Planlægnings- og specifikationsarbejdet

1. Planlægnings- og specifikationsarbejdet

2. Efter denne lektion skal du: • Kunne lave en målnedbrydning for et mindre projekt • Kunne forklare sammenhængen mellem estimat, ressourcer og projektplan • Kunne identificere behovet for ressourcer til et givent projekt • Kunne udføre funktionel dekomponering (”Work Breakdown”) • Kunne lave en projektplan for et mindre projekt • Kende milepælsplanlægning, GANTT-kort, væg-planer, kritisk-vej-teknikken og PERT-teknikken

3. FØR projektet besluttes Planlægn. & spec. arbejdet Udfø-relse Denne lektion Aflevering og eval. Drift & vedl.hold X • Project Scope Management • Project Quality Management • Project Human Resource Management • Project Time Management • Project Cost Management 6. Project Communication Management 7. Project Risk Management 8. Project Procurement Management 9. Project Integration Management X X X

4. Et projekt kan have mange mål (fordelt på mange interessenter) Anvendelsesmål - Behovsopfyldelse - Relevante brugerfaciliteter - Let at anvende - Fleksibilitet - Styring/overblik Forretningsmål - Større markedsandele - Flere brugere - Mersalg/profit - Rationalisering - Opfylde lovgivning - Positiv cost/benefit Projektmål - Overholde milepæle - Produktindhold og kvalitet - Overholde budget - Optimere ressourcer - Medarbejderudvikling - Positiv proces Forvaltningsmål • Let at vedligeholde • Høj driftsstabilitet - Lav driftsøkonomi - Integrationsmuligheder Hvorfor gennemfører vi projektet ? Hvilken virkning vil vi opnå? Hvad er produktet? Hvordan måles succes'en?

5. Målanalyse: Formål, mål og succeskriterier • Hvorfor gør vi det • Hvordan gør vi det • Hvilken effekt opnår vi Formål F.eks.: Samle, registrere og udstille livet i Roskilde Mål F.eks.: ved at arrangere udstillinger der viser interessante udsnit af livet i Roskilde Succeskriterier F.eks.: 20% flere besøgende

6. Idé / FØR Planlægnings- & spec. Hvor passer formål, mål og succeskriterier ind? Formål Mål Gennemførelse Drift Succeskriterier

7. Målanalyse - fremgangsmåde FORMÅL Formål Hvordan vil vi tilgodese formålet? Formål Formål Formål Formål Formål Formål Hvorfor skal vi løse opgaven? Projekt-mål Projekt-mål Projekt-mål Projekt-mål MÅL

8. SMARTE mål Et godt projektmål er SMART • Specifikt • Målbart • Accepteret • Realistisk, men ambitiøst • Tidsfastsat

9. WBS for drivhus Kousholt (2008: 233)

10. ”Regler” for WBS (Kousholt 2008: 231) • WBS skal være overskuelig – skal helst kunne vises på én side • Ikke have mere end tre niveauer. Er der behov for mere så lav et separat diagram herfor • Faserne i projektets livscyklus kan bruges som første opdelingsniveau • Inden for mange brancher findes standardiserede WBS’er

11. Planlægning er en del af projektledelsens kerneområder

12. Estimering og planlægning • Estimering af timer til at løse opgave, samt til rådighed værende resurser danner baggrund for projektets plan. • Planen angiver leveringer og datoer • Forsøg helt at adskille estimering og planlægning

13. Usikkerhed • Estimater er forudsigelser om fremtiden. Forudsigelser er behæftet med usikkerhed • Regn altid med denne usikkerhed på ethvert estimat • Eksempel: “Mit estimat er at det vil tage mellem 2000 og 2800 timer at løse opgaven” • Skal du give et tal så giv medianen, dvs. det den forudsigelse der med lige stor sandsynlighed er over som under

14. Fra estimat til plan • Estimér i timer så der ikke opstår tvivl om, hvad man taler om. En dag kan f.eks. være alt mellem 6 og 16 timer. En uge kan være fra 30 til 100 timer osv. • Som omregningsfaktor kan evt. anvendes, at en gennemsnitlig personmåned i Danmark omfatter 18 arbejdsdage eller 135 arbejdstimer (ved arbejdsdage på 7,5 time).

15. Du er ikke effektiv !- 7,5 time om dagen, 37 timer om ugen • Effektivitetsfaktoren: Hvor meget tid arbejder hver projektdeltager effektivt på projektet. Det tager tid at læse post, deltage i afdelingsmøder, holde personalesamtale, læse fagtidsskrifter etc. • Effektive arbejdstimer = Arbejdstimer * 70-80% • Rådighedsfaktoren: Hvor stor en del af deres tid, de er til rådighed for projektet.

