Développer et organiser la chirurgie ambulatoire Bilan du chantier pilote

1. Développer et organiser lachirurgie ambulatoireBilan du chantier pilote Dr Maxime Cauterman Séminaire ARH Réunion / MeaH 28 et 29 juin 2007

2. Plan 1 Présentation du chantier 2 Les trois principales dimensions du chantier 3 Les résultats obtenus 4 Principaux enseignements 5 Le chantier déploiement

3. Plan 1 Présentation du chantier 2 Les trois principales dimensions du chantier 3 Les résultats obtenus 4 Principaux enseignements 5 Le chantier déploiement

4. Phase 3 Mise en oeuvre Mars – Décembre 2006 Phase 1 Diagnostic Avril – Novembre 2005 Phase 2 Plans d’actions Décembre 2005 - Février 2006 Phase 4 Évaluation Janvier -Mars 2007 Les établissements engagés

5. Les attentes des établissements engagés

6. Le début du chantier… • Entre consensus… • Sur la nécessité de développer cette activité ; • Sur l’existence de potentiels de développement ; • Sur l’importance toute particulière de la maîtrise de l’organisation… • … et interrogations • Sur la nature d’une organisation optimale ; • Sur les ressources à mobiliser ; • Sur la compréhension de l’environnement… • Un positionnement du chantier devant permettre : • La compréhension et la maîtrise d’un mode d’organisation ; • L’identification et la mobilisation de potentiels de développement ;

7. Méthodologie retenue • Décrire et comprendre: • Le parcours patient: cartographie • L’information: mobilisation PMSI et recueil ad hoc • Les jeux d’acteurs: entretien et écoute • Accompagner: • Gestion de projet • Mise en œuvre du changement ; • Le rapport intermédiaire présente les données: • D’activité: volume, nature, variabilité… • Sur les ressources engagées: RH, heures de bloc et heures d’hébergement • Sur les délais • Sur les« incidents organisationnels »...

8. Plan 1 Présentation du chantier 2 Les trois principales dimensions du chantier • Organisation • Développement • Pilotage 3 Les résultats obtenus 4 Principaux enseignements 5 Le chantier déploiement

9. Les plans d’actions: basés sur la phase 1 Organisation Développement Pilotage • Étapes préhospitalières : • Mise à disposition des critères d’éligibilité • Définir une liste d’actes partagée • Mettre en place un contact téléphonique à J-1 ciblé… • A l’UCA : • Organiser l’arrivée échelonnée des patients • Protocoliser l’organisation de la sortie (scoring, signature…) • Exploiter les différentes capacités d’accueil … • Au bloc : • Définir et faire respecter des modalités de programmation compatibles avec l’ambulatoire • Permettre la reconnaissance des patients ambulatoires en SSPI… • En post-hospitalier : • Faciliter l’accès à un lit d’HC, au cas où… • Formaliser la permanence des soins • Développer les partenariats pour les suites de soins • Mettre en place un contact téléphonique à J+1… • Autres : • Cartographier le chemin clinique pour les gros volumes ; • Limiter le nombre de passages du patient au bureau des consultations externes…

10. Les plans d’actions: basés sur la phase 1 Organisation Développement Pilotage • Les gisements de développement existent en interne : • Substitution: + 51 % à + 196 % d’activité ambulatoire… • Regroupement : 15 % à 43 % de l’activité ambulatoire totale est foraine… • Les opérateurs doivent définir eux-mêmes ce qu’il vont « faire passer en ambulatoire » sur la base : • De leur expérience et de leurs compétences ; • De données transmises (traduites ?) par le DIM ; • Comment emporter la conviction des chir et des anesthésistes ? • Communiquer et former, faire rencontrer des équipes de références • Fournir des données d’activité pour aider la réflexion • Faciliter l’obtention d’un lit d’HC « au cas où » • Développer des partenariats pour les suites de soins ; • Comprendre les contraintes (matériels, déplacements, risques infectieux…) • Il s’agit d’un vrai changement pour les opérateurs : ne pas l’oublier • En pratique ce sont eux qui subissent de nouvelles contraintes et doivent se remettre en cause • Le premier « client » de l’UCA est le chirurgien ! • L’UCA doit offrir un « service en plus » pour contrebalancer les nouvelles contraintes

11. Les plans d’actions: basés sur la phase 1 Organisation Développement Pilotage • Pilotage opérationnel: • Produire et exploiter l’information pour piloter son unité et son process : • Quelle activité • Passée et à venir? • Par spécialité… • Quelle qualité ? • Déprogrammation et transformation en HC ; • Symptômes à J+1 et satisfaction… • Pilotage stratégique: • Exploiter les données du PMSI pour rendre compte • À la direction, au corps médical et à la tutelle (CPOM) ; • Connaître les tendance de l’activité : • Part d’ambulatoire • Part de « c » dans l’activité ambulatoire • Part de forain…

