1 / 25

Konverteringscirkus og kendte økonomisystemer i ny forklædning Anette Svejstrup

Konverteringscirkus og kendte økonomisystemer i ny forklædning Anette Svejstrup. emner. Hvilke systemer er berørt? Hvad er ’næsten’ som det plejer? Hvad er nyt Konverteringscirkus Adgang til historiske data i diverse systemer Hvor er vi lige nu? Udfordringer/udeståender

maya
Download Presentation

Konverteringscirkus og kendte økonomisystemer i ny forklædning Anette Svejstrup

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Konverteringscirkusog kendte økonomisystemer i ny forklædningAnette Svejstrup

  2. emner • Hvilke systemer er berørt? • Hvad er ’næsten’ som det plejer? • Hvad er nyt • Konverteringscirkus • Adgang til historiske data i diverse systemer • Hvor er vi lige nu? • Udfordringer/udeståender • Hvad kan/skal vi gøre for at blive klar til start? • Tidsplan og lukkeperioder

  3. Hvilke systemer er berørt? • Økonomisystemer som fortsat skal anvendes • Navision med integration til SLS og Stads • INDFAK • AURUS • (CWT) • Webshop • Systemer hvor det er uafklaret om de skal anvendes • ARS (tidsregistrering) – alternativ undersøges • Systemer som ikke længere skal anvendes • PØS

  4. Navision - hvad er næsten som det plejer? • Finans • Momsopsætning • Køb • Salg (her sker der ændringer i forhold til Sag) • Anlæg

  5. Navision – Hvad er nyt? • 1 bogføringskreds  • 1 CVR nummer implementeres • 1 løngruppe i SLS ( i dag har vi 5) • NY KORT AU KONTOSTRENG • ART – SAG – SAGSOPGAVE • Delregnskab og Sted er opsat som indirekte dimensioner • Sagsmodulet • Ressourcemodulet (Personalemodulet) • Salgsfaktureringen starter som kontraktlinjer på Sag/Sagsopgaver og ender i Salg/Debitor som salgsfaktura til bogføring

  6. sagsmodulet • Sager (Projekter) • Stamkort med relevante stamdata (Forløb, Status mv.) • For de primære Projekttyper skal der udarbejdes sagsskabeloner • Bevillingsgiverstyring • Roller er vigtige af hensyn til brugerstyringen i Rapporteringsløsningen • Ansvarlig, Gruppeleder, Projektleder, Bevillingshaver, Administrator • Mulighed for Samlesager • Sagsopgaver (Aktiviteter) • Anvendes til intern/ekstern styring af Sager • Mindst 1 sagsopgave til planlægning og bogføring af finans og ressourcer • Overordnet fælles struktur i forhold til projekttyper • Planlægningslinjer • Anvendes til budgettering af finans og ressourcer (Skema) • Anvendes til at fakturere debitor/bevillingsgiver (Kontrakt)

  7. Ressourcemodulet • Ressourcekort med stamoplysninger • Medarbejdere oprettes om ressourcer (nummerserie) • Integration SLS- Navision (Personalemodul) • Kun månedslønnede • Timelønnede fuld kontostreng i SLS • Nummer, navn, cpr., ressourcegruppe • Kapacitet • Beregnede kostpriser (ikke faktisk løn) • Budgettering af løn = periodiseret tidsallokering af ressourcer på sager • Planlægningslinjer og omkostningsfordeling • Standard NS-funktionalitet skal udvides med ny NS-funktionalitet som skal erstatte PØS (AU –tilretning)

  8. ALIAS • Hvad er ALIAS? • En Aliaskode er en konteringshjælp eller genvej til kontostrengen • Validering af gyldige kombinationer • Kan fra vælges på Sagsopgaven • Sag 903150 + Sagsopgave 888121 • Alias =903150888121 - EU. NitroEurope IP, The /AV - Øvrig drift • Sag 903150 + Sagsopgave 888124 • Alias = 903150888124 - EU. NitroEurope IP, The /AV – Rejser • Der kan være udfordringer i forhold til antallet af ALIAS koder i INDFAK – uafklaret om ALIAS skal anvendes!

  9. INDFAK- Hvad er nyt og Hvad er ’næsten’ som det plejer? • Fortsat kun workflow til fakturahåndtering • Uændret funktionalitet (kun løbende ændringer MODST) • Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur • Færre organisationer • Færre EAN-numre (fra 200 til ca. 55) • Ny opsætning af Brugere og Roller • Nye brugernavne til alle = AU-ID nummer (AU123456) • Ny Velkomstmail udsendes inden vi lukker op for NY INDFAK • Ny opsætning af ’kontostreng’ er ikke afklaret • ART, MOMSKODE, ALIAS • ART, MOMSKODE, SAG, SAGSOPGAVE

  10. AURUS - Hvad er nyt og Hvad er ’næsten’ som det plejer? • Ny IT-platform • Fra 4 opsætninger til 1 AURUS opsætning  • Uændret funktionalitet (opgradering udskudt til forår 2013) • Udgiftstyper er uændrede • Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur • Færre organisationer/persongrupper • Ny opsætning af Brugere og Roller • Nye brugernavne til alle = AU-ID nummer (AU123456) • Ny Velkomstmail udsendes inden vi lukker op for NY AURUS • Ny opsætning af ’kontostreng’ er ikke afklaret • ART, MOMSKODE, ALIAS • ART, MOMSKODE, SAG, SAGSOPGAVE

