Projektiplaneerimine, -koostamine ja -juhtimine

1. Projektiplaneerimine, -koostamine ja -juhtimine Rando Lai

2. On olemas kolme liiki organisatsioone: • Need, kes ise midagi teevad • Need, kes vaatavad pealt, kui midagi tehakse • Need, kes imestavad, mis on küll tehtud!

3. Käsitletavad teemad • Projekti olemus • Projektitüübid • Projektitöö voorused ja puudused • Probleemi püstitus, eesmärkide sõnastamine • Ideede genereerimine • Tegevuste kavandamine • Ressursside kavandamine ja eelarve koostamine • Riskid • Projekti vormistamine • Projekti teostus • Aruandlus, kokkuvõtted, analüüs

4. Mis on projekt? • Projektiks nimetatakse konkreetse eesmärgi tähtaegseks saavutamiseks kavandatud tegevuste kogumit, mille elluviimisel on rahalised piirangud. • Projekt on ajutine ülesanne, mis tuleb lahendada tähtaegselt, kasutades selleks kindlaksmääratud ressursse. Algis Perens

5. Projekti iseloomustab… • Selgesihilisus • Uudsus • Ühekordsus • Ajaline piiritletus • Erakorraliste ressursside vajadus • Interdistsiplinaarsus • Keeruline planeerida ja juhtida • Riskirohkus • konfliktsus

6. Projektimeetodi kasutamisvajadus • Kõige üldisemalt on iga projekt tingitud mingi reageerimist nõudva probleemi avaldumisest • Projekti tõukeks võib olla ka mõni positiivne ilming (nt. suur nõudlus mingi toote/teenuse järgi)

7. Arendusprojekt Eesmärgid ei ole alati konkreetsed, sageli hoopis nägemuslikud Eesmärkide saavutamiseks vajaminevad tegevused ja ressursid ei ole alati teada Ennustatavus halb Teostusprojekt Eesmärgid selged ja konkreetsed Projekti sündmused, tegevused ja ressursid hästi teada Ennustatavus hea Projektitüübid

8. Projektitöö voorused • Aitab lahendada olulisi probleeme. • Aitab koondada ressursse. • Tavaliselt on lihtne ja selge sisemine struktuur • Vastutuse selge jagamine • Loob uusi koostöövorme väljaspool organisatsiooni • Organisatsiooni läbivad projektid aitavad kaasa erinevate allüksuste vahelisele koostööle • Võimaldab reageerida kiirelt ja viia ellu muutusi. • Loovus ja uuendusmeelne õhkkond pakub vaheldust projektis osalejatele

9. Projektitöö puudused • Projektimeeskonna liikmete muud tööülesanded – ebapiisav pühendumine • Isoleeritus ülejäänud organisatsioonist. • Ajaressurss on piiratud • Projektipõhine tegevus ei garanteeri jätkusuutlikkust – finantseerimine ja tegevused on ühekordsed

10. Projektitsükli etapid 1. Planeerimine 2. Teostamine 3. Lõpetamine

11. 1. Projekti planeerimine • Probleemi määratlemine • Üldiste suundade ja prioriteetide valimine • Ideede genereerimine ja sobivate valimine ning arendamine • Eesmärkide püstitamine • Sihtgrup(p)i(de) määratlemine • Tegevuste kavandamine • Tööjaotuse korraldamine • Ressursside kalkuleerimine, eelarve koostamine • Projekti vormistamine taotluseks finantseerijatele

12. Probleemi määratlemine • Probleem on vastuolu hetkeolukorra ja ettekujutuse vahel sellest kuidas asi võiks/peaks olema! • Püüa probleem sõnastada võimalikult täpselt. • Segi ei tohi ajada probleemi ja selle tagajärgesid • Hea projektiidee leidmiseks tuleb süstemaatiliselt tegeleda probleemide määratlemisega. • Kaasa probleemide määratlemisesse erinevaid huvigruppe ja valdkonna spetsialiste • Mõtle, miks ja kas on vaja midagi muuta.

13. Üldiste suundade ja prioriteetide valimine • Millised on piirkonna prioriteedid? • Millised on organisatsiooni? • Millised on rahastaja(te) prioriteedid? • Kas valitud prioriteedid on ajutised ja ühekordsed või pikaemaajalised?

