Prosjekt utvidelse av mva-registrering Møte med Bestillere 20 oktober

1. Prosjekt utvidelse av mva-registrering Møte med Bestillere 20 oktober

2. Agenda • Innledning • Mva ved import av tjenester • Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen • Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen • Behov for tett dialog mellom personer med ulike roller på enhetene • Anskaffelse av vitenskapelig utstyr • Kombinert bruk, fordeling av inngående mva • Justeringsreglene • Nye mva koder og systemmessige endringer • Plan for oppstart med nye rutiner • Oppsummering og veien videre

3. Mva ved import av tjenester • Ved import av tjenester er det kunden i Norge som må beregne og betale merverdiavgift • Gjelder bare tjenester som ville vært avgiftspliktige ved omsetning i Norge. • NTNU har etablert rutiner for dette • En analyse viser at få enheter har beregnet mva ved import av tjenester. Risiko for at NTNU har beregnet for lite mva ved import av tjenester • Perioden 01.05.2008 og fram til dd vil bli gjennomgått nærmere, for å avdekke evt omfang av for lite beregnet mva

4. Bakgrunn og formål med endringen NTNU har egen registrering i merverdiavgiftsmanntallet for oppdragsvirksomheten. Dette har gitt NTNU mer fradrag for inngående mva, sammenlignet med universitet/høgskoler som ikke har denne registrering NTNU har nå fått aksept fra Skatt Midt-Norge om å utvide denne registreringen til å omfatte BOA virksomheten (dvs både oppdrag og bidrag). Dette vil ha stor betydning for retten til fradrag for inngående mva Utvidelsen vil bare gjelde den delen av BOA virksomheten som faller inn under begrepet ”Forskningsvirksomhet” Dvs at BOA virksomhet som IKKE er forskning (f.eks undervisning og andre tilfeldige inntekter) vil falle utenfor

5. Bakgrunn og formål med endringen Utvidelsen krever endringer i både systemer og rutiner ved NTNU Nye rutiner planlegges innført f.o.m 01.11.2009. Historikk rettes tilbake til 01.05.2008 Det er etablert et prosjekt for å løse disse oppgavene Jfr info-skriv til fakultetene i juni

6. Hva omfattes – og hva omfattes ikke ? • Utvidelsen gjelder kun bidragsprosjekter (Prosjektnummer 1xxx – 29xx og 4xxx – 6899) • Det er ingen endringer for oppdrag (prosjektnr 3xxx og 58xx) • Ingen endringer for prosjekter med nr 69xx – 9xxx • Utvidelsen vil bare gjelde den delen av BOA - virksomheten som faller inn under begrepet ”Forskningsvirksomhet” • Alle bidragsprosjekter (ca 4.000) er gjennomgått og klassifisert (forskning / ikke forskning) • Både regnskapsseksjonen og enhetene har bidratt i dette arbeidet • NFR prosjekter vil omfattes (evt noen få unntak) • Undervisning og andre inntekter som IKKE kan anses som forskning, faller utenfor • Proff II prosjekter vil i hovedsak anses som undervisning, og omfattes ikke • Eget felt i Maconomy, Oracle og etter hvert Basware vil inneholde opplysninger om klassifisering

7. Hva omfattes – og hva omfattes ikke ? Fradrag for inngående mva Ikke fradrag for inngående mva

8. Behov for tett dialog mellom personer med ulike rollerpå enhetene (Lokal prosjektstøtte, Bestiller, prosjektleder etc) • Personer med ulike roller sitter alle på spisskompetanse som er viktig for å sikre tilstrekkelig kvalitet i alle prosesser • Lokal prosjektstøtte har inngående kjennskap til prosjektklassifisering; og hvilke prosjekter som gir rett til fradrag for inngående mva. Må bistå andre ved spørsmål om prosjektklassifisering • Bestillere har inngående kjennskap til BtB prosessen. • Både Lokal prosjektstøtte og Bestillere må sette seg inn i endringer vedrørende mva-regler (utvidelse av mva registrering og nye justeringsregler, ref neste tema) • Snakk sammen på egen enhet, og kontakt lokal prosjektstøtte, prosessleder BtB og regnskapstjenesten etter behov

9. Agenda • Innledning • Mva ved import av tjenester • Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen • Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen • Behov for tett dialog mellom ulike roller • Anskaffelse av vitenskapelig utstyr • Kombinert bruk, fordeling av inngående mva • Justeringsreglene • Nye mva koder og systemmessige endringer • Plan for oppstart med nye rutiner • Oppsummering og veien videre

