Drepturi şi obligaţii în implementare

1. Drepturi şi obligaţii în implementare MiercureaCiuc 28 aprilie 2011 MODIFICAREA PROIECTELOR

2. Conţinut • Principiifundamentaleşimodificareaproiectelor • ModificarianterioaresemnăriiContractului de Finanţare • Tipuri de modificari din cadrulproiectelor • AmendareaContractului de Finanţare • Modificareaparteneriatului • Modificarea conţinutuluiproiectului • Modificareabugetului • Devierea de la calendarul de cheltuieli • Marireaduratei de implementare a proiectului • Altemodificări

3. Principii fundamentale În cazul oricăror modificări aduse proiectului, LP trebuie să menţină: • Obiectivele şi rezultatele proiectului, aşa cum au fost descrise în aplicaţia aprobată, • Caracterul transnaţional • Criteriile de eligibilitat

4. Modificarea proiectelor 1. Modificări minore: • Nu necesită aprobarea AM/CM • Nu necesită modificarea Contractului de Finanţare • Primirea confirmării reprezentanţilor STC SEE 2. Modificări substanţiale / semnificative: • Necesită aprobarea AM/ CM • Necesită modificarea Contractului de Finanţare • Pot fi implementate & costurile declarate eligibile doar după aprobarea AM / CM • Anumite modificări pot fi solicitate o singură dată • Ultima solicitare de modificare a proiectului să fie făcută cu 2 luni înainte de data de sfârşit a acestuia

5. Modificări anterioare semnării Contractului de Finanţare PL este obligat să informeze imediat STC, în cazul în care orice modificare afectează aplicaţia aprobată Modificări minore • STC notifică AM / CM • Se urmăreşte procedura de contractare normală Modificări majore • Contractarea este condiţionată de decizia anterioară a AM / CM • Procesul de luare a deciziei este similar cu cel aplicat pentru diferite tipuri de modificări ale proiectului

6. Tipuri de modificări ale proiectului - 1

7. Tipuri de modificări ale proiectului - 2

8. Amendarea Contractului de Finanţare Procedura generală • LP trebuie să notifice imediat STC în cazul unor probleme majore • STC defineşte procedura şi solicită transmiterea documentelor necesare prin email (depinde de tipul modificărilor din cadrul proiectului) • Implicarea PNC SEE (dacă este cazul) • Completarea şi corectarea documentelor (dacă este cazul) • STC transmite cererea de modificare a proiectului AM / CM pentru decizie • Urmare a deciziei luate este solicitată modificarea documentelor în original • Pregătirea şi semnarea Actului Adiţional la Contractul de Finanţare • Documente standard • Cererea de modificare a proiectului (Anexa 2 a Manualului de Implementare SEE) • Modificarea bugetului (Anexa 6) • Declaraţia de retragere din cadrul pateneriatului (Anexa 7) • Declaraţia de angajament pentru intrarea în parteneriat (Anexa 8)

9. Schimbări în componenţa parteneriatului - 1 Modificarea nu trebuie să afecteze cerinţele minime pentru un parteneriat transnaţional (minim 3 parteneri dintre care minim unul este dintr-un stat membru) Retragerea unui Partener FEDR Data retragerii • Partenerul rămâne responsabil pentru activităţile şi rezultatele obţinute până la acea dată • Cheltuielile validate, dacă au fost efectuate şi platite până la acea dată Retragerea unui Partener SA (Partenerul 10%, Asociat UE 20%, Asociat UE) • În cazul în care nu este introdus un nou partener SA – partea de buget aferent acestuia va fi dedusă din bugetul partenerului FEDR sponsor