12. Des outils: suivi de l’activité

13. Tableau de bord: suivi de la qualité

14. Des outils: analyse de l’activité Page 14 mardi 5 août 2014

15. Pilotage au niveau de l’établissement

16. Plan 1 Présentation du chantier 2 Les trois principales dimensions du chantier 3 Les résultats obtenus 4 Principaux enseignements 5 Le chantier déploiement

17. Les résultats obtenus par les établissements engagés 5 UCA sur 6 ont diminué leur taux de déprogrammation à J0 4 UCA sur 6 ont diminué leur taux de transformation en HC

18. Une évolution de l’activité • 4 ont augmenté leur part de chirurgie ambulatoire • 4 ont diminué leur part d’ambulatoire forain

19. Plan 1 Présentation du chantier 2 Les trois principales dimensions du chantier 3 Les résultats obtenus 4 Principaux enseignements 5 Le chantier déploiement

20. Qu’a-t-on appris? A comprendre • Se concentrer sur le métier et afficher des objectifs concrets : • Maîtriser un processus et développer l’activité à l’UCA ; • Ne pas être « diverti » par la complexité de l’environnement ; • Ne pas être « paralysé » par l’importance des enjeux ; • Des ressources qui ne semblent pas limitantes aujourd’hui • Comprendre le rôle de chacun des acteurs: • Un tandem aux rênes de l’UCA : • Au cadre soignant, la maîtrise du processus; • Au responsable médical, le développement • Une responsabilité des Directions : • Un investissement financier raisonnable • Un soutien institutionnel important

21. Qu’a-t-on appris? A faire • Un développement interne en premier lieu: • Des gisements à identifier (information difficile à mobiliser)… • … et à mobiliser: • Rôle propre du responsable médical, soutenu par l’institution • Une démarche qui doit être outillée • Un besoin fort d’accompagnement et de conviction des équipes médicochirurgicales • Un processus que l’on doit maîtriser : • Rôle du responsable soignant aidé du responsable médical ; • Des étapes « à risque » sur le processus • Quelques informations utiles à produire

22. Qu’a-t-on appris ? Au final : Le développement de l’ambulatoire, plus qu’un exercice institutionnel, est une démarche entrepreunariale ! Car il faut : • comprendre un environnement complexe ; • identifier et suivre des gisements de développement ; • maîtriser un véritable « processus de production » ; • offrir un service de qualité pour convaincre le « client » qu’est le chirurgien ; • rendre des comptes ;

23. Plan 1 Présentation du chantier 2 Les trois principales dimensions du chantier 3 Les résultats obtenus 4 Principaux enseignements 5 Le chantier déploiement

24. Les trois grands principes du chantier • Maîtriser la production: l’enjeu majeur • Changement culturel, mode d’organisation, place dans les pôles, incitativité de la tarification, rentabilité: oui, mais… • Auparavant, il faut maîtriser les basiques : circuit patient, programmation… • L’activité est à rechercher en interne en premier lieu • Il existe des parts de marché à l’extérieur à conquérir : oui, mais… • « First things first », mobilisons d’abord ce qui est à portée : • Substitution • Regroupement… • Mobiliser les acteurs • Les patients bénéficient de la prise en charge ambulatoire: oui, mais… • Le premier client de l’UCA est le chirurgien • La responsable médical doit aller le convaincre et, avec le cadre de santé, ils doivent lui garantir un service organisationnel de qualité

25. Oct Nov Déc Jan Fév Mars Avr Mai Juin Juil Août Sept Sept Réunion fin de chantier Appui conseil Diagnostic Plans d’actions Mise en œuvre des plans d’action Module 1: 2 jours Gestion de projet, conduite du changement Formation Module 2: 2 jours Métier Déploiement chirurgie ambulatoire: Vague 1 2007 2008 Réunion Lancement national Réunion Présentation plans d’actions Évaluation Capitalisation Lancement

26. Pour bénéficier du dispositif • Un courrier de candidature adressé à la MeaH avant le 16 juillet (pour la vague 1) • Les éléments importants du courrier: • Une candidature partagée et soutenue par la communauté médicale et la direction • Faire le point sur la situation de l’ambulatoire (UCA? Projet UCA?) • Préciser les problématiques locales identifiées et les attentes de l’établissement • Donner les coordonnées et qualité des personnes qui composent l’équipe projet • Préciser les dates de lancement souhaitées • 40 établissements seront retenus • Quel que soit le sort de votre candidature, vous en serez prévenus avant la fin juillet

27. Vos interlocuteurs • Ayden TAJAHMADY • ayden.tajahmady@fr.oleane.com • 01 53 33 80 28 • David LE SPEGAGNE • david.lespegagne@fr.oleane.com • 01 53 33 32 62 • Dominique TALANDIER • dominique.talandier@fr.oleane.com • 01 53 33 86 85

28. Merci de votre attention www.meah.sante.gouv.fr Contacts Rapports intermédiaire et final Outils (à venir) Retour d’expériences (à venir)