MANAJER PROYEK

1. MANAJER PROYEK Kuliahke 3 & 4

2. A. Defenisi Manajer proyek adalah seseorang yang ditunjuk atau ditetapkan untuk bertanggung jawab terhadap kegiatan keseharian (day to day) pengelolaan proyek untuk kepentingan organisasi.

3. B. Skill yang dibutuhkan Manajer Proyek • Leadership • Problem Solving Skills • Writen Skill • Presentation Skills • Communication Skills • Team Player Skills • Profesionalism • Strong Admin Skills • Knowledge of Project Management.

4. Leadership(kepemimpinan) Seorang manajer proyek dituntut dapat mengoordinasi dan mengarahkan anggota tim agar apa-apa yang dikerjakan selalu merujuk pada tujuan proyek. 2. Problem Solving Skills (keahlian memecahkan masalah) Seorang manajer proyek dituntut memiliki keahlian memecahkan semua permasalahan yang terjadi selama proyek berlangsung, baik teknis maupun non teknis.

5. 3. Writen Skills (keahlian untuk menulis). Seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan dalam menulis dalam arti tulisan yang dibuat mudah diinterpretasi, tidak menimbulkan penafsiran ganda. Penulisan disini meliputi : project defenition, project management plan, project monitoring & controlling.

6. 4. Presentation skills (keahlian melakukan presentasi) Seorang manajer proyek dituntut untuk bisa menuangkan ide-idenya dalam suatu bentuk orasi dan dapat memberikan penjelasan secara simple, lugas dan mudah dimengerti.

7. 5. Communication skills (kemampuan berkomunikasi) Seorang manajer proyek harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik agar dapat dapat mengoordinasi semua anggota tim sesuai dengan tujuan proyek.

8. 6. Team player skills (keahlian menjalankan tim) Untuk menjalankan tim, seorang manajer proyek harus memiliki kharisma yang tinggi dan berwibawa dan dapat memotivasi orang lain agar mau bekerja guna mencapai tujuan proyek.

9. 7. Profesionalism (profesionalisme) Seorang manajer proyek harus dapat memilah-milah antara urusan kantor, urusan teman atau sahabat, urusan pribadi, maupun urusan keluarga. Seorang manajer proyek harus bisa membedakan kapan saat bertindak sebagai pimpinan dan kapan berlaku sebagai teman. Seorang manajer harus bisa membagi-bagi masalah kehidupan ke dalam beberapa folder, diantaranya folder pekerjaan, folder teman, folder sosial, folder keluarga dan folder lainnya.

10. 8. Strong admin skills (kemampuan yang andal) Tidak semua orang memiliki kecakapan untuk mengatur, meskipun orang tersebut memiliki skill teknis yang tinggi. Kemapuan untuk mengatur orang lebih bersifat manajerial, lebih bersifat seni dan psikologi. Oleh karenanya tidak menjamin bahwa seseorang dengan kemampuan teknis yang tinggi bisa mengatur orang atau tim yang dia pimpin. Kemampuan ini lebih banyak diperoleh di lapangan.

11. 9. Knowledge of project management (pengetahuan tentang manajemen proyek) Selain kemampuan di atas seorang manajer proyek harus memiliki pengetahuan tentang manajemen proyek.

12. C. Tugas dan tanggung jawab Manajer Tugasdantanggungjawabmanajerproyekmeliputi: • Mendefenisikandanmembatasiproyekdenganbenar. Padatahapawalsebuahproyek, seorangmanajerproyekharusberkoordinasidenganpemilikproyekuntukmembuatdefenisiproyek (project defenition).

13. Seorangmanajerdituntutharusbisamembuatdefenisiproyek yang benarberdasarkansuratpenugasandanarahanproyekdaripihakmanajemen.

14. 2. Mendefenisikan dan memilih sumber daya proyek: SDM dan material. Untuk mengerjakan suatu proyek seorang manajer proyek harus bisa memilih sumber daya baik orang maupun barang. Penentuan sumber daya ini akan mempengaruhi kualitas proyek.

15. 3. Memimpin tim proyek pada setiap tahapan proyek Seorang manajer proyek harus dapat mentukan kapan awal dan akhir suatu tahapan proyek. Dapat memimpin proyek pada setiap tahapannya dan menggunakan semua sumber daya yang ada.

16. 4. Mengestimasi dan membuat anggaran Seorang manajer proyek harus dapat membuat estimasi anggaran belanja proyek. Jangan sampai anggaran proyek melebihi dari anggaran yang telah ditentukan.