10. Anskaffelse av laboratorier og vitenskapelig utstyr • Hvis utstyret skal benyttes i forskningsvirksomhet • Fradragsrett for inngående mva • Hvis utstyret ikke skal benyttes i forskningsvirksomhet • Ikke fradragsrett for inngående mva (selv om det f.eks er finansiert med midler fra NFR) • Hvis kombinert bruk – Forskning/ikke forskning (f.eks undervisning) • Delvis fradragsrett for inngående mva • Grunnlaget for fordelingen skal være antatt bruk i forskning (både oppdrag og bidrag) • F.eks med bakgrunn i timelogger eller andre fordelingsnøkler

11. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyr • NB ! Det er BRUKEN og ikke FINANSIERINGSKILDEN som avgjør fradragsretten for inngående mva • Kreative løsninger for å få fradragsrett for inngående mva på utstyrsanskaffelser som er finansiert over ramme / drift / SO midler aksepteres ikke • Dersom noen velger kreative løsninger og fradragsfører for mye inngående mva på utstyrsanskaffelser finansiert over ramme/drift; kan avgiftsmyndighetene trekke tilbake den særskilte registreringen, noe som vil få betydelige negative konsekvenser for NTNU

12. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyrJusteringsregler merverdiavgift I 2008 ble det innført nye ”justeringsregler” for mva • Justeringsreglene gjelder driftsmidler med kostpris > kr 200.000 ekskl mva og fast eiendom med kostpris > kr 400.000 ekskl mva • Justering vil si å korrigere tidligere fradragsført inngående mva på grunn av bruksendring; f.eks ved at driftsmiddelet overføres fra forskningsbruk til bruk i undervisning, driftsmiddelet selges etc - dersom avgiftspliktig bruk reduseres, må fradragsført MVA reduseres tilsvarende - dersom avgiftspliktig bruk øker i forhold til da fradraget ble tatt, øker fradraget tilsvarende

13. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyrJusteringsregler merverdiavgift Justeringsperioden • Maskiner, inventar og andre driftsmidler: • Fem første regnskapsår etter anskaffelsen • Det regnskapsår driftsmiddelet ble anskaffet medregnes • Fast eiendom • Ti første regnskapsår etter anskaffelsen eller fremstillingen • Det regnskapsår driftsmiddelet ble anskaffet medregnes Bagatellmessigendring i fradragsprosenten: ikke justering dersom endringen i fradragsprosenten er mindre enn ti prosentpoeng i forhold til fradragsprosenten ved justeringsperiodens begynnelse NB – Ikke krav om justering ved bruksendring av utstyr < kr 200.000 ekskl mva (f.eks ved anskaffelse av PC til PhD stipendiat, hvor bruk av PC endres etter f.eks 3 – 4 år)

14. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyrJusteringsregler merverdiavgift Eksempel Des 2009: Vitenskapelig utstyr kr 400.000 + mva kr 100.000 anskaffes til bruk i bidrags- og oppdragsfinansiert forskningsvirksomhet. Inngående mva fradragsføres med kr 100.000 2010: Utstyret brukes i sin helhet i forskning 2011: Utstyret brukes i sin helhet i forskning Jan 2012: Forskningsprosjektet avsluttes og utstyret overføres i sin helhet til bruk i undervisningsvirksomhet Bruk i forskningsvirksomhet (BOA) : 3 år Gjenværende ”justeringstid”: 2 år Etter overføring til bruk i undervisning, må derfor 2/5 av fradragsført inngående mva ved anskaffelsen tilbakebetales til staten. Dette utgjør kr 40.000

15. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyrJusteringsregler merverdiavgift Krav til dokumentasjon / oversikt NTNU må til enhver tid ha oversikt over • driftsmidler som faller inn under justeringsreglene • når de er anskaffet • hvor mye mva som er fradragsført • dokumentasjon av fordelingsnøkkel etc

16. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyrJusteringsregler merverdiavgift Rutiner for å sikre tilstrekkelig kvalitet, og etterleve myndighetenes krav • Vurderinger om driftsmiddelets bruk må gjøres så tidlig som mulig i prosjektprosessen– helst i forbindelse med oppstart av prosjektet. Dette er viktig for at prosjektbudsjettet skal bli så riktig som mulig • Hvis driftsmiddelet/utstyret koster kr 200.000 ekskl mva eller mer, må det alltid fylles ut skjema som dokumenterer andel av bruk i forskning • Hvis driftsmiddelet/utstyret koster mindre enn kr 200.000 ekskl mva, må skjema som dokumenterer andel bruk i forskning fylles ut kun hvis driftsmiddelet ikke skal brukes 100% i forskning (dvs ved kombinert bruk). • Skjemaet skal scannes inn og legges ved inngående faktura i BasWare (se eksempel).

17. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyrJusteringsregler merverdiavgift Rutiner for å sikre tilstrekkelig kvalitet, og etterleve myndighetenes krav • Anleggsregisteret i Oracle som regnskapsseksjonen ajourholder, vil være tilstrekkelig for å holde oversikt over hvilke driftsmidler som omfattes av justeringsreglene. Enhetene kan også finne oversikt over aktuelle anskaffelser på egen enhet ved å søke i Oracle • Hvis bruken av driftsmiddelet endres mellom forskning og ikke-forskning i løpet av femårs perioden skal justeringsreglene følges og mva korrigeres.Vurdering og ny beregning skal dokumenteres og arkiveres av hver enhet.Korrigering skal ikke gjennomføres dersom endring i fradragsprosent er mindre enn ti prosentpoeng i forhold til fradragsprosenten ved justeringsperiodens begynnelse.

18. Spesielt om laboratorier og vitenskapelig utstyrJusteringsregler merverdiavgift Rutiner for å sikre tilstrekkelig kvalitet, og etterleve myndighetenes krav • For driftsmidler som omfattes av justeringsreglene må enhetene årlig foreta vurdering mhp hvorvidt det foreligger bruksendring som krever justering av merverdiavgift. Regnskapstjenesten vil sende ut påminnelse om dette i nov/des (som forberedelse til årsoppgjøret). Her vil det også komme nærmere info om krav til dokumentasjon etc • Selve justeringen gjennomføres ved ompostering på vanlig måte; hvor begrunnelse for – og beregning av justeringen må vedlegges som dokumentasjon

19. Agenda • Innledning • Mva ved import av tjenester • Bakgrunn og formål med endring av mva registreringen • Hva omfattes, og hva omfattes ikke av den utvidede registreringen • Behov for tett dialog mellom personer med ulike roller på enhetene • Anskaffelse av vitenskapelig utstyr • Kombinert bruk, fordeling av inngående mva • Justeringsreglene • Nye mva koder og systemmessige endringer • Plan for oppstart med nye rutiner • Oppsummering og veien videre

20. Nytt felt: Kategori MVA • For å kunne ivareta klassifisering av prosjektet blir det blir opprettet et nytt felt i Oracle som vil bli tilgjengelig i BasWare. • Feltet vil bli tilgjengelig i både BasWare IP og Basware PM • Feltet vil gi en indikasjon på hvilke avgiftskoder som skal benyttes ved bestilling av varer og tjenester

21. Kategori MVA • Kategori MVA har to verdier: • Mulig fradrag • Tillatte avgiftskoder er: • Avgiftskode 60 – Ingen fradrag • Avgiftskode 62 – Fradrag inngående avgift 25 % • Avgiftskode 63 – Fradrag inngående avgift 8 • Ingen fradrag • Her vil det kun være en avgiftskode tilgjengelig • Avgiftskode 60 – Ingen fradrag

22. Kategori MVA, forts • HVIS feltet ikke blir tilgjengelig i BasWare til ønsket tid, så vil det være behov for tett dialog mellom ulike roller (LP, Bestiller, Prosjektleder, attestant variabel lønn) • Det er tilgjengelig en portalrapport fra Maconomy som LP kan sende til sine bestillere slik at riktig avgiftskode blir benyttet.

24. Kategori MVA, forts • Når feltet er blankt (ingen verdi) er regelverket uendret • Det vil være blankt felt når: • Prosjekt ikke er oppgitt • Prosjekt forskjellig fra 10000000-57999999 og 60000000-6899999.

25. Avgiftskoder • Det vil bli nye avgiftskoder fom 1.november • Avgiftskode 60 • Utenfor området, ingen avgift. • Ingen fradrag for inngående avgift • Benyttes på de prosjektene som har teksten ”Ingen fradrag” i feltet Kategori MVA • Skal benyttes på de prosjektene som har teksten ”Mulig fradrag” i feltet Kategori MVA og når kravene til fradrag for mva ikke er oppfylt • Avgiftskode 62 • Fradrag inngående avgift 25% • Benyttes på de prosjektene som har teksten ”Mulig fradrag” i feltet Kategori MVA (og det er spesifisert 25 % mva på fakturaen) og alle kravene til fradrag for mva er oppfylt. • Avgiftskode 63 • Fradrag inngående avgift 8% • Benyttes på de prosjektene som har teksten ”Mulig fradrag” i feltet Kategori MVA (og det er spesifisert 8 % mva på fakturaen) og alle kravene til fradrag for mva er oppfylt.

26. Oppstart nye rutiner • Nye avgiftskoder vil være tilgjengelig i BasWare PM i uke 44 (26.oktober) • Disse avgiftskodene skal benyttes når det er bestillinger som gjelder november regnskapet. • Nytt felt i BasWare er usikkert når vi får det inn i systemene • Avventer svar fra leverandøren • Behov for tett dialog mellom ulike roller (LP, Bestillere, Prosjektleder, attestant variabel lønn)

27. Spørsmål ?