Processus de gestion des dépenses

1. Processus de gestion des dépenses

2. Quatre étapes • Vote du budget et approbation tutelle • Engagement de la dépense • Liquidation • Mandatement

3. Engagement • Toute dépense doit faire l’objet d’un engagement budgétaire préalable selon quatre modèles

4. Engagement budgétaire Quatre modèles

5. Engagement budgétaire Quatre modèles

6. Constatation du service fait • Confirmer la réceptionde la quantité des articles commandés (réception partielle ou totale) • A ce niveau aucune écriture comptable et budgétaire n’est générée dans SAP. • Il s’agit d’une entrée de marchandises

7. Processus de liquidation • La liquidation se fait en deux phases : • La vérification de la facture • Enregistrement de la factureet contrôle auto. par SAP entre la facture, la commande et la réception • Déclenchement automatique des écritures comptables, analytiques et budgétaires • Facture bloquée au paiement • La certification du service fait • C’est la dernière étape qui clôture la liquidation • Réalisation de la dépense au budget • C’est le bon à payer

8. Processus de mandatement • Toute dépense doit être mandatée avec contrôle automatique ou manuel avant décaissement • Types de mandat : • Mandat individuel (dépenses d’achat, notes de frais) • Mandat collectif (paie par exemple) • Mandat collectif spécifique aux régies • A la fin du processus de validation du mandatement la facture est débloquée pour le paiement • Le paiement de la facture est effectifà la date d’échéance du règlement

9. Circuits de validation Workflow(stratégie de référence) • Validation engagement Saisie de la dépense • Responsable du budget concerné • Contrôleur de gestion • SG/ Directeur service • Président/ Vice-président • Validation liquidation (certification de service fait) Enregistrement de la facture • Responsable du budget concerné • Contrôleur de gestion • SG/ Directeur service • Validation mandatement • Président/ Vice-président • Trésorier / Trésorier-adjoint

10. Délégations possibles dans SAP • Président au vice-président • Trésorier au trésorier adjoint Délégations sur les engagements • Président au SG pour des montants d’engagements inférieurs à un seuil • SG pouvant proposer de déléguer à d’autres agents • en fonction d’un seuil • ou par nature d’achat (ex. achat de matières d’œuvre périssable dans un CFA)

11. Autre cas de délégation Commande à caractère d’urgence • Pour caractère d’urgence (dépenses exceptionnelles) • Achats urgents avec paiement différé : • Saisie d’une commande de régularisation et même circuit de validation • Indispensable pour saisir la facture • Achats avec paiement immédiat : • Application du processus de régie caisse (paiement espèces)

12. Le cycle de dépenses 7 5 6 2 3 4 1 Gestion des marchés Elaboration du budget Facture / Liquidation Mandatement Engagement Constatation Service Fait Paiement/ Rapprochement bancaire Bon à payer Président/Trésorier Gestion des Marchés (dont marchés à BDC) (Pré engagement) facultatif Entrée de marchandise Saisie facture sur commande d’achat ou sur engagement Paiement manuel et automatique (SEPA) Budget primitif rectifi. DM Rapprochement bancaire/ Intégration relevé bancaire Certification Du service fait (Bon à payer) Suivi financier des marchés Saisie commande ou engagement de fonds Circuit de validation des engagements Edition de l’engagement juridique