17. 5. Mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko pada sebuah proyek Seorang manajer proyek harus dapat mengidentifikasi dan mengelola semua isu dan risiko apa saja yang akan muncul bila sebuah proyek dilaksanakan dan bagaimana cara menanggulanginya.

18. 6. Membuat dan me-maintain perencanaan proyek. Seorang manajer proyek bertanggung jawab sepenuhnya atas pembuatan dan perawatan/pengendalian perencanaan proyek ini agar sesuai dengan tujuan proyek.

19. 7. Mengelola semua perubahan yang terjadi pada sebuah proyek Jika ada perubahan skenario proyek, seorang manajer proyek bisa menentukan skala prioritas perubahan dan dapat mengambil keputusan tentang apa yang harus diubah. Jangan sampai perubahan tersebut mempengaruhi secara signifikan faktor-faktor proyek lainnya, terutama faktor biaya dan waktu pengerjaan proyek.

20. 8. Meyakinkan bahwa semua penugasan & deliverable proyek tetap berada pada track atau jalurnya dan tidak melebihi biaya yang ditetapkan.

21. 9. Mengidentifikasi politik organisasi dan memerankannya dengan baik Seorang manajer proyek memiliki tugas untuk mengidentifikasi politik organisasi, khususnya yang berkaitan dengan kebijakan proyek yang akan dilaksanakan. Jangan sampai tujuan proyek meleset dari keinginan stakeholder maupun jajaran manajemen perusahaan.

22. 10. Mengelola berkas proyek dan dokumentasi terkait. Seorang manajer proyek dapat menugaskan salah satu anggota tim proyek yang secara khusus menangani permasalahan berkas proyek dan dokumentasi terkait.

23. 11. Mengomunikasikan dan me-maintain kemajuan proyek melalui rapat dan pelaporan. Seorang manajer proyek harus mengetahui kemajuan proyek yang dia pimpin, serta melaporkannya pada setiap rapat. Kemajuan proyek ini dilaporkan dalam bentuk laporan tertulis maupun dalam bentuk pertemuan formal atau rapat. Kemajuan proyek dilaporkan kepada semua anggota tim yang terlibat dan kepada pemilik proyek sebagai bentuk tanggung jawab manajer/pelaksana proyek kepada pimpinan proyek.

24. D. Kompetensi yang harus dimiliki Kompetensi yang harus dimiliki oleh manajer proyek meliputi: 1. Komptensi pencapaian bisnis

25. 2. Kompetensipengaruh

26. 3. Kompetensimanajemenmanusia

27. 4. KompetensiManajemenDiri (self management)

28. METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK

29. Metodologimanajemenproyek (project management technology) seringjugadisebutdenganistilahtahapanmanajemenproyek (project development stage) yang meliputi: • Inisisiasiproyek (project initiation) • Perencanaanproyek (project planning) • Pelaksanaanproyek (project execution) • Pengontrolanproyek (project controlling) • Penutupanproyek (project closure)

30. 1. Project Initiation • Pengertian Project Initiation Inisiasiproyek (project initiation) adalahtahapawal (pertamakalinya) suatuproyekdimulai. Dalamartianmemberikangambaran global suatuproyekdalambentukdefenisiproyek yang berisiruanglingkupproyek, tujuanproyek, waktupengerjaanproyek, biayaproyekdaninformasiumumlainnya.

31. Dokumendefenisiproyekakandijadikansebagaibahanpegangandanacuandalamperencanaanproyek.Dokumendefenisiproyekakandijadikansebagaibahanpegangandanacuandalamperencanaanproyek. b. Tujuan project initiation • Menentukantujuanproyeksecararinci • Mengidentifikasifaktor-faktorpenentukeberhasilan (critical success factor) untukpelaksanaanproyek.

32. Menentukanruanglingkupproyek, jadwalproyek, kebutuhansumberdayaproyeksecaragarisbesar, asumsiproyek, sertabatasan-batasanproyeksebagaiacuandalammembuatperencanaanmanajemenproyek (project management plan) • Menentukankriteriakeberhasilanproyek

33. c. Mekanisme Project Initiation • Pemilikproyek (project owner) memberipenugasan (assigment) kepadamanajerproyek (project manager) dantimproyek (project team). • Manajerproyekdantimproyeksecarabersama-samamembuatdefenisiproyek (project defenition) dandisetujuiolehpemilikproyek. • Defenisiproyek yang telahdibuat, selanjutnyaakandijadikansebagaiacuanataulandasandalampembuatanperencanaanmanajemenproyek (project management plan).

