DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS.

1. DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS. TALLER DE PROCESOS. Dra. Isabel Cristina Chaw Ortega

2. MAPA GLOBAL DE PROCESOS • Es la ilustración de cómo funciona un proceso dentro de una organización. • Un mapa ayuda a visualizar los pasos de un proceso y a identificar sus ineficiencias.

3. MAPA GLOBAL DE PROCESOS • En el mapa se deben identificar: • Los participantes del Proceso. • Los inputs y outputs de todo el proceso.

4. MAPA GLOBAL DE PROCESOS • Los pasos o actividades dentro de un proceso. • Las áreas que abastecen de inputs intermedios y que reciben outputs de cada paso.

5. PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS • 1) Determinar el inicio (input) y el fin del proceso (output). • 2) Identificar las actividades o pasos que generan el output. • 3) Identificar quienes participan o quien es el responsable de cada actividad.

6. PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS • 4) Identificar la secuencia de pasos. • 5) Precisar los inputs/proveedores y los outputs/destinatarios de cada paso.

7. Atención de quejas en ISE 15-X-99 Admisión Calificación Distribución Reporte Investigación Registro Fin Queja Informe con recom. Y/o sanc. C/ copia al asegurado Registra la queja en el libro Secretaria y/o personal que recepc.la queja Califican la queja Jefes de Dep. Distrib. * especialidad y carga de trab. Intendente. Jefes de Dep. Se reporta al asegurado Registro de los result. Responsable de la queja Investiga- ción del caso Q. Dist. Queja registrada Result. Registr. Asegur. informado Q. Invest. Queja calif. Informe

8. FLUJOGRAMAS • Son dibujos detallados de las actividades de un proceso. • Permiten identificar problemas potenciales del proceso. • Sirven como método estandarizado de comunicación, ya sea de procesos nuevos o ya existentes.

9. FLUJOGRAMAS • Los Flujogramas utilizan un conjunto estándar de símbolos, mostrando las actividades en secuencia y los puntos de decisión que ocurren en un proceso.

10. APLICACIONES DE LOS FLUJOGRAMAS • Sirven para identificar como se realiza una actividad existente. • Investigar la existencia de errores o “cuellos de botella”. • Ayudan a rediseñar un proceso.

11. Mapa Global de Procesos. Enfoca los inputs y los outputs, y la interrelación entre organizaciones. No detallan el flujo de trabajo en un paso. No usa símbolos estándar. Flujograma. Enfoca la comprensión de un flujo secuencial de trabajo dentro de un PASO o de varios. Muestra flujos físicos y de información. Se usa simbología estándar. DIFERENCIAS ENTRE UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS Y UN FLUJOGRAMA

12. PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA • 1) Determinar el primero y último de los pasos del proceso. • 2) Anotar el primer paso en la parte superior de la hoja y dibujar una elipse alrededor de él. • 3) Escribir cada paso del proceso en secuencia. Usar rectángulos para las actividades

13. PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA • 4) Utilizar rombos para las decisiones. • 5) Señalar el sentido del diagrama de flujo, desde el inicio hasta el final, mediante flechas que indican la conección de todos los rectángulos y rombos.

14. PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA • 6) Regresar al principio de la trayectoria y repetir el paso (4) (rombo de decisiones), para cualquier trayectoria que se ramifique de la principal. • 7) Anotar el último paso en la parte inferior de la página, y dibujar una elipse alrededor de él y conectar la trayectoria primaria con sus ramificaciones hasta el último paso.

15. OTROS SÍMBOLOS UTILIZADOS SON: • Almacenamiento o inventario. • Input o output de información • transmitida por escrito. • Espera de una persona o producto. • Desplazamiento del cliente o producto • Dirección del Flujo.

17. DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS • Es el que muestra todas aquellas atenciones sucesivas que recibe un cliente, señalandose todos los hechos sujetos a exámenes mediante el símbolo que corresponde. • Permite identificar la actividad o atención al cliente que hace que el proceso sea considerado crítico

18. DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS • Se identifican: • Las actividades que se dan en un proceso. • El tiempo empleado en cada actividad. • La distancia que hay entre una actividad y otra.

19. DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS • Pasos para su elaboración: • 1) Identificar el servicio y el proceso a estudiar. • 2) Colocar la fecha y numerar la hoja. • 3) Identificar el inicio y el fin del proceso. • 4) Describa cada actividad en forma consecutiva, indicando duración, y distancia entre cada una.

20. DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS • 5) Identifique la actividad que hace que el proceso sea crítico, marcando con un aspa en cualquiera de las posibilidades: • Simplificar, mejorar o eliminar, e igualmente marcar el aspa en los items cambios, método, persona, formato o infraestructura.

21. DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS • 6) Totalice las distintas actividades: Operación, Inspección, Transporte y espera. • 7) Anote el tiempo, distancia y costo total por cliente atendido en el cuadro resumen.