PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMİ (9) standart bütçe şablonu ve proje bütçesi yapma

1. PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ EĞİTİMİ(9) standart bütçe şablonu ve proje bütçesi yapma

2. Sunum İçeriği • Finansman Kaynakları • Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi • Grup Çalışması • Proje Bütçesi Ne Demektir? • Bütçe Taslağı • Bütçe Şablonu • Bütçenin Hazırlanması • Maaşlar ve Ücretler • Harcırah • Yolculuk / Seyahat Giderleri • Ekipman ve Malzeme • Yerel Ofis ve Proje Maliyetleri • Diğer Maliyetler ve Hizmetler • Diğer Maliyetler • İdari Maliyetler • Yedek Akçe • Nelere Dikkat Edilmeli?

3. Proje Bütçesi Ne Demektir? • Proje bütçesi, bir projenin mali kaynaklarının nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağıtılacağını gösteren bir tablodur • Proje bütçesi, mantıksal çerçeve, proje faaliyetleri, faaliyet planı, proje için gerekli donanım, proje ekibi ve çalışma süreleri dikkate alınarak hazırlanır • +/- % 5–10 sapma ile gerçekleştirilebilen bir proje bütçesi, doğru tasarlanmış bir bütçedir. Sapma oranı ne kadar düşükse, proje bütçesi o kadar doğru hazırlanmış demektir • İyi bütçe, proje teklifinde yer alan faaliyetleri ve amaçları en düşük maliyetle gerçekleştirebilen bütçedir

4. Bütçe Taslağı Aşağıda sayılan durumlarda ise projenin planlama aşamasında, durum değerlendirmesi yapmak için bütçe taslağı hazırlanması gerekebilir: • Fon başvurusunda alt ve üst bütçe sınırı varsa (örneğin minimum 15.000, maksimum 90.000 Avro) • Fon kuruluşunda, proje bütçesinin talep edilebilecek yüzdesine ilişkin alt ve üst sınırlar varsa (örneğin bütçenin minimum yüzde 50, maksimum yüzde 90’ı gibi) • Planlama aşamasında, proje bütçesinin bu sınırları geçebileceğine ilişkin bir öngörü söz konusuysa • Proje faaliyetlerinin bir bölümü, diğer faaliyetlerin etkisini pekiştirme amacını taşıyor ve ek bir mali yük getiriyorsa

5. Bütçe Şablonu

6. Bütçe Şablonu

7. Bütçe Şablonu

8. Bütçenin Hazırlanması 1. Personel Giderleri • Proje personeline ödenen brüt maaşlar • Proje personeline destek veren çalışanlara (idari personele) ödenen brüt maaşlar • Serbest çalışan proje personeline yapılan ödemeler • Proje personeline yolculuklar/toplantılar vs. için ödenen günlük harcırahlar • Proje kapsamında düzenlenen toplantı, seminer, basın toplantısı gibi faaliyetlere katılan proje personeline ödenecek harcırahlar • Toplantı katılımcılarına verilecek günlük harcırahlar

9. Maaşlar ve Ücretler • Kaç tane proje personeli istihdam edilecek? • Tam zamanlı mı yarı zamanlı mı? • Bazı durumlarda proje danışmanı gibi free-lance çalışan istihdamı • Proje personeli ne kadar süre ve hangi sırayla istihdam edilecek? • Anahtar personelin proje teklifinde belli olması! • Yapılacak işin gerektirdiği uzmanlık seviyesi ve emek piyasası koşulları • Gerçekçi ve maliyet etkin fiyatlama • Maaşlar daima brüt olarak hesaplanmalıdır dolayısıyla SSK primleri, vergiler gibi kesintiler göz önüne alınarak maaş takdir edilmeli

10. Harcırah • Harcırah, konaklama, yemek ve şehir içi yolculuk masraflarını karşılamak üzere verilir • Harcırah, proje kapsamında düzenlenen faaliyetlerin (toplantı/ seminer/ eğitim/çalıştay vs.), etkinliğe katılan kişilerin yerleşik oldukları şehrin dışında gerçekleşmesi ve gece faaliyetin yapıldığı şehirde kalınması durumunda, kalınan gece sayısı üzerinden ödenir • Harcırah gerektiren proje faaliyetinin gerçekleştirileceği yer ve zamanın dikkate alınması gerekir

11. Yolculuk / Seyahat Giderleri • Yolculuk harcamaları harcırah harcamalarıyla ilişkilidir • Yolculuk masrafları gidiş geliş olarak hesaplanmalıdır • İki ana başlıkta incelenebilir: • Proje personeli yolculuk masrafları • Ülke içi yolculuklar • Ülke içi yolculuk (uçak) • Yurt dışı yolculuklar (mesafeye bağlı olarak otobüs veya uçak) • Proje katılımcılarının yolculuk masrafları • Ülke içi yolculuklar • Ülke içi yolculuk (uçak) • Yurt dışı yolculuklar (mesafeye bağlı olarak otobüs veya uçak)

