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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. MANEJO DE ARCHIVO. Cada departamento de la empresa en que laboro, se encarga de manejar, ordenar y archivar todos los documentos generados en su área. Tomare como ejemplo el manejo de la documentación para el área de tesorería.

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Presentation Transcript

  1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL MANEJO DE ARCHIVO

  2. Cada departamento de la empresa en que laboro, se encarga de manejar, ordenar y archivar todos los documentos generados en su área. Tomare como ejemplo el manejo de la documentación para el área de tesorería.

  3. En este departamentos se manejan los siguientes documentos: • Facturas de proveedores • Cartas de Bancos • Documentos generados por el sistema contable Pagos Electrónicos PEL • Cheques CE • Notas Cruce de Proveedor NCP

  4. Se manejan tres tipos de archivos: • Archivo Activo • Archivo Inactivo • Archivo Muerto

  5. Archivo Activo Este corresponde a los documentos del año en curso.

  6. Archivo Inactivo Este corresponde a los documentos del año inmediatamente anterior.

  7. Archivo Muerto Este corresponde a los documentos salientes del archivo inactivo, y los documentos son conservados por un periodo de 5 años, luego son destruidos y vendidos a empresas encargadas del reciclaje..

  8. los diferentes tipos de documentos se archivan de la siguiente manera: Facturas de proveedores Después de contabilizadas, se guardan en el archivados en orden alfabético.

  9. Correspondencia de Bancos Se crean legajadores para cada banco que maneja la empresa, y la correspondencia enviada y recibida se archiva según la fecha.

  10. Documentos Generados por el Sistema Contable Se archivan en AZ según el consecutivo del documentos y tipo de documento, cuando estos documentos pasan al archivo inactivo deben se encuadernados.

  11. La empresa hasta el momento no se maneja ningún tipo de sanción por perdida de documentos, pero es responsabilidad de todas personas tener cuidado y organización puesto que casi todos los documento traen información inportante.

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