Einführungskonzepte des Wissensmanagements

1. Einführungskonzepte des Wissensmanagements Betriebliches Wissensmanagement M.Sc. Wi.-Inform. Priscilla Heinze M.A. Gergana Vladova SS 2009 Kathrin Lembcke Nadine Kulbe 02.06.2009

2. Übersicht • Definition Wissenseinführung • Was gehört zu einer Einführung • Schritte einer Wissensmanagementeinführung • Anforderungen an eine Wissensmanagementeinführung • Erfolgsfaktoren/Barrieren • Einführungsstrategien nach • PROMET I-NET • HAUN • Quellen Betriebliches Wissensmanagement

3. Definition Wissenseinführung Unter der Einführung von Wissensmanagement versteht man Maßnahmen oder Aktivitäten, die im Zuge des Überganges einer Organisation, die bisher kein bewusstes Management ihres Wissens betrieben hat, hin zu einer Organisation mit bewusstem, zielgerichtetem Wissensmanagement vorgenommen werden. Organisation mit zielgerichtetem Wissensmanagement Organisation ohne bewusstes Wissensmanagement (vgl.Vorlesungsskript Folie 4; Gronau, 2009) Betriebliches Wissensmanagement

4. Was gehört zu einer Einführung 1 • Feststellung einer Problematik • Beschließen des Wissensmanagements • Einbeziehung aller unmittelbar Beteiligten • gemeinsam getragene, konkrete Ziele • abbrechenbare Zeitplanung und Aufgabenverteilung • klare Verantwortlichkeiten • Vertrauen zum Projekt (vgl.Vorlesungsskript Folien 4-5; Gronau, 2009) Betriebliches Wissensmanagement

5. Was gehört zu einer Einführung 2 Allgemein: Keine „Schritt-für-Schritt“ – Anweisung • Festlegen von Zielen für das Wissensmanagement • Zeitplanung und Aufgabenverteilung • Bestandsaufnahme • Einführungsstrategie • Realisierung des Projekts • Projektabschluss (vgl.Vorlesungsskript Folien 4-5; Gronau, 2009) Betriebliches Wissensmanagement

6. Schritte einer WM - Einführung 1 • Festlegen von Zielen für das Wissensmanagement • Probleme: Was ist der Ausgangspunkt • Wissensziele: Was genau soll erreicht werden? (Visionen) • Vorgehen: Auf welchem Weg? • Maßnahmen: Mit welchen Mitteln? • Hindernisse: Wo gibt es Hindernisse auf dem Weg der Umsetzung? Betriebliches Wissensmanagement

7. Schritte einer WM - Einführung 2 • Zeitplanung und Aufgabenverteilung • Festlegen von Verantwortung und Rollen • klare Definition • Konkretisierung • abbrechbar und gegliedert • flexibel • transparent „Zeit haben heißt wissen, wofür man Zeit haben will und wofür nicht.“ Emil Oesch Betriebliches Wissensmanagement

8. Schritte einer WM - Einführung 3 • Bestandsaufnahme • Identifikation der Wissensträger und Wissensinhalte des beteiligten Teams   • Herausarbeiten von Wissenslücken und • schlummernden Potentialen des Teams • Bewusstmachen der Wissensströme innerhalb des Teams • Auseinandersetzung mit zukünftigen Anforderungen Betriebliches Wissensmanagement

9. Schritte einer WM - Einführung 4 (4) Einführungsstrategie • langfristiger Plan • Einführungsstrategie nach PROMET I-NET • Einführungsstrategie nach Allweyer/Jost • Einführungsstrategie nach Bullinger • Einführungsstrategie nach Haun • Einführungsstrategie nach Borzym Betriebliches Wissensmanagement

10. Schritte einer WM - Einführung 5 (5) Realisierung des Projektes • Dokumentieren von Wissen • Wissensverteilung • Weiterentwicklung von Wissen Betriebliches Wissensmanagement

11. Schritte einer WM - Einführung 6 • Projektabschluss • Wurden die Ziele erreicht? • Wo bestehen weiterhin Probleme? • Was hat sich bewährt? • Was sollte verändert werden? • Wie wird es weitergehen? Betriebliches Wissensmanagement

12. Anforderungen an eine WM - Einführung • Individualität • Verständlichkeit • einfache Bedienung • Offenheit bezüglich zukünftiger Entwicklungen • möglich durch: leistungsfähige Kommunikations- und Datenbanksysteme, weltweiten Standards der Internet- und Intranet-Technologie (vgl.Vorlesungsskript Folien 4-5; Gronau, 2009) Betriebliches Wissensmanagement

13. Erfolgsfaktoren/Barrieren 1 • Unternehmenskultur • Wissen teilen • Erfahrungen reflektiert und ausgewertet • Multiple Kanäle für den Wissenstransfer • mehrer WM-Lösungen • IT-Lösung + Ausbildung und Förderung von MA • Mitarbeiterbeteiligung/-motivation • Transparenz • Kompetenz • Führung • Involvement (vgl. Keindl, 2008 S. 2 ff ; Finke) Betriebliches Wissensmanagement

14. Erfolgsfaktoren/Barrieren 2 • Technische Infrastruktur • Einsetzen von IT-Hilfsmittel • Förderung durch das Management • kontinuierliche und aktive Begleitung des WM-Prozesses durch eine Promoter im Management • Kopplung an wirtschaftlichen Nutzen oder Branchenwert • Kosten-Nutzen-Analyse, auch wenn Ergebnis und Nutzen nur schwer ermittelbar bei WMS-> Balanced Scorecard • …… (vgl. Keindl, 2008 S. 2 ff ; Vorlesungsskript Folie 6; Gronau, 2009) Betriebliches Wissensmanagement