10. Schimbări în componenţa parteneriatului - 2 Noul Partener FEDR • Eligibil – relevant – competent • Din acelaşi stat ca şi partenerul care s-a retras - în cazuri speciale din alte state UE din aria Programului SEE Data de intrare în parteneriat a noului partener • Activităţile şi costurile sunt eligibile de la acea dată Noul Partener FEDR 20% • Doar din acelaşi stat ca partenerul care se retrage În cazul în care activitatea, rezultatul iniţial nu poate fi livrat • Partea respectivă de buget va fi dedusă • Noi activităţi, rezultate doar în cazuri excepţionale • Dacă valoarea echivalentă pentru întreg proiectul este garantată

11. Schimbări în componenţa parteneriatului - 3 Necesită întotdeauna aprobarea AM / CM!!! Decizia CM este necesară în cazul : • realocării bugetare între PP din diferite state • Modificării Liderului de Proiect • Noului partener dintr-un stat diferit de cel al partenerului care s-a retras • Modificarea Partenerului FEDR 20% • Modificarea partenerului afecteazo caracterul general al proiectului iniţial (obiective, rezultate)

12. Modificări în conţinutul proiectului Modificări minore de conţinut • Modificări ce nu afectează obiectivele şi rezultatele originale • Locaţii, echipamente minore ce servesc aceluiaşi scop, etc • Flexibilitatea FEDR 10% (referitor la conţinut – nu la PSA sponsorizat) Modificarea costurilor comune • Nu este permisă introducrea costurilor comune, dacă nu au fost prevăzute în Aplicaţia Aprobată Mereu este nevoie de confirmarea STC înainte de implementarea schimbărilor minore!!! Modificări majore de conţinut • Modificările afectează obiectivele şi rezultatele originale • Întotdeauna este nevoie de decizia CM • În cazul în care activităţile, rezultatele nu pot fi livrate: • Partea respectivă de buget va fi dedusă • Noi activităţi, rezultate doar în mod excepţional – dacă valoarea pentru întreg proiectul este garantată

13. Schimbări ale bugetului - 1 Realocări bugetare între partenerii FEDR • Fără modificarea parteneriatului • În cazul în care nu afectează obiectivele şi rezultatele originale • Poate fi solicitată o singură dată • Datorită modificării parteneriatului: • Distribuirea activităţilor şi a bugetului aferent între parteneri c. “Sponsorizarea” partenerului SA mutată de la un partener FEDR la altul Principii: • Întotdeaună necesită aprobarea AM / CM • În cazul în care activităţile iniţiale şi rezultatele nu pot fi livrate: • Partea respectivă de buget va fi dedusă • Noi activităţi, rezultate doar în mod excepţional – dacă valoarea pentru întreg proiectul este garantată

14. Schimbări ale bugetului - 2 Realocarea bugetară între pachete de lucru şi linii bugetare • Nu poate fi realizată în cazul în care PL vizat îşi pierde relevanţa • Bugetul neutilizat aferent PL0 nu poate fi realocat altor PL • Reducerea anumitor LB nu trebuie să afecteze relevanţa parteneriatului • Reducerea costurilor de personal / expertizei externe • Reducerea considerabila a LB aferentă echipamentelor Procedura: • Realocarea bugetară sub limita de 20% • Nu necesită aprobarea AM / CM şi nici modificarea Contractului de Finanţare • Realocările să fie stipulate şi justificate în următorul Raport de Progres • Realocarea bugetară peste limita de 20% • Necesită întotdeauna aprobarea CM şi modificarea Contractului de Finanţare • Poate fi solicitată o singură dată – separat pentru realocarea între PL şi LB

15. Schimbări ale bugetului - 3 Realocarea bugetară între PL şi LB – calculul limitei de 20% • Limita de 20% se consideră la nivel de proiect • Baza de referinţă – împărţirea originală a cheltuielilor în PL şi LB • Diferenţa dintre costurile reale cumulate ale PL / LB şi bugetul estimat iniţial ale aceloraşi PL / LB este calculată • Diferenţele pozitive (+) adunate şi comparate cu betutul total al partenerilor FEDR din cadrul proiectului • Realocările bugetare datorate altor modificări bugetare neluate în calcul

