Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni

1. Tecniche di gestione gruppi e conduzione riunioni Regione Toscana

2. LE FASI DELLA RIUNIONE

3. Aspetti di processo: le fasi della riunione IDEAZIONE PREPARAZIONE Prima AVVIO SVOLGIMENTO CONCLUSIONE Incontro Dopo FEED-BACK LE FASI ASSUMONO DIVERSI SIGNIFICATI E RILEVANZA DIVERSI PER CIASCUN TIPO DI INCONTRO OGNI FASE RICHIEDE ADEMPIMENTI SPECIFICI E COINVOLGE PRIORITARIAMENTE RUOLI DIVERSI

4. Fase ø - la ideazione PERCHE’ RIUNIRSI? SI’ SE: NO SE: • • OCCORRONO CONTRIBUTI DIVERSI • • C’E’ IL TEMPO NECESSARIO • • CHI CONVOCA E’ LEGITTIMATO E COMPETENTE • BISOGNA DECIDERE INSIEME • • OCCORRE “LANCIARE” UNA NUOVA ATTIVITA’ • NON E’ CHIARA LA FUNZIONE DELLA RIUNIONE • POCO TEMPO • CI SONO ALTRI MEZZI COMUNICATIVI • ARGOMENTI “BANALI” • LA RIUNIONE “SABOTA” L’AZIONE/RALLENTA OVVERO: PORSI IL PROBLEMA COSTI/BENEFICI .....

5. Fase 1 - la preparazione CONDIZIONI DI EFFICACIA PREPARARE UN “ORDINE DEL GIORNO” • obiettivi • priorità • natura dell’incontro (informativo? decisionale? consultivo?) INDIVIDUARE I PARTECIPANTI • chi deve essere presente? • conoscere (grado di coinvolgimento e interesse) • selezionare (quantità) DEFINIRE TEMPI • adeguatezza agli obiettivi • tempo di chiusura

6. DEFINIRE COMUNICARE I PUNTI SUCCESSIVI RIGUARDANO UNA SERIE DI ADEMPIMENTI NECESSARI AFFINCHE' LA FASE DI PREPARAZIONE DI UNA RIUNIONE RISULTI EFFICACE • DATA • LUOGO • DURATA • PARTECIPANTI • OBIETTIVO/I • TEMI, TEMI, PROBLEMI, ECC. (e loro successione) • COORDINAMENTO • DOCUMENTAZIONE • LETTERA DI CONVOCAZIONE • ORDINE DEL GIORNO o.d.g.

7. INVIARE TUTTO IL MATERIALE/DOCUMENTAZIONE DI SUPPORTO (dati, grafici, consuntivi, ecc.) VALUTARE I COSTI • sala • materiali/fotocopie • .................

8. NON DIMENTICARE CHE PER CERTE FINALITA’ ANZICHE’ CONVOCARE UNA RIUNIONE SI PUO’ RICORRERE AD ALTRI STRUMENTI QUALI: • TELEFONO • POSTA ELETTRONICA • CONTATTI INFORMALI • DELEGA • CIRCOLARI • NETWORKING • GROUPWARE • ASSEGNARE E COORDINARE ATTIVITA’ CON ACTION PLANS • ETC.

9. Fase 2 - l’avvio CONDIZIONI DI EFFICACIA IDENTIFICAZIONE DELL’OBIETTIVO • chiaro nella formulazione • capito e condiviso da tutti i partecipanti ORGANIZZAZIONE • definizione “risorse” a disposizione (tempi, ruoli)

10. Principali adempimenti ICE-BREAKING-WARMING UP ACCOGLIMENTO/PRESENTAZIONE PARTECIPANTI LETTURA DELL’O.D.G. • approvazione • modifiche RICHIAMO DI EVENTUALI DECISIONI PRESE IN INCONTRI PRECEDENTI ED INERENTI AI TEMI/PROBLEMI DA AFFRONTARE (stato dell’arte) VERIFICA DELL’AVVENUTO RICEVIMENTO/LETTURA DEL MATERIALE PRECEDENTEMENTE INVIATO INDIVIDUAZIONE DEL “SEGRETARIO” INCARICATO DELLA STESURA DEL VERBALE

11. Fase 3 - lo svolgimento CONDIZIONI DI EFFICACIA METODO DI LAVORO E DISCUSSIONE • regole, norme • successione logica degli interventi UTILIZZO RISORSE • riassumere e registrare i progressi fatti e gli accordi presi • tempi (gestione ottimale di una risorsa “finita”)

