1. Hvorfor ble prosjektet satt i gang?

1. «Mer tid til det som gjelder»Standardkrav og tiltak for å bedre kapasitet og kvalitet på ledelse i videregående skole i Akershus fylkeskommune Sluttrapport, Oslo, 9. mai 2012

2. 1. Hvorfor ble prosjektet satt i gang?

3. Skolelederrollen i endring • Det er ”allment anerkjent” at god skoleledelse er avgjørende for arbeidet med kvalitetsutvikling i skolen, jfr. for eksempel Stortingsmelding 30, 2003-2004 • Skolene har i mange år opplevd en sterk desentralisering av arbeidsoppgaver. Ressurser til å utføre de nye oppgavene har i mindre grad fulgt med. Spesielt er tid til pedagogisk ledelse blitt etterspurt

4. Skolelederrollen i endring forts. • Sentraladministrasjonen i Akershus fylkeskommune så denne situasjonen og ønsket innsyn og endringer • Rektorene ved de videregående skolene i Akershus henvendte seg til fylkesrådmannen i februar 2011 for å sette fokus nettopp på forholdet mellom arbeidsoppgaver og pedagogisk ledelse • Arbeidet med rapporten «Mer tid til det som gjelder» ble satt i gang

5. Akershus fylkeskommune har satt kvalitetsmål for å styrke skolen og kunnskapsutviklingen Akershus fylkeskommune har satt sine delmål i prosessen for å styrke skolen som en lærende organisasjon. Økonomiplanen for 2012 – 2015 har blant annet som et resultatkrav at andelen elever som fullfører og består videregående skole, skal økes fra 79,3 prosent til 81 prosent. Et kvalitetsmål for samme periode er at opplæringen skal gjennomføres slik at den enkelte elev/lærling lærer i forhold til egne forutsetninger og slik oppnår målet om relevant sluttkompetanse. For bedre å lykkes med å nå disse målene har fylkesrådmannen ønsket å se nærmere på hvordan skolene kan øke ressursene til pedagogisk ledelse og til skolens kjernevirksomhet, som er elevens faglige og sosiale læring. Gjennom kunnskapsformidling i skolen skal den enkelte elev/lærling oppnå faglig og sosial læring, oppleve mestring og få utviklet sitt potensiale. Begrepene «pedagogisk ledelse» og «skolens kjernevirksomhet» kan illustreres ved hjelp av følgende modell: Faglig og sosial læring MestringUtnytte potensiale Administrativ ledelse/ driftsledelse Pedagogiskledelse God dialog og samhandling med foresatte og andre eksterne samarbeidsparter Skolens kjerne- virksomhet Faglig og sosial kunnskapsformidling(lærere) Administrativ og pedagogisk støtte

6. 2. Hva var hovedfunnene i prosjektet på skolenivået?

7. Kartleggingen har vist at skolene i det videre arbeidet må klargjøre om de er hensiktsmessig organisert for å ivareta de tre store oppgaveområdene For å øke kapasitet og kvalitet i ledelse av kjernevirksomheten må det vurderes hvordan ansvarsområder kan rendyrkes og hvordan det kan sikres tilstrekkelig ledelsesressurs til å fylle lederrollen. SKOLENES TRE STORE OPPGAVEOMRÅDER UNDERLAGT REKTOR ADMINISTRATIVE STØTTEOPPGAVER Økonomi Rapportering Personalforvaltning/HMS Innkjøp Drift og vedlikehold/renhold Dokumentasjon og arkiv Administrasjon IKT Informasjon Markedsføring PEDAGOGISKE STØTTEOPPGAVER Eksamen Heldagsprøver Vitnemål Inntak Timeplan Fag og timefordeling Undersøkelser Elevsaker (vedtakssaker) PEDAGOGISK KJERNEVIRKSOMHET Undervisning Fagutvikling Faglig samarbeid Pedagogiske metoder Elevmedvirkning Elevvurdering Elevsaker Kompetanseutvikling lærere Samarbeid skole/hjem Note: Oppgavene listet opp i sirklene, er ikke uttømmende