  11. Webshop - Hvad er nyt og Hvad er ’næsten’ som det plejer? • Uændret funktionalitet • Ny opsætning af ny AU organisationsstruktur • Ændringer i forhold til Dibsaftale og Bankkonti • Ændring af kontostreng for eksisterende aktive betalingsarrangementer • Ny opsætning af ’kontostreng’ er ikke afklaret • ART, MOMSKODE, ALIAS • ART, MOMSKODE, SAG, SAGSOPGAVE

  12. Konverteringscirkus – den korte forestilling

  13. Konverteringscirkus – generelt • I forbindelse med konvertering og sammenlægning af de 4 bogføringskredse til 1 bogføringskreds er der generelt fokus på oprydning i stamdata og poster • Udvikling af 4 konverteringskørsler • Stor kompleksitet • Det tager lang tid! • Artskonto er uændret (mindre justeringer) • Delregnskab er uændret • Ny Stedkode

  14. Konverteringscirkus generelt • Finansposter • Alle 2012 konverteres på postniveau • Alle 2011 datokomprimeres pr. måned pr. kontostreng • Alle poster fra før 1. jan. 2011 datokomprimeres pr. 31-12-10 • Finansbudgetposter konverteres ikke til Budgetmodulet i Finans • Alle budgetposter vil fremover være planlægningslinjer på Sager/Sagsopgaver

  15. Konverteringscirkus generelt • Kreditor • Kreditorer som er anvendt inden for det seneste år • CVR + pseudo CVR • CPR kreditorer konverteres kun hvis åbne poster • Debitor • Ny nummerserie med fortløbende numre • Standardisering af Debitorbogføringsgrupper • Debitorer som er anvendt inden for det seneste år • Debitorer som har åbne poster • Anlæg • Ny nummerserie • Alle aktive anlæg med stamdata og anlægsposter • Konvertering og standardisering af anlægsstamdata

  16. Konverteringscirkus – for 8000C + ASB/DPU • Projekter bliver til Sager • Eksisterende projekter konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx • Projekter med status Lukket og en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke • Sagsopgaver • Artskonti<2000 • 988888hvis rapportformål ikke er anvendt • 98xxxx(xxxx eksisterende rapportformål) • Artskonti>2000 • 898888hvis rapportformål ikke er anvendt • 89xxxx(xxxx eksisterende rapportformål) • Aktivitet og Analysefokus konverteres ikke • Særlig udfordring vedr. Bygning

  17. Konverteringscirkus – for DJF/DMU • Sager • Eksisterende sager konverteres til nyt fortløbende 6- cifret sagsnummer som starter med 9xxxxx • Sager med en slutdato før 1. jan. 2011 konverteres ikke • Opsplitning i sager – kun en bevilligsgiver pr. sag • Sagsopgaver • Eksisterende sagsopgaver konverteres på følgende måde: • Artskonti<2000 = 98xxxx(xxxx lig med eksisterende sagsopgave) • Artskonti>2000 = 88xxxx(xxxx lig med eksisterende sagsopgave) • Planlægningslinjer og Ressourcer konverteres • Sagsmærker konverteres

  18. Hjælp – hvordan finder jeg mine data? • Finansposter og Sagskort bliver stemplet med: • Nuværende bogføringskreds • Nuværende stedkode • Nuværende projekt-/sagsnummer • Hvad er kritisk og vigtigt!

  19. adgang til historiske data i diverse systemer • Der vil være læseadgang til historiske data i de berørte systemer – (nærmere info følger) • Navision (adgang i lukkeperioden) • INDFAK • AURUS • Webshop • PØS • ARS • I NS lukkeperioden fra den 6 - 20. september 2012 vil der ekstraordinært kunne opdateres finansbudgetposter i en kopi af 8000C + ASB/DPU bogføringskredsene af hensyn til FC3, som udarbejdes på grundlag af 31-8-2012. Det vil ikke være muligt at opdatere sagsplanlægningslinjer for DJF/DMU.

  20. Hvor er vi lige nu? • Navision • Vi er i gang med 2. testkonvertering – klar til AU test den 2/7 • 3. testkonvertering afvikles i august • Udvikling af ny funktionalitet til tidsallokering af ressourcer • INDFAK og AURUS • Testopsætning af nye AU organisationer, Brugere og Roller er i gang

  21. Udfordringer og udeståender • IT-sporet er ramt af forhindringer/udfordringer • Manglende beslutninger vedr. økonomimodel • Ændringer i beslutninger • Konverteringsstrategien justeres løbende • Aktivitets- og tidsplanen justeres løbende • Sommerferien  • ALIAS eller ej? • Ny funktionalitet fra MODST – Anlæg (NS 5.4) • Ny funktionalitet fra MODST til bevillingsstyring, overheadafløftning og periodisering (NS 5.4) • Udvikling af ny NS-funktionalitet til tidsallokering (AU-tilretning) • Konverteringscirkus kan ikke løse alle udfordringer • En række manuelle opgaver kan/skal løses efter driftsstart

  22. Hvad kan/skal vi gøre for at blive klar til start og lukningen af systemerne? • OPRYDNING – OPRYDNING – OPRYDNING • Tænk årsafslutning • Husk stamdata oprydning • Accept af alle E-bilag • Bogføringer af alle kladder, købs- og salgsdokumenter, dibsfiler, Aurus-filer, SLS-lønposter, PØS-leverancer mv. afskrivningskørsler, overhead, periodiseringer. • Bogføring af tidsregistrering og stadevurdering

  23. Tidsplan og lukkeperioder – der kan ske justeringer

  24. Cirkus eller ej – det går desværre ikke som en leg!

More Related