REVIZIJA I OTPIS - KNJIŽNIČNI PROGRAM METEL

1. REVIZIJA I OTPIS - KNJIŽNIČNI PROGRAM METEL Ilija Pejić, viši knjižničar Narodna knjižnica «P. Preradović» Bjelovar

2. I. ODREĐENJE POJMOVA • Revizija • Otpis • Pročišćavanje fonda • Inventura II. PROPISI I DOKUMENTI III. PRIPREME IV. TIJEK REVIZIJE U METELU V. POSLOVI POSLIJE REVIZIJE VI. PRIMJERI DOBRE PRAKSE VII.PITANJA VIII.LITERATURA

3. I. ODREĐENJE POJMOVA - Revizija a) osnovna svrha – utvrđivanje stvarnog stanja i vrijednosti fonda – kvalitativan pokazatelj jer se implicira na cjelokupno poslovanje knjižnice – inventarizaciju, tehničku obradu, stvarnu obradu, posudbu, rad s korisnicima b) dodatne vrijednosti – zaštita građe, kreiranje nabave, pokazatelj korištenja građe (statistika), odgojna vrijednost (pravilno postupanje s građom, vraćanje…), ustroj novih zbirki (zavičajna…) c) vrste revizije – redovita, izvanredna, djelomična d) zapisnik o reviziji

4. ODREĐENJE POJMOVA – Pročišćavanje fonda – izlučivanje knjižnične građe a) tijekom revizije b) tijekom rada – izlučena građa se na kraju godine otpiše c) zašto izlučivanje

5. ODREĐENJE POJMOVA – Pročišćavanje fonda – izlučivanje knjižnične građe • aktualnost fonda • oslobađanje prostora • atraktivnost prostora • povećanja dostupnosti i preglednosti • povećanja korištenja zbirki

6. ODREĐENJE POJMOVA - Pročišćavanje fonda –izlučivanje knjižnične građe d) što najčešće izlučujemo • nepotrebne duplikate (stari lektirni naslovi…) • nepotrebne darove • sadržajno zastarjelu i neaktualnu građu (loše prevedena djela, djela koja nisu na hrv. jeziku…) • građu koja se uopće ne koristi (Metel-statistika) • prekinute nizove periodike ili referentne zbirke • uništenu građu – fizički

7. ODREĐENJE POJMOVA - Pročišćavanje fonda – izlučivanje knjižnične građe e) mjerila za izlučivanje – otpis • 2-3 % knjižne građe, odnosno do 20 % za neknjižnu građu • izlučivanje je permanentna djelatnost da bi zbirke bile neopterećene zastarjelom i uništenom građom

8. I. ODREĐENJE POJMOVA -Inventura • kvantitativan pokazatelj na kraju godine b) financijsko zaključivanje godine c) pokazatelj brojčanog stanja zbirki d) pokazatelj vrijednosti zbirki e) pokazatelj nabave (uvećanja) zbirki za tu godinu f) pokazatelj otpisa (umanjivanje zbirki)

9. I. ODREĐENJE POJMOVA - Otpis • završni čin revizije, odnosno izlučivanja • zapisnik o reviziji • zapisnik o otpisu kojemu su pridodane liste knjiga za otpis: I. po osnovi dotrajalosti građe (fizički kriterij) II. po osnovi zastarjelosti građe (sadržajni) III. po osnovi nestalosti IV. po osnovi starih zaduženja (nevraćene) - strah od otpisa – utjecaj uže i šire društvene zajednice U Metelu se liste definiraju na početku revizije kako za knjige, tako i za multimedijalnu građu (Normativna datoteka → vrste otpisa)

10. II. PROPISI I DOKUMENTI ZAKONI • Zakon o knjižnicama (NN 105/97; 5/98; 104/00) • Zakon o osnovnom školstvu (NN 69/03) • Zakon o srednjem školstvu (NN 69/03)

11. II. PROPISI I DOKUMENTI PRAVILNICI • Pravilnik o reviziji i otpisu knjižnične građe (NN 21/02) • Pravilnik o zaštiti knjižnične građe (NN 52/05) • Pravilnik o matičnoj djelatnosti knjižnica u RH (NN 43/01) STANDARD • Standard za školske knjižnice (NN 34/00)

