Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner

1. Nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommuner og fylkeskommuner Gro Hendriksen, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

2. Eksisterende lovverk : arkivloven • Arkivlovens formålsparagraf om bevaring: • å sørge for at arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig for ettertiden • Hva er arkiv • ”Dokument som vert til som lekk i ei verksemd”. • Dokument: ”ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring” • Alt kan danne arkiv! • Papirarkiver, NOARK-systemer, databaser, e-post, SMS, sosiale medier, nettsider.

3. Eksisterende lovverk: arkivloven • Arkivlov og forskrift om kassasjon: • Forbud mot uhjemlet kassasjon • Å kassere er å tilintetgjøre (makulere eller slette) arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon jf arkivforskriften § 3-18. • Hvorfor kasserer vi arkivmateriale? • Ikke mulig å bevare all dokumentasjon som skapes i offentlig forvaltning: • Enorme mengder • Den samme informasjonen lagres mange steder • Avlevert arkivmateriale skal bevares for all fremtid • Kostnader ved å langtidsbevare elektronisk arkiv i 100, 200, 300 år…

4. Eksisterende lovverk: forskriftene • Arkivforskriften • Bevaringspåbud for visse typer materiale • ”For kommuner og fylkeskommunar utarbeider Riksarkivaren generelle kassasjonsregler” • Riksarkivarens forskrift, kap. IV og V • Felles bevarings- og kassasjonsregler for henholdsvis fylkeskommunene og kommunene.

5. Behovet for revisjon • Mange kritiske kommentarer til regelverket de siste 20 år…. • Dagens regelverk er utdatert: • Bygger på regelverk fra 1986/87 • Laget med tanke på papirarkiv - lite egnet for elektronisk arkiv • Knyttet til utgått arkivnøkkel • Endret begrepsbruk og endringer i oppgaver i forvaltningen • Endret bevaringsmetodikk • Har vært vanskelig å praktisere • Riksrevisjonens rapport (2010): • Fare for at bevaringsverdig materiale kan gå tapt som følge av utdaterte bk-regler

6. Prosjektet BK-OFFSEK • Prosjektets mål • Å utarbeide regler som bidrar til at offentlig sektor på en enklere måte kan gjennomføre kassasjon og samtidig identifisere det bevaringsverdige materialet slik at det blir bevart for ettertiden. • Prosjektorganisering • Prosjektleder hovedprosjekt (stat og kommune) • Styringsgruppe og referansegruppe felles for begge prosjektene • Delprosjekt kommune: delprosjektleder fra Riksarkivet, prosjektdeltakere fra RA, Statsarkiv (Trondheim og Tromsø), Byarkiv (Oslo), IKA (Møre- og Romsdal, og Kongsberg), LLP, KS samt en kommune ( Bærum) og en fylkeskommune (Rogaland).

7. Føringer for prosjektet • Reglene skulle • være funksjonsbaserte, medieuavhengige og uavhengig av arkivnøkler • ta utgangspunkt i Riksarkivarens hovedprinsipper for bevaring og kassasjon • angi hva som skal bevares for ettertiden • Prosjektet skulle ikke • kartlegge redundans mellom stat og kommune • lage regler for pasientopplysninger i kommunehelsetjenesten

8. Prosjektets egne valg • Fremadrettede eller tilbakeskuende regler? • Fremadrettede regler eneste reelle alternativ • Åpner for å gjøre reglene gjeldende på eldre materiale • Felles regler for stat og kommune på enkelte områder? • Prosjektet tilstreber like regler for alle forvaltningsnivåer der oppgaver og regelverk er det samme • Felles eller egne regelsett for kommunen og fylkeskommunen? • Felles regelsett

9. Prosjektets egne valg • Arbeidsform • Hvem gjør hva i prosjektet • Kartleggingsmetodikk • Utprøvingsfase – pilot ”Oppvekst” • Utgangspunkt i ansvarsområder og oppgaver/funksjoner • Dokumentasjon og informasjon som produseres innen organets oppgaveområder • Analysen skal ikke sees løsrevet fra arkivmaterialet

