Pristup logičke matrice Vera Veljanovski

1. Pristup logičke matrice Vera Veljanovski XII Internacionalni simpozijum „Organizacione nauke i menadžment znanja“ SYMORG 2010 Zlatibor, jun 2010. g

2. Pristup logičke matrice/okvira Logical Framework Approach (LFA) Metodologija za planiranje, upravljanje i evaluaciju programa i projekata Osnovni alat koji se koristi u okviru upravljanja projektnim ciklusom, usvojen od strane većine multilateralnih i bilateralnih razvojnih agencija, NVO i partnerskih vlada Predstavlja sažetak projekta u standardizovanom formatu Logička matrica je proizvod pristupa logičkog okvira Logička matrica koristi se kao osnova za podnošenje projekta, tokom implementacije projekta radi praćenja napretka i prilagođavanja, i sastavni je deo aplikacionog formulara u Programima podrške EU namenjenih zapadnobalkanskim zemljama (IPA, CIP i dr.)

3. Faze LFA • Faza Analize • Analiza zainteresovanih strana • Analiza problema • Analiza ciljeva • Analiza strategija (II) Faza Planiranja • Priprema logičke matrice • Raspoređivanje aktivnosti • Raspoređivanje sredstava

4. Analiza zainteresovanih strana Zainteresovane strane/stejkholderi • Pojedinci ili institucije koje mogu direktno ili indirektno, pozitivno ili negativno da utiču na projekat, ili program, odnosno na koje projekat/program utiče Korisnici (beneficiaries) strane koje ostvaruju korist od implementacije programa: • Ciljne grupe (target group) - grupe na koje projekat ima direktan/neposredan pozitivan uticaj • Krajnji korisnici (final beneficiaries) - oni koji imaju dugoročnu korist od projekta, na nivou društva, ili sektora • Partneri na projektu - oni koji sprovode projekat u zemlji (koji su u isto vreme zainteresovane strane, i mogu biti „ciljne grupe“)

5. Instrumenti za sprovođenje analize zainteresovanih strana su Matrica analize zainteresovanih strana • Sadrži osnovne karakteristike, probleme, interese i potencijale zainteresovanih strana SWOT analiza • Analiza: • internih snaga i slabosti • spoljnih mogućnosti i pretnji sa kojima se suočava organizacija • Koristi se tokom svih faza projekta Strenghts – snage Weaknesses – slabosti Opportunities – šanse Threats - pretnje

6. Analiza problema • Identifikovanje negativnih aspekata postojećeg stanja, i utvrđuje odnos „uzroka i posledice“ između identifikovanih problema Sastoji se iz tri osnovna koraka: • Definisanje okvira i predmeta analize • Identifikovanje glavnih problema ciljnih grupa i korisnika • Vizuelizacija problema u formi dijagrama „Drvo problema“ ili „hijerarhija problema“, analiza i razjašnjenje uzročno-posledičnih odnosa • Na vrhu dijagrma prikazane su posledice problema, a uzroci ispod njih • Ima za cilj da odredi uska grla/prepreke/probleme koji treba da budu prevaziđeni, odnosno čijem će rešavanju projekat doprineti • Jasna analiza problema pruža osnovu za razvoj ciljeva projekta

7. Analiza ciljeva • Opisuje buduće stanje koje se dostiže rešavanjem identifikovanih problema i utvrđuje odnos „sredstvo-cilj” • Tokom analize ciljeva identifikuju se potencijalna rešenja za date situacije i negativne aspekte/probleme treba preformulisati u pozitivne aspekte/ciljeve • U formi dijagrama „Drvo ciljeva” ciljevi su uređeni prema hijerarhiji odnosa između sredstava i ciljeva • Ciljevi predstavljaju željenu situaciju u budućnosti i treba da budu “SMART” • Specific – specifičan • Measurable – merljiv • Achievable – dostižan • Realistic – realan s obzirom nа mоgućnоsti • Time frame – vremenski ograničеn

8. Odnos između analize problema i analize ciljeva Posledice Centralniproblem Uzroci Ciljevi razvoja Svrha projekta/ neposredni cilj Reultati/ izlazni parametri Aktivnosti Drvo problema Drvo ciljeva

9. Analiza strategija • Identifikovanje mogućih rešenja koja bi mogla da pomognu pri formiranju strategije projekta i odabira jedne ili više strategija koje će se koristiti u projektu • Polazna osnova za analizu strategije je stablo ciljeva Kriterijumi za odabir strategije su: • očekivani doprinos glavnim ciljevima politika • koristi za ciljne grupe • komplementarnost sa drugim tekućim ili planiranim projektima • troškovi • finansijska i ekonomska korist • doprinos izgradnji institucionalnih kapaciteta • tehnička izvodljivost • uticaj na životnu sredinu • održivost Odabrane strategije koriste se za formulisanje prve kolone logičke matrice