12. III. PRIPREME • odluka o provođenju revizije (imenovanje povjerenstva i određenje vremena revizije, odluku donosi ravnatelj škole) • obavijest korisnicima o reviziji - knjižničar • sređivanje fonda (zbirki) – slaganje knjiga i ostale građe, brisanje polica… • sređivanje dokumentacije (inventarnih knjiga, kataloga, uloga mjesnog kataloga) • Metel /sadrži inv. knjige, kataloge, bazu članova, podatke o posudbi, o korištenju građe…/

13. IV. TIJEK REVIZIJE • klasični – do početka informatizacije • računalni – definiranje postavki lista za otpis (Norm. datoteka → vrste otpisa) 1. obuhvat revizije /Knjiga→revizija→obuhvat/ • donosimo knjige – bar-cod čitačem odčitavamo knjige • poštujemo redoslijed složenih knjiga prema signaturi, dakle ne preskačemo skupine • izlučujemo knjige /odnosno drugu građu/ za otpis nakon što smo ih odčitali prema predviđenim listama (dotrajale, zastarjele, knjige za popravak…)

14. IV. TIJEK REVIZIJE 2. obrada revizije /Knjiga→revizija→obrada/ • nužni parametri – svi odjeli, datum (početak i završetak revizije) • obrada • pregled /prema zadanim elementima: sve knjige, knjige koje nedostaju, otpisane knjige, knjige u posudbi, knjige nikad ne posuđivane…/ • obuhvat knjiga koje su naknadno pronađene ili vraćene iz posudbe… • ispisi – prvo ćemo na ekranu pregledati popis prije ispisa preko štampača

15. IV. TIJEK REVIZIJE 3. otpis knjiga /Knjiga→evidentiranje→otpisi/ • prvo ćemo definirati vrste otpisa u Normativnoj datoteci • unosimo inv. broj • datum • razlog • iznos (cijena se automatski upisuje ako smo ju dobro inventarizirali) • X (otpis), ali se krivo otpisana knjiga može ponovno vratiti u fond(vidi strelicu)

16. IV.TIJEK REVIZIJE 4. pregled otpisanih knjiga /Knjiga→otpisane knjige→ispisi/ • vremensko razdoblje • kriterij AŽURIRANJE • dolazi na kraju svih poslova oko revizije i otpisa!!!

17. V. POSLOVI POSLIJE REVIZIJE • zapisnik o reviziji • zapisnik o otpisu / prilažu mu se prijedlozi - popisi otpisane građe po raznim osnovama/ • prihvaćene, odobrene rezultate revizije, odnosno otpisa provodimo kroz inv. knjigu i kataloge /ako ih vodimo na papiru/ • Metel bilježi sam u bazi svaku knjigu koja je otpisana • dokumentacija o reviziji i otpisu dostavlja se NSK i matičnoj knjižnici • nakon odluke Školskog odbora, odnosno ravnatelja škole otpisana građa se: poklanja ili zamjenjuje ili prodaje, a potom preostala građa se šalje na preradu u stari papir • sva se dokumentacija o reviziji i otpisu čuva

18. ZAPISNIK O REVIZIJI

19. ZAPISNIK O OTPISU

20. ZAPISNIK O REVIZIJI

21. ZAPISNIK O OTPISU

22. POPISI OTPISANE GRAĐE

23. POPISI OTPISANE GRAĐE

24. POPISI OTPISANE GRAĐE

25. VI. PRIMJERI DOBRE PRAKSE U METELU • Revizija i otpis prije inventarizacije /klasičan način /Ekonomska i birotehnička škola Bjelovar, 2005./ • Isto su učinile mnoge škole /revizija i otpis na klasičan način/ • OŠ Rovišće /revizija u Metelu 2004./ • Narodna knjižnica «P. Preradović» Bjelovar /revizija u Metelu 2001./ • Hrv. knjižnica Hercegovac /revizija u Metelu 2006./ • Redoviti godišnji otpis Knjižnica i čitaonica Čazma /provedeno u Metelu 2005./

26. VII. PITANJA

27. VIII. LITERATURA • Tatjana Blažeković, Branka Furlan. Knjižnica osnovne škole. Ponovljeno i prerađeno izdanje. Zagreb: NSK, 1003. • Upute za poslovanje narodnih knjižnica. Uredila Aleksandra Malnar. Zagreb: Knjižnice grada Zagreba, 1996. • Veronika Čelić-Tica, Svjetlana Premilovac. Revizija i otpis knjižničnog fonda u školskim knjižnicama. Zagreb: NSK, 2003. /radni materijal/ • Metel Win: programski proizvod za knjižničarstvo: upute za uporabu. 2. dio. Varaždin, 2004.