10. Kartlegging alle ansvarsområder • Kartlegging via: • lovverk og styringsdokumenter • møter med ledere og saksbehandlere innen de ulike fagområdene • Kartleggingsmøtene: • Totalt 60 - 70 kartleggingsmøter • En oppgave som regel bare kartlagt et sted • Kartlagt 5 fylkeskommuner og ca 15 kommuner v/møter • Oppsummering fra møtene kvalitetssikres av møtedeltakere • Identifisering av • oppgaver som bør dokumenteres for ettertiden • mulig redundans mellom forvaltningsnivåene

11. Bevaringsformål Dokumentere kommunens og fylkeskommunens funksjon i samfunnet, deres myndighetsutøvelse og rolle i samfunnsutviklingen • Kommunens og fylkeskommunens oppgave og rolle i samfunnet • Lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver • Myndighetsutøvelse, for eksempel godkjenning av utbygging Å bevare materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen • Innhentes det informasjon i saksbehandlingen som kan belyse andre forhold enn virksomhetens funksjon? Statistiske opplysninger, totalpopulasjoner, dekkende oversikter, pionervirksomhet

12. Bevaringsformål Å dokumentere personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det offentlige og i forhold til hverandre • ”Langvarige rettigheter”, fødsel, død, eiendom, lovgitt rett til skolegang, trygghet, omsorg Kommunens eget dokumentasjonsbehov • Administrative behov, organets hukommelse, annet lovverk

13. Bevaringsvurderingen • Utgangspunkt i de kartlagte oppgavene • Er funksjonen bevaringsverdig i henhold til et eller flere av bevaringsformålene? • Bevaring begrunnes med et eller flere kriterier knyttet til formålet • Saksbehandlingens karakter (krevende-ekspederende), saksbehandlingens konsekvenser • Dekningsgrad • Vi har skrevet en begrunnelse for hvert område for eksempel landbruk, opplæring, pedagogisk-psykologisk tjeneste • Begrunnelsene utgjør til sammen høringsnotatet

14. F1: Kommunens helsestasjonstilbud • Hvordan løste kommunen sine lovpålagte oppgaver? • Variasjon tilbud kommune til kommune? • F2: Dokumentasjon faste kontroller • Mulighet til å følge utvikling i barns vekt og høyde over veldig lang tid? • Belyser samfunnsutviklingen? • F3: Dokumentasjon vaksiner • Hvem fikk hvilke vaksiner? • Bivirkninger - erstatningssaker? Eksempel: Helsestasjon

15. Resultat: Struktur og innhold • Bestemmelsene er knyttet til sakstyper og informasjonstyper • Bk-reglene oppgir hva som skal bevares • Det som ikke er nevnt kan kasseres • Innholder ikke kassasjonsfrister • Bk-reglene er medieuavhengig • Omfatter alt materiale: sak- og arkivsystem, papirarkiver, fagsystemer, web, e-postsystemer m.m

16. Resultat: Merbevaring • Prosjektets liste er et minimum og har primært fokus på historisk og forskningsmessig verdi samt langvarige rettigheter • Kommunen må bevare dokumentasjon av et minimum av sakstyper/funksjoner for all fremtid • Kommunen kan velge å bevare mer enn det prosjektet krever – merbevaring • Kommunen gis muligheten til å kassere materiale vi mener har lav bevaringsverdi for ettertiden dersom kommunen finner det økonomisk lønnsomt og praktisk hensiktsmessig

17. Resultat: Dokumentasjonsansvar • Kommunens og fylkeskommunens dokumentasjonsansvar: • Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk bevares så lenge rettighetene og pliktene løper. • Kommunen har ansvar for å vurdere hva som er tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i henhold til juridisk og administrativt behov (F3 og F4) • Kassasjonsfrister: • Kommunens ansvar å utarbeide forsvarlige kassasjonsfrister. som tar hensyn til plikter og rettigheter i annet lovverk. • En kassasjonsfrist skal gjelde for alle saker innen en bestemt sakstype i en kommune eller fylkeskommune. • To enheter i samme kommune eller fylkeskommune kan ikke ha ulik kassasjonsfrist for likt materiale.