10. Logička matrica/okvir • Metod prezentacije suštine projekta na sistematski i logički način, i služi za ocenu i praćenje sprovođenja projekta • Izrađuje se u toku pripremne faze projekta, pre nacrta projekta, i koristi se u svim fazama projekta • Predstavlja polaznu osnovu za izradu budžeta, podele odgovornosti, plana sprovođenja i plana nadgledanja • Sastavni je deo aplikacionog formulara za prijavu predloga projekta • Dužina matrice zavisi od složenosti projekta • Logička matrica je sažet tabelarni prikaz projekta, matrica koju čini 4 reda i 4 kolone

11. Koraci prilikom izrade Logičke matrice

12. Logika intervencije/Interventna logika • (I) kolona logičke matrice • Postavlja strategiju projekta - nivo ciljeva, njihov odnos i hijerarhiju • Predstavlja opis projekta na svakom od četiri nivoa hijerarhije i prati logiku: • korišćenjem sredstava preduzimaju se aktivnosti kojima se postižu rezultati, a kombinacijom rezultata treba da se ostvari svrha projekta, što će doprineti ostvarenju opšteg cilja projekta

13. Opšti cilj • Objašnjava važnost projekta za društvo u smislu pružanja dugoročnih/održivih koristi krajnjim korisnicima i drugim grupama (dugoročni cilj) • Prikazuje kako se projekat uklapa u regionalne/sektorske politike vlada/organizacija i EK • Projekat ne postiže opšte ciljeve samostalno, već zajedno sa drugim projektima • Treba da sadrži u sebi cilj naznačen u raspisanom konkursu - javnom pozivu za prijavljivanje predloga projekta) • Odnosi se na rok koji je duži u odnosu na rokove specifičnih ciljeva projekta

14. Specifični cilj – svrha projekta • Glavni cilj projekta, srž problema i ima održivu korist za ciljnu grupu • Prikazuje koristi koje direktni korisnici ostvaruju korišćenjem usluga ili proizvoda koji nastaju tokom trajanja samog projekta • Opisuje željeno promenjeno stanje koje projekat pokušava da dostigne kao posledica izvršenja projektnih aktivnosti • Njegovo ostvarenje zavisi od planiranih i ostvarenih projektnih aktivnosti i dostignutih rezultata • Značajno doprinosi ostvarenju opšteg cilja projekta • Treba da bude realan, precizno i proverljivo definisan

15. Rezultati, Aktivnosti Rezultati • ishodi/izlazni parametri/proizvodi/usluge nastali kao posledica realizacije projektnih aktivnosti čijom kombinacijom se ostvaruje svrha projekta • treba da budu postignuti uz upotrebu neophodnih inputa, u odredenom roku, i u okviru određenog budžeta Aktivnosti • radnje/specifični zahtevi/zadaci koje treba sprovesti tokom realizacije projekta u cilju ostvarivanja željenih rezultata • za svaki rezultat postojaće jedna ili više aktivnosti • za realizaciju aktivnosti neophodno je potrebno vreme, finansijska i materijalna sredstva

16. Hijerarhija ciljeva projekta

17. Sredstva, troškovi i preduslovi • Sredstva - fizičko i nefizičko ulaganje sredstava/resursi/inputi potrebni za sprovođenje planiranih aktivnosti i koji će biti korišćeni tokom realizacije projekta kako bi se obezbedile usluge (osoblje, materijal, kancelarije...) • Troškovi- prevođenje svih identifikovanih izvora (sredstava) u finansijski izraz • Preduslovi - uslovi koji treba da budu ispunjeni pre otpočinjanja projekta, pre izdvajanja sredstava i otpočinjanja aktivnosti

18. Pretpostavke • (IV) kolona logičke matrice • spoljni faktori koji mogu da utiču na tok ili uspeh projekta i nalaze se van kontrole rukovodioca projekta • Uslovi, događaji ili odluke koji treba da budu ispunjeni kako bi projekat bio uspešan • Pretpostavke mogu da doprinose ili otežavaju realizaciju projekta • Ukoliko su formulisane na negativan način, pretpostavke postaju rizici

19. Rizici • Svaka aktivnost nosi određeni rizik • Matricom treba da budu obuhvaćene samo pretpostavke sa verovatnoćom da će se desiti • Rizici - mogućnost da neki događaj/aktivnost ima negativni uticaj na postizanje ciljeva projekta ili sprovođenje projektnih aktivnosti, dakle potencijal da se desi nešto neželjeno • Faktori nad kojima menadžment projekta nema kontrolu • Prisutne su na nivou aktivnosti, rezultata i svrhe projekta

