Cofrestr o etholwyr - sesiwn briffio canfaswyr

1. Cofrestr o etholwyr - sesiwn briffio canfaswyr

2. Cyflwyniad Ychwanegwch enwau'r hyfforddwyr

3. Amcanion y sesiwnhyfforddi • Amlinellu eich dyletswyddau fel canfasiwr • Sicrhau eich bod chi'n hyderus o ran pob agwedd o'ch rôl

4. Newid i'r system gofrestru - Cofrestru Etholiadol Unigol (IER) • Mae'r ffordd yr ydych yn cofrestru i bleidleisio wedi newid ar 10 Mehefin [19 Medi yn yr Alban] • Mae etholwyr bellach yn gyfrifol am gofrestru eu hunain. O dan yr hen system gallai 'pennaeth y cartref' gofrestru pawb oedd yn byw yn eu cyfeiriad. • Mae'n rhaid i etholwyr nawr ddarparu eu Rhif Yswiriant Gwladol a dyddiad geni wrth wneud cais i gofrestru • Cafodd y mwyafrif o etholwyr presennol eu hailgofrestru yn awtomatig o dan y system newydd

5. Sut i gofrestru • Gall etholwyr posibl nawr gofrestru mewn nifer o wahanol ffyrdd: • drwy wneud cais ar-lein www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio • drwy ddychwelyd ffurflen gais IER • dros y ffôn [os yw'n cael ei gynnig] / yn bersonol [os yw'n cael ei gynnig]

6. Rôl y canfasiwr

7. Pa ffurflenni fydd trigolion yn eu derbyn? HEFs • Bydd cartrefi'n cael eu harolygu yn ystod cyfnod y canfas i gadarnhau pwy sy'n byw mewn cyfeiriad, fel ein bod ni'n gallu gwybod pwy sydd a phwy sydd ddim wedi'u cofrestru. • Byddant hefyd yn derbyn ffurflen ymholiad cartref - 'HEF'. • Tu allan i'r cyfnod canfasio, byddwn hefyd yn anfon HEFs i eiddo lle'r ydym yn credu y gallwn nodi etholwyr newydd.

8. Pa ffurflenni fydd trigolion yn eu derbyn? Gwahoddiadau i Gofrestru • Bydd unrhyw un sy'n cael eu nodi ar HEF sy'n gymwys, ond heb gofrestru eto yn cael gwahoddiad i gofrestru i bleidleisio - byddant yn derbyn 'Gwahoddiad i Gofrestru' a chais i gofrestru. • Gallwn hefyd nodi etholwyr drwy ffyrdd eraill a byddant hefyd yn derbyn Gwahoddiad i Gofrestru a chais i gofrestru. • Bydd categori arall - etholwyr heb eu cadarnhau - hefyd yn derbyn Gwahoddiad i Gofrestru a chais i gofrestru.

9. Gweithgareddau allweddol • [Danfon ffurflen ymholiad y cartref (HEF) / Gwahoddiadau i gofrestru a nodiadau atgoffa]. • Ymweld â chartrefi / etholwyr sydd heb ymateb i HEF neu Wahoddiad i Gofrestru i annog dychwelyd: • cael ffurflen wedi'i chwblhau'n gywir • os nad oes ateb - dychwelyd yn hwyrach/ar ddiwrnod arall • os nad oes ateb o hyn - gadael ffurflen ac amlen yn yr eiddo, ynghyd â'n llythyr safonol a marcio eich rhestr canfasio yn unol â hyn • cofnodi dyddiad ac amser ymweliadau

10. Ffurflen Ymholiad y Cartref (HEF)

11. Yr HEF • Diben y ffurflen yw cael y wybodaeth ddiweddaraf, er mwyn i ni allu nodi pwy sy'n byw yn y cyfeiriad yma, ac os nad ydynt wedi'u cofrestru eisoes, eu gwahodd i gofrestru. • [os ydych chi'n caniatáu ymatebion dros y ffôn/ar-lein, nodwch hyn yma]

12. Esiampl o HEF - wedi'i ragargraffu

13. Esiampl o HEF - gwag

14. Dychwelyd HEF ar-lein • [rhowch sgrinlun os yw ar gael]

15. Defnyddio llechen / ffonau clyfar i gasglu gwybodaeth a chyflwyno HEF • [I'w gynnwys os ydych yn rhoi cyfarpar electronig i ganfaswyr i gwblhau a chyflwyno HEF yn uniongyrchol - i gynnwys, er enghraifft: Sut dylid defnyddio'r offer? Sut i fewngofnodi a chadw cyfrineiriau yn ddiogel? Beth yw eich polisïau o ran canfaswyr yn defnyddio’r offer at ddibenion eraill?]

