REUNIÓN DE GERENTES

1. Libertad y Orden REUNIÓN DE GERENTES San José de Cúcuta, Agosto 28 y 29 de 2003 República de Colombia Ministerio de Minas y Energía

2. PROGRAMACIÓN Jueves 28 de Agosto • Presentación Electrocosta – Electricaribe sobre estrategias de comunicación y manejo de relaciones con la comunidad • Presentación CENS. Manejo archivo, programa PIENSE (reducción pérdidas), visita laboratorio de medidores, Plan estratégico y su plan de inversión social Viernes 29 de Agosto • Comité Legal (EEC) • Comité SIC (EBSA) • Reglamentación Art. 107 (FIDUPETROL) • Comité Ciencia y Tecnología (EEC y Colciencias) • Comité Contable y Tributario (CEDENAR) • Comité Ambiental (URRA) • Comité Financiero (CHEC y EMSA) • Comité Pérdidas (ESSA) • Experiencia piloto código de buen gobierno (ESSA) • Experiencia proceso reestructuración de CEDELCA • Presentación Portal del Grupo • Discusión temas de coordinación

3. COMITÉ LEGAL (EEC) • Ley 819 de 2003. Es claro que cumplimiento del artículo 24 de esta Ley es de obligatorio cumplimiento. Un concepto del MHCP no puede ser cumplido por las empresas ni el MME porque sería contrario a la Ley. • Se recomienda dar cumplimiento estricto a esta Ley a partir de este momento • Por concepto de la Corte Constitucional, resulta improcedente la capitalización de intereses moratorios para los usuarios residenciales (en la financiación debe separarse el capital de los intereses) • Los alcaldes y gobernadores podrán asistir a las Asambleas y JD • Las donaciones son posibles por parte de estas empresas Compromisos: • El MME coordinará con el MHCP soluciones a la aplicación de la Ley 819 de 2003 • Próximo comité 14 y 15 de octubre • El viernes 5 de septiembre se enviará un reporte del cumplimiento de los compromisos pendientes por cumplir por parte de las empresas

4. COMITÉ SIC (EBSA) • Planes de contingencia (documento, infraestructura, respaldo de datos etc) – esquema mínimo seguridad • Actualización SIC: ambiente cliente – servidor y oracle 9i. Faltan 6 empresas por adecuarse • Sistema ERP: - derechos sobre SIEC para EBSA – reunión entre EADE, electrohuila y EBSA para desarrollo en el SIEC • Proyecto viable si se hace conjuntamente obtiene una reducción de costos significativos • Se realizó la contratación con Microsoft con ahorros del 50% en licenciamientos; descuento del 50% en capacitación; seguimiento implementación portal del grupo; divulgación y aplicación de experiencias exitosas Compromisos: • Efectuar ejercicio piloto de facturación con el SIEC entre empresas (que una empresa esté en capacidad de efectuarle la facturación a otra) • Se procurarán acercamientos para contar con una entidad o empresa que se encargue de la seguridad de la información comercial fuera de la empresa • El próximo miércoles 3 de septiembre se tendrá una reunión con EADE para definir estrategias de implementación de las soluciones en grupo. Propuesta económica y funcional. (acompañamiento de EEC y John Jairo Toro). Es clave que además de la herramienta se acompañe de un cambio cultural. Este es un proyecto que se puede presentar como innovación y tiene beneficios tributarios. EEC mirará este aspecto. • Sistema digitalización de documentos (CENS se compromete a capacitar a todas las empresas); Unificación de informes a las ías; buscar mejores precios para software administrativo. Próximo comité el 10 de septiembre.

5. COMITÉ CIENCIA Y TECNOLOGÍA (EEC – COLCIENCIAS) • EEC y EBSA están adelantando proyectos pilotos de innovación y desarrollo tecnológico bajo la modalidad de cofinanciación • Se estudiará la posibilidad de que la adquisición e implementación de sistemas ERP para las empresas tenga cofinanciación o que al menos sea deducible de impuestos en las empresas • Algunas actividades relacionadas con la certificación de calidad de los negocios encajan dentro de los temas financiables por Colciencias • Es necesario interactuar con las universidades y los Centros de Desarrollo Tecnológico • La EEC enviará a las empresas formatos para formulación de proyectos de estas características • Para la próxima reunión se deberán tener al menos cinco proyectos de investigación de interés conjunto a ser financiados en conjunto y la participación de Colciencias

