1 / 19

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje. UVOD. Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima

mliss
Download Presentation

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

  2. UVOD • Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja • Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila • Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima • Ne povećava se produktivnost, troškovi čuvanja, teško pronalaženje

  3. Rješenje • Korištenje tehnologije skeniranja • Skeniranje predstavlja početak automatiziranog poslovnog procesa • Mnoga preduzeća odlučuju se na skeniranje papirnatih dokumenata

  4. SKENER KAO UREĐAJ • Skener (engl. scanner) je uređaj koji služi za digitalizaciju fotografija, dokumenata, crteža i transparentnih medija • Skeniranje je postupak kojim se slika pretvara u digitalni oblik, koji se dalje obrađuje na računalu • Tri osnovne vrste skenera su: ručni, stoni i rotacijski

  5. Ručni skener • postoje u nekoliko oblika: • mali skeneri slični olovci za skeniranje teksta ili bar koda (engl. bar code) • uređaji malo veći od miša. • Osobine ručnih skenera: • niska cena • nizak kvalitet.

  6. Stoni skener • Drže se na stolu pored računara (zovu se i stolni skeneri) • Stonih skenera ima crno-belih i u boji • Format je najčešće A4 ili rjeđe A3 • Rezolucija stolnih skenera je do 1200 dpi, a rade najčešće sa 12 bita po boji • Najrasprostranjenija vrsta skenera

  7. Rotacijski skener • Vrlo su skupi • Rezolucija od 2400 do 9600 dpi • Koriste se za profesionalnu primenu gde je potrebna vrhunski kvalitet skeniranja

  8. KARAKRERISTIKE SKENERA • Format - veličina PAPIRA koji se može odjednom skenirati (A4, A3) • Rezolucija- (rezolucija, engl. resolution) je najvažnija karakteristika skenera. Izražava se brojem točaka po inču (engl. dots per inch, dpi) Skenirana fotografija u različitim rezolucijama

  9. KARAKRERISTIKE SKENERA • Broj bita po boji –računar pretvara sliku u brojeve (s leva na desno: 1 bit, 2 bita, 3 bita, 4 bita i 8 bita)

  10. KARAKRERISTIKE SKENERA • Brzina - broj listova koje može obraditi u minuti • pages per minute – ppm (broj listova u minuti) • images per minute – ipm (broj slika u minuti). • Volumen skeniranja - navodi se u broju stranica koje skener može skenirati na dan • Uvlačenje dokumenata - suvremeni skeneri s ADF-om (Auto Document Feeder), sa postojanjem detekcije višestrukog uvlačenja papira, spajalica itd. • Automatska obrada skenova   - softver za automatsko očitavanje podataka (OCR - Optical Character Recognition)

  11. PROCES SKENIRANJA • Sam proces skeniranja možemo podeliti na 3 osnovne funkcionalne cline: • PRIPREMA PAPIRNATIH DOKUMENAT • pod pripremom podrazumijeva se različite radnje koje se moraju ručno obaviti pre samog skeniranja • to uključuje otvaranje koverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini, boji ili vrsti dokumenta, orijentaciju, vađenje iz registratora, ispravljanje savinutih listova itd.

  12. PROCES SKENIRANJA • SKENIRANJE I POBOLJŠANJE KVALITETE SLIKE • Kvaliteta i brzina skeniranja zavisi o kvaliteti pripreme materijala za skeniranje, a zavisi i od postavki skenera te o kvaliteti i načina upotrebe softvera za poboljšanje kvalitete slike • softver za poboljšanje kvalitete slike ubrzava proces skeniranja te smanjuje ukupne troškove. • softver za poboljšanje kvalitete slike trebao bi biti obvezni deo obreme za skeniranje. • može biti ugrađen u sam skener ili može biti deo obrade slike na računalu

  13. PROCES SKENIRANJA • INDEKSIRANJE I IZVLAČENJE INFORMACIJA, PROVERA I IZVOZ DIGITALNIH DOKUMENATA • informacije koje se izvlače iz pojedinih dokumenata moraju se unapred defisati • način njihova izvlačenja: • ručno • automatski – OCR • treba odrediti koji dokumenti ili informacije moraju ići na dodatnu proveru pre izvoza u digitalni arhiv

  14. Dijagram procesa skeniranja

  15. Mogućnosti digitalizacije • Digitalizacija se može provesti na više načina: • samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije, ali dokument ima nekoliko MB po stranici  • skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR, ali dokument ima nekoliko KB po stranici • kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove koji sadrže tekst 

  16. PREDNOSTI • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? • na obradu dokumenata troši se i do 2/3 radnog vremena • 40 posto od tog vremena gubi se na traženje informacije • pravovremeni pristup i pregled dokumenata • pojednostavljeni rad sa dokumentima • brzo tekstovno pretraživanje • digitalni dokumenti su autentični originalima • jedan dokument je na raspolaganju većem broju osoba

  17. PREDNOSTI • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? • veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost • manji troškovi traženja, kopiranja, slanja, prostora • mogućnost pristupa preko interneta • troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira • ubrzati protok informacija, a isključiti njihov gubitak i potrebu kopiranja • skraćuje se vrijeme obrade

  18. NEDOSTACI • Nedostaci digitalizacije • digitalni formati nisu “okom čitljivi” dok papir ostaje “oku čitljiv”, bez potrebe za dodatnom opremom • digitalna zaštita – najveći problem • brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži stalno prebacivanje na nove digitalne medije i nove formate • nedostatak standarda koji digitani primjerak smatra valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima • u Hrvatskoj situacija nije do kraja sređena (zakon o PDV-u traži npr. da imate račune na papiru )

  19. LITERATURA • V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004 • Srića, V., Kliment, A., Knežević, B., Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003. • http://www.bds.hr/dnn/Default.aspx?tabid=164 Skeniranje, digitalizacija i arhiviranje dokumenata, 17.12.2007. • http://www.mikrocop.com/hr/files/konf07/PBZ%20slucaj%20iz%20prakse_Tomislav%20Premuz.pdf PBZ iskustvo u izgradnji dokumentacijskog sustava, 17.12.2007. • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 Inteligentno s podacima, 17.12.2007. • http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skener i skeniranje, 17.12.2007. • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560 Digitalizacija papirnate dokumentacije, 17.12.2007.

More Related