16. Gwybodaeth ofynnol Cyfeiriad • Wedi rhagargraffu gyda manylion cyfeiriad yn y rhan fwyaf o achosion • Gwnewch gywiriadau i'r cyfeiriad os cynghorir chi i wneud gan aelod o'r cartref • Os oes gennych ffurflen hollol wag (e.e. os ydych wedi nodi eiddo newydd) llenwch y cyfeiriad, gan gynnwys y cod ar gyfer y dosbarth pleidleisio hwnw.

17. Gwybodaeth ofynnol • Enwau • Gwnewch yn siŵr bod unrhyw enwau wedi'u rhagargraffu'n gywir, a chroeswch rai allan nad ydynt yn gywir, neu newidiwch nhw • Ychwanegwch unrhyw enwau bo'n briodol • Cenedligrwydd • Os yw wedi'i ragargraffu, gwnewch yn siŵr bod y cenedligrwydd yn gywir. • Os yw'r maes cenedligrwydd yn wag, gofynnwch 'beth yw eich cenedligrwydd?'

18. Gwybodaeth ofynnol • Gwybodaeth arall • Gwasanaeth rheithgor (dros 70 yn unig) • Pleidlais bost / drwy ddirprwy • y gofrestr agored - gweler cyfarwyddiadau ar newid dewis eithrio allan • Manylion cyswllt (e-bost/ffôn) • Casglwch y rhain os oes modd - byddant yn ein helpu i gysylltu gydag etholwyr yn gyflym os oes mwy o gwestiynau.

19. Gwybodaeth ofynnol pobl 16 ac 17 mlwydd oed • Gofynnwch bob tro os oes unrhyw bobl 16 ac 17 mlwydd oed yn byw yn yr eiddo, a sicrhewch eu bod yn cael eu cynnwys ar y ffurflen

20. Gwybodaeth ofynnol • Neb yn gymwys i bleidleisio? • Adran ar gyfer cofnodi'r rheswm • Esiamplau: • eiddo yn amlwg yn wag • eiddo busnes • ail gartref • cenedligrwydd anghymwys (h.y. gwladolion tramor heblaw o'r Undeb Ewropeaidd neu ddinasyddion cymwys y Gymanwlad) - rhowch genedligrwydd

21. Gwybodaeth ofynnol • Datganiad a llofnod • Mae'n rhaid i'r ffurflen gael ei llofnodi gan y person sy'n rhoi'r wybodaeth • PEIDIWCH â llofnodi ar ran y deiliad; • dim ond os yw eiddo yn amlwg yn wag neu ddim yn bodoli y gallwch lofnodi ffurflen

22. Mae'n bwysig bod y ffurflen hon yn cael ei chwblhau a'i dychwelyd Mae'r ffurflen hon yn cadarnhau pwy sy'n byw yn y cyfeiriad hwn fel bod staff cofrestru etholiadol yn gwybod pwy sydd wedi ac heb gofrestru. Bydd unrhyw un sy'n gymwys a heb gofrestru eisoes yn cael gwahoddiad i gofrestru i bleidleisio. Negeswuon allweddol wrth ddilyn i fyny gyda rhai na ydynt yn ymateb i HEF

23. Negeswuon allweddol wrth ddilyn i fyny gyda rhai na ydynt yn ymateb i HEF Mae dychwelyd y wybodaeth y gofynnir amdani yn syml. Mae ffruflen gyda fi, a galla i eich helpu i'w lenwi nawr, neu galla i ddod yn ôl yn hwyrach i'w gasglu.