14. Eesmärgi püstitamine • Projekti eesmärk on kirjeldus mõõdetavast tulemusest, mis tuleb saavutada teatud aja piires. • Tavaliselt ainult lõppeesmärgi sõnastamisest ei piisa, on vaja ka vahe-eesmärke ja/või alaeesmärke. • Eesmärgid annavad meile tegevussuunad ja püstitavad nõuded oodatavale lõpptulemusele.

15. Eesmärk peab olema: • Reaalne • Ajastatud • Vasturääkivusteta (aeg – tulemused) • Mitte interpreteeritav • Mõõdetav • Mitte tegevust kirjeldav • Tellija ja projektijuhi vahel kooskõlastatud ja mõlemapoolselt aktsepteeritud

16. Ideede genereerimine • Eeldab loovat lähenemist – kõik ideed on “õiged”. • Kriitika on keelatud, nii enda kui teiste suhtes! • Aeg, raha ja inimesed ei tohi selles etapis olla takistuseks • Mõistlik oleks sellesse protsessi kaasata mitmeid inimesi

17. Ideede analüüs ja hindamine • Analüüsi valmisolekut kõigi pakutud ideede elluviimiseks. Vaata, millistel eeldustel saab ideed teostada? Millised väärtused loob antud idee rakendamine • Mis juhtub siis, kui seda ideed/ettevõtmist ellu ei viida? (põhjused – probleem – tagajärg)

18. Idee analüüs ja hindamine Millised on eeldused idee rakendamiseks? • Aeg • Inimesed • Raha • prioriteedid • Koht • Motivatsioon • Oskused, kogemused • Kvalifikatsioon

19. Ideede hindamine • Hetkeolukord ja selle muutmise vajadus • Millised on idee rakendamisel loodud väärtused? • Kasusaajate hulk ja võimalik hinnang ideele • Suhteline tasuvus (kulu tulemuse saavutamiseks)

20. Sihtrühm(ad) • Millisesse valdkonda sinu projekt kuulub? • Millist huvirühma sinu ettevõtmine kindlasti huvitab? • Kas keskendud konkreetsele huvigrupile või huvitab sind laiem avalikkus? • Kus, millal ja kuidas kavatsed neid “püüda” • Määratle sihtrühm nii täpselt kui võimalik ja too välja osalejate kasu

21. Erinevate huvigruppide mõju projektile võib olla • Positiivne – kaasata toetusgrupina • Neutraalne – hoolitseda selle eest, et nad projekti vastu ei pöörduks • Negatiivne – neid gruppe tuleb pidevalt silmas pidada ja võimalusel “oma usku” pöörata

22. Tegevuste kavandamine Tegevused… • on projekti tulemuste saavutamiseks vajalikud toimingud ja ülesanded • peavad toetama eesmärgi saavutamist • peavad olema metoodiliselt mõttekad ja ökonoomsed

23. Tegevuste kavandamine • Jaota planeeritavad tegevused optimaalsetesse tööpakettidesse. See lihtsustab kontrolli selle üle, kas, kuidas ja mis on ära tehtud. • Tunde ja päevi kujutatakse paremini ette kui kuid või kvartaleid! • Jälgi, et tegevus- ja ajakava oleksid realistlikud. • Jälgi, et projektis oleks puhveraegu. • Mõtle läbi teostamise riskid ja piirangud! • Tegevused peaks olema loogilises järjekorras ja omavahelises seoses • Kontrolli, kas kõik eelarves planeeritu kajastub ka projekti tekstiosas.

24. Hea projektiplaan • Mida detailsem on kava ja mida paremini lugeja suudab selle alusel tulemust ette kujutada, seda suurem on tõenäosus, et projekti ideed toetatakse. • Teksti viimistlus, õigekiri, vormistus aitavad sinust korrektset muljet jätta. • Taotluse hindaja ei ole reeglina sinu projekti valdkonna spetsialist. Seetõttu kirjuta lahti projekti taust, keskne problemaatika ja kasutatud terminid. • Lase enne taotluse esitamist lugeda projekti mõnel tuttaval ja vaata, kas nad saavad ideest, eesmärkidest, tegevustest jm. olulisest infost piisava ülevaate

25. Hea projektiplaan sisaldab • Mida tehakse? • Miks tehakse • Kuhu jõutakse? • Kellele tehakse? • Kes teeb? • Kuidas tehakse? • Kuidas kaetakse kulud?