8. AVDELINGSLEDELSE Avdelingsledelse HOVEDUTFORDRINGER STANDARDER OG TILTAK • Økt arbeidsmengde og kompleksitet innenfor pedagogiske og administrative oppgaver • For stort spenn i ansvars- og oppgaveområde • Virksomhetsledelse, strategisk ledelse • Personalansvar fra 0 til 35 personer • Undervisningsprosent varierer betydelig • Økonomi og budsjettansvar/oppgaver • Pedagogiske støtteoppgaver – (eksamen, vitnemål, inntak, elevsaker etc.) • Administrative oppgaver (HMS, ekstern kontakt, økonomi, IT etc.) • Fagansvar • Trinnansvar • Varierende kompetanse i lederrollen • Fra lærerjobb til lederjobb • Utviklingsdelen av virksomhetsledelse blir ofte en salderingspost • Avdelingslederne for operative – utfører oppgaver fra A til Å • STANDARDER • Avdelingsledere skal ha ansvar og oppgaver knyttet til ledelse av kjernevirksomheten. Lederressurs 100%, men minimum 70% • Pedagogisk ledelse • Personalansvar – ca. 20 personer ved 100% • Fagansvar/trinnansvar • Virksomhetsledelse • Økonomi- og budsjettansvar • Avdelingsledere kan ha pedagogiske støtteoppgaver eller undervisning – til sammen maks 30% • Pedagogiske støtteoppgaver • Disse oppgavene anbefales lagt til egen rolle med pedagogisk kompetanse (f.eks. ass.rektor, mellomleder) • Kompetansekrav • Gjennomført fylkeskommunens mellomlederopplæring, jfr. pkt om sentraladministrasjonen • TILTAK • Gjennomføre fylkeskommunens program for mellomlederutvikling (jfr. pkt. om sentraladministrasjonen) • Utarbeide 3-års plan i løpet av 2012 for gjennomføring av foreslåtte standarder – følges opp i dialog med sentraladministrasjonen • Vurdere undervisningsprosent • Vurdere organisering av pedagogiske støtteoppgaver AS1 AS2 AS3 AS4 AT1 AT2

9. ADMINISTRASJON OG FORVALTNING Administrasjon og forvaltning HOVEDUTFORDRINGER STANDARDER OG TILTAK • Kompleksitet og omfang har økt over tid • Kompetanseutvikling lokalt har ikke skjedd i takt med økte utfordringer • Administrative oppgaver er fordelt på mange personer – bl.a. på pedagogiske ledere • Fokus blir tatt bort fra pedagogisk ledelse • Utydeliggjøring av ansvaret for de administrative oppgavene • Tidkrevende og sårbart • Bemanning og kompetanse på kontorpersonalet i skolene er ofte knyttet til historisk situasjon og reflekterer ikke alltid dagens behov • Manglende økonomikompetanse gjør at skolene ikke alltid får utnyttet sine midler effektivt • STANDARDER • Etablering av administrasjonsavdeling hvor følgende oppgaver ligger: • Økonomi • Personalforvaltning/personalpolitikk/HMS • Innkjøp • Drift og vedlikehold/renhold • Administrasjon (sentralbord, resepsjon) • Dokumentasjon og arkiv • Servicefunksjon for pedagogiske støtteoppgaver (f.eks. tilrettelegging for eksamen, heldagsprøver, vitnemål, undersøkelser, elevsaker) • Følgende oppgaver kan ligge i adm..avd: • IKT • Informasjon og markedsføring • Leder for administrasjonsavdeling (100% stilling) • Skal være i skolens ledergruppe • Relevant høyere akademisk/høyskole utdanning innen ledelse, økonomi og administrasjon og erfaring fra tilsvarende område. • Kompetanse i adm. avdelingen • Kompetanse som dekker alle oppgaveområdene – linjetjeneste • Tilstrekkelig kunnskap om lov- og regelverk innenfor sine oppgaveområder • Fagkompetanse (bl.a. økonomi, personalforvaltning, IKT, arkiv, pedagogiske støtteoppgaver) • Høyskolenivå (bachelor) eller annen relevant kompetanse • TILTAK • Etablere administrasjonsavdeling med leder innen første halvår 2013 • Utarbeide 3-års plan i løpet av 2012 for gjennomføring av foreslåtte standarder – følges opp i dialog med sentraladministrasjonen • Gjennomføre (kompetanseheving (jfr. pkt. sentraladministrasjon) innenfor • Pedagogiske støtteoppgaver • Administrative ressurser - felles standard for adm. rolle – innhold, lovverk, IKT-verktøy AFS1 AFS2 AFS3 AFT1 AFT2 AFT3