24. Eiddo newydd • Gallwch chwarae rôl bwysig yn nosi eiddo 'newydd' • Os nodir eiddo (neu drawsnewidiad) ac nad yw ar eich rhestr, bydd angen i chi gael HEF wedi'i gwblhau gan yr eiddo yna a diweddaru eich rhestr gyda gwybodaeth yr ieddo 'newydd'

25. Gwahoddiadau i gofrestru a'r ffurflen gais IER

26. Gwahoddiadau i gofrestru a ffurflenni cais IER • Pwrpas: cofrestru etholwyr yn unol â'r system newydd o gofrestru etholiadol unigol

27. Pwy fydd yn derbyn gwahoddiad i gofrestru? • Etholwyr newydd posib - nodir drwy, er enghraiff, yr HEF, eich ymweliad personol neu ddata lleol • Etholwyr presennol nad oedd modd eu trosglwyddo'n awtomatig i'r cofrestrau IER newydd - etholwyr heb eu cadarnhau

28. Bydd etholwyr presennol heb eu cadarnhau • yn gallu pleidleisio yn Etholiad Cyffredinol Senedd y DU [ac etholiadau lleol Mai 2015], ond os nad ydynt wedi ailgofrestru o dan y system newydd, byddant yn colli unrhyw bleidlais post neu ddirprwy oedd ganddynt ar [rhowch ddyddiad cyhoeddi'r gofrestru].

29. Mae cofrestru i bleidleisio yn syml - mae modd i chi nawr gofrestru ar-lein, ond os oes well gennych, gallwch gwblhau a phostio'r cais yn ôl [ychwanegwch gofrestru dros y ffôn/yn bersonol os yw ar gael]. Negeseuon allweddol wrth ddarparu'r ITR cyntaf Mae'n bwysig eich bod yn cwblhau'r cais i gofrestru yn unol â'r system newydd, fel nad ydych yn colli allan

30. Mae cofrestru i bleidleisio yn syml - cymryd ychydig funudau yn unig, ond bydd angen eich Rhif Yswiriant Gwladol. Prif negeseuon wrth ddanfon Gwahoddiadau i Gofrestru yn ystod y cam atgoffa, siarad gyda rhai nad ydynt yn ymateb Mae ffurflen gyda fi, a galla i'ch helpu i'w lenwi nawr, neu galla i ddod yn ôl yn hwyrach i'w gasglu.

31. Esiampl o ffurflen gais

32. Gwybodaeth ofynnol • Enw • Gwnewch yn siŵr eich bod yn siarad gyda'r unigolyn a enwir ar y ffurflen (os yw wedi rhagargraffu) a bod unrhyw enw wedi'i ragargraffu'n gywir; ymgeisydd i wneud newidiadau lle bo angen • Cyfeiriad • Ymgeisydd i wirio bod y cyfeiriad wedi'i ragargraffu'n gywir a gwneud cywiriadau lle bo gofyn • Dylai'r ymgeisydd hefyd nodi p'un a eu bod yn byw mewn cyfeiriad arall

33. Gwybodaeth ofynnol • Newid enw / symud yn ddiweddar • I'w gwblhau os ydynt wedi newid eu henw neu gyfeiriad yn y 12 mis diwethaf • Gwybodaeth bersonol arall • Dyddiad geni • Cenedligrwydd • Rhif Yswiriant Gwladol • Etholwr posibl i roi rhesymau os nad ydynt yn gwybod un neu fwy o'r rhain • Manylion cyswllt • Ddim yn ofynnol, ond yn ddefnyddiol iawn rhag ofn bod angen cysylltu ag unigol ynghylch eu cofrestriad

34. Gwybodaeth ofynnol • Gwybodaeth arall • P'un a eu bod am eu cynnwys ar y gofrestr agored • P'un a eu bod am wneud cais am bleidlais bost neu drwy ddirprwy • Declaration • Mae'n rhaid i'r ffurflen gynnwys datganiad o wirionedd a wneir gan yr ymgeisydd.

35. Defnyddio llechen / ffonau clyfar i gasglu dynodyddion a chyflwyno cais • [I'w gynnwys os ydych yn darparu offer electronig i ganfaswyr i gwblhau a chyflwyno ceisiadau yn uniongyrchol drwy https://www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio - i gynnwys, er enghraifft: Sut dylid defnyddio'r offer? Sut i fewngofnodi a chadw cyfrineiriau yn ddiogel? Beth yw eich polisïau o ran canfaswyr yn defnyddio’r offer at ddibenion eraill?]

36. Os ydych yn nodi etholwr posibl newydd sydd ddim ar eich rhestr • Rhowch ffurflen wag ac annog y person i wneud cais, gan esbonio'r gwahanol ffyrdd o gofrestru sydd ar gael. • Os nad ydych yn casglu'r cais wedi'i gwblhau ar stepen y drws, nodwch ddyddiad y nodwyd yr etholwr newydd posibl fel bod modd rhoi'r wybodaeth hon i'r swyddfa.