6. COMITÉ CONTABLE Y TRIBUTARIO (CEDENAR) • Tres Comités: Tributario (EEC, CENS, HUILA y CEDENAR); Saneamiento (CHEC, CORELCA, EEC, EBSA, CEDENAR); Unificación Informes (EEC, URRÁ, CEDENAR) • Análisis de los efectos fiscales del reconocimiento de deuda oficial (Art. 107). Algunas no han contabilizado intereses, por ejemplo. Aprovechando los beneficios de la Ley, si estos ingresos se registran como saneamiento contable no tendrían efectos tributarios • Los ajustes contables deberá hacerlos un Comité Técnico Tributario (este recomienda) y sobretodo al representante legal y las juntas directivas. Diferencia tributaria importante entre dar de baja y declarar como activo improductivo (deberá utilizarse este último) • La firma Zarama Asociados está acompañando a las empresas en este proceso • Se plantea la realización de un foro para unificar criterios (Ej. Autoretención, régimen simplificado, manejo DES y FES). Se establecerá una contabilidad unificada para todas las empresas • Se plantea crear una cultura de planeación en las empresas involucrando todas las instancias en las empresas, hacerlo parte de los Comités de Gerencia (evitar generar problemas tributarios por decisiones técnicas) • Mucho cuidado con los documentos soporte, pues podría la DIAN hacer objeciones a las solicitudes de las empresas • Reunión con el Contador General para definir criterios de aplicación de normas tributarias y el registro del saneamiento • Todos los contadores de las empresas tienen en sus manos un manual de procedimientos con todos los pasos que deben seguir para el saneamiento. Los jurídicos ponderan si son procedentes los ajustes fiscales • Casos preocupantes pendientes: ESSA, EBSA, META, CEDELCA, EDEQ, URRÁ, CAQUETÁ. • Es necesario que se involucre a todas las dependencias o áreas que participen del saneamiento contable, que se comprometan por escrito • Las cosas que tienen relación con gestión que no dependa de la empresa no tendrán responsabilidad de la empresa. Sin embargo, se debe mostrar alguna gestión al respecto • Es muy importante realizar una planeación tributaria. Las empresas tienen las bases para desarrollar un ejercicio pues todas las actividades que realizan las empresas tienen efecto tributaria (gran participación jurídica) • Lograr que la causación contable sea lo más rápida posible (cuentas mal registradas traen efectos tributarios) • Es clave determinar las responsabilidades fiscales • Realizar estudios de provisión de cartera para cada empresa por efectos tributarios • Alternativas obtener beneficios tributarios (reducir activos no monetarios, salir de activos obsoletos o inservibles, reducir compra activos y stock en almacenes, no ajustar físicamente activos sobrevaluados, no distribución de utilidades, inversiones en medio ambiente voluntarias, incrementar el gasto por depreciación, privilegiar el gasto en mantenimiento frente a la inversión.

7. COMITÉ AMBIENTAL (URRÁ) • Reunión junio 19 en EEPPM con la participación del Minambiente acerca de ISO 9000 y 14.000. Se entregaron guías ambientales. • Empresas con información CAQUETA, EBSA, ESSA, CENS y URRA. El resto no participan activamente del comité. • Participación activa (especialmente del área jurídica) del MME • Es necesario que se efectúen trámites ante las autoridades ambientales para controlar utilización de recursos por Ley 99 y altos costos de las empresas por tasas retributivas por el uso del agua • Es clave que las empresas envíen la información necesaria para efectuar un diagnóstico del grupo

8. COMITÉ FINANCIERO (CHEC – EMSA) • Trabajo con Findeter y Megabanco para fondear recursos de FNR y de largo plazo para inversión • También gestiones ante la FEN para contar con estos recursos y hasta el momento no han sido exitosas • Se designaron subcomités con temas en marcha: manejo de efectivo (selección entidades bancarias – ya se han establecido algunos contactos para unificar criterios de reciprocidad en los recaudos); estandarizar un modelo de proyecciones financieras; presentación modelos proyecciones financieras de CHEC y EDEQ (se concluyó utilizar el de EDEQ); presentación formatos actuales que por el momento se utilizarán en el portal; propuesta de indicadores para seguimiento y evaluación de las empresas; titularización de rentas futuras como fuente de financiación; proponer esquemas de recaudo; proponer esquemas de Fondos de Capitalización Social; Implementación en las empresas de un módulo de tesorería; implementar un modelo de compras integradas. • Se definirán formatos estandarizados para presentar la información por medio del portal y la forma de cargarlos mediante archivos planos • Se tiene retroalimentación en cuanto al manejo de tesorería por parte de las empresas EADE, ISA y CODENSA y a partir de allí elaborar un reglamento de manejo de efectivo por todas las empresas

9. COMITÉ PÉRDIDAS DE ENERGÍA (ESSA) • Se tiene un diagnóstico de las auditorias a las fronteras comerciales por empresa. Muchos contadores no se pueden leer (se va hacia la misma dificultad de que sea el operador de red quien reporte la medida)… efectuar seguimiento a comunicación del MME a la CREG • Unificar compra software universal para medir las fronteras comerciales • Levantamiento de los inventarios de Alumbrado Público de los municipios que implique reducción de pérdidas (va en más del 80%) • Se consiguió un curso para el mantenimiento en caliente, mantenimiento predictivo, ensamble de transformadores gratis durante dos días con ABB para funcionarios de las empresas

