La factura electrónica

1. La factura electrónica

2. La factura electrónicaObjetivos • 1º Disponer de un archivo electrónico que permita simplificar y automatizar los procesos de control de facturas. • 2º Disponer de una factura electrónica con validez jurídica suficiente para prescindir del documento original en papel

3. La factura electrónicaObjetivo 1º: Obstáculos • Codificación de productos • Plazos y periodos de las operaciones • Uso no unificado de campos y documentos

4. La factura electrónicaObjetivo 1º: Soluciones • En la reunión de la Comisión Técnica de Fande del pasado día 27 de febrero de 2008 se aprobó la versión 2 del FACTUR que recoge una serie de cambios que permiten dar cumplimiento al Objetivo 1. • Esto supone disponer de un documento de factura que facilita el trabajo de conciliación electrónica de la factura. • Con el FACTUR v2 se ha aprobado modificaciones a los documentos ALBENV, ALBENP, ALBREP, ALBDEV y ALBVAL, para facilitar el cumplimiento de este objetivo. • Esto no supone tener que utilizar todos estos documentos, pero sí la última versión de aquellos que sean necesarios. • También se han acordado cambios y reglas de uso para las reclamaciones y su resolución normalizando el documento DIFERE. • En la transparencia siguiente se destacan las principales reglas que se han pactado para conseguir alcanzar el OBJETIVO 1.

5. La factura electrónicaObjetivo 1º: Soluciones • Identificación de los diferentes documentos a utilizar y modo de utilización de los mismos. • Fácil seguimiento de los movimientos de reclamación. • Facturas detalladas o resumidas en papel (en el formato electrónico siempre serán detalladas) • Estandarización del tratamiento de corrección de los errores de precios. • Normalización del tratamiento del signo para las distintas operaciones. • Información previa sobre los periodos de facturación y las fechas de vencimiento. • Utilización en todos los documentos del código de barras como identificador del titulo / aparición, con vistas a una futura supresión de las tablas de conversión de títulos proveedor / cliente.

6. La factura electrónicaObjetivo 2º: La factura digital • La factura digital es un fichero, no importa en que formato, que sustituye a todos los efectos a la factura en papel. • Para que tenga validez tanto el emisor como el receptor deben cumplir con ciertos requisitos

7. La factura electrónicaObjetivo 2º: La factura digital • Requisitos para el emisor de la factura • Empleo de un certificado electrónico reconocido por la AEAT. • Utilización de dispositivos seguros de creación de firma electrónica. • Las facturas deben conservarse en soporte electrónico de forma que se garantice la visualización, la búsqueda selectiva, la copia y la impresión de las mismas.

8. La factura electrónicaObjetivo 2º: La factura digital • Obligaciones del receptor • Verificar la validez del certificado electrónico con el que ha sido emitida la factura. • Utilizar producto de control que garanticen el origen y la integridad de la factura. • Conservación de las factura en soporte electrónico de forma que se garantice la visualización, búsqueda, copia e impresión de los documentos.

9. La factura electrónicaObjetivo 2º: La factura digital • Conservación de las facturas electrónicas • Se debe asegurar: • La legibilidad en el formato original. • La conservación de los datos asociados. • Excepcionalmente conservación en papel. • El acceso completo a los datos y la puesta a disposición de la AEAT de las facturas electrónicas. • Conservar una lista secuencial de los mensajes. • Adicionalmente los ficheros, las bases de datos y el software que permita acceso completo a los mismos, posibilitando un adecuado control.

10. La factura electrónicaObjetivo 2º: La factura digital • Escenarios posibles de implantación • Interno • Desarrollo, o adquisición de software especifico, por la propia empresa de módulos de firma electrónica de las facturas y de control de facturas recibidas, integrados en su propio software de gestión. Conservación de los documentos emitidos y recibidos en servidores propios. • Dotar a e-fandite de módulos de firma y control de facturas recibidas para ser utilizados en combinación con el software propio de la empresa. Conservación de los documentos emitidos y recibidos en servidores propios. • Externo • Contratar con una empresa externa especializada la gestión completa de firma, recepción de facturas y conservación de los documentos. • Mixto • Combinación de las opciones anteriormente expuestas

11. La factura electrónicaObjetivo 2º: La factura digital • La comisión está trabajando sobre las posibles alternativa de las que “a priori” se destacan dos: • Desarrollo del programa ie-fandite para gestionar la factura digital en interno por cada empresa. • Esto supone añadir funcionalidades al programa ie-fandite y disponer en cada empresa de la infraestructura necesaria para la salvaguarda de los datos. • Establecer acuerdos con terceros especialistas en la gestión de facturas digitales para que incorporen el formato FACTUR en sus productos y que estos puedan ser utilizados por las distintas empresas del sector en régimen de alquiler de servicios.

12. La factura electrónicaObjetivo 2º: La factura digital • Situacion actual • Se esta negociando la inclusion en e-fandite de los modulos de firma electronica con la empresa desarrolladora del programa actual. Se espera disponer de una propuesta para decidir sobre la viabilidad de esta opcion durante el primer trimestre del año proximo. • Se ha negociado un acuerdo, por parte de la Comision Tecnica, y se dispone de una propuesta formal, para permitir la externalizacion total de la gestion de las facturas electronica, con la empresa EDICOM. • Se estan barajando algunas otras propuestas, por el momento sin resultados concretos.

13. La factura electrónicaFinalización del proyecto • Las obligaciones jurídicas inherentes a la utilización de la factura electrónica con validez fiscal, suponen para cada compañía la implementación de procesos adicionales al software actual, la incorporación de hardware especifico para garantizar la seguridad de la información y la creación de procedimiento de gestión para asegurar el control sobre estos datos. • La implantación de un sistema de facturación electrónica, conlleva una serie de retos (integración con el resto de sistemas de información, elaboración de procedimientos de gestión, choque cultural pues conlleva la supresión de la factura en papel y la implantación de sistemas de firma electrónica en el ámbito privado de las empresas,…) a los que hay que enfrentarse para obtener las ventajas de carácter funcional (disponibilidad, seguridad jurídica, no repudio, confidencialidad, mejora de imagen corporativa, …) y económicas (reducción de costes). • Por tanto el desarrollo técnico necesario para la puesta en marcha de una factura electrónica con plena validez jurídica está condicionado al despliegue informático propio de cada compañía por lo que difícilmente es posible ir más lejos desde la Comisión Técnica, que las recomendaciones de orden jurídico y las búsqueda de algunas soluciones técnicas validas para recomendar a los asociados. • La implantación por cada empresa de una u otra solución, incluyendo el proceso de selección de la solución mas idónea en cada caso, queda dentro del ámbito privado de cada una de las empresas y fuera del alcance de esta Comisión Técnica.