10. Eksempelmodell for organisering av skole. Modellen tar utgangspunkt i de tre store områdene som skolen skal lede og drive Det anbefales egen leder med ansvar for pedagogiske støtteoppgaver fordi disse utgjør en betydelig del av skolens virksomhet Det forutsettes et nært samarbeid med avdelingsledere Oppgavene kan delegeres til personer med pedagogisk kompetanse, f.eks. med støtte fra administrasjonsavdelingen For mindre skoler kan det være hensiktsmessig å legge ansvaret for pedagogiske støtteoppgaver til avdelingsledere evt. assisterende rektor LEDER PEDAGOGISK STØTTE* MODELLEN ER ET UTGANGSPUNKT FOR SKOLENES VURDERING AV EGEN ORGANISASJON AVDELINGSLEDERE • Antall avdelingsledere avhenger av skolens størrelse • For store skoler kan det være aktuelt å organisere avdelingsledere i to nivåer for å unngå for store ledergrupper ADMINISTRASJONSLEDER • Administrasjonsleder har ansvar for administrasjons- og driftsoppgaver • Administrasjonsavdelingens størrelse avhenger av skolens størrelse og kompleksitet ASSISTERENDE REKTOR • Assisterende rektor bør ha et ansvarsområde som gjør det mulig å ivareta rollen som rektors stedfortreder • Kan ha pedagogiske støtteoppgaver * Denne stillingen har i dag ulike betegnelser; studieleder, studieinspektør etc.

11. Kartleggingen har vist at skolene i det videre arbeidet må klargjøre om de er hensiktsmessig organisert for å ivareta de tre store oppgaveområdene For å øke kapasitet og kvalitet i ledelse av kjernevirksomheten må det vurderes hvordan ansvarsområder kan rendyrkes og hvordan det kan sikres tilstrekkelig ledelsesressurs til å fylle lederrollen. SKOLENES TRE STORE OPPGAVEOMRÅDER UNDERLAGT REKTOR ADMINISTRATIVE STØTTEOPPGAVER Økonomi Rapportering Personalforvaltning/HMS Innkjøp Drift og vedlikehold/renhold Dokumentasjon og arkiv Administrasjon IKT Informasjon Markedsføring PEDAGOGISKE STØTTEOPPGAVER Eksamen Heldagsprøver Vitnemål Inntak Timeplan Fag og timefordeling Undersøkelser Elevsaker (vedtakssaker) PEDAGOGISK KJERNEVIRKSOMHET Undervisning Fagutvikling Faglig samarbeid Pedagogiske metoder Elevmedvirkning Elevvurdering Elevsaker Kompetanseutvikling lærere Samarbeid skole/hjem Note: Oppgavene listet opp i sirklene, er ikke uttømmende

12. 3. Hvordan pålegger Akershus fylkeskommune skolene å følge opp rapporten «Mer tid til det som gjelder»?

13. 3A. Akershus fylkeskommunes styringssignaler til de videregående skolene i denne saken: Brev av 18.desember 2012 om oppfølging av rapporten Skolenes tildelingsbrev for 2013 inneholder punkt om oppfølging av rapporten Fylkesdirektørens mal for rapportering 2013 inneholder krav om oppfølging av rapporten Fylkesdirektørens årlige styringsdialog med hver enkelt skole inneholder et fast punkt om oppfølging av rapporten

14. 3B. Økonomien • «Friske» midler» • «Kurerte midler»

15. 3C. Oppsummering:Hva skal de videregående skolene i Akershus nå gjøre: • Tilpasse sin organisasjon til de standarder som er foreslått i rapporten «Mer tid ---» innen skolestart 2014 – 2015 • Dette innebærer: • Gjennomgang og strukturering av skoleledelsens arbeidsoppgaver (administrative støtteoppgaver, pedagogiske støtteoppgaver, pedagogisk kjernevirksomhet) • Benytte en «Akershus-modell» for organisering av ledelsen ved skolen (inklusiv ansvarlig for pedagogiske støtteoppgaver) • Tilsette kompetent administrativ leder og sørge for å ha en kompetent administrasjonsavdeling ( ivareta administrative støtteoppgave) • Tilsette avdelingsledere i 100% stilling med personalansvar for cirka 20 personer ( viktig for pedagogisk kjernevirksomhet) • Rapportere på fremdrift i arbeidet og på bruk av øremerkede midler

16. 4.Sett fra Akershus-skolenes side:Hvordan kan vi gå fram for å følge opp fylkeskommunens forventninger?