10. CÓDIGOS DE BUEN GOBIERNO (ESSA) • Proyecto piloto liderado por el MME y DNP • Implicaciones: código buen gobierno, sistema de control y gestión; y el sistema de información • Definición de principios, valores y políticas a ser implementados en las empresas • Su objetivo es asegurar el respeto a los derechos de todos los accionistas e inversionistas y garantizar información, políticas y actuaciones de la empresa claras, eficientes y transparentes • Importante que las empresas cuenten con muy buenas juntas directivas y administraciones • Se establecen comités de trabajo con participación de miembros de JD que desarrolla a fondo los temas de las empresas y facilita el proceso de toma de decisiones • Esto implica un cambio cultural en muchos niveles que vale la pena rescatar para tomar elementos comunes que se pueden ir trabajando en todas las empresas • Independientemente de que se implemente formalmente, algunos principios que rigen las actuaciones de las empresas y sus JD se tendrán en cuenta para ser aplicados

11. TEMAS DE COORDINACIÓN • Ya se tiene claridad en panorama regulatorio • Reestructuración y ajuste en costos de todas las empresas • Definición clara de costos por actividad en cada empresa • Proyecciones financieras al menos hasta el 2006 • Definición de planes estratégicos y planes de negocio para aprobación en las Juntas Directivas de octubre de 2003 • Se fijará un mínimo margen del capital de trabajo a cada empresa que deberá ser cumplido • Reforzar el trabajo de los Comités Temáticos (facilidad de utilización del portal como instrumento de comunicación, de toma de decisiones y seguimiento a compromisos). Mejorar comunicaciones con convenio con ISA para que Internexa brinde excelente comunicación. Garantizar que la responsabilidad sea indelegable de manera que se tenga poder de decisión inmediata • Definir criterios mínimos de elegibilidad de proyectos de inversión y que en todos los casos se garantice que su rentabilidad supere al costo financiero de los recursos • El próximo viernes 12 a más tardar todas las empresas deberán alinear sus planes de desarrollo administrativo con los del MME y enviarlos a mi dirección electrónica • Definir estrategias a seguir con los seguros (nuevas fórmulas de negociación que serán definidas para el próximo mes de septiembre pensando más en contar con asesores de riesgo y a medir el riesgo) • Optimización del esquema de manejo de Juntas Directivas (al menos medio día de trabajo en la empresa y Juntas de máximo 3 horas) • Designación concreta de líderes para cada tema y priorización en resultados por comité • Convenciones colectivas • Acciones como grupo (posicionamiento con actividades de valor agregado): casos planteados por EBSA (SIEC), EDEQ (modelo financiero – comercial) y HUILA (nuevos mercados)

12. TEMAS DE COORDINACIÓN Optimización manejo Juntas Directivas • Enfocadas a decisiones y no leer temas que han sido enviados con anterioridad • Trabajo más enfocado hacia el futuro que a lo que sucedió • Evaluación a la gestión de las JD por parte de la administración • Que se utilice en mayor medida el portal para reuniones no presenciales y presentación de información requerida • Reunión de coordinación con el MME

13. TEMAS DE COORDINACIÓN: Qué se espera tener en marcha en diciembre próximo… • Consolidación del trabajo dinámico y en grupo con información en línea • Todas las empresas haber arrancado con el proceso de certificación de calidad de sus negocios • Con un completo inventario de los Alumbrados Públicos y Fronteras Comerciales • Con un exitoso cumplimiento a la Ley 716 y unificación de criterios financieros y contables • Con una clara y precisa valoración del costo de cada una de sus actividades en relación con lo aprobado regulatoriamente, enfatizando en el área comercial • Con una completa auditoria de todos los usuarios con consumos inferiores a 50kWh al mes • Con Sistemas de Información Comercial y soluciones de ERP en vía de implementación • Haber efectuado negociaciones conjuntas de gran magnitud (seguros, medidores, transformadores, ERP, tiquetes aéreos y otros) • Tener en marcha al menos dos proyectos conjuntos de innovación tecnológica • Con políticas claras del manejo de los recursos financieros individualmente y como grupo

14. TEMAS DE COORDINACIÓN Temas decisorios: • Adquisición de medidores. Se aborta el proceso por no cumplir requisitos técnicos. • Contratación conjunta esquema EADE • A partir de ahora, efectuar Juntas Directivas informativas y no decisorias hasta que se de solución a la obligación Legal de la Ley 819 de 2003