Zasady gromadzenia dokumentacji działalności naukowej w instytutach badawczych

1. Zasady gromadzenia dokumentacji działalności naukowej w instytutach badawczych Andrzej Klubiński Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl

2. Dlaczego archiwizacja dokumentacji działalności naukowej? Każde archiwum instytucji naukowej jest zapisem: historii działalności instytutu, historii prowadzonych badań,biografii naukowej jej pracowników.

3. GROMADZENIE DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJ JAKO ZOBOWIĄZANIE INSTYUCJI (państwowej jednostki organizacyjnej) • Każdy instytut jest państwową jednostką organizacyjną (art. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych) • Dokumentacja wytwarzana w związku z działalnością Instytutu należy do państwowego zasobu archiwalnego (art. 15 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

4. Czemu służy archiwizacja? Art. 35 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach • 1. Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone. • 2. Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. • 3. Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Art. 16. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach • 1. Materiały archiwalne udostępnia się jednostkom organizacyjnym i obywatelom dla potrzeb nauki, kultury, techniki oraz gospodarki.

5. Zasady gromadzenia PODSTAWY PRAWNE • wyższego rzędu: • Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach • Statut Instytutu przepisy wykonawcze Akademii: • Decyzja nr 31/02 Prezesa Polskiej Akademii Nauk z dnia 5 grudnia 2002 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w jednostkach i komórkach archiwalnych PAN • Zarządzenie Dyrektora Instytutu wprowadzające przepisy kancelaryjno-archiwalne Instytutu

6. Podstawy prawne (przepisy wewnętrzne):przepisy kancelaryjno-archiwalne Instytutu • Instrukcja kancelaryjna Instytutu • Jednolity rzeczowy wykaz akt Instytutu • Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Instytutu

7. ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU Zakres rzeczowy działalności • § II.5.1 Instytut prowadzi działalność badawczą w dziedzinie nauk o literaturze, w szczególności (….) • § II.5.2 W dziedzinach objętych działalnością statutową do zadań Instytutu należy: 1) prowadzenie badań naukowych, 2) kształcenie pracowników naukowych oraz nadawanie stopni naukowych i występowanie o nadanie tytułu naukowego, 3) edukacja i upowszechnianie wiedzy, 4) wykonywanie innych zadań zgodnych z profilem naukowym Instytutu.

8. ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTUFormy działalności • § 6 Zadania wymienione w § 5 Instytut realizuje (…) przez: • tworzenie i realizację programów naukowych, • publikację wyników prac badawczych, • prowadzenie studiów doktoranckich i studiów podyplomowych oraz innej działalności edukacyjnej, • ochronę własnych oryginalnych rozwiązań naukowych w kraju i za granicą, • prowadzenie specjalistycznej biblioteki naukowej, • gromadzenie i opracowywanie materiałów dokumentacyjnych,

9. ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTUFormy działalności (c.d.) • współpracę z krajowymi i zagranicznymi instytucjami naukowymi oraz innymi osobami prawnymi i fizycznymi, • opracowywanie ekspertyz i udzielanie opinii w zakresie problematyki naukowej Instytutu • organizowanie zebrań naukowych (konferencji, zjazdów, sympozjów naukowych itp.) • współdziałanie z instytucjami zajmującymi się edukacją i upowszechnianiem wiedzy, • prowadzenie działalności wydawniczej.

10. ZOBOWIĄZANIE DO ARCHIWIZACJI – STATUT INSTYTUTU Działalność organów w instytucji § 7 Organami Instytutu są: 1) Rada Naukowa 2) Dyrektor § 17. 1 Dyrektor może powoływać wewnętrzne zespoły problemowe lub komisje jako organy doradcze i opiniodawcze.

11. JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT INSTYTUTU JEST SPOSOBEM ORGANIZACJI DOKUMENTACJI DZIAŁALNOŚCI NAUKOWEJw zakresie: I. organizacji działalności naukowej (m.in. ewidencja prac naukowo-badawczych) II. działalności naukowej: • praca naukowo-badawcza Instytutu, • prace naukowo-badawcze zewnętrzne, • opiniowanie prac, • zjazdy i konferencje naukowe, • III. działalność dydaktyczna, dydaktyczno-naukowa, • IV. działalność wydawnicza, • V. popularyzacja działalności naukowej Instytutu

12. W SZCZEGÓLNOŚCI: Tytuły klas: -Zarządzanie (0), -Działalność naukowa (4)

13. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie) 000 Rada Naukowa (A), 003 Zespoły problemowe (A), 004 Udział w obcych organach kolegialnych, 0040 Własne wystąpienia (A) (w ramach klasy: Referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania) 0041 Dokumentacja zewnętrzna (B5) 03 Planowanie i sprawozdawczość 031 Plany i sprawozdania roczne z działalności instytutów 0312 Sprawozdania zbiorcze (A)

14. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie) 06 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi (organy władzy państwowej, ministerstwa, urzędy centralne, jednostki organizacyjne PAN, inne instytucje naukowe) (A) 07 Współpraca z zagranicą 070 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej (A) (Opracowania własne i zewnętrzne); 071 Umowy wielostronne i dwustronne i ich realizacja (A). 072 Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi (A) (Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe, referaty, sprawozdania, wnioski itp.), 073Współpraca dwustronna (A) (Protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe, referaty, sprawozdania, wnioski itp.), 074 Zagraniczne wyjazdy służbowe 0741 Sprawozdania z wyjazdów (A) (sprawozdania pracowników),

15. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 0 (Zarządzanie) 075 Przyjazdy delegacji zagranicznych 0751 Programy pobytu delegacji zagranicznych i sprawozdania z pobytu (A)

16. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 40 Prace naukowo-badawcze, 41 Zjazdy i konferencje naukowe, 42 Studia podyplomowe, 43 Studia doktoranckie, 44 Nadawanie stopni naukowych, 45 Nadawanie tytułów naukowych, 46 Biblioteka naukowa

17. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 400 Prace naukowo-badawcze Instytutu 4000Metodologia prac (opracowania własne (A), opracowania zewnętrzne (B5)) 4001Opracowania tematów badawczych (A) (dla każdego tematu badawczego zakłada się odrębną teczkę zawierającą komplet wymaganych dokumentów –wniosek wraz z dokumentacją, opracowanie etapowe, opracowanie końcowe itp.) 4002Materiały pomocnicze do opracowań tematów badawczych (A) (ankiety, ekspertyzy itp. nie wykorzystane w opracowaniach końcowych – kat A, pozostałe kat. B5)

18. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 401 Prace naukowo-badawcze zewnętrzne 4010Opracowania wykonane na zlecenie Instytutu (A) 4011Inne opracowania zewnętrzne (B5)

19. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 403 Ewidencja prac naukowo-badawczych 4030 Karty dokumentacyjne 4031 Serwis bibliograficzny

20. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 41 Zjazdy i konferencje naukowe 410 Zjazdy, konferencje i seminaria naukowe organizowane przez instytut (A) (programy, listy uczestników, protokoły, sprawozdania, referaty, inne materiały naukowe, zaproszenia (1 egz.) 411Udział w zjazdach, konferencjach, sympozjach i seminariach naukowych organizowanych przez inne jednostki (A) (własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania, inne mat.) 412 Obsługa organizacyjo-techniczna zjazdów, konferencji, sympozjów i seminariów (B3)

21. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 4 (Działalność naukowa) 42 Studia podyplomowe 43 Studia doktoranckie 44 Nadawanie stopni naukowych (440 Przewody doktorskie (A), 441 Przewody habilitacyjne (A)) 45 Nadawanie tytułów naukowych (450 Dokumentacja wniosków o przyznanie tytułów profesorskich) (A) 46 Biblioteka naukowa

22. DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWA W KLASIE 5 (Działalność wydawnicza i popularyzatorska) 5 Wydawnictwa i popularyzacja działalności IBL 51 Popularyzacja działalności IBL 510 Własne wystawy, pokazy, odczyty, wykłady (A) (programy, projekty plastyczne, scenariusze, teksty odczytów, własne plakaty, ulotki, nagrania dźwiękowe); 511 Olimpiada Literatury i Języka Polskiego (A)

23. Dziękuję za uwagę. Andrzej Klubiński Polska Akademia Nauk Archiwum w Warszawie aklubinski@apan.waw.pl