T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi

1. T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi Luento 2Excel 2

2. Kertausta edelliseltä luennolta • MS Office ohjelmakokonaisuus, jonka ohjelmat suunniteltu tehokkaaseen yhteiskäyttöön • Office-ohjelmat koostuvat objekteista (sovellus, työkirja, sivu, alue) • Excel: • Suhteellinen ja suora viittaus • Funktioita eri tarkoituksiin (Matematiikka ja trigonometria, Tilastolliset funktiot, Loogiset funktiot, Aikafunktiot, Tietokantafunktiot jne.) • Help-valikko

3. Luennon sisältö ja tavoitteet • Kaavioiden luomisen ja muotoilun eri vaiheiden opettelu • Pivot –taulukoiden käyttö • Solun muotoilun tarjoamiin mahdollisuuksiin tutustuminen • Lomakepohjan tekemiseen liittyvien tärkeimpien asioiden opettelu • Solun teema- ja tyylimäärittely-ominaisuuksien esittely • Esikatselu ja tulostus • Muihin ominaisuuksiin tutustuminen

4. Vielä kaavoista Excelissä • Kaavoissa voidaan viitata toiseen taulukkoon muodossa Sheet2!A3 • Kaavoissa voidaan viitata toiseen työkirjaan muodossa [taulukko.xlsx]Sheet3!C5

5. Tietojen linkittäminen ja upottaminen • Linkittäminen • Kopioi • Liitä määräten: liitä linkki (paste special – paste link) • Kun lähdeasiakirjaa muutetaan, muuttuu myös kohdeasiakirja • Upottaminen • Toisella ohjelmalla luodun objektin lisääminen asiakirjaan • Inset – Object • Taulukkoon lisätään rasteroidulla reunuksella erotettu osio • Osiota voidaan muokata lähdeohjelmalla, kaksoisnapautus

6. Vielä listoista excelissä • Oman listan luominen: • Excel options • Popular • Creat e lists... Hiiri ja alueet • Maalaus • Kopiointi • Siirto

7. Vielä ehdollisesta muotoilusta Excelissä • Home – styles – conditional formatting • Sääntöjä esim: • Suurimmat / pienimmät arvot • Duplikaatit • Tiettyä arvoa suuremmat / pienemmät arvot • Määrittele omia sääntöjä

8. Kaaviot Excelissä 1 Viivakaaviot Pylväskaaviot Palkkikaaviot Ympyräkaaviot

9. Kaaviot Excelissä 2 Pistekaaviot Aluekaaviot Rengaskaaviot

10. Kaaviot Excelissä 3 Säteittäiset kaaviot Kuplakaaviot

11. Kaaviot Excelissä 4 Pintakaaviot Pörssikaaviot

12. Kaavion luominen • Tietojen järjestys taulukkoon • Ympyrä- ja kuplakaavioissa tarkkana • Tietojen valinta • Otsikkokentät • Kaaviotyypin valinta Nopein tapa tehdä kaavio on valita alue ja painaa näppäintä F11.

13. Kaavion muotoilun välilehdet Kuvaajan eri osia muokataan joko välilehdiltä tai pikavalikosta • Design (rakenne) • Kaaviolaji • Kaavion tallennus malliksi • Arvot riveittäin tai sarakkeittain • Kaavion lähdetietojen muutos • Valmisasettelu- ja muotoiluasetukset • Kaavion sijainti • Layout (asettelu) • Kaavion osien näkyvyyys • Piirtotyökalut, teksti ja kuvat kaavioon • Format (muotoilu) • Täyttövärit • Viivojen tyylit • Tehosteet

14. Akselien muotoilu • Akselien skaalautuvuus (Scale) • Minimi ja maksimiarvot • Akselien leikkauspiste • Gridlines-viivojen välit • (Akselien muotoilu • Tekstin täyttöväri • Akselin väri • Akselin viivan tyyli • Varjostus • 3D tehosteet) • Otsikot • Suunta (Alignment)

15. Kaavion taustan muotoilu (Plot Area) • Täyttö • Reunan väri • Reunan tyyli • Varjostus • 3D-asetukset

16. Kaavion arvojen muotoilu • Data-arvon merkki voi olla melkein mitä vain: 3D, kuva,... • Numeroarvo pisteen yhteyteen (Data Labels)

17. Virherajojen tekeminen • Erikseen vaaka- ja pystysuuntaan • Toiseen tai molempiin suuntiin(Both, Plus, Minus, None) • Vaihtoehdot • Kiinteä/vakio (Fixed) • Suhteellinen/prosentuaalinen (Percentage) • Keskihajonta (Standard Deviation) • Standardivirhe (Standard Error) • Yksittäin määritelty (Custom) Huom: Virhesuorien piirtäminen. Laske uudet pisteet virherajojen perusteella ja piirrä uusi kaavio.

18. Käyrän sovitus dataan • Vaihtoehdot • Suora (y=ax+b) • Eksponenttifunktio • Potenssifunktio • Logaritmifunktio • Polynomi, 2–6. asteen • Liukuva keskiarvo (2–6) näytteen • Valintoja (nollakohdan asettaminen, yhtälö näkyviin jne.) • Selviää lähes kaikista fysiikan labroista

19. Kaavion osat

20. Kaavion tallennus malliksi • Jos olet tehnyt paljon muutoksia kaavioosi (vaihtanut värejä, korjaillut muotoiluja jne..), sinun kannattaa tallettaa kaaviosi malliksi muille kaavioille • Design – Type – Save As Template • Tallennetun tyylin saa käyttöönsä Design – Change Chart Type - Template

21. Pivot eli yhteenvetotaulukko • Yhteenvetoja suurista tietomääristä analyyseja tai toistuvia malleja varten • Tietoja voidaan järjestellä joustavasti alkuperäisten säilyessä muuttumattomina Demo yhteenvetotaulukon käytöstä.

