenda. • Determine los Asistentes Apropiados. • Defina quiénes deben participar y las respectivas responsabilidades. • Preparación de los Participantes Claves. • Organización de la Logística. • Publicación del Acta • Los asistentes comunican los resultados de la reunión a sus grupos de interés. • Ejecutar los Pasos a Seguir. • Cada uno trabaja en las tareas asignadas que le corresponden.

3. Las buenasreuniones son eventosbienplaneados y manejados.... No se dan “porquesí.” To Do Planeación • Pida a los asistentes los ítems que deben discutirse en la próxima reunión y envíe con anticipación la agenda a todos los asistentes.... De esta manera todos sabrán qué se va a hacer... • Envíe a todos los asistentes el acta de la reunión anterior con suficiente antelación. • Las actas deben incluir los ítems de acción de tal manera que los responsables sepan para cuándo deben tenerlos listos. • Pida a los asistentes confirmar su asistencia o enviar su reemplazo/excusa en caso de que no puedan asistir. Logística: • Reserve un salón que sea cómodo y de tamaño adecuado. • Incluya refrescos / bebidas para reuniones largas / talleres • Organice recursos (proyector, papelógrafo, marcadores, tablero,etc).

4. Reglas de JuegoparaunaReuniónEfectiva Lleguepuntual, cumpla con el horario. Dejesu ego en casa. Teléfonosapagados No chat y email No distraiga la atención. Eviteentrar y salir del salón Seaconstructivo,no destructivo Sea breve (resumatodo lo quepueda) Sea abierto, honesto y déapoyo Solo hablauno a la vez No use jerga / tecnicismos. Eviteconfundir.

5. Durante la reuniónquizás sea necesarioponer fin o aplazarunadiscusión.... • Cuando se requiera más información. • Cuando se requiera información de personas que no están presentes. • Cuando se requiere más “tiempo para analizar” el tema. • Cuando no queda suficiente tiempo para cubrir todos los ítems programados en la agenda • Cuando un grupo más pequeño puede resolver el tema por fuera de la reunión. El facilitador toma la decisión de posponer una discusión sólo si los asistentes a la reunión están de acuerdo. Pasos a Seguir Aquí es donde el proceso “Pasos a Seguir” puede garantizar que se dé tanto la discusión posterior como la solución de un problema.

6. Sabesquerealizasteunareuniónefectivacuando. . . • Asistieron las personascorrectas, estaban preparadas y participaron todas en la reunión. • Se compartió y procesó la información de manera apropiada. • Se cumplieron los objetivos y las expectativas. • Se establecieron planes y se asignaron responsables. • Se contó con suficiente tiempo para discutir todos los ítems de la agenda • La reunión comenzó y terminó a tiempo • Se sale con la sensación de que se alcanzaron logros!!!

7. . . . Y hay una manera simple de medir el desempeño de tu reunión y darle seguimiento • ¿La reunión comenzó y finalizó a tiempo (con todos)? Sí = 1No = 0 • ¿Todos los invitados asistieron o se excusaron con anticipación? • ¿El Acta y la agenda anterior fueron entregadas con anticipación? • ¿Todos los asistentes presentaron su informe de avance? • ¿Los ítems de acción fueron cumplidos en el tiempo asignado? • ¿Todos los asistentes participaron en la reunión? • ¿Realizamos “una sola reunión” sin interrupciones? • ¿Tuvimos un Líder Facilitador bueno y fuerte? • ¿Se agotaron todos los ítems de la agenda? • ¿Se asignaron nuevos ítems de acción? Para calcular... Sólosume los puntajes ... Y grafique

8. Finalmente, recordemosque Lo másimportantees la IMPLEMENTACIÓN • Las reuniones … Charlas ambientales … El Cineforo … Descripción de un proyecto … Plan de trabajo … etc • ..... todos son pasoshacia la IMPLEMENTACIÓN de un cambioambientalpositivo. La verdaderaIMPLEMENTACIÓN Es PLANTAR el Arbol Para de Hablar y Empieza a Actuar !!!

9. GRACIAS Creando un MejorAmbiente en Cartagena!!!