PENGORGANISASIAN : Pengorganisasian Struktur Vertikal & Organisasi Horizontal

1. PENGORGANISASIAN : Pengorganisasian Struktur Vertikal & Organisasi Horizontal PERTEMUAN 8 Mulyati

2. Struktur Organisasi (Organization Structure) Struktur Organisasi • Sekumpulan tugas formal yang dimandatkan pada individu dan departemen. • Hubungan pelaporan formal, termasuk garis wewenang, tanggung jawab keputusan, jumlah tingkat hirarki dan rentang pengawasan manajemen. • Desain sistem untuk menjamin koordinasi yang efektif dari karyawan di berbagai departemen. • Serangkaian tugas formal dan hubungan pelaporan formal memberikan kerangka kerja untuk kontrol vertikal dalam organisasi. • Karakteristik dari struktur vertikal digambarkan dalam bagan organisasi (organization chart). Mulyati

3. Spesialisasi Kerja (Work Specialization) • Pembagian Kerja (division of labor) merupakan tingkatan tugas organisasi dibagi-bagi lagi dalam pekerjaan yang berbeda Mulyati

4. Bagan Organisasi Pabrik Botol Soda Presiden Direktur/ Direktur Utama Direktur SDM Wakil Direktur Produksi Direktur Pemasaran Wakil Presiden Akunting Penjualan Darah Pegunungan Pusat Informasi Supervisor Administrator Benefit Karyawan Manajer Pengendalian Mutu Penjualan Darah Tengah Analisis Keuangan Manajer Hubungan Industrial Kepala Akuntan Penjualan Darah Barat Pengawas Pabrik Botol Utang Supervisor Pembotolan Pembayaran Gaji Karyawan Mulyati

5. Rantai Komando (Chain Comando) • Merupakan garis wewenang tidak terputus yang menghubungkan semua orang dalam organisasi dan menunjukkan kepada siapa seseorang harus bertanggung jawab. • Hal ini berhubungan dengan dua prinsip dasar: • Kesatuan perintah, tiap karyawan bertanggung jawab hanya kepada satu supervisor. • Prinsip scalar, merujuk pada garis wewenang yang terdefinisi dengan jelas, termasuk selurtuh karyawan. Wewenag dan tanggung jawab untuktugas yang berbeda harus jelas. Mulyati

6. Wewenang, Tanggung Jawab dan Delegasi (Authority, Responsibility, and Delegation) Wewenang merupakan hak formal dan sah dari seorang manajer untuk mengambil keputusan, mengeluarkan perintah dan mengalokasikan sumber daya agar tercapai hasil yang diharapkan organisasi. Wewenang ditentukan oleh tiga kategori: • Wewenang berada pada posisi organisasi, bukan kepada orang. • Wewenang diterima oleh bawahan. • Wewenang mengalir ke bawah pada hierarki vertikal. Mulyati

7. Tanggung jawab (responsibility) Merupakan kewajiban seorang karyawan untuk melakukan tugas atau aktivitas yang diberikan. Akuntabilitas (accountability) orang yang memiliki wewennag dan tanggung jawab harus melakukan pelaporan dan penjelasan mengenai tugas yang diberikan kepada atasan mereka di rantai komando. Mulyati

8. Delegasi (delegatioan) merupakan proses yang digunakan manajer untuk memindahkan wewenang dan tanggung jawab ke posisi hierarki di bawah mereka. Wewenang Lini dan Staf (Line and Staff Authority) • Departemen lini melakukan tugas yang menggambarkan tujuan utama dari organisasi. • Departemen staf memiliki hubungan yang bersifat pemberian saran (advisory) dengan departemen lini. Mulyati

9. Wewenang lini (line authority) tiap orang di posisi manajemen memiliki wewenanf formal untuk mengarahkan dan mengontrol bawahan langsung. • Wewenang staf (staff authority) bersifat lebih sempit dan meliputi hak untuk memberikan saran, merekomendasi, dan memberi nasehat di bidang keahlian spesialis staf. Mulyati