37. Iechyd a diogelwch

38. Gweithio ar ben eich hun • Mae gennym gyfrifoldeb dros eich diogelwch • Asesu risgiau wrth ymweld â lleoliadau • Rhowch wybod i rywun lle'r ydych yn mynd a pha amser i'ch disgwyl adref • Ewch â ffôn symudol

39. Lleihau risg • Peidiwch BYTH â mynd i mewn i gartref unrhyw un - gwnewch nodyn os oes angen cymorth ar unrhyw un a gadewch i ni wybod • Cymrwch ofal wrth gario a chodi nifer fawr o ffurflenni • Cerddwch i ffwrdd wrth gamdriniaeth eiriol neu ymddygiad ymosodol • Byddwch yn ymwybodol o gŵn ac anifeiliaid eraill • Cadwch iPads a phethau gwerthfawr eraill yn ddiogel • Rhowch wybod am unrhyw ddigwyddiadau i'ch goruchwyliwr Ward / y swyddfa

40. Diogelu data

41. Diogelwch gwybodaeth bersonol • Cyfrifoldeb dros ffurflenni a gwybodaeth bersonol yn eich gofal • Mae'n rhaid cadw data personol yn ddiogel rhag mynediad heb ei awdurdodi, colled neu ddinistrio damweiniol • Mae'n rhaid adrodd am achosion o fynediad heb ei awdurdodi, colled neu ddinistrio yn syth i'ch goruchwyliwr.

42. Diogelwch gwybodaeth bersonol • [cynhwyswch fesurau diogelwch lleol e.e. defnyddio cesys/ysgrepanau (satchels) sy'n cael eu cloi i gario ffurflenni - peidiwch â chario mwy o ffurflenni nag y gallwch ffitio i'r cês/ysgrepan ddiogel]. • [Mae'n rhaid danfon y ffurflenni wedi'u cwblhau i'r swyddfa erbyn X o fewn X awr/diwrnod]. • [os ydych chi'n rhoi ffôn clyfar neu lechen i ganfaswyr i fynd i https://www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio: mae'n rhaid i'r cais gael ei gyflwyno'n syth a ddim ei storio ar y ddyfais]

43. Casglu data personol ar garreg y drws • Gwisgwch a dangoswch eich bathodyn adnabod i'r etholwr • Byddwch yn ymwybodol o bobl eraill o'ch cwmpas a byddwch yn ofalus nad oes neb arall yn gallu clywed unrhyw wybodaeth bersonol yr ydych yn ei chasglu

44. Casglu data personol ar garreg y drws • Wrth gasglu gwybodaeth ar HEF, gwnewch yn siŵr eich bod yn siarad gydag aelod o'r cartref (neu'r landlord) • Wrth gasglu gwybodaeth ar Wahoddiad i Gofrestru, gwnewch yn siŵr eich bod yn siarad gyda'r unigolyn perthnasol • Ddim yna? Peidiwch â rhannu gwybodaeth bersonol, hyd yn oed gyda phriod neu aelod o'r teulu

45. Rhoi'r cyfan ar waith

46. Cyswllt

47. Cyswllt tu allan i oriau • Rhwng xam a xpm yn ystod yr wythnos a xam a xpm ddydd Sadwrn/Sul bydd rhif cyswllt ar gyfer ymholiadau. [01234 567890] • Mae'r rhif yn cael ei staffio gan staff y swyddfa; rydym yn cynghori eich bod yn cyfyngu eich oriau gweithio i gyd-fynd â'r rhain • Gall aelodau o'r cyhoedd hefyd ffonio'r rhif hwn i wirio eich bod yn gweithio ar ran y Swyddog Cofrestru Etholiadol

48. Goruchwylwyr ardal • Nodwch eich goruchwyliwr ardal • Ardal canfas 1-4 • Cyswllt John Smith 01234 567891 • Ardal canfas 5-8 • Cyswllt Jack Brown 01234 567892 • Ardal canfas 9-13 • Cyswllt Jane Black 01234 567893 • Y bobl hyn yw eich cyswllt cyntaf yn achos ymholiad a byddant yn cysylltu â chi yn ystod eich cyfnod canfasio i wirio eich cynydd

49. Cwestiynau?