17. Oppfølging av undersøkelsen og pedagogisk ledelse ved Bleiker videregående skole

18. Bleiker videregående skole Fakta om Bleiker videregående skole • Ca. 500 elever, 130 ansatte • Elektrofag • Helse- og oppvekstfag • Medier og kommunikasjon • Musikk, dans og drama • Restaurant- og matfag • Service og samferdsel • Studiespesialisering med formgivningsfag • Teknikk og industriell produksjon • Allmennfaglige påbygningskurs • Forberedende kurs for minoritetsspråklige • Tilrettelagt opplæring i smågrupper

19. Organisasjonskart Bleiker 2012-13 FGL: 116 %

20. Bleiker videregående skole Bleikers visjon og hovedmål • Visjon: Rom for alle – blikk for den enkelte • Alle er lærende, alle er forskjellige, men likeverdige • Hovedmål: Fullført og bestått og positiv karakterutvikling

21. Bleiker videregående skole Hvordan skal vi nå målene? • Vi satser på • Tydelig ledelse • Klasseledelse • Vurdering • Grunnleggende ferdigheter • Systematisk elevoppfølging (IKO)

22. Bleiker videregående skole Bleikers tilnærming til ledelse • Det er ikke bare tid som er viktig – også type ledelse • Vi ønsker å strebe mot en type ledelse der lederen involverer seg i lærernes læring og utvikling (Robinson) • Elevenes læringsresultater er viktige for oss, det skal bety noe følelsesmessig om en elev dropper ut eller stryker

23. Bleiker videregående skole Bleikers tilnærming til ledelse forts. • Avdelingslederne er nøkkelpersoner (og hadde 100 % tid til ledelse også før prosjektet) • De følger opp lærerne i klasserom/verksted • Skolevandring • Dialog om undervisning og elevenes læringsarbeid

24. Bleiker videregående skole Avdelingsleder – pedagogisk ledelse • Skolevandring • 3-6 uanmeldte besøk av ca. 5 minutters varighet • Besøk til ulike tidspunkt i øktene • Kjente observasjonspunkter – ser kun etter avtalte kjennetegn/kriterier • Oppfølgingssamtale – ofte som del av medarbeidersamtalen • Løsningsfokusert tilnærming • God bakgrunn for felles refleksjon og utvikling

25. Bleiker videregående skole Avdelingsleder – pedagogisk ledelse • Skolevandring (se lærer i aksjon – grunnlag for pedagogisk utvikling) • Undervisningsevaluering (elevers tilbakemeldinger om undervisning) • IKO-modellen med underveisvurderinger (systematisk oppfølging av elevers læring) • Elevundersøkelsen (elevers tilbakemeldinger om mange forhold, blant annet læringsmiljø) • Regelmessige klasseteam (oppsatte temaer gjennom året, systematisk arbeid) • Intern erfaringsdeling - delingskultur • Pedagogisk forum - kompetanseløft • God bakgrunn for felles refleksjon og utvikling

26. Bleiker videregående skole Avdelingsleder – pedagogisk ledelse UtfordringerKontrollspennet på 20 – to avdelingsledere med over 30 personer Fellesfag – pr. i dag 32 personer

27. Bleiker videregående skole Videre oppfølging av «Mer tid til det som gjelder» • Etterleve intensjonene om å frigjøre tid til pedagogisk ledelse • Effektivisere de administrative støtteoppgavene / tilsette adm.leder • Forbedre arbeidet med de pedagogiske støtteoppgavene, evt. tilsette studieleder • Kanskje aller viktigst med bevissthet i organisasjonen rundt elevenes læring