Välkomna på utbildning i ärendehantering på MoS – Rätt från början!

1. Välkomna på utbildning i ärendehantering på MoS – Rätt från början! Hösten 2014 Agneta Bergquist, administrativ chef, MoS Maria Dalbark, tillsynsarkivarie, Stadsarkivet Mariella Andersson projektledare, LKDATA Lena Fristedt, utbildningssamordnare, LKDATA

2. Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? Kort om offentlighet/sekretess Ärendehantering/Diarieföring Arkivering Agenda

3. Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar? För medborgarnas skull: Enligt svensk grundlag (TF) har alla rätt att ta del av allmänna handlingar (med vissa undantag som regleras i lag) För vår egen skull: Om vi inte kan hålla reda på vilka ärenden och handlingar som finns, så kan vi inte heller bedriva någon effektiv verksamhet.

4. Offentlighets- och sekretesslagen 5 kap 1 §: Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Varför ska vi diarieföra allmänna handlingar?

5. Ett fysiskt medium som bär information En form för att lagra och bevara upplysningar Vad är en handling

6. Allmän handling = det allmännas handlingar = inte privata handlingar Lagen säger att en handling är allmän om den: Inkommen till eller upprättad på och förvarad hos myndighet

7. Passerat en myndighetsgräns (även ut) Brev, fax:Anlänt till myndighetens lokaleller till behörig tjänsteman eller politiker Elektronisk handling:Gjorts tillgänglig för myndigheten Anbud:Vid anbudsöppningen Inkommen

8. Färdigställts vid myndighet När ärendet slutbehandlats Tre slag av upprättade handlingar: - expedierats (skickats) - inte har expedierats men som tillhör ett visst ärende - handling som justerats Exempel: Diarium, journal, register: när det är klart för införing Dom: när den avkunnas Protokoll: när det justerats Upprättad

9. Fika och grupparbete

10. Gruppuppgift under fikapaus Är det här en allmän handling? • Förfrågan om vilka regler som gäller vid markköp • Inbjudan till en kurs som två handläggare kommer deltaga i • Personligt brev Diskutera i grupper ca 20 minuter

11. Varför bevara handlingar?arkiveringen startar när handlingen kommer in och inte i slutet av processen • Verksamhetsnytta • Rätt information vid rätt tillfälle • Rätt information ger förutsättningar för riktiga beslut • Offentlighetsprincipen • En demokratifråga, bidrar till ett bra och öppet samhälle • Forskning och kulturarv • Historielöshet är en fara • Rättssäkerhet • Att kunna i efterhand se vilka beslut som fattats, bevisläge

12. Redovisar vilka handlingar som finns Var handlingarna förvaras Anger hur arkivering ska göras Anger om de ska bevaras eller gallras Gallring (förstörande) av handlingar får endast göras om ett gallringsbeslut finns Antagen av SBN och BMN Revideras av arkivansvarig och arkivredogörare i samråd med stadsarkivet Finns registrerade i W3D3 för SBN och BMN. Dokumenthanteringsplaner

13. Dokumenthanteringsplan för SBN

14. Dokumenthanteringsplan för BMN

15. Offentlighet och sekretess

16. Offentlighets- och sekretesslag(OSL 2009:400) Rör rätten att ta del av allmänna handlingar är organiserad så att: Handlingarna kan lämnas ut skyndsamt Man kan skilja allmänna handlingar från arbetsmaterial Rätten att lämna ut säkerställs samtidigt som sekretess upprätthålls 5 kap handlar om skyldighet att registrera inkomna och upprättade handlingar (dvs. diarieföring) Registreringen ska ske utan dröjsmål.

17. OSL forts. I registret ska framgå: Datum Diarienummer Avsändare/Mottagare * Ärendemening* * får utelämnas om det behövs för att skydda sekretess

18. Serviceskyldighet att besvara så fort som möjligt Skyldighet att ta emot post, även e-post, och telefonsamtal varje helgfri dag i två timmar Förvaltningslag (1986:223)

19. Ärendehantering

20. Diarieföring • Kallas registrering i lagtext • Agresso är en annan typ av registrering (men ordet diarieföring används till ärendehantering) • Sekretessbelagda handlingar ska registreras, medan andra handlingar kan hållas ordnat på annat vis t.ex. pärmar (som allmänheten har rätt att bläddra i) • På kommunen används W3D3