12. Principali adempimenti (Riguardano principalmente il responsabile) CENTRATURA SUL TEMA • ricondurre sul tema/i centrale/i dell’incontro ma....... non in maniera ossessiva! GESTIONE DEL TEMPO • tempo globale preventivamente fissato • tempo relativo ai vari temi • tempo dei singoli interventi

13. Metodo di lavoro e discussione REGOLE E NORME DEL GRUPPO • “uno alla volta” • interventi brevi • un intervento/una proposta • black-out telefonico • successione logica degli interventi MODALITA’ DI DECISIONE • vantaggi/svantaggi • problema/obiettivo/alternativa/scelta • obiettivi/scelte/tecniche/responsabilità/ scadenze/costi

14. Fase 4 - la conclusione SINTETIZZARE • principali temi affrontati • decisioni prese • “open issues” INDIVIDUARE • azioni successive • tempi di attuazione delle decisioni prese • responsabilità PREVEDERE • incontri futuri • momenti di verifica sulle decisioni prese (chi, come, quando)

15. Feed - back UN INCONTRO TERMINA QUANDO INIZIA L’IMPLEMENTAZIONE DELLE DECISIONI PRESE E’ NECESSARIO FARE UN VERBALE CHE INDICHI • cosa si è deciso • chi lo dovrà fare • entro quando • quali sono i momenti e i parametri di controllo

16. La gestione psicologica di una situazione di gruppo • CREARE UN CLIMA FAVOREVOLE • IL RAFFORZAMENTO 3. COINVOLGERE I PRESENTI 4. TENERE LE REDINI DELL’ INCONTRO 5. GESTIRE GLI INTERLOCUTORI PROBLEMATICI

17. 1. Creare un clima favorevole FAVORIRE UN CLIMA DI PARTECIPAZIONE E DI DIALOGO MEDIANTE L’USO SAPIENTE DELLE DOMANDE: “Pensate che a questo punto sia opportuno verificare il livello di accettazione della vostra proposta?”. Si certamente! Ma come? “Per introdurci all’argomento successivo vi porrò ora una domanda alla quale vi chiedo di rispondere per alzata di mano: quanti di voi sono convinti che …?” PRATICATE IL CONTATTO OCULARE

18. 1. Creare un clima favorevole SIGNIFICA:FAR SENTIRE A PROPRIO AGIO I PARTECIPANTI FARLI PARTECIPARE ATTIVAMENTE, FAR SI’ CHE ABBIANO LA POSSIBILITA’ DI ESPRIMERE DUBBI, CREARE UN CLIMA APERTO E DISINIBITO PER FAR QUESTO OCCORRE: CURARE LA PRESENTAZIONE E L’APERTURA (ICE BREAKING) DEFINIRE LE REGOLE (TEMPI, DOMANDE, CHIARIMENTI) SORRIDERE, CURARE GESTUALITA’, VALORIZZARE GLI INTERVENTI, GRATIFICARE

19. 2. Il rafforzamento IL RAFFORZAMENTO OFFRE ALCUNI VANTAGGI: FA SENTIRE A PROPRIO AGIO CHI INTERVIENE RAFFORZANDONE L’AUTOSTIMA METTE A PROPRIO AGIO TUTTI GLI ALTRI CREANDO UNA ATMOSFERA POSITIVA INCORAGGIA ULTERIORI INTERVENTI E’ BASATO SULLE SEGUENTI ABILITA’: VALORIZZAZIONE ASCOLTO ATTIVO RIFORMULAZIONE E SINTESI

20. 3. Coinvolgere i presenti 1. Provocare domande per stimolare la discussione 2. Rivolgersi all’intero gruppo 3. Rivolgersi ad un singolo partecipante 4. Far completare un’idea appena abbozzata 5. Preordinare il dibattito

21. 4. Tenere le redini dell’incontro RICHIEDE: 1: L’ attenta gestione del tempo quando questo è limitato 2: Stimolando quando la discussione diventa sterile 3: Intervenendo quando la discussione va fuori tema COME SI TENGONO LE REDINI: 1: Mostrando empatia anche per interventi inadeguati 2: Ricordando lo scopo dell’incontro ed i limiti di tempo 3: Registrando gli interventi per trattarli successivamente