16. Produkt ALFA BRAVO CHARLIE DELTA EKKO Fra estimat til plan- et eksempel fra start til slut

17. Allokering af ressourcer- der tilknyttes en person til hver aktivitet

18. Rådighed og effektivitet • Hans Hansen- Til rådighed 2 dage/uge = 40% til projektet- Nyansat = > Effektivitetsfaktor 50%- Hvilket giver 0,50*0,40*37t = 7,4 time/uge • Mia Madsen- Til rådighed 3 dage/uge = 60% til projektet- Erfaren => Effektivitetsfaktor 70%- Hvilket giver 0,70*0,60*37t = 15,5 time/uge

19. Beregning af kalendertid • Kalendertid for arbejdspakke ALFA og BRAVO:- 69 timer / 15,5 time/uge => Cirka 4,5 kalenderuger. • Kalendertid for arbejdspakke DELTA og EKKO:- 38 timer / 7,4 time/uge => Cirka 5,2 kalenderuger.

20. 2010 2009 Brug et planlægningsværktøj - og regn med usikkerhed • Usikkerhed planlægges i princippet på samme måde som de “almindelige” aktiviteter

21. Tre niveauer af planer • Hovedplan (overordnet projektplan) som dækker hele projektet. • Detailplan som dækker en eller flere faser i projektet detaljeret (horisont 3-6 måneder). • Plan for den enkelte medarbejder (typisk horisont 4-8 uger). Hovedplan Detailplan Individuel plan

22. Planlægningsteknikker • Milepæle er godt til meget simple projekter med f.eks. 10 aktiviteter eller 2 personer • Et Gantt-kort svarer til et stavdiagram. Kan vise overlap og tidsmæssige afhængigheder • Vægplan laves af alle i projektet samlet i et rum. Giver godt overblik • Programme Evaluation Review Technique kan bruges til at regne på usikkerhed Milepæle Gantt Vægplan PERT

23. Milepæle Milepæle • Milepæle markerer planlagte tidspunkter, hvor projektet har nået et veldefineret resultat og i øvrigt er i en veldefineret tilstand. Milepæle anvendes desuden til at fortælle omgivelserne, hvor langt projektet er nået og til at sikre, at projektet er "på sporet". • Der er altid en milepæl ved en faseovergang eller opfyldelse af et projektmål. Der kan med fordel tilføjes ekstra milepæle især i meget lange faser.

24. Gantt-kort • Gantt-kort er bedst til en ren tidsplanlægning, hvortil det er særdeles velegnet. • Gantt-kort giver et godt overblik over de forskellige aktiviteter, deres tidsmæssige forløb og den samlede plan Gantt-kort

25. Vægplan • Til en vægplan anvendes en tavle eller et bord, samt nogle kort. På kortene skrives aktiviteter. Herefter kan kortene lægges op og flyttes rundt, indtil en plan tegner sig. • Hvis man laver vægplan med projektgruppen, kan det være en ret god teknik til at opnå ”Commitment” til planen. Vægplan

26. PERT(Programme Evaluation Review Technique) • Alle aktiviteter tegnes ind i et sammenhængende net. Der tilføjes en ”kunstig” START og SLUT aktivitet • En aktivitet kan først begynde, når forudgående aktiviteter er afsluttet. • Aktiviteterne må ikke forbindes således, at de går i ring • I visse situationer behøver en aktivitet ikke at være helt afsluttet, før end næste aktivitet kan påbegyndes. I så fald må aktiviteten splittes op i delaktiviteter, eller overlapningen specificeres PERT

27. Netværksplanlægning- Et eksempel på PERT

28. Vi tegner netværket Start Slut

29. Vi regner forlæns … Start Slut

30. Og baglæns – startende med 325 Start Slut

31. Kritisk vej – Aktiviteter der hvis de forsinkes, forsinker det hele Start Slut

32. Vi får nu tildelt 3 personer • Alle mand fuld tid = 25 effektive timer • HANSEN er god til aftaler => A og C • JENSEN er god til tekst, og kan få alt til at lyde godt => B, D og H • NIELSEN er besøgs-specialist => F og G • Alle kan lave E (men ingen har lyst)

33. Samme netværk med personer … Start Slut

34. Vi fordeler ”E” til Hansen og Jensen, og bliver færdig i uge 13 Start Slut

35. Plan i eget arbejde • Nok så mange projektplaner hjælper ikke, hvis den enkelte projektdeltager ikke har styr på sit eget arbejde. • Nyttige hjælpemidler til styring i projektgruppen: • Hovedplan og detailplaner • Aktivitetsplaner for den enkelte medarbejder • Udestående liste (huskeliste) • Ugentlige statusmøder i projektgruppen • Detailplanen gennemgås og fremdrift (eller resttid) fastlægges på de enkelte aktiviteter • Udestående listen behandles - Punkter lukkes, tilføjes, ændres osv. • Status og problemer behandles / løses på mødet