15. PROMET I-NET Besteht aus …. • organisationsspezifische Teil umfasst die Erarbeitung einer I-NET Strategie und Architektur sowie die Schaffung von Strukturen, die einen sicheren Betrieb gewährleisten sollen • prozessspezifische Teil konzentriert sich auf den Aufbau einer Informations- und Wissensplattform zur Unterstützung eines Prozesses mit einer I-NET basierten Lösung (vgl. Kaiser/Vogler, S. 124 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

16. PROMET I-NET - Phasen .. kann grob in vier Phasen untergliedert werden: • Initialisierung • Analyse • Konzeption • Realisierung (vgl. Kaiser/Vogler, S. 124 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

17. PROMET I-NET - Initialisierung …umfasst die klassischen Aktivitäten des Projektmanagements wie z.B.: • Aufsetzen des Projektteams • Erstellung des Projektplans • Abgrenzung der betrachteten Organisationseinheiten Promet I-NET unterstützt diese Aktivitäten selbst nicht sondern ordnet sie nur in das Vorgehensmodell ein, da andere problemneutrale Methoden in diesem Bereich existieren. (vgl. Kaiser/Vogler, S. 124 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

18. PROMET I-NET - Analyse • organisationsspezifischer Teil:erhebt den Ist-Zustand in Bezug auf die Geschäfts- und Informationssystem-Strategie • prozessspezifischer Teil:untersucht den für den betrachteten Prozess relevante Ausschnitt des Informationssystems im Hinblick auf vorhandene Informations- und Wissensobjekte sowie vorhandene Applikationen (vgl. Kaiser/Vogler, S. 124 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

19. PROMET I-NET - Konzeption • organisationsspezifischer Teil: • Spezifikation der I-NET-Strategie • Schaffung von Aufbau- und Ablauforganisatorischen Strukturen für den Betrieb • Definition der unternehmensweiten I-NET-Architektur im Hinblick auf funktionale Anforderungen und Sicherheitsaspekte • prozessspezifischer Teil: • Spezifikation der prozessrelevanten Informations- und Wissensobjekte • Detailspezifikation der zu entwickelnden Lösung (vgl. Kaiser/Vogler, S. 124 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

20. Haun … Gegenbeispiel zu PROMET I-NET ist das Phasenmodell von Haun • speziell für das Wissensmanagement entwickeltes Organisationsmodell • sehr Detailgetreu, indem es Methodenvorschläge vorgibt in Form von Checklisten (vgl. Haun, M., S. 323 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

21. Haun - Phasen Modell von Haun gliedert sich in sieben Phasen: • Sensibilisierung • Definition von Wissenszielen • Schwachstellenanalyse • Definition von Potentialen • Projektierung • Entwicklung und Implementierung • Kontrolle und Weiterentwicklung (vgl. Haun, M., S. 323 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

22. Haun – Phase 1-3 Sensibilisierung • Aktivitäten stehen im Vordergrund, bei denen Mitarbeiter ein gemeinsames Bewusstsein über Vorteile und Ziele des Wissensmanagement entwickeln Definition von Wissenszielen • Erstellung detaillierter und für alle verständliche Zielformulierungen Schwachstellenanalyse • Selbsteinschätzung und Bestandsaufnahme von Wissensquellen zur weiteren Planung von Maßnahmen des Wissensmanagements (vgl. Haun, M., S. 323 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

23. Haun – Phase 4-5 Definition von Potentialen • Durchführung einer systematischen Wissensinventur zur Identifikation von Elemente und Träger von betrieblichem Wissenskapital • Suche nach Ansatzpunkten zur verbesserten Nutzung von Wissenskapital Projektierung • Überführung der festgelegten Ziele in realisierbare Maßnahmen unter Berücksichtigung finanzieller, personeller, zeitlicher und technischer Ressourcen sowie der Anforderungen, die das Unternehmen an sein Wissensmanagement stellt (vgl. Haun, M., S. 323 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

24. Haun – Phase 6-7 Entwicklung und Implementierung • Durchführung der Maßnahmen Kontrolle und Weiterentwicklung • Evaluation der Wissensmanagementabläufe • Controlling der Maßnahmen • Beurteilung Effizienz der getroffenen Maßnahmen • ggf. Korrekturen bzw. Weiterentwicklungen (vgl. Haun, M., S. 323 ff.) Betriebliches Wissensmanagement

25. Quellen • Vorlesungsskript: „Betriebliches Wissensmanagement – Einführungskonzepte und Instrumente des Wissensmanagement“ ,SS2009 • Klemens Keindl: “Einführung von Wissensmanagement in KMU durch Austausch von Erfahrungswissen zwischen Unternehmen“, Core Business Development GmbH, 2008 • Finka, Inka: „Verhaltensänderung und Motivation für Wissensmanagement“, Competence Center Wissensmanagement Fraunhofer IPKInternetquelle: http://subs.emis.de/LNI/Proceedings/Proceedings28/GI-Proceedings.28-70.pdf • Kaiser, T.M. und Vogler, P.: Methode für Intranet-basiertes Wissensmanagement. In Bach, Vogler und Österle, Hrsg., Business Knowledge Management: Praxiserfahrungen mit Intranet-basierten Lösungen, Seite 117-129, Springer-Verlag, Berlin 1999 • Haun, M.: Handbuch Wissensmanagement. Seite 323 – 338, Springer-Verlag 2002, Berlin Heidelberg 2002 Betriebliches Wissensmanagement

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