34. 2. Project Planning • Pengertian project planning Perencanaanproyeksecaraumumberisi: tujuan & ruanglingkupproyek (scope manajemen), waktupengerjaanataujadwalproyek (time management), rencanaanggaranbiayaproyek (cost management), kualitasproyek (quality management), sumberdayaproyek (resource management), manajemenrisiko (risk management),

35. perencanaankomunikasi (communication management), pengadaan (procurement management), sertaintegrasi (integration management). • Tujuan Project Planning • Mendefenisikanruanglingkupproyek. • Membuat detail jadwalpelaksanaanproyek. • Menentukanalokasidana yang dibutuhkanproyek. • Menetapkanprosedurdanmekanismepengontrolanproyek.

36. Menentukankualifikasi, perandantanggungjawab, sertajumlahpersonil yang dibutuhkanuntukmelaksanakanproyek. • Mengidentifikasirisiko-risikoproyekdanmenentukantindakanpenanggulangannya. (project risk management) • Membuatperencanaankomunikasiselamapelaksanaanproyek (communication management). • Menentukandanmenyetujuiproject baseline yang akanmenjadiacuanuntukmengukurkinerjaproyek.

37. c. Mekanisme Project Planning. • Manajerproyekbersama-samadengantimproyekmempelajarikembalidefenisiproyek. • Membuatperencanaanmanajemenproyek (project management plan) berdasarkandefenisiproyek yang telahdibuat. • Persetujuandaripemilikproyek, bahwa project manageme

38. 3. Project Execution • PengertianProject Execution Project execution adalahtindaklanjutdariapa yang telahdituangkandalamproject management plan. b. Tujuan Project Execution • Merealisasikanperencanaanproyekdantertuangdalamperencanaanmanajemenproyek (project management plan).

39. Mengoordinasikankinerjatimproyekdanjugamengoptimalkannya, sertapemanfaatansumberdaya non-personil. • Merealisasikanperubahanperencanaanproyek yang telahdisetujui. c.Mekanisme Project Execution. • Manajerproyekdantimproyekmembentukkerjasamatimselamaproyekberlangsung, atauseringdisebutdenganpembentukan team building.

40. Manajerproyekdantimproyekmelaksanakansemuatugas yang sudahtertuangdidalamproject management plan. • Membuatlaporanpelaksanaanproyek. • Mendapatkanpersetujuanatauapproval untuksetiapfasepekerjaanataudeliverableproyek yang telahdiselesaikan.

41. 4. Project Controlling • PengertianProject Controlling Project controlling adalahpengontrolanterhadapkegiatanatauaktivitas-aktivitassuatuproyek. Mengontrolapakahlangkahdemilangkahdalampelaksanaankegiatanproyektersebutsudahsesuaidengan yang telahditentukansepertipadaproject management plan yang telahdibuat.

42. Jugamengecekapakahkegiatanproyek yang dilaksanakansudahsesuaidenganestimasidanrencanaawal, sertasesuaidengan target ataubelum. Bilabelumactionatautindakanapa yang harusdilakukan agar tujuanproyekbisaterpenuhi.

43. b. Tujuan Project Controlling • Memastikanpencapaiantujuanproyekapakahsesuaidengan target yang telahditentukan. • Mengontrolpelaksanaanproyek agar sesuaidenganestimasidanrencanaawal • Denganmelakukankontroldiharapkanadanyamasukanapakahproject management plan perludi-updateatautidak.

44. c. Mekanismeproject controlling • Kontrolterhadapwaktu, cakupandanmutu. • Kontrolterhadapbiaya • Membuatlaporantentangkemajuanproyek • Jikadiperlukanadakanperubahanrencana.

45. 5. Project Closure • Pengertianproject closure Project Closure merupakanakhirdariserangkaiankegiatanproyek. Padaintinyatahapanpenutupanproyek (project closure) adalahmemberikanlaporantentanghasil-hasil-hasilapasaja yang diperolehdarisuaturangkaianaktivitasproyek yang telahdilaksanakan yang dituangkandalambentukdokumenlaporan.

46. b. TujuanProject Closure • Secaraformal mengakhiriproyekdengansemuapihak yang terlibatdidalamsuatuproyek. • Mengakhiripenugasananggotatimproyek. c. Mekanisme Project Closure • Manajerproyekmelakukanserahterimahasilpekerjaanberupa: laporanpelaksanaanpekerjaan, laporanpenyelesaianpekerjaan, BA penyelesaianpekerjaan, BA serahterimapekerjaan. • Pembubarantimproyek

47. Gambaranketerkaitanantaratahap yang satudengantahaplainnya yang terjadipadasuatuproyek. Initiating Processes Planning Processes Executing Processes Controlling Proceesses Closing Processes