18. Resultat: Økt fokus på dokumentasjon av langvarige rettigheter • Endret metodikk: ikke lenger bruk av statistiske utvalg • Tidligere bevaring av saker om personer født 1., 11. og 21. hver måned • Metode begrunnet med forskningsbehov – lite brukt • Foreslår bevaring av individopplysninger som dokumenterer langvarige rettigheter • Andre individopplysninger kan kasseres - med mindre sakene/opplysningene skal bevares i henhold til F1 og F2

19. Status og videre fremdrift • Høsten 2012 • Høringsbrev • Utkast til nytt regelverk (forskriftstekst) • Bevarings- og kassasjonsvurdering (høringsnotat) • Kartleggingsrapporter • En for kommunen og en for fylkeskommunen • Publisert på bloggen • Nyåret 2013 • Bearbeiding av høringsuttalelser • Ferdigstille regelverk • Veiledning

20. k Hva spør vi om i høringen? • Funksjon, myndighetsutøvelse, rolle i samfunnet og rolle i samfunnsutviklingen • Hva må vi bevare for å få tilstrekkelig innblikk i kommunens oppgaver på et gitt tidspunkt? • Innen visse saksområder er alle sakstyper bevart • Innen andre saksområder er planer, prosedyrer, rutiner, klagesaker etc bevart - særlig innen tilskuddsordninger, midlertidige tillatelser, tilsyn/tekniske kontrolloppgaver • Bevarer alle prosjekter innen alle områder – Nødvendig?

21. k • Hva spør vi om i høringen? • Informasjon om viktige forhold i samfunnet og som belyser samfunnsutviklingen • Mye allerede bevart pga funksjon og myndighetsutøvelse • Eiendomsinformasjon også etter at rettigheter er utløpt • Dokumentasjon av regionalt og lokalt kulturliv, næringsliv og samfunnsliv • Forskningsprosjekter tannhelsetjenesten, skolehelsetjenesten • Oppgaver kommunen og fylkeskommunen har hatt i lang tid eks. helseutvikling i befolkningen

22. k Hva spør vi om i høringen? • Den enkeltes rettigheter og plikter • Langvarige rettigheter • Fra statistiske utvalg til totalbevaring av langvarige rettigheter • Hva må vi bevare for å dokumentere den enkeltes langvarige rettigheter og plikter? • Særlig innen helse, omsorg, sosial, opplæring, oppvekst • Spesiell fokus på barns rettigheter • Fått rettigheter oppfylt iht lovverk? • Spesialundervisning, elevevaluering, individuell plan • Opplevd overgrep, omsorgssvikt, mangel på inngripen: • Bekymringsmeldinger barnevern, opphold krisesentre, mobbing på skole

23. Sosiale tjenester • Kartlagte oppgaver: • Økonomisk stønad • Midlertidig botilbud • Individuell plan • Kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad • Råd og veiledning • Bevaringsvurdering • Overordnet nivå, myndighetsutøvelse, rammer • Rettigheter for den enkelte iht lov, men langvarige rettigheter? • Saksbehandlingens konsekvenser • Forutsigbar saksbehandling? • Etterspørsel???

24. Forslag til bevaringsvedtak • Kommunens planer og prosjekter for sosial- og velferdstjenestene, inkludert sosialberedskapsplan • Årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter, rutinebeskrivelser, samarbeidsavtalen om oppgavefordeling og satser for utbetaling av økonomisk stønad Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon: • Dokumentasjon av at det er søkt, vedtatt og ytt tjenester i hht rettigheter i lov om sosiale tjenester • Saker som involverer umyndige barn av sosialklienter

25. Grunnskoleopplæring • Vurdering (funksjon/oppgave) • Langvarige rettigheter • Rett til å få opplæringen dokumentert, jf Opplf § 3-38 • Forsvarlig system for føring av karakterer og fravær, jf Opplf 3-39 (fravær, halvårsvurdering med karakterer, standpunktkarakterer, eksamenskarakterer) • Vitnemål, jf Opplf § 3-40

26. Spesialundervisning • Elever som ikke har eller som ikke kan få tilfredsstillende utbytte av det ordinære opplæringstilbudet, har rett til spesialundervisning (oppll § 5-1) • Eleven gis en opplæringssituasjon som går ut over standardbestemmelsene i opplæringsloven, læreplanen eller den vanlige organiseringen av opplæringstilbudet. • Saksbehandlingsprosess • Foresatt, elev, skole ber om vurdering • Sakkyndig vurdering fra PPT • Kommunen fatter vedtak, eventuelt skolen, hvis delegert ansvar

