CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP

1. CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP Ponta Delgada, 19 de Março de 2007

2. Metodologia Equipa de Auto-Avaliação Ana Beatriz Mira Carmélia Salgadinho Branco Dória Lopes Rovoredo Goreti Afonso Idílio Fernandes Lara Melo Lúcia Lima Pedro Araújo Rita Gonçalves dos Santos

3. Metodologia Processo de auto-avaliação Planeamento da auto-avaliação Condução dos processos de auto-avaliação Acompanhamento e Validação Apresentação da CAF à DRTQP Preenchimento da grelha de AA Apresentação de resultados da AA

4. Metodologia Planeamento da auto-avaliação Apresentação da CAF à DRTQP Preenchimento da grelha de AA Apresentação de resultados da AA • Proposta à gestão de topo; • Apresentação da CAF, da equipa AA e do cronograma de tarefas à gestão de topo e gestores intermédios; • Definição da metodologia a seguir pela equipa AA. • Apresentação aos colaboradores. • Reunião da equipa AA para identificação de iniciativas e indicadores; • Recolha de evidências; • Reunião da equipa AA para preenchimento da grelha AA e atribuição da pontuação. • Análise dos resultados; • Elaboração do relatório final e plano de melhorias ; • Apresentação dos resultados ao gestor de topo e Vise-Presidência; • Apresentação dos resultados à gestão intermédia e colaboradores.

5. Metodologia Elementos facilitadores DSE DPE DST DIFP FRE SAA OEFP GEAJ DCIAFP GDR

6. Metodologia Dificuldades

7. Metodologia RELATÓRIO

8. Apresentação dos resultados Critérios Meios Resultados Total global - 15,3

9. Meios Resultados 1 - LIDERANÇA 2 - 3 - GESTÃO DAS 4 - PARCERIAS E 5 - GESTÃO DOS 6 - RESULTADOS 7 - RESULTADOS 8 - IMPACTO NA 9 - RESULTADOS PLANEAMENTO E PESSOAS RECURSOS PROCESSOS E DA ORIENTADOS RELATIVOS ÀS SOCIEDADE DE DESEMPENHO ESTRATÉGIA MUDANÇA PARA OS PESSOAS CHAVE CIDADÃOS/ CLIENTES Apresentação dos resultados

10. Apresentação dos resultados Pontuação Global Sectorial / DRTQP

11. Apresentação dos resultados Fácil acesso às chefias intermédias e à gestão de topo Atendimento permanente Parcerias Equipamento tecnológico de última geração Pontos fortes Existência do CID Clara definição de procedimentos Empenhamento dos colaboradores Grande visibilidade do DR

12. Apresentação dos resultados Plano de melhorias Pontos fracos Oportunidades de melhoria

13. Apresentação dos resultados Baixo (1 ponto) Médio (3 pontos) Elevado (5 pontos) Critérios de prioritização das acções de melhoria Impacto Terá um impacto significativo em mais do que um objectivo da organização ou indicadores de desempenho Terá algum impacto em pelo menos um objectivo da organização ou indicador de desempenho É provável que tenha impacto em qualquer objectivo da organização ou indicador de desempenho Capacidade Pode ser implementada no curto prazo Requer poucos recursos materiais e humanos para ser alcançada Pode ser controlada pela organização É possível implementar no curto prazo Requer um n.º razoável de recursos para ser alcançada Pode ser controlada pela organização É improvável de ser implementada no curto prazo Requer um n.º significativo de recursos para ser alcançada Depende de factores externos à organização Satisfação A acção tem impacto directo na melhoria da satisfação do cidadão / cliente A acção tem impacto indirecto na melhoria da satisfação do cidadão / cliente Improvável impacto na satisfação do cidadão / cliente

14. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 1 (Liderança)

15. Apresentação dos resultados Continuação

16. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 2 (Planeamento e Estratégia)

17. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 3 (Gestão das Pessoas)

18. Apresentação dos resultados Continuação

19. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 4 (Parcerias e Recursos)

20. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 5 (Gestão dos Processos e da Mudança)

21. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 6 (Resultados Orientados para os Cidadãos / Clientes )

22. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 7 (Resultados Relativos às Pessoas)

23. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 8 (Impacto na Sociedade)

24. Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 9 (Resultados de Desempenho- Chave)

25. Apresentação dos resultados Continuação

26. Apresentação dos resultados Continuação

27. Apresentação dos resultadosPlano de melhorias Ficha da acção 1: Partilha de informação (formas) – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Divulgar informação relevante por correio electrónico Defenir um conjunto de mecanismos formais que permitam a partilha da informação inter e intra departamental Permitir que toda a informação relevante se encontre acessível, de forma imediata e actual, a todas as partes interessadas Criar pastas partilhadas acessíveis a todos os departamentos, com conteúdos pré-definidos Partilhar pastas, dentro de cada departamento, de toda a informação produzida Criar uma intranet Setembro 2007 Responsável: Gestão de topo e intermédia

28. Apresentação dos resultadosPlano de melhorias Ficha da acção 2: Reunião de chefias – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Criar um calendário de reuniões de chefias Criar uma calendarização com respectiva ordem de trabalhos, de reuniões gerais em que participam os dirigentes de topo e as chefias intermédias Criar uma rotina de reuniões semanais entre chefias, e optimizá-las em termos de resultados, libertando a chefia de topo de abordagens sistemáticas Divulgar previamente a ordem de trabalhos Distribuir previamente a documentação objecto de análise Junho 2007 Responsável: Gestão de topo

29. Apresentação dos resultadosPlano de melhorias Ficha da acção 3: Acompanhamento de dificuldades individuais – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Promover junto dos colaboradores a identificação de dificuldades individuais Implementar práticas para um melhor acompanhamento das dificuldades individuais Promover um verdadeiro espírito de equipa e cooperação Acompanhar e orientar a execução de tarefas específicas, através da partilha mútua de conhecimentos Distribuir previamente a documentação objecto de análise Junho 2007 Responsável: Chefias intermédias

30. Apresentação dos resultadosPlano de melhorias Ficha da acção 4: Liderança proactiva – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Dirigir palavras de estímulo e de reconhecimento Aumento da motivação Atitudes assertivas Desenvolver um estilo de liderança que promova a motivação dos colaboradores Demonstrar flexibilidade face a situações pessoais concretas Gerir conflitos de forma moderadora Melhoria no desempenho individual Acolher e implementar sugestões e ideias Promover a criatividade e inovação Junho 2007 Responsável: Chefias e colaboradores

31. Apresentação dos resultadosPlano de melhorias Ficha da acção 5: Missão e Visão – Critério 1 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a médio e longo prazos e divulgá-las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes interessadas através de mecanismos já exitentes Criar um documento que defina a Visão e a respectiva Missão Definição clara da Visão e Missão Divulgar o documento Junho 2007 Responsável: Gestão de topo

32. Apresentação dos resultadosPlano de melhorias Ficha da acção 6: Diálogo e troca de informação (conteúdos) – Critério 3 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Definir quais as necessidades de partilha de informação relevante, para os diversos departamentos Promover uma maior política de diálogo / troca de informação entre os vários serviços da DRTQP Criar uma cultura de partilha de informação Propor ao CID a criação de um boletim informativo interno Criar um sistema de recolha de informação relevante, em função das necessidades acima identificadas Junho 2007 Responsável: Chefia de topo e intermédia

33. Apresentação dos resultadosPlano de melhorias Ficha da acção 7: Avaliação da satisfação dos colaboradores – Critério 3 Actividades a realizar Desenvolvimento da acção Benefícios Elaboração de um inquérito pela psicóloga da DRTQP Criar mecanismos para a avaliação da satisfação dos colaboradores Conhecer o grau de satisfação dos colaboradores Distribuição do inquérito pelo SAA Tratamento estatístico dos dados recolhidos pela psicóloga Janeiro 2008 Responsável: Psicóloga e SAA

34. Implementação CONVITE À ACÇÃO Aposta no futuro desejável para a DRTQP Compromisso com o envolvimento no projecto de mudança

35. QUESTÕES

36. OBRIGADA RITA GONÇALVES DOS SANTOS Email: rita.mf.santos@azores.gov.pt Diapositivos elaborados por Ana Beatriz Mira