10. Rentang Manajemen (span of management) Jumlah karyawan yang bertanggung jawab kepada seorang supervisor. Atau disebut juga, Rentang pengawasan (span of control) menentukan seberapa dekat seorang supervisor dapat mengawasi bawahannya. Mulyati

11. Faktor-faktor yang menggambarkan keterlibatan supervisor kecil sehingga memperbesar rentang pengawasan: • Pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan stabil dan rutin. • Bawahan melakukan tugas yang hampir sama. • Bawahan terkonsentrasi di satu lokasi. • Bawahan sangat terlatih dan tidak membtuhkan banyak arahan dalam melakukan tugas. • Peraturan dan prosedur tersedia. • Adanya sistem pendukung dan Sumber Daya Manusia. • Adanya koordinasi dengan departemen lain atau perencanaan. • Selera pribadi dan manajer menyukai rentang yang lebih besar. Mulyati

12. Rentang Pengawasan • Struktur Tinggi (tall structure) memiliki rentang yang sempit secara keseluruhan dan lebih banyak tingkat hierarki. • Struktur Datar (flat structure) memiliki rentang yang luas, dan melebar secara horizontal, serta hierarki yang lebih sedikit. Mulyati

13. Struktur lama, Tinggi Presiden Direktur/ Direktur Utama Wakil Presiden Eksekutif Wakil Presiden Eksekutif Wakil Presiden Eksekutif Wakil Presiden Eksekutif Mnajer Operasi (4) Mnajer Operasi (10) Mnajer Operasi (5) Spesialis Staf (6) Spesialis Staf (5) Spesialis Staf (3) Spesialis Staf (5) Mulyati

14. Struktur Baru, Datar Presiden Direktur/ Direktur Utama Manajer Operasi (10) Spesialis Staf (9) Mulyati

15. Sentralisasi dan Desentralisasi Menggambarkan tingkat hierarki dimana keputusan diambil. Sentralisasi (centralization) wewenang keputusan bertempat di dekat tingkat atas organisasi. Desentralisasi (decentralization) wewenang pengambilan keputusan didorong kearah bawah ke tingkat organisasi yang lebih rendah. Mulyati

16. Faktor-faktor yang mempengaruhi Sentralisasi dan Desentralisasi: • Tantangan dan ketidakpastian yang lebih besar dilingkungan. • Jumlah sentralisasi dan desenralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan. • Di saat krisis atau risiko kegagalan perusahaan, wewenang dapat disentralisasi pada pada tingkat atas. Mulyati

17. Formalisasi (Formalization) Merupakan dokumentasi tertulis yang digunakan untuk mengarahkan dan mengontrol karyawan. Mulyati

18. Departementalisasi (Departementalization) • Merupakan basis pengelompokan posisi ke dalam departemen dan departemen ke dalam organisasi secara total. • Lima pendekatan dari desain struktural yang menggambarkan kegunaan yang berbeda dari rantai komando dalam departementalisasi. Mulyati

19. Lima Pendekatan • Pendekatan Fungsional Vertikal • Pendekatan Divisional. • Pendekatan Matriks. • Pendekatan berdasarkan Tim. • Pendekatan Jaringan. Mulyati

20. Fungsional Vertikal Akunting Produksi SDM Mulyati

21. Kelebihan Penggunaan sumber daya secara efisien, skala ekonomi. Spesialisasi keahlian dan pengembangan yang dalam. Kemajuan karier diantara departemen fungsional. Arahan dan pengawasan manajer tingkat atas. Koordinasi yang sangat baik antar fungsi. Pemecahan masalah teknis yang berkualitas tinggi. Kekurangan Komunikasi yang buruk antara departemen fungsional. Respons yang lambat terhadap perubahan eksternal, lambat berinovasi. Keputusan trkonsentrasi pada hierarki di tingkat atas, menyebabkan penundaan. Tanggung jawab masalah sulit untuk ditetapkan . Keterbatasan pandangan terhadap tujuan organisasi oleh karyawan. Pelatihan manajemen umum yang terbatas untuk karyawan. Kelebihan dan Kekurangan Struktur Fungsional Mulyati