27. Individuell opplæringsplan • Mål, innhold og metode for opplæringen • Avvikende kontraktsvilkår lærlinger • Halvårsvise oversikter opplæring, inkl vurdering av læring • Skolen utarbeider oversikt med vurdering, og sender til foreldre, kommune/fylkeskommune • Bevaringsforslag • Vedtak om opplæringsplan • Selve opplæringsplanen

28. Hva skal bevares fra grunnskolen? • Kommunens arbeid på grunnskoleområdet. Forskrifter, veiledninger (rammeverket) • Årsplaner, og meldinger, større prosjekter som ikke dokumenteres andre steder (funksjon, lokale variasjoner) • Vedtak øverste samarbeidsorgan (myndighetsutøvelse, funksjon) • Hvem var hvor, når? • Vedtak iht lov og forskrift • Vurdering (langvarige rettigheter) • Dokumentasjon tre nivåer • Kommuneadministrasjon • Enkeltskole • Enkeltelev (inkl PPT)

29. Pedagogisk-psykologisk tjeneste • Sakkyndig organ for kommune og fylkeskommune • Fatter ikke vedtak, men skal belyse saken før avgjørelse • Sakkyndige uttalelser bestilles av eleven, foresatte, skole eller andre tjenester • Individrettede og systemrettede oppgaver • Lovverket • Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa • Lov om behandling av personopplysninger

30. PPT – prosesser • Vedtak om spesialundervisning • Fylkeskommunen bestiller sakkyndig uttalelse fra PPTvgo • Uttalelsen legges ved elevens søknad om spesialundervisning • Skolen fatter vedtak • Opplæringsplan • PPT skriver sakkyndig uttalelse om innholdet i spesialundervisningen • Lærer/fagleder utarbeider individuell opplæringsplan • PPT godkjenner opplæringsplanen

31. Pedagogisk-psykologisk tjeneste • Dokumentasjon av offentlig myndighet, oppgaver som gjelder flere • Årsplan, årsmeldinger, dokumentasjon av testverktøy, metoder, systemarbeid • Langvarige rettigheter, dokumentasjon av oppgaver som gjelder enkeltindivider • Saksbehandlingens konsekvenser • For den enkelte, for samlet miljø skolen • Likevel mulig å foreta utvalg? • Vertikalt (sakenes alvorlighetsgrad) • Horisontalt (hvilke dokumenter rettigheter)

32. Sosial, helse og omsorg Tjenesteområder • Folkehelse, tannhelse, helsestasjon og skolehelsetjeneste • Fastlegeordningen • Akuttmedisinsk beredskap utenom sykehus • Rusomsorgen • Krisesenter • Skjenkebevilling • Helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon

33. Helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon • Eget bevarings- og kassasjonsnotat: • Helsetjenester i hjemmet (eldre og funksjonshemmede, psykiske lidelser, psykisk funksjonshemning) • Institusjonstjenester (sykehjemsplass, dagopphold, avlastningsopphold, hospice)

34. Hva forelås bevart fra helse- og omsorgstjenester i hjemmet og på institusjon? • Funksjon og myndighetsutøvelse • Kommunens planer og prosjekter for helsetjenestene, inkludert beredskapsplan • Tjenestestedenes årsplaner, årsmeldinger, lokale forskrifter og veiledninger • Langvarige rettigheter • Vedtak om rettigheter hjemlet i pasient- og brukerrettighetsloven og helse- og omsorgstjenesteloven som kan danne grunnlag for erstatning dersom de ikke innfris

35. Andre spørsmål i høringen • Bevaring av den politiske behandlingen av sakene, jf bevaringsforslaget § 4-12 a. • Bevaring av de politisk behandlede sakene på administrativt nivå i tillegg, selv om saksområdet ikke er funnet bevaringsverdig? • Kartleggingens dekningsgrad? • Er det oppgaver vi ikke har fanget opp? • Andre justeringer? • Er det behov for å justere forslaget til bk-bestemmelser på andre måter enn de som er beskrevet ovenfor?

36. Velkommen til å sende høringssvar – begrunn svarene og vær konkret!