20. Objektivno merljivi indikatori OMI • (II) kolona logičke matrice, prema LFA standard učinka koji treba dostići radi realizovanja ciljeva projekta • Opisuju ciljeve projekta na objektivno merljiv način, i određuju standarde koji moraju biti dostignuti kako bi cilj, svrha i rezultati projekta bili ostvareni • operativni opis opštih ciljeva, svrhe projekta i rezultata • Treba da budu određeni na način da precizno iskazuju kvalitet, kvantitet, vremenski okvir, ciljnu grupu i mesto promene • Prema SMART principu OMI treba da budu • specifični, jasno definisani (Specific) • merljivi (Measurable) • lako dostižni (Achievable) • realni (Realistic) • vremenski određeni (Time bound)

21. Izvori verifikacije • (III) kolona logičke matrice • Institucije izvora informacija koje daju podatke o rezultatima pokazatelja • Ukazuju gde i u kakvom obliku mogu da se nađu informacije o postignutim opštim ciljevima, svrsi projekta i rezultatima • Mogu biti interni (pripremljeni unutar projekta) i spoljni Potrebno je navesti • Oblik/format u kome će informacija biti dostupna (izveštaj o napretku, projektna dokumentacija, zvanične statistike, poslovne knjige...), • Ko obezbeđuje informacije (terenski radnici, anketni timovi, tim za upravljanje projektom...) • Redovnost pružanja informacija/učestalost (mesečno, kvartalno, godišnje...) • Tr. prikupljanja informacija treba da budu uključeni u projekat • Indikatore za koje ne mogu da se pronađu prikladni izvori verifikacije trebalo bi zameniti drugim merljivim indikatorima

22. Vertikalna i horizontana logika u logičkoj matrici • Matrica funcioniše u vertikalnom i horizontalnom logičkom pravcu • Vertikalna logika (kolona I) povezuje aktivnosti, rezultate, specifične i opšte ciljeve • Završetak aktivnosti dovodi do očekivanih rezultata, kojima se ispunjava specifični cilj/svrha projekta • Ostvarivanjem specifičnih ciljeva dostiže se opšti cilj projekta • Ukoliko projekat ima dobru uzročno-posledičnu vezu, vertikalna logika bi trebala da bude ispravna i jednostavna za prikazivanje

23. Opšti cilj(evi) Pretpostavke + Svrha projekta Pretpostavke + Rezultati + Pretpostavke Aktivnosti Preduslovi Odnos između hijerarhije ciljeva (kolona I) i pretpostavki (kolona IV) • Ako su aktivnosti sprovedene, i pretpostavke na ovom nivou pokažu istinitim, postići će se rezultati • Nakon ispunjenja rezultata i pretpostavki na ovom nivou, postići će se svrha projekta • Nakon ostvarivanja svrhe projekta i pretpostavki na ovom nivou, projekat će doprineti postizanju opših ciljeva

24. Logičan odnos između hijerarhije ciljeva (kolona I) i objektivno merljivih pokazatelja (kolona II) • Za svaki nivo ciljeva (kolona I) treba da se obezbede odgovarajući objektivno merljivi pokazatelji u (koloni II) • Horizontalnom logikom određuje se status aktivnosti, rezultata, postizanja svhe projekta i doprinos opštem cilju prikazivanjem objektivno merljivih indikatora, načina verifikacije i pretpostavki Horizontalna logika (kolona II) Objektivno merljivi indikatori • Za svaki nivo ciljeva možemo da imamo jedan ili više pokazatelja kojima će biti definisan odgovarajući cilj • Horizontalnom logikom meri se efekat projekta i izvori korišćeni u projektu kroz specifikaciju ključnih pokazatelja (kolona II) i izvora verifikovanja (kolona III)

25. Logika matrice logičkog okvira • Ako su ispunjeni preduslovi, mogu započeti projektne aktivnosti • Za realizaciju aktivnosti neophodna su sredstva, i ako su pretpostavke tačne, dostićiće se rezultati • Rezultati se ostvaruju kroz niz aktivnosti • Rezultati se mere pokazateljima, i ako su pretpostavke tačne, omogućiće se realizacija svrhe projekta • Svrha projekta se meri pokazateljima, i ako su pretpostavke tačne, doprineće se opštem cilju, mereno pokazateljima

26. Hvala na pažnji ! Odbor za mala i srednja privredna društva Vera Veljanovski projekt menadžer tel: + 381 11 3304 523 e-mail: vera.veljanovski@pks.rs web-site: www.pks.rs