Samarbeidsprosjekt felles tjenester Gratangen, Ibestad, Lavangen og Salangen kommuner

1. Samarbeidsprosjekt felles tjenesterGratangen, Ibestad, Lavangen og Salangen kommuner Orientering for Salangen kommunestyre 16. desember 2005

2. Tradisjon vs teknologi • Midt oppi alle viktige møter og travle kontortimer, her kommer en liten historie fra om møtet mellom teknologi og tradisjon .... • En bonde passa den digre saueflokken sin, mens den gikk spredt utover på beitet. Da dukker det plutselig opp en tøff ny BMW 5-serie på veien nedenfor. • En fyr i Broni-dress og Gucci-sko, med Ray Ban solbriller og et YSL-slips stikker hodet ut av bilvinduet og roper til bonden:

3. Tradisjon vs teknologi • -Hvis jeg kan si nøyaktig antall sauer du har gående på beitet her, får jeg ta med meg en av sauene dine da? • Bonden ser på fyren - for en jypling! Og han ser på den godt spredte saueflokken, og svarer: -Ja, det er greit for meg! • Fyren kjører BMW'n inntil kanten, åpner en Dell notebook på panseret, kopler siste skrik i Nokia mobil til og surfer til ei NASA-side på internett og kaller opp et GPS-satelitt-navigasjonssystem, henter den eksakte posisjonen deres i terrenget og mater den inn til en annen NASA-satelitt som skanner beiteområdet med ultrahøy-oppløsningskamera. • Så åpner han det digitale bildet i Adobe Photoshop og eksporterer det til et nettsted:

4. Tradisjon vs teknologi • Image Processing Facility i Hamburg. I løpet av sekunder får han en e-post i retur på en Palm Pilot - der det står "picture prosessed and data stored". Så logger han inn på en MS-SQL database via ODBC og kopler opp et Excel regneark med flere hundre avanserte formler. • Etterpå laster han alle dataene ned gjennom e-posten til en Xircom og på et øyeblikk får han respons. Til sist skriver han ut en fire fargers, 150-siders rapport på sin hitech-miniatyr HP Colour LaserJet og kaster et blikk på den siste sida: • -Du har nøyaktig 1586 dyr, sier han. • -Det stemmer det, så det er greit at du tar med deg en sau, sier bonden. • Så ser han på mens typen velger ett av dyra, og bykser og kaver med å få det ned i bagasjerommet på BMW'n.

5. Tradisjon vs teknologi • Så sier han: -Du, hvis jeg kan si nøyaktig hva du jobber med - gir du meg tilbake den sauen da? • Den unge fyren tygger litt på det, men sier: • -Ok, ja hvorfor ikke? • -Du er konsulent, sier bonden. • -Jøss, det stemmer - hvordan kunne du gjette det? • -Det er ikke gjetting! Du kom her uten at noen hadde tilkalt deg, så skulle du ha betalt for et svar jeg kunne fra før, til og med på et spørsmål jeg aldri har stilt! Dessuten har du null og niks peiling på noe som helst i denne bransjen! Så da er du kanskje så snill og lukke opp bagasjelokket og gi meg igjen bikkja mi?

6. Bakgrunn • Lang forhistorie • Arbeidsordre fra felles formannskapsmøte 8.-9. november 2004 på Gratangsfjellet hotell • Definert prosjekt på tre områder • Barnevern • IKT drift • Økonomi • Søkt Fylkesmannen om finansiering

7. Prosjektene realiseres • Fylkesmannen finansierer med tkr 550 • Prosjektene organiseres • Engasjement som prosjektleder lyses ut • Severinsen kompetanse engasjert for 12 mnd • Startsamling (Kick-off) på Gratangsfjellet hotell 7.-8. november 2005

8. Begrunnelser for samarbeid • Knappe personellressurser gir små og sårbare fagmiljø • Mer rasjonell utnyttelse av kostbare investeringer • Muligheter for moderne, kostbare tidsmessige investeringer • Rettssikkerheten til det enkelte barn som blir involvert i vanskelige saker som krever høy kompetanse

9. Prosjekt • Avgrenset i tid og ressursbruk • Klare mål • Avgrensede oppgaver • Avgrenset organisasjon • Prosjektplan • Kommunikasjon • www.se-ko.no

10. Organisering

11. Prosjektplan

12. Milepæler barnevern • Utarbeide mandat og prosjektplan i samarbeid med de berørte • Kartlegge situasjonen i de tre kommunene • Analysere ulike former for samarbeidsmodeller • Involvere samarbeidsgrupper og brukere/pårørende i prosessen • Iverksetting • Evaluering, avslutning og rapportering

13. Milepæler IKT • Utarbeide mandat og prosjektplan • Kartlegge situasjonen i de tre kommunene • Fremtidige behov, oppgraderingsbehov, investeringsplan • Driftsopplegg og driftskostnader, opplæringsplan • Implementering inkludert opplæring • Avslutning og rapportering

14. Milepæler økonomi • Utarbeide mandat og prosjektplan for hovedprosjekt og delprosjekter • Kartlegge situasjonen i de tre kommunene • Fremtidige behov, oppgraderingsbehov, investeringsplan • Opplegg for digitalisering av fakturerings-funksjonen • Driftsopplegg og driftskostnader, opplæringsplan • Implementering inkludert opplæring • Dokumentere arbeidet i en prosjektrapport • Avslutning

15. Rollene • Styringsgruppa • Faggruppene • Prosjektleder • Interne faggrupper • i hver enkelt kommune • felles innenfor de enkelte fagfeltene

16. Fallgruver • Mangelfull kommunikasjon • Manglende prioritering • Utydelige og urealistiske mål • Urealistiske ressursammer • Konkurransen med daglige gjøremål • Manglende ydmykhet i prosessene • Manglende åpenhet • Manglende homogenitet og likeverdighet

17. Andre forhold • ”Look to” Nord-Troms barnevern og IKT • Kommunene invitert med i KS effektiviseringsnettverk sitt prosjekt innen barnevern • Mange kommuner har gått opp denne løypa før

18. Konsekvenser • Modernisering av arbeidsoppgavene • Bedre tjenester • Bedre styringsinstrument gir mindre frustrasjon • Større fagmiljø • Bedre innsikt • Muligheter for fordypning • Mindre sårbarhet • Bedre muligheter for faglig utvikling • Ingen målsatt reduksjon i ressurstilgang • Men likevel ingen fredning • Ny arbeidsplass? • Kanskje, men ingen flytting?

19. Kultur for samarbeid • Å samarbeide er en kompleks ting • Krever særskilt kompetanse • Følt nytteverdi • Personkjemi • Tradisjon og kultur • Følelse av felleskap • Samhold • Alternativ til ….