Consorzio Interuniversitario per le Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione

1. Consorzio Interuniversitario per le Tecnologie dell’Informazione e della Comunicazione CNR-CILEA: una collaborazione utile alla creazione di un ERM consortile D. Dellisanti CILEA

2. CDL: CILEA Digital Library Il CILEA offre vari servizi destinati all’utenza scientifica e alle biblioteche. Per dare un contributo alla realizzazione di una biblioteca digitale per la comunità scientifica nazionale, ha avviato, nel 1998, il progetto della CDLCILEA DigitalLibrary. Scopo del servizio è permettere l’acquisizione, l’accesso e la conservazione di documenti digitali (riviste, monografie e banche dati). Fornisce organizzazione, supporto commerciale e tecnico-gestionale ad iniziative consortili e nazionali e assistenza per l’accesso. D. Dellisanti CILEA

3. CDL: CILEA Digital Library D. Dellisanti CILEA

4. ATTIVITA’ CDL Oltre 9 persone sono coinvolte nelle attività della CDL: • contatti con gli editori; • contatti con i possibili clienti (raccolta interessi); • gestione della trattativa; • gestione dei posseduti (caso in cui contratti siano vincolati al mantenimento delle sottoscrizioni); • determinazione algoritmo calcolo quote; • invio preventivi/offerte; • raccolta adesioni; D. Dellisanti CILEA

5. ATTIVITA’ CDL • gestione amministrativa clienti; • gestione amministrativa fornitori. Altre attività: • gestione server SDoS (Science Direct on Site) • sviluppo loader per caricamento dati su server SDoS • help-desk • seminari • Internet forum e mailing list • produzione delle statistiche d’uso D. Dellisanti CILEA

6. UTENTI CDL • Oltre 50 università italiane • La maggior parte delle sedi CNR • Oltre 20 enti di ricerca (INFN, ENEA, INGV, …) • Oltre 100 aziende ospedaliere e istituti ospedalieri (Bibliosan, SBBL, Provincia Autonoma di Bolzano, Servizio Sanitario Emilia Romagna, Servizio Sanitario Regionale Friuli Venezia Giulia, Servizio Sanitario Regione Liguria, Servizio Sanitario Regione Piemonte) D. Dellisanti CILEA

7. CONTRATTI DA GESTIRE • Quasi 50 contratti in essere relativi a sottoscrizioni di e-journals, databases e e-books. • Contratti consortili, a livello nazionale, siglati in collaborazione con altri consorzi, sotto egida CARE. • Alcune caratteristiche da dover gestire: durata (annuale/pluriennale), price-cap, opt-out, possibilità di sottoscrivere collezioni, singoli prodotti, vincolo a mantenimento sottoscrizioni attive nel corso dell’anno precedente. D. Dellisanti CILEA

8. PERCHE’ UN ERM • Mole di informazioni da gestire in continuo aumento. • Numero sempre più crescente di istituzioni che sottoscrivono i servizi CDL. • Numero sempre più crescente di contratti gestiti da CDL a livello consortile, interconsortile e sotto egida CARE. • Necessità da parte del gruppo CDL di utilizzare uno strumento informatico in grado di ottimizzare il lavoro. D. Dellisanti CILEA

9. SVILUPPO ERM • Il CILEA ha intrapreso lo sviluppo di un proprio ERM grazie alla consulenza del Dott. Di Cintio utilizzando alcuni moduli del sistema ERMS-CNR. • Ad oggi sono stati implementati e rilasciati tutti i moduli relativi alla gestione anagrafica e alla gestione contratti. • Si sta lavorando per la realizzazione di una nuova veste grafica e per l’implementazione di tutti gli altri moduli. Convegno CARE-ERMS-Roma D. Dellisanti CILEA 9

10. VANTAGGI UTILIZZO ERM Si intende garantire una gestione integrata e una disponibilità immediata di diverse tipologie di informazioni in relazione tra loro: • Gestione utenti • Gestione IP • Gestione contratti • Gestione titoli (disponibilità liste editori) • Gestione sottoscrizioni • Facilitazioni pratiche nella gestione dei contratti D. Dellisanti CILEA

11. GESTIONE UTENTI • Gestione anagrafica degli utenti (Denominazione dell’ente, indirizzo fisico, Codice Cliente, Partita IVA, tipologia ente, dimensione ente, FTE, URL, riferimenti contatto principale, riferimenti contatto amministrativo, ecc.) • Eventuale ripartizione dell’ente in sotto-enti • Gestione IP (inserimento/modifica/cancellazione) • Esportazione di tutti gli IP • Visualizzazione storico degli IP, IP doppi, enti senza IP • Invio email multiple con possibilità di allegare documenti (info per nuovo contratto, lancio nuovo prodotto, quote contrattuali) D. Dellisanti CILEA

12. GESTIONE UTENTI D. Dellisanti CILEA

13. GESTIONE UTENTI D. Dellisanti CILEA

14. GESTIONE UTENTI/IP D. Dellisanti CILEA

15. GESTIONE UTENTI/INVIO EMAIL D. Dellisanti CILEA

16. GESTIONE UTENTI/INVIO EMAIL D. Dellisanti CILEA

17. GESTIONE CONTRATTI Registrazione contratti (Denominazione del contratto, tipologia prodotto, durata, referente consortile) Possibilità allegare documenti e fare export per i vari anni di durata contratto Inserimento catalogo riviste associato al contratto Lista sottoscrittori e/o eventuali nuovi sottoscrittori (Denominazione ente, FTE, Referente dell’ente, eventuale lista di riviste possedute per il contratto in essere e relativa quota) Costi del contratto Convegno CARE-ERMS-Roma D. Dellisanti CILEA 17

18. GESTIONE CONTRATTI Convegno CARE-ERMS-Roma D. Dellisanti CILEA 18

19. GESTIONE CONTRATTI D. Dellisanti CILEA

20. GESTIONE CONTRATTI La registrazione delle informazioni relative ad un contratto in essere permette: • Calcolo delle quote e relative ripartizioni • Notifiche agli enti sottoscrittori • Export di dati amministrativi e gestionali D. Dellisanti CILEA

21. GESTIONE TITOLI-SOTTOSCRIZIONI Disponibilità lista titoli dei vari editori (contratti in essere) (informazioni relative al nome del titolo, ISSN, Annate disponibili, Consistenza, URL) al fine della: • Gestione sottoscrizioni attive • Controllo eventuale cambio di editori per i singoli titoli • Validazione liste per ciascun cliente (nel caso in cui sia vincolante il mantenimento dei titoli sottoscritti, operazione molto onerosa nel caso di contratti in cui è prevista ancora l’opzione print+elettronico come Wiley, Blackwell, ecc.) D. Dellisanti CILEA

22. VANTAGGI UTENTI Nel futuro si può prevedere di ampliare l’accessibilità da parte delle istituzioni rendendo disponibile il caricamento delle informazioni utili alla definizione delle quote contrattuali (holding, FTE,…) e l’eventuale integrazione agli ILS dei sistemi bibliotecari. D. Dellisanti CILEA

23. Contatti CDL http://cdl.cilea.it Ing. Giovanni Meloni meloni@cilea.it Dott.ssa Eleonora Rodi rodi@cilea.it Dott. Domenico Dellisanti dellisanti@cilea.it Dott.ssa Anna Marini marini@cilea.it D. Dellisanti CILEA