Zaman Yönetimi

1. Zaman Yönetimi Yazarı: Martin Scott Seda ERBİL

2. Kaliteli hizmet için kaliteli eleman gerekir… Seda ERBİL

3. Kalite İnsana Saygıyla Başlar... Seda ERBİL

4. Zaman Yönetimi • Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Seda ERBİL

5. Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. • Zaman pahalıdır. Seda ERBİL

6. Zaman demokratik bir şekilde paylaşılan tek kaynaktır! Tüm canlıların günde 24 saati, her haftada yedi günü…. Vardır. Seda ERBİL

7. Zaman bazen hızlı, bazen de yavaş geçer. Bu nedenle zamanı objektif (gerçek) ve sübjektif(algılanan) zaman olarak ikiye ayırabiliriz. Seda ERBİL

8. Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. • Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır. Seda ERBİL

9. İstemek, Başarmak İçin Gereklidir; Ama Bitirmek İçin Başlamak Gereklidir. Seda ERBİL

10. Zaman Tuzakları • Plânsızlık • Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak • Ertelemek / Geciktirmek • Kendini gereğinden fazla işe adamak • Acelecilik • Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Seda ERBİL

11. Rutin ve gereksiz işler • Açık kapı politikası (hayır diyememek) • Gereksiz telefonlar • Gündemsiz ve verimsiz toplantılar • Kararsızlık • Yetki verememek / vermemek • Dağınık masa ve ofis düzeni • Hatalı aletler Seda ERBİL

12. Kaynak yetersizliği • Form doldurmak • Çöpe atılması gereken evraklar • Seyahat / yol • Çene çalmak/ dedikodu • Krizler ve panikler • İnsanların ardından koşuşturmak Seda ERBİL

13. Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya da zaman kalmamaktadır. Seda ERBİL

14. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. • Yönetim planlama ile başlar. Ve en önemli aşamadır... Seda ERBİL

15. Ancak planlama işe dönüşmediği sürece hiçbir işe yaramaz… • Öncelikle kendimize bir sistem oluşturmalıyız. • Sistem rutin işleri daha az çaba ile gelecekte daha iyi sonuç verecek şekilde düzenlemelerdir. Seda ERBİL

16. Pareto Kanunu • Bir işte harcadığınız zamanın yüzde yirmisi, sonuçların yüzde seksenini oluşturur ve harcanan zamanın yüzde sekseni sonuçların yüzde yirmisini oluşturur. ÖNCELİKLERİNİZİ İYİ BELİRLEYİN !!! Seda ERBİL

17. Önceliklerimizi Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak Seda ERBİL

18. Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı Kolay olanı Bildiğimizi Acele yapılanı Başkalarının isteğini Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan Kendi seçtiğimizden Öncelikleri bilmek ve sıralamak... YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR... Seda ERBİL

19. Çözüm ??? • Önemli işlere daha çok zaman ayırmak “ Birden fazla öncelik olması, öncelik yok demektir.” Bir günde on tane öncelik olmaz. Gününüzün işi aklınızda olsun. • Önemli olmayan işleri daha çabuk halletmek Örneğin tatile çıkmadan önce ofisi/evi toplamak, işleri paylaştırmak gibi. Seda ERBİL

20. Önceliklerden Uzaklaştıran Tuzaklar Tuzak 1: Acil işler, Krizler ve Panikler Tuzak 2: Yangın söndürmek zevklidir Tuzak 3: Adrenalin Sonrası Çöküntü Tuzak 4: Yangını Söndürenler Terfi Eder Tuzak 5: Rahat, Tanıdık, Kolay İşler Tuzak 6: Anında Ödüllendirilmek Seda ERBİL

21. ERTELEMEK • Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; • Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır. Seda ERBİL

22. Kendini Gereğinden Fazla İşe Adamak • İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur. • Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur. Seda ERBİL

23. Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. • En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. • Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler. Seda ERBİL

24. ACELECİLİK • Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. • Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer. Seda ERBİL

25. Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma • Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur. Seda ERBİL

26. Rutin ve Gereksiz İşler • Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir. Seda ERBİL

27. Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir. Seda ERBİL

28. Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar • Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. • Sorun, • Gündemi belirlenmeden yapılan, • Normal süresini aşan ve • Amacına ulaşmayan toplantılardır. Seda ERBİL

29. Kararsızlık • Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar. Seda ERBİL

30. Hayır Diyememek... • Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir Seda ERBİL

31. Dağınık masa • Dağınık masa; • Yorgunluk, • Verimsizlik, • Baş edememe hissi, • Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, • Ayrıca yaşamınızı kısıtlar. Seda ERBİL

32. Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz. • Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. • Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır. Seda ERBİL

33. Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? • Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. • Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız? Seda ERBİL

34. Zamanı iyi kullanmanın üç yolu • Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. • Yaptığınız işte daha etkin olmak. • Bazı işleri devredeceğiniz birisini daha bulmak. Seda ERBİL

35. Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları • Kariyer planlaması • Okumak • İletişim • Dinlenme • Düşünme & Yaratma Seda ERBİL

36. Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz. • En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. • Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin. • Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız? • Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin. Seda ERBİL

37. En İyi Zaman • Kendimize bir enerji çemberi/ grafiği çizmeliyiz. • Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz. Seda ERBİL

38. %100 En iyi zaman 0 17:00 Öğle 8:00 Seda ERBİL

39. Öncelik Sırasına Koymak • Kesinlikle yapılmalı • Yapılmalı • Yapılması iyi olur Seda ERBİL

40. Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz: • Karar • Görecelik • Zamanlama Seda ERBİL

41. 2. Gereksiz yere uygun olmayan faaliyetleri eleyin. Mümkün olduğunca dağıtım yapın. • Sorumlulukları, • öncelikleri ve • amaçları belirleyin. 3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın. Zirve enerji zamanınızı optimum kullanın. Engellerin çoğunu mümkün olduğunca eleyin veya azaltın. Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın. Seda ERBİL

42. Kendimizi Değerlendirelim • Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum. • Günlük çalışmamı buna göre ayarladım. • Telefon görüşmelerim kontrol altında. • Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım. • Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım. • Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım. Seda ERBİL

43. Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım. • Etkinliği artırmak için yollar aradım. • Her hafta neler başarmak istediğimi planladım. • Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım. • Ani işler için zaman bıraktım. • Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim. Seda ERBİL

44. Plânlama Seda ERBİL

45. Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirme Beklemeler Aksaklıklar Yol- Seyahat Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri Zaman Kaybettiriciler Seda ERBİL

46. Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz. • Projeler • Anlık işler • Kendini geliştirme • Fikirler • Arka plân bilgileri Seda ERBİL

47. Gecikmelerle Mücadele • Bitirme tarihini belirleyin. • İlk önce sıkıcı olan işi yapın. • Şimdi yapın! • Ödüllendirme sistemi kurun. • İşleri küçük bölümlere ayırın. • Sizi uyaracak biriyle anlaşın. Seda ERBİL

48. Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye • Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. • “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. • Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. • Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. • “Zamanımı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın. Seda ERBİL

49. Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz? Seda ERBİL

50. Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır. Seda ERBİL