12. Ekipman ve Malzeme Proje kapsamında kullanmaya gereksinim duyulan her türlü donanım ve ekipman yer alabilir: • Bilgisayar (PC veya dizüstü) ,Yazıcı, Tarayıcı, • Faks, Fotokopi, Projeksiyon cihazı • Ofis mobilyaları (Masa, sandalye, dolap vb.) • Kamera, Fotoğraf makinesi • Telefon santrali, Mikrofon • CD/DVD yazıcı, Şarj edilebilir piller • Motosiklet, Araba

13. Yerel Ofis ve Proje Maliyetleri Proje kapsamında kullanılacak ofisin çalışma maliyetleri bu kalemin içeriğini oluşturur: • Ofis kirası • Elektrik • Su • Isınma • Fotokopi • Telefon • Sarf malzemeleri • Toner, vb.

14. Diğer Maliyetler ve Hizmetler Birçok kuruluşunun gerekli altyapıya sahip olmadığı için dışarıya/üçüncü şahıslara yaptırması gereken işler “diğer harcamalar ve hizmetler” bütçe kalemi grubunda yer alır: • Yayınlar, kitap, film, belgesel, sergi, araştırma • Seminer, konferans, çalıştay, sempozyum, panel, basın toplantısı • Çeviri, simültane veya ardıl tercüme maliyetleri • Kitap dokümantasyon toplama maliyeti • Mali denetim maliyeti • Değerlendirme maliyeti • Finansal maliyetler • Tanıtım maliyetleri

15. Diğer Maliyetler • Her türlü hizmet alımı (gözetim, danışmanlık, vb.) • Kursiyer ve stajyer harçlıkları • Tadilat ve onarım işleri • Sınıflandırılamayan diğer harcamalar

16. İdari Maliyetler • Projelerde genelde proje ekibinin kullanımına tahsis edilmiş ve öngörülmeyen harcamalar için kullanılabilecek bütçe kalemi • Toplam uygun doğrudan proje maliyetinin belirli bir yüzdesi miktarınca alınabilir. Genellikle bu oran % 5 ile % 7 arasında değişir

17. Yedek Akçe • Sözleşme makamının onayı ile projede kullanılabilecek miktardır. Onay durumuna göre herhangi bir bütçe kalemine aktarma yapılabilir. • Genellikle bu oran %5 olarak uygulanır.

18. Nelere Dikkat Edilmeli? – 1 • Proje bütçesi gerçek maliyetleri yansıtıyor mu? • Bütçede sunulan değerler için piyasa araştırması yapıldı mı? • Projede kullanılacak bir kaynak için çifte maliyetlendirme yapılmamasına dikkat edildi mi? • Bütçede yer verilen kalemlerin tamamı belgelendirilebilir mi? • Projenin zaman planında gecikme riski varsa, bütçede bu duruma karşı önlem alınmış mı?

19. Nelere Dikkat Edilmeli? – 2 • Proje bütçesinde, her etkinliği gerçekleştirmek için yeterince kaynak ayrılmış mı? • Proje teklifini sunan kuruluş ek kaynak gereksinimini karşılayabilecek mi? • Proje bütçesinde yer verilen maliyetler fon kuruluşu tarafından geçerli kabul ediliyor mu? • Proje Bütçesi, Uygulama ve Raporlama İlişkisi

20. Finansman Kaynakları • Toplam proje bütçesinin finanse edilirken hangi kaynakların ne oranda kullanıldığını gösteren tablodur • Finansman kaynaklarının oransal dağılımını belirlerken teklif çağrısına çıkan kurumun belirlediği oran aralıklarına uyulmalıdır (örneğin minimum %50 maksimum % 90) • Bir çok projede eş finansman istenir. Eş finansman başvuru sahibi kurumun ya da ortaklarının katkılarıyla sağlanır

21. Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi • Proje bütçesinin önemli bir aşamasıdır • Her bir bütçe kalemi için o bütçe kaleminin neden gerekli olduğunun ve hangi birimlerle hesaplandığının anlatılması gerekir • Proje hazırlanırken en çok ihmal edilen bölümlerdendir • Proje değerlendiren dış uzmanların dikkatle inceledikleri bir bölümdür • Talep edilen bütçenin detaylı bir açıklaması şeklinde olmalıdır

22. Grup Çalışması Süre 50 dakika • Uygulama projesinin bütçesinin oluşturulması • Grup projelerinin bütçelerinin oluşturulması