16. Schimbări ale bugetului - 4 Realocarea bugetară în PL şi LB – calculul limitei de 20% Exemplu PL cheltuieli excedentare = 5,55% = LB cheltuieli excedentare = 3,33% = 100 + 400 9000 200 + 100 9000

17. Schimbări ale bugetului - 5 Realocarea bugetului între PL şi LB – monitorizarea Responsabilitatea Liderului de Proiect • Monitorizarea planurilor PP privind realocarea a bugetului PL / LB • Confirmarea pentru Controlorii PP ca bugetul modificat este în limita de 20% la nivel de proiect Responsabilitatea partenerilor Proiectului • Informarea in avans a PL privind intentia de realocare a bugetului intre PL sau LB

18. Devierea de la graficul de cheltuire Graficul de cheltuire • Stabilit în Contractul de Finanţare pentru întreaga perioadă de implementare • Modificarea acestuia nu poate fi solicitată • Ajustat când bugetul total al unui partener FEDR este schimbat • Devierea este permisă – nivelul cheltuielilor este scăzut -dezangajarea fondurilor FEDR În cazul în care bugetul total al partenerului FEDR este redus (datorită altei modificări a proiectului) • Graficul de cheltuire iniţial al PL vizat de reducerea bugetului diminuat proporţional pentru a păstra rata de cheltuire iniţială ale diferitelor perioade ale PL afectat În cazul în care bugetul partenerului FEDR creşte • Partea adiţională a bugetului adăgată pentru a modifica bugetul PL împărţit doar pentru perioada rămasă pentru implementare • Alte părţi ale graficului de cheltuire original nemodificate

19. Schimbări ale proiectului Extinderea perioadei de implementare • Poate fi solicitată o singură dată • Extinderea perioadei de eligibilitate a cheltuielilor • Graficul de cheltuire nu se modifcă – riscul dezangajării Alte modificări • Schimbările administrative nu necesită aprobarea AM / CM • PL trebuie să notifice STC în scris cât mai curând posibil Succesiunea legală a Partenerului Lider • Schimbări administrative • STC notifică AM • Acte juridice care dovedesc: • Noua entitate ce preia îndatoririle şi obligaţiile entităţii anterioare • Noua entitate îndeplineşte criteriul de eligibilitate al partenerului din cadrul PCT SEE

20. Drepturi şi obligaţii în implementare MiercureaCiuc 28 aprilie 2011 RAPORTAREA

21. Instrumente pentru raportare • Raportul de progres: • se întocmeşte şi se depune online în IMIS 2007-2013 • Este însoţit de Cererea de Rambursare • Fiecare PL accesează “SEE Front Office” cu propriul username şi parolă. • Raportul partenerului: • Este in format EXCEL • Este instrumentul folosit de PP în comunicarea cu LP • Este instrumentul necesar emiterii declaraţiei de validare a cheltuielilor de către controlor

22. Raportarea in IMIS

23. Perioade şi termene • Perioada de raportare este semestrială (la 6 luni) • Perioada de raportare începe de la aprobarea proiectelor de către CM (24 martie / 30 aprilie 2011) • Termene: - depunerea raportului electronic: 3 luni de la finalizarea perioadei de raportare - depunerea documentelor pe suport de hârtie: 15 zile de la depunerea depunerea raportului în format electronic.

24. Primul şi ultimul raport de progres • Primul raport de progres: • Şi cererea de rambursare trebuie să includă şi costurilede pregătire ale proiectului (până la aprobarea acestora de către CM ) şi cheltuielile proiectului efectuate şi plătite în prima perioadă de raportare. • Raportul de progres final: • Şi cererea de rambursare finală trebuie transmise la STC în termen de trei luni de la finalizarea proiectului

25. Depunerea rapoartelor

26. Verificarea rapoartelor de progres Scopul verificării rapoartelor de progres: • implementarea proiectului şi cheltuielile efectuate sunt în concordanţă cu activităţile planificate şi bugetul aprobat. • activităţile efectuate justifică cheltuielile raportate şi solicitate spre rambursare. • Raportul de progres şi cererea de rambursare vor fi verificate de STC în termen de 30 - 40 de zile. • Stadiul (aprobat, respins etc.) raportului de progres şi a cererii de rambursare pot fi verificate în IMIS – SEE Front Office • Notificări scrise se vor transmite de STC numai în cazul în care sunt probleme.