21. Vad ska diarieföras? Myndighet: Organ i bl a kommunal Förvaltning = Kommunala nämnder och styrelser + deras förvaltningar Huvudregeln är att diarieföra in- och utgående skrivelser. - Är det en inkommande handling från allmänhet, företag, organisationer eller myndigheter eller från annan nämnd eller annat kontor inom kommunen som kan föranleda beslut, yttrande eller förslag? - Handlingar som upprättas inom kontoret och lämnas till nämnd/styrelse eller expedieras (skickasnågon annanstans). - Är det sekretessbelagd information? - Är det ett avtal eller kontrakt? - Vill jag ha bevis för att handlingen har inkommit? - Är det en ett internt beslut eller skrivelse av betydelse t.ex. policydokument? Är det en handling av annat slag som inte har en naturlig sök- eller sorteringsordning?

22. Vad behöver inte diarieföras? Är det en skrivelse med ringa betydelse för verksamheten? Reklam, ett spam eller en handling som har kommit för kännedom behöver inte diarieföras. Är det ingen sekretess? Kan man hålla handlingarna ordnat på annat vis? Är det en faktura som registreras via ekonomiprogram? Handling som registreras i annat system?

23. Vad ska inte diarieföras? Är det ingen allmän handling (internt arbetsmaterial som inte ska arkiveras är ingen allmän handling)? Är det brev till fackligt ombud? Är det ett privat brev till en anställd? Är det biblioteksförvarat material?

24. Inkommande handlingar diarieförs genast. På kontoret upprättade handlingar diarieförs när de är färdigställda, d v s genast när de är upprättade När ska de diarieföras?

25. Handling som inte hör till något tidigare ärende diarieförs som nytt ärende Handling som hör till ett tidigare ärende diarieförs som ny händelse i det ärendet Hur ska de diarieföras?

26. Man kan via diariet få reda på t ex: vilka nya ärenden har inkommit idag/senaste tiden? vilka yttranden finns i ärendet? Hur många öppna ärenden finns i SBN ? Vilka öppna ärenden har handläggaren NN för närvarande? Nytta av diariet –Rätt från början!

27. Att söka i diariet • Om handlingar är diarieförda behöver man inte spara kopia hos befattningshavaren • Söka i serien • Searchport W3D3 • För allmänheten • SBN 2014-42

28. Inför avslut och arkivering av ärende När ett ärende är avslutat bör arbetsdokument rensas av handläggaren. Alla handlingar som är av tillfällig betydelse kan då avlägsnas. Handlingar som tillfört sakuppgifter till ärendet får inte rensas ut. Rensa bort: utkast och kladdar dubblettkopior minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift trycksaker som inte haft någon betydelse för ärendet. Kvar i akten när ärendet arkiveras - blir allmän handling!

29. Arkivansvar • Arkivansvarig för Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är Agneta Bergquist • Huvudregistrator och registratorer finns • Arkivredogörare gör det praktiska arbetet med arkiven och överlämnar till stadsarkivet efter 5 år (tiden kan variera)

30. Skydd av handlingar • Inte förstöras vid brand eller översvämning • Inga nyfikna i handlingarna Handlingar ska inte bäras ned i pärmar och ställas på hög Handlingarna ska tas om hand och stå säkert

31. Aktuellt läge • Utbildningspaket framtaget • Ärendehantering • Offentlighet- och sekretess • W3D3 – utbildning – i tre steg • Söka • Diarieföra händelser • Arbeta med arbetsdokument • Projekt C Linköping – arbetar ”i W3D3” • Introduktionsmöten genomförda med • Pilotgrupp på Mex • Pilotgrupp på DP

32. Nästa steg • Genomföra utbildningar enligt utbildningspaket • Fortsätta införandet av W3D3 i olika steg • Söka • Diarieföra händelser • Arbeta med arbetsdokument • Introducera och utbilda i Möteshanteringen i W3D3 • Handläggare • Mötessekreterare • Registratorer

33. Utbildningstillfällen • W3D3- Sökningar, plats Panacea • 6 november, 08.30-09.30 eller 15.00-16.00 • 12 november, 08.30-09.30 eller 15.00-16.00 • Ärendehantering • 13 november 08.30-11.00 • 24 november 09.30-12.00 • 25 november 13.30-16.00 • 26 november 13.30-16.00 • 2 december 13.30 – 16.00 • 9 december 13.30 - 16.00 Inbjudningar kommer via länk först till kvarn….

34. Tidsplan • Innan årsskiftet • Utbildning i ärendehantering • Kunna söka efter ärenden i W3D3