22. Divisional Divisi Produk 2 Divisi Produk 1 Produksi Akunting SDM SDM Produksi Akunting Mulyati

23. Kelebihan Respon dan fleksibilitas cepat dilingkungan yang tidak stabil. Memperbesar perhatian pada kebutuhan pelanggan. Koordinasi yang sangat baik di antara departemen fungsional. Penugasan tanggung jawab yang mudah untuk tiap permasalahan produk. Penekanan pada produk dan tugas divisi keseluruhan. Pengembangan keahlian manajemen umum. Kekurangan Penggandaan sumber daya diatara divisi. Kedalaman teknis dan spesialisasi yang kurang mendalam pada divisi. Koordinasi yang kurang baik antar divisi. Pengawasan manajemen tingkat atas yang berkurang. Bersaing untuk sumber daya perusahaan. Kelebihan dan Kekurangan Struktur Divisional Mulyati

24. Matriks Produksi Akunting SDM Divisi Produk 1 Divisi Produk 2 Mulyati

25. Kelebihan Penggunaan sumber daya yang lebih efisien dibandingkan hierarki tunggal. Fleksibilitas dan kemampuan berasaptasi. Pengembangan keahlian manajemen umum dna manajemen khusus. Kerjasama antardisiplin, keahlian tersedia bagi semua divisi. Memperluas tugas bagi karyawan. kekurangan: Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda. Konflik yang tinggi antaa dua sisi matriks. Banyak pertemuan dan diskusi daripada tindakan. Pelatihan antar hubungan manusia dibutuhkan. Dominasi kekuatan oleh salah satu matriks. Kelebihan dan Kekurangan Struktu Matriks Mulyati

26. Berdasarkan Kelompok Mulyati

27. Beberapa kelebihan struktur fungsional. Mengurangi hambatan antar departemen, meningkatkan kompromi. Waktu respon lebih sedikit, keputusan lebih cepat. Moral yang lebih baik, antisiasmen dari keterlibatan karyawan. Mengurangi biaya overhead biaya administratif. Kesetiaan ganda dan konflik. Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk pertemuan. Desentralisasi yang tidak terencana. Kelebihan dan Kekurangan Struktur Kelompok Mulyati

28. Jaringan Produsen Desainer Hub Pusat Tenaga Pemasaran Agen SDM Mulyati

29. Kelebihan Daya saing global. Fleksibilitas atau tantangan pekerja, Mengurangi biaya overhead administrasi. Kekurangan Tidak ada pengawasan langsung. Dapat kehilangan bagian organisasi. Melemahnya kesetiaan karyawan. Kelebihan dan Kekurangan Struktur Jaringan Mulyati

30. Pendekatan Organisasi Virtual • Organisasi yang memiliki hierarki yang terintegrasi secara vertikal memberi cara untuk saling berhubungan secara longgar di antara sekelompok perusahaan dengan batas yang dapat di tembus. • Perluasan dari pendekatan jaringan ini adalah organisasi virtual yang mengumpulkan sekelompok orang untuk memanfaatkan kesempatan tertentu, kemudian berpisah setelah tujuan tercapai. Mulyati

31. Kelebihan Dapat menarik keahlian dari amanj saja di seluruh dunia. Sangat fleksibel dan responsif. Mengurangi biaya overhead. Kekurangan Kurangnya pengawasan, batasan yang lemah. Permintaan yang semakin besar bagi manajer. Kesulitan komunikasi dan potensi kesalahpahaman. Kelebihan dan Kekurangan Pendekatan Virtual Mulyati

32. TERIMA KASIH.. Mulyati