26. Jälgi taotlemisel kehtestatud nõudmisi • Pöördumiskiri • Täidetud taotlusvorm. • Projekt, milles täpne tegevuskava ja eelarve • Projektijuhi CV • Projekti vedava organisatsiooni kirjeldus • MTÜ korral registrisse kandmise otsus • Hinnapakkumised • Toetuskirjad

27. Pane tähele! • Vasta kõigile ankeedis olevatele küsimustele, pigem konkreetselt kui kõrgelennuliselt ja laialivalguvalt. • Projekti ankeet ei pruugi tagada seda, et oled kõik olulise välja toonud. Jälgi vormistamisel kavandamise faasis koostatud tegevuskava ning ressursside jaotusplaani. • Ideaalset teksti pikkust ei ole olemas. Eemaldage ebavajalik, aga pange kirja kõik vajalik. Vältige pikki lauseid. • Mitmeleheküljeliste kirjutiste puhul nummerdage lehed. • Liigenda teksti, kasuta reavahesid, paksendatud teksti • Kirja stiil olgu konservatiivne (Times New Roman, Arial)

28. Riskid! • Mõtle läbi teostamise riskid ja piirangud! • Riskianalüüsi ülesandeks on faktorite määratlemine, mis võivad ohustada projekti eesmärgini jõudmist • Need faktorid on vaja: - identifitseerida - hinnata - kavandada vastumeetmed nende mõju vähendamiseks • Käi läbi projekti sisu ja tegevuskava ning visanda enda jaoks nn. “must stsenaarium” ja abinõud olukorra lahendamiseks.

29. Ressursside kavandamine ja eelarve koostamine • Eelarve on rahaliste ja mitterahaliste tulude ja kulude kirjeldus Kulude plaani olemasolu on oluline eelkõige: • Projekti rahastajale • Taotleva organisatsiooni juhtkonnale • Projekti juhile

30. Iga projekti puhul tuleks koostada 2 (3!) eelarvet: • Organisatsiooni jaoks projekti kui terviku tegelik eelarve ja seosed organisatsiooni üldeelarve ja tegevustega • Rahastaja(te)le koos projektitaotlusega esitatav eelarve • Eelarve projekti juhile

31. Eelarve koostamise meetodid • Ümberarvutamine/võrdlus • Hinnang • Pakkumiste kogumine • Eelnevate meetodite kombinatsioon

32. Tegevuskava ja kulude omavaheline seos • Töö teostajate palgakuluga (brutopalk) • Töö teostamiseks vajalike materjalide kuluga • Tegevuste läbiviimiseks kasutatavate vahendite kuluga • Sisseostetavate teenuste kuluga (allhanked)

33. Kululiigid • Otse- ja kaudsed kulud • Projekti läbiviimise kulud ja uue rakendatava süsteemi kulud (ühekordsed ja püsikulud)

34. Tähelepanekuid eelarve koostamisel • Reeglina nõuab kvaliteetne tulemus rohkem aega ja vahendeid! • Eelarve peab olema seotud projekti tegevustega • Eelarve peab olema seotud projekti eesmärkidega • Eelarve detailsuse tase peab võimaldama sellest aru saada ka inimesel, kes ei ole antud valdkonnas spetsialist • Kuluartiklite maksumused peavad olema realistlikud ja vajadusel põhjendatud eelarve lisana vabas vormis

35. Tähelepanekuid eelarve koostamisel • Võimalusel lisage hinnapakkumised või hinnakirjad teenuse või toote kohta. Hinnapakkumised peavad olema kooskõlas eelarvega • Hinnapakkumised peavad kehtima ka projekti rakendamise ajal, küsida seda juba pakkumise kutses • Eelarve peab vastama rahastaja kehtestatud nõuetele: - projekti juhtimisega seotud kulud - lubatud ja mittelubatud kulud - oma- ja kaasfinantseeringu osakaal - rahalise ja mitterahalise finantseeringu osakaal

36. Tähelepanekuid eelarve koostamisel • Kulud peaks ajalises kontekstis olema reeglina kasvavas järjekorras • Kõik vahendid tuleks kirja panna – nii suured kui ka väikesed • Määrake kindlaks, kuidas arvutate mitterahalise omafinantseeringu (nt. vabatahtlik töö) • Proovige projekti käik mõttes (ka paberil) läbi mängida, et ükski vajalik tegevus ei jääks kahe silma vahele ja ka eelarvest välja