27. Completarea Raportului de progres În cazul în care STC detectează probleme: raportul de progres va fi deblocat spre completare în SEE Front Office Termenul de redepunere: • 10 zile de la notificarea transmisă către PL • 30 de zile în cazul în care declaraţia de validare a cheltuielilor trebuie redepusă. În cazul în care nici după redepunere Raportul de progres şi cererea de rambursare nu sunt acceptate, ele vor fi respinse şi se mai pot depune o singură dată, în termenul de la următoarea perioadă de raportare.

28. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor • Cheltuielile trebuie să fie eligibile în concordanţă cu regulile de eligibilitate ale PO SEE şi legislaţia naţională • Eligibilitatea cheltuielilor trebuie dovedită! • Documentele justificative trebuie transmise Controlorului • Pentru verificarea la faţa locului – existenţa documentelor justificative.

29. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor • Documente • Eligibilitatea în timp • Tipuri speciale de cheltuieli • Respectarea politicilor UE, naţionale şi a regulilor privind temele orizontale • Cheltuieli neeligibile • Venituri

30. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Documente • Regulamentele CE şi legislaţia naţională • Manualul Programului SEE • Manualul de implementare al proiectelor SEE • Contractul de finanţare • Ghidul privind controlul de prim nivel • Regulile naţionale de eligibilitate – Ordinul 640 / 2009 pentru “Aprobarea categoriilor de cheltuieli eligibile efectuate în implementarea proiectelor finanţate în cadrul Programului Operaţional Sud Estul Europei”, cu modificările şi completările ulterioare

31. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Eligibilitatea cheltuielilor în timp • Cheltuielile sunt eligibile începând cu 24 martie / 30 aprilie 2011, data aprobării proiectelor de Comitetul de Monitorizare, cu excepţia cheltuielilor de pregătire. • Cheltuielile sunt eligibile până la data de finalizare a proiectelor, cu excepţia cheltuielilor pentru control în sistemele descentralizate de control de prim nivel

32. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Cheltuielile de pregătire – condiţii: • Să fie efectuate în perioada 01 ianuarie 2007 – 31 decembrie 2015 • Să fie până la valoarea aprobată în cererea de finanţare. • Să fie în legătură directă cu activităţile aprobate în Aplicaţie • Să fie efectuate numai de către partenerii din proiect • Să fie plătite efectiv până la finalul primei perioade de raportare. • Să fie raportate în primul raport de progres

33. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Cheltuieli efectuate în concordanţa cu flexibilitatea de 10% - condiţii: • sunt prevăzute în cererea de finanţare aprobată • sunt plătite direct de către partenerul FEDR • sunt efectuate numai în beneficiul partenerilor 10% menţionaţi în aplicaţie • sunt eligibile în conformitate cu criteriile de eligibilitate fixate la nivel de program pentru acest tip de cheltuială • PP FEDR respectă legislaţia naţională în vigoare privind achiziţiile publice • sunt respectate regulile specifice fixate în acordul de parteneriat (dacă este cazul) Sunt eligibile doar cheltuielile legate de transport şi cazare precum şi expertiză externă şi servicii

34. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Cheltuieli efectuate în concordanţa cu flexibilitatea de 20% - condiţii: • sunt efectuate în beneficiul unui partener asociat, care participă fără buget separat • Partenerul “Sponsor” trebuie să justifice implicarea partenerului asociat 20% în implementarea proiectului • sunt plătite direct de către partenerul FEDR • sunt eligibile în conformitate cu criteriile de eligibilitate fixate la nivel de program pentru acest tip de cheltuială • PP FEDR respectă legislaţia naţională în vigoare privind achiziţiile publice Sunt eligibile doar cheltuielile legate de transport , cazare şi diurnă

35. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Costurile comune – condiţii: • REGULA ACCEPTATĂ LA NIVEL NAŢIONAL: costurile comune sunt avansate de partenerul responsabil către sub-contractor. Ceilalţi parteneri implicaţi vor transfera partea lor către partenerul responsabil, înainte de efectuarea controlului, astfel încât cheltuiala să poată fi validată de controlorul de prim nivel al fiecărui partener. • Controlorul partenerului responsabil are obligaţia de a emite o confirmare a costurilor comune (“Confirmation of common costs”), pe baza căreia ceilalţi parteneri îşi transferă partea lor. • partenerul responsabil are obligaţia de a respecta legislaţia naţională a statului căruia aparţine în ce priveşte achiziţiile publice. • proporţia fiecărui partener, conform aplicaţiei aprobate, trebuie respectată pe toată durata implementării proiectului.

36. Raportarea cheltuielilor eligibile ale proiectelor Respectarea politicilor UE, naţionale şi a regulilor privind temele orizontale: • Principiul eficienţei costurilor şi al transparenţei • Achiziţii publice • Ajutor de stat • Cerinţe privind informarea şi publicitatea • Protecţia mediului • Oportunităţi egale • Cheltuielile autorităţilor publice • Dubla finanţare

37. Drepturi şi obligaţii în implementare MiercureaCiuc 28 aprilie 2011 REGULI PRIVIND INFORMAREA ŞI PUBLICITATEA

38. Documente de bază • Regulamentul (CE) Nr1828/2006 • Contractul de Finanţare– Articolul7: Informare şi publicitate • Acordul de Parteneriat– Articolul12: Informare şi publicitate • Manualul de mplementare – Capitolul6 – Informare şi publicitate

39. Reguli privind informarea şi publicitatea În practică: • Logo UE • face referire generală la finanţarea UE • Se utilizează când proiectul este finanţat din mai multe fonduri (FEDR+IPA+ENPI) Sau • Se utilizează când finanţarea provine dintr-un singur fond comunitar (FEDR)

40. Reguli privind informarea şi publicitatea • Logoul PO SEE este obligatoriu pentru toate documentele de informare • Logoul PO SEE (model 1) • Sloganul programului SEE • Logoul PO SEE (model 2 care integrează şi sloganul)

41. Contractul de Finanţare • PL se va asigura că toate comunicările oficiale ale proiectului vor menţiona faptul că proiectul a primit finanţare de la UE, prin Programul de Cooperare Transnaţională Sud Estul Europei, prin: • Logo-ul UE • Numele fondului • Logo-ul şi sloganul SEE

42. Contractul de Finanţare Comunicarea este un instrument cu valore adăiugată pentru proiect – necesită un Plan de Comunicare - instrument obligatoriu - trebuie transmis în prima perioadă de raportare • Acesta trebuie să includă cel puţin următoarele: • logo-ul priectului • Website-ul proiectului (funcţional încă 2 ani de la închiderea proiectului • Broşura proiectului care va prezenta rezultatele • Conferinţa de închiere a proiectului

43. Arătaţi valoarea adăugată a proiectului! • Vorbiţi lumii despre proiectul dumneavoastră! • De ce este important proiectul??? • Ce dorim să obţinem prin proiect??? • Ce facem cu banii??? • Care sunt beneficiile proiectului ??? • Definiţi implicaţi grupul ţintă în comunicarea la nivel de proiect!

44. Vămulţumesc! Simona ARGHIRE Punct Naţional de Contact SEE Tel: 0372 111 305 Fax: 0372 111 456 Email: simona.arghire@mdrt.ro