22. Rivien ja sarakkeiden koko • Rivin korkeus • Määritelty (pisteinä, pt) • Automaattinen (AutoFit) • Piilotettu (Hide/Unhide) • Sarakkeen leveys • Määritelty (merkkeinä) • Automaattinen • Piilotettu • Standardi koko Sheet:lla • Home – Cells • Suoraan hiirellä

23. Solun nimeäminen • Solulle voidaan antaa nimi nimilaatikosta (Name Box) • Samalla solulla voi olla useampia nimiä – sama nimi ei voi olla kahdella solulla • Nimi voi kuulua taulukkoon tai koko työkirjaan • Soluihin voidaan viitata nimillä osoitteiden lisäksi • Laskentataulukon toiminnan ymmärtäminen helpottuu • Kätevää VBA -ohjelmoinnissa • Nimien hallinta: Formulas – Name Manager

24. Solu Solun muotoilu (Border, Fill) Font (Wrap, Merge) Alignment Number Styles Huom.Voidaan muotoilla myös ’vanhaan tapaan’ pikavalikon (joka aukeaa hiiren oikealla napilla) ’Format Cells’ –optiolla. Cells Editing

25. ¥ R y Teksti (Font) • Kirjasintyyli • Vahvennus tai vinous • Kirjasimen koko • Alleviivaus • Kirjasimen väri • (Tehosteet • yläindeksi (Superscript) • alaindeksi (Subscript))

26. Reunaviivat (Border) • Mille puolelle solua • Ylös, alas, vasemmalle, oikealle, ympärille, ristikkäin • Reunaviivan väri • Eri vahvuisia ja kuvioisia viivoja

27. Sijoittelu (Alignment) • Vaakasuuntainen sijoittelu (Horizontal) • Vasemmalla, oikealla tai keskellä, tasattu, täytetty, keskitetty usean solun keskelle • Pystysuuntainen sijoittelu (Vertical) • Ylhäällä, alhaalla tai keskellä, tasattu • Tekstin suunta • Sisennys • Erikoistoiminnat • Wrap - katkaisee tekstin • Merge Cells – yhdistää solut • (Shrink to Fit - pienentää tekstin niin, että se mahtuu soluun)

28. General – yleinen muoto Number – numerot Currency - valuutta Accounting - kirjanpito Short Date - pvm Long Date – pvm Time – aika Percentage - prosentti Fraction - murtoluku Scientific - eksponenttimuoto Text – teksti Oma muotoilu Tarkempia määrittelyjä sisällön esittämiseen Numeron esittämismuoto (Number) 67% 2,076 12.07.1996 -11 765,05 mk T-106.1061 Tietotekniikan työkurssi

29. Solujen suojaus ja lomakepohja (Protection) • Excelin solut on oletusarvoisesti suojattu • Jos suojaus otetaan käyttöön, suojaus tulee poistaa niistä soluista, joita käyttäjän on lupa muokata • Pikavalikko – Format Cells – Protection • Review – Protect Sheet • Lomakepohjaan on syytä tehdä selkeä rakenne • Soluihin voidaan laittaa myös ohjeita • Insert > Comment • Sheetin nimeäminen auttaa ymmärtämisessä • Visual Basicilla saadaan lisää ominaisuuksia

30. Solujen muotoilusta • Näyttää kivalta • Ehdollinen muotoilu • Soluille voidaan antaa muotoiluoptioita säännöstöjen mukaan • Taulumuotoilu • Laajempaa käyttöä • Tyylit • Teemat • Koko dokumentin ulkoasua hallitaan kerralla

31. Taulukko ja sen käsittely • Home - Styles - Format as Table • Taulukon lajittelu nousevasti, laskevasti, mukautetusti • Taulukon pikasuodatus • Piilottaa taulukosta työskentelyn ajaksi tarpeettomat rivit • Kätevä suurien tietomäärien hallinnoimisessa • Ehdolliset muotoilut

32. Solun tyyli • Excelissä voidaan luoda soluille tai tauluille tyylejä • Lukuisia valmistyylejä • Tyyli luodaan Home – Styles - Cell Styles • Kun tyyliä muuttaa muuttuvat kaikki kyseisellä tyylillä määritellyt solut • Tyyleistä on hyötyä • Laajat taulukot, tulosteet • Lomakepohjat • VBA -ohjelmointi • Muotoilusivellin (Format Painter) on kätevä kopioitaessa solun ominaisuuksia muihin soluihin

33. Esikatselu ja tulostus • Page Layout View • Joka sivulla kertautuvat solut • Sivun asettelu • Paperin koko, tulostussuunta, marginaalit • Tulostusotsikot • Pakotetut sivunvaihdot • Mahduttaminen (skaalaus) • Rivit/Sarakkeet näkyviin / pois • Ruudukko näkviin / pois • Kommenttien tulostus

34. Excelin muita ominaisuuksia • Tarkastus (Trace Precedents, Trace Dependents) • Transpoosi (Paste - Transpose) • Split – Freeze Panes • Tavoitteenhaku (What if analysis)

35. Kysymyksiä