37. Tähelepanekuid eelarve koostamisel • Projektil on kaks nägu – tiitelleht ja eelarve! Kehv eelarve jätab halva mulje kogu projektist. Detailselt, loogiliselt ja üheti mõistetava eelarve abil võivad hindaja jaoks hajuda möödalaskmised projekti sisu kirjelduses ning määravaks saab hea rahaliste vahendite kalkulatsioon. • Ümmargused summad pole reeglina loogilised ega reaalsed, täpsed hinnad äratavad usaldust • Vältige selliseid ebamääraseid kuluartikleid nagu „muud“ või „teised“

38. Tähelepanekuid eelarve koostamisel • “Tulud” = “Finantseerimisallikad” (osadele hindajatele meeldib viimane sõna rohkem) • Loogiline kulude kujunemine: ühik – ühikute kogus – ühiku hind – ühikute hind kokku! • Koolimatemaatika nelja põhitehte rakendamisel ja % arvutuses ei tohiks eksida • Eelarve formaadiks on soovitav võtta Exceli tabel, mis hõlbustab tehteid arvudega ja välistab arvutusvead.

39. Projekti eelarve ja rahastamise riskid • Hinnad muutuvad (inflatsioon, maailmaturg) • kokkulepped ei kehti • projekti tegevused ja seega ka kulud muutuvad • oma- ja/või kaasfinantseeringu vähenemine • planeeritust väiksem toetus • Projektimeeskonna liikmed haigestuvad

40. 2. Projekti teostamine • Tegevuste elluviimisel tuleb jälgida tegevusplaani ja eelarvet • Projekti realiseerimine sõltub palju sellest kui hästi või halvasti on kõigele eelpoolmainitule tähelepanu pööratud. • Projekti käigus on mõistlik mõõta vahe-eesmärkide täitmist.

41. Kuidas tagada projektimeeskonna liikmete vastutus kohustuste eest? • Koosolekud • Kontrollküsimused • Kirjalik leping • Motivatsioonisüsteem • Liikmed ise ütlevad välja oma tegevuste/kohustuste reaalsed tähtajad

42. 3. Projekti lõpetamine • Võimalusel koosta projekti lõppraport vahetult peale projekti lõppemist, hiljem on seda tunduvalt raskem teha. • Aruandlus rahastajale tuleb esitada õigeaegselt ja nõuetekohaselt vormistatuna, see jätab rahastajale positiivse ja usaldusväärse mulje ning võib anda eelise järgnevate rahataotluste menetlemisel. • Projekti kokkuvõte on hea vahend tulemuste ja meeskonna efektiivsuse analüüsimiseks • Projekti sihtrühmade ja meeskonna rahulolu-uuring ja tagasiside aitab teil selgusele jõuda oma projekti tulemuslikkuses ja mõjus. • Negatiivset tagasisidet ei maksa alahinnata ega väga isiklikult võtta – hinnatakse protsessi, mitte isikuid. • Arhiveeri kõik projekti dokumendid nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt, neid võib sul tulevikus vaja minna analoogsete projektide planeerimisel ja teostamisel.

43. Sponsorlus • Taotlus eratoetajale võiks sisaldada järgmisi aspekte: • Lühikokkuvõte projektist koos eelarvega • Põhjus(ed), miks sponsor peaks sinuga “ärikokkuleppe” sõlmima? (mis ta sellest saab?) • Millist toetust oodatakse (raha, tooted, teenused) • Erineva toetusastmega sponsorluse võimalused. • Sponsorluse “nähtavus” • Võimalikud vastuteened toetajale

44. Tekkis Küsimusi???

45. Kasutatud materjalid • Projekti planeerimine ja juhtimine. Sigrid Salla, 1999 • Projektijuhtimise nõustamine (konspekt). Algis Perens , 2004 • Ideest teostuseni (konspekt), Anneliis Kõiv, 2004 • Koosta oma projektitaotlus. EMSL 2003 • Kuidas kirjutada head projekti? (konspekt) Algis Perens, 2003 • Kuidas Raplas Raha saada? (